Afdrukken

Stap 3: rapportonderdelen definiëren

1. Introductie
2. Rapport genereren
3. Rapport afdrukken

1. Introductie

In dit gedeelte van PM-Report selecteert u de gewenste onderdelen van het rapport. Hieronder zullen alle mogelijke onderdelen worden doorgenomen. De indeling van dit formulier is conform de rapportindeling van PM-Report. U kunt deze functie ook oproepen via het PM-Report-menu onder <Rapport / Rapportonderdelen definiëren>.

Bij enkele onderwerpen komen vervolgschermen, die over het betreffende onderwerp nadere vragen stellen om te komen tot een volledige rapportage. Nadat u deze onderdelen heeft doorlopen kunt u onderin de gewenste onderdelen genereren. Beweeg onder ‘Genereer’ met de muis over een willekeurige knop en de onderdelen lichten op die met de betreffende knop kunnen worden gegenereerd.

Let op!  Zoals u wellicht weet worden er binnen PM-Report op verscheidene plaatsen subformulieren geactiveerd bij het aanvinken van rapportonderdelen (Stap 3 in het hoofdmenu van PM-Report). Indien u gebruik maakt van PM-Record en als u al binnen PM-Record onderdelen heeft aangevinkt en deze heeft geïmporteerd in PM-Report zullen bij deze rapportonderdelen de vinkjes al geactiveerd zijn. Zo weet u precies welk rapport u uit dient te brengen voor deze relatie. Echter zouden achter bepaalde vinkjes nog in te vullen subformulieren aanwezig kunnen zijn, die niet in PM-Record gevuld kunnen worden. PM-Report attendeert u hierop met rode uitroeptekens. Let wel, alleen bij vinkjes, waarbij aanvullende gegevens niet reeds in PM-Record gevuld kunnen worden, staan rode uitroeptekens. Het kan dus zijn dat er wel subformulieren achter bepaalde vinkjes zitten, terwijl er geen uitroepteken voor het vinkje staat. Hier dient u rekening mee te houden. Wij adviseren u dan ook zoveel mogelijk gegevens reeds in PM-Record in te vullen.

Δ Top

Aanbiedingsbrief

Selecteer deze optie indien u een aanbiedingsbrief wenst. Deze brief wordt niet automatisch afgedrukt, indien u ervoor kiest het rapport af te drukken. Het afdrukken van de aanbiedingsbrief geschiedt met de standaard Excel™-optie <Bestand / Afdrukken>.

Δ Top

Voorblad en inhoudsopgave

Deze bladen dient u in principe altijd te selecteren. Op het blad <Inhoudsopgave> wordt automatisch de inhoudsopgave van het rapport gegenereerd. Indien u kiest voor deze optie, komt u in een vervolgscherm genaamd <Indeling inhoudsopgave> waar u een keuze kunt maken uit de presentatie van de inhoudsopgave. U kunt kiezen voor:

  • [Geen tussenkoppen]: een eenvoudige opsomming van de gekozen onderwerpen;
  • [Met tussenkoppen]: hierbij wordt de volgende indeling gemaakt:
    • Accountantsverslag / jaarverslag / of tussentijds verslag
    • Jaarstukken
    • Bijlagen;
  • [Met tussen- en subkoppen] (standaard): dan volgt de volgende indeling:
    • Accountantsverslag / Jaarverslag / of Tussentijds verslag
    • Jaarstukken
      • Directieverslag
      • Jaarrekening / Geconsolideerde jaarrekening / Vennootschappelijke jaarrekening
      • Overige gegevens
    • Bijlagen

Na de keuze klikt u op <OK>. Nadat u verderop het rapport heeft gegenereerd worden alle door u gekozen bladen opeenvolgend gepagineerd en worden de hoofdstukken opgenomen in de door u bepaalde lay-out in de inhoudsopgave. Dit neemt circa 10 seconden in beslag.

Hierna volgen enkele onderwerpen die gebruikelijk zijn om op te nemen in het verslag dat voorafgaat aan de officiële jaarrekening. Dat is de reden dat deze onderwerpen zijn opgenomen onder het kopje ‘Jaarverslag’, of indien u daarvoor hebt gekozen, ‘Accountantsrapport’.

Δ Top

Jaarverslag

Opdracht & bedrijfsgegevens

Op dit blad komen standaardzinnen waarin de door u ingevoerde gegevens zijn verwerkt. Eerst komt een hoofdstuk ‘Opdracht’ of ‘Inleiding’ en daarna een hoofdstuk ‘Algemeen’. U kunt aangeven welke onderdelen u op dit blad wenst. U kunt tevens aangeven of u extra tekstvakken wenst.

Op dit blad komen standaardzinnen waarin de door u ingevoerde gegevens zijn verwerkt. Eerst komt een hoofdstuk ‘Opdracht’ of ‘Inleiding’ en daarna een hoofdstuk ‘Algemeen’. U kunt aangeven welke onderdelen u op dit blad wenst en welke activiteiten door uw kantoor of door de klant zelf worden verricht. U kunt tevens aangeven of u extra tekstvakken wenst en deze kunt u dan eventueel gelijk vullen.

Δ Top

Samenstellingsverklaring

Indien u een rapport voor een derde opmaakt, is het mogelijk dat u dat in de functie van administrateur of in de functie van certificerend accountant verricht. Indien u het rapport voor een derde uitsluitend samenstelt, dan kunt u een samenstellingsverklaring opnemen. Gebruikelijk is dat deze in het verslag van de rapporteur wordt opgenomen. Indien u voor deze optie kiest, vervallen de opties <Accountantsverklaring> en <Beoordelingsverklaring> onder de jaarstukken.

Afhankelijk van de gekozen rechtsvorm worden onder het kopje ‘Bevestiging’ verschillende zinsneden gebruikt.

Besloten of Naamloze vennootschap:
‘…hebben wij de jaarrekening samengesteld in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 BW.’

Eenmanszaak of Vennootschap onder firma:
‘…hebben wij de jaarrekening samengesteld in overeenstemming met in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar beschouwde normen voor financiële verslaggeving.’

Vereniging of Stichting:
‘…hebben wij de jaarrekening conform RJ 640 zoveel als mogelijk samengesteld in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 BW.’

Daarnaast geldt voor leden van de beroepsorganisatie NOAB dat de mogelijkheid wordt geboden om te kiezen uit twee specifieke NOAB-Samenstellingsverklaringen, te weten de korte en de lange versie.

Indien u NOAB-lid bent, zal dit automatisch worden gesignaleerd door PM-Report en zult u bij het aanvinken van het onderdeel <Samenstellingsverklaring> de volgende keuzes hebben:

Δ Top

Fiscale positie

Hier kunt u de specificatie maken van de berekening van het belastbare bedrag vanuit de commerciële winst.

Wij gaan er van uit dat u reeds beschikt over de berekening. Deze opstelling is geen berekeningsmethode, maar uitsluitend de presentatie van die berekening. U geeft de fiscale correcties ten opzichte van de commerciële winst weer en tevens de grenzen en percentages van de te berekenen vennootschapsbelasting over de laatste periode. De belastingdruk wordt dan uitgerekend. PM-Report houdt rekening met de geboekte winst uit overige deelnemingen (vallende onder de ‘deelnemingsvrijstelling’ en de reeds geboekt mutatie ‘voorziening belastinglatentie’). Wijkt de berekening van de belastingdruk af van die, die is opgenomen in de winst-en-verliesrekening, dan wordt dit gesignaleerd. U kunt dan wijzigingen aanbrengen. U kunt dit controleren door te klikken op de knop <Controle geboekte / berekende bel.>. Doet u dit niet, dan vindt een controle plaats nadat u op <OK> heeft geklikt.

De vooringevulde regels zijn standaard. U vult de bedragen in. PM-Report weet welke bedragen bij de commerciële winst dienen te worden geteld of welke juist moeten worden afgetrokken.
De opties zijn bedoeld voor extra mutaties. Hier dient u met het -/- teken aan te geven of een bedrag moet worden afgetrokken. Geeft u dit niet aan, dan wordt het belastbare bedrag verhoogd. Na invulling wordt het blad <Fiscale positie> gevuld.
U kunt deze mogelijkheden (3x) gebruiken voor bijvoorbeeld ‘Nog te verrekenen verliezen’ of ‘Correcties voorgaande jaren’.

Tevens kunt u de balanspost vennootschapsbelasting uitsplitsen in maximaal 8 regels. Hierin splitst u de balanspost uit naar bijvoorbeeld de belastingpositie per jaar of specificeert u de (voorlopige) aanslagen en de verplichting.

U kunt tevens aangeven of u een extra tekstvak wenst op het blad <Fiscale positie>, waarna u eventueel gelijk een tekstuele toelichting kunt invullen.

Δ Top

Financiële positie

Op dit blad wordt een specificatie van het werkkapitaal gegeven, alsmede de afwijking ten opzichte van de vorige periode per post gespecificeerd. Ook is er een verwijzing naar het ‘Kasstroomoverzicht’.

Δ Top

Grafiek financiële positie

Selecteer deze optie als u ook een grafiek wilt van de financiële positie . De grafiek die wordt getoond laat zien met welk vermogen (eigen vermogen, lang vreemd vermogen, en kort vreemd vermogen) de activa worden gefinancierd.

Δ Top

Bespreking resultaten

Deze bespreking toont de opbouw van het ‘Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening voor belasting’ op een andere wijze dan de winst-en-verliesrekening, met een specificatie van de afwijkingen ten opzichte van de vorige periode. U kunt op het formulier aangeven of u een uitsplitsing wenst van de overige bedrijfskosten. Daarnaast kunt aangeven of u een extra tekstvak wenst op te nemen, waarna u eventueel gelijk een tekstuele toelichting kunt invullen.

Δ Top

Grafiek bespreking resultaten

Selecteer deze optie als u ook een grafiek wilt van de bespreking resultaten. Deze grafiek laat zien welke kosten en welk resultaat de brutomarge dekt.

Δ Top

Meerjarenoverzicht

Hier kiest u voor als u in het rapport een overzicht wenst te presenteren met meerdere jaren (3, 4 of 5 jaren). Tevens kunt u aangeven of u in het meerjarenoverzicht een uitsplitsing wenst van de overige bedrijfskosten.

Afhankelijk van het aantal gewenste perioden dient u de ontbrekende vierde en vijfde periode handmatig in te vullen op de twee vervolgschermen (balans en winst-en-verliesrekening).

Let op: indien u twee perioden heeft geïmporteerd, dient u de financiële gegevens van de ontbrekende derde periode in te vullen in kolom G op het blad <Subcodering>. De eventuele vierde en de vijfde periode kunt u invullen op de vervolgschermen van het meerjarenoverzicht.

Δ Top

Kengetallen

Indien u deze mogelijkheid aanklikt, verschijnt het volgende scherm:

Middels het aanklikken wordt de selectie op de achtergrond gemaakt en wordt een toelichting gegenereerd. In het rapport kunt u nog altijd wijzigingen aanbrengen in de teksten.

Indien in het rapport gekozen is voor 1 periode, zullen de kengetallen die niet berekend kunnen worden automatisch worden weggelaten. Dit geldt ook voor kengetallen die alleen bij 3 perioden berekend kunnen worden, indien gekozen is voor 2 perioden. Ook deze kengetallen zullen dan worden weggelaten.

Let op: de gepresenteerde kengetallen zijn uiteraard statisch. Het is mogelijk dat de samenstelling van de kengetallen op een andere wijze dient te geschieden. U gebruikt dan de lay-out en wijzigt de opbouw van de getallen naar wens. Standaard zijn immers basiskengetallen opgenomen op basis van de aanwezige subcodering. Wanneer u deze anders inricht, kunnen enkele getallen niet (meer geheel) juist worden samengesteld.

Δ Top

Ondertekening laatste blad jaarverslag

Met deze optie kiest u de mogelijkheid om het laatste blad van het verslag te ondertekenen. Uw kantoornaam wordt vermeld, alsmede de naam van de accountant en (als optie) de samensteller.

Indien u voor deze optie kiest wordt tevens de mogelijkheid geboden om de ondertekening met uw kantoornaam op het blad <Opdracht & bedrijfsgegevens> uit te schakelen. De vraag komt alleen naar voren als ook het vinkje bij <Opdracht & bedrijfsgegevens> aanwezig is. Deze optie is gemaakt om te voorkomen dat u mogelijk drie keer uw handtekening moet plaatsten in het rapport.

Δ Top

Jaarstukken

Hierna kunt u kiezen voor de bladen behorende bij de jaarstukken (directieverslag, jaarrekening en overige gegevens). Dit zijn de wettelijk verplichte onderwerpen van de jaarstukken. Deze zullen wij onderstaand behandelen:

Δ Top

Verslag van de directie

Het verslag van de directie is een verplichte paragraaf. Dit verslag wordt echter zelden opgesteld. Indien u dit onderwerp kiest, wordt een aantal alinea’s, die minimaal thuishoren in het directieverslag, aangemaakt. U kunt deze in het rapport aanpassen en uitbreiden.

Let op: beoordeel altijd de inhoud van deze alinea´s. Het betreffen immers automatisch gegenereerde onderwerpen.

Δ Top

Balans

Wanneer u de balans selecteert, verschijnt het formulier <Balans> met de volgende opties:

<Balans voor winstbestemming>: het resultaat komt afzonderlijk in de balans naar voren onder ‘Eigen vermogen’.

<Balans na winstbestemming>: het resultaat wordt toegevoegd aan de algemene reserve.

<Ondertekening balans, w en v, overige gegevens door directie>: de ondertekening door de directie onder de balans en de winst-en-verliesrekening is optioneel. In verband met geldende richtlijnen staat de ondertekening standaard wel aan. Indien de ondertekening wordt uitgezet, dan zal op de volgende bladen de mogelijkheid tot ondertekening door de directie verdwijnen:

  • balans
  • winst-en-verliesrekening
  • overige gegevens

Deze optie kunt u ook vinden achter de vinkjes van de andere bladen. Nadien dient u wel het rapport opnieuw te genereren. Uiteraard kunt u de optie ook weer ongedaan maken.

Let op: deze optie geldt voor alle drie de bladen tegelijk. U kunt de ondertekening niet per blad instellen.

<Goedgekeurd en vastgesteld door de AVA>: Op de balans en de winst-en-verliesrekening wordt melding gemaakt dat de jaarrekening goedgekeurd is door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders met vermelding van de datum en plaats van de aandeelhoudersvergadering, waaronder ruimte is om deze stukken te ondertekenen. Standaard wordt deze ingevuld op de dag van vandaag. U kunt bij de voorbereiding reeds de datum van de geplande aandeelhoudersvergadering vermelden. Indien u niet kiest voor deze optie, verschijnt de tekst: ‘Opgesteld namens de directie ………………’.

<Balans model B>: de balans wordt over twee pagina’s weergegeven, waarbij de eindsaldi horizontaal op een lijn komen.

<Balans model C>:  de balans wordt in scronto-vorm verticaal opgesteld.

Een vereiste is dat er op de balans en winst-en-verliesrekening bij de diverse rubrieken ‘codes’ worden geplaatst, die terugkomen op de betreffende toelichting. Standaard is gekozen voor numerieke ‘codes’, echter kan via de menuoptie <Rapport / Opmaak> ook gekozen worden voor alfanumerieke of Romeinse ‘codes’. Daarnaast kan de optie in dit menu uitgeschakeld worden. De wijzigingen die u hier aanbrengt worden zonder wachttijd direct doorgevoerd op alle betreffende bladen.

Δ Top

Winst-en-verliesrekening

Hiermede selecteert u de standaardindeling van de winst-en-verliesrekening.

U kunt er op het vervolgscherm voor kiezen, de ondertekening door de directie van de balans, de winst-en-verliesrekening en de overige gegevens uit te schakelen. Tevens wordt de vraag gesteld of u in de winst-en-verliesrekening een uitsplitsing wenst van de overige bedrijfskosten. Ook kunt u hier de eventuele bezoldiging van bestuurders en/of commissarissen opgeven.

Alleen de rubrieken met een waarde worden getoond. Een uitzondering hierop is de rubriek ‘Belastingen’. Deze rubriek wordt altijd getoond, indien in het rapport gekozen is voor de rechtsvorm ‘Besloten vennootschap’ of ‘Naamloze vennootschap’, ongeacht de waarde van de rubriek (subcode 9900 en 9910). Als de rubriek een andere waarde dan ‘0’ heeft, wordt, zoals u bent gewent, een verwijzing opgenomen naar de cijfermatige toelichting. Zo niet, dan vervalt deze verwijzing.

Δ Top

Grondslagen

Met deze keuze genereert u de van toepassing zijnde waarderingsgrondslagen van de balans en de winst-en-verliesrekening. PM-Report herkent de paragrafen die van toepassing zijn door te controleren of deze in de huidige of in de vorige periode een waarde hebben. Met deze faciliteit voorkomt u dat bepaalde rubrieken niet worden toegelicht.

De toelichting die gegenereerd wordt, is een standaard toelichting. U kunt iedere grondslag in het rapport aanpassen nadat u de beveiliging heeft opgeheven. Verander dan de teksten en niet de verwijzingen. De omschrijvingen in de verwijzingen past u aan in het blad <Subcodering>.

Nadat u de keuze hebt gemaakt verschijnt het volgende scherm:

Deze opties kunt u kiezen, indien deze van toepassing zijn. Indien er sprake is van vreemde valuta wordt voor de waarderingsgrondslagen een alinea opgenomen. U kunt deze uiteraard later bewerken op het blad. De tekst betreffende de verrekende fiscale verliezen kunt u hier aangeven. In de waarderingsgrondslagen wordt een aparte paragraaf toegevoegd.

Δ Top

Cijfermatige toelichting op de balans

Wanneer u voor deze optie kiest, zullen de volgende formulieren op uw scherm verschijnen. Voer steeds de relevante gegevens in.

Dit formulier geeft aan dat de diverse posten met betrekking tot de materiële vaste activa (MVA) een waarde hebben.

U kunt per rubriek een tekst toevoegen en het afschrijvingspercentage vermelden (dit mag ook een range zijn, bijvoorbeeld: 10-25). Ook is het mogelijk de verzekerde waarde op te geven. Op het blad in de jaarrekening worden deze gegevens per rubriek vermeld. Indien er waarden zijn voor de immateriële vaste activa (IVA), wordt eveneens een dergelijk scherm getoond.
Voor de financiële vaste activa (FVA) geldt dat er gegevens dienen te worden vermeld van de deelnemingen waarin wordt deelgenomen. Het volgende formulier verschijnt:

De specificaties van de IVA, MVA en FVA zijn conform de ‘Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving’.

Voor de IVA en MVA geldt dat alle verplichte gegevens worden opgenomen. Zo worden de aanschafwaarden en cumulatieve afschrijvingen bij het begin en aan het einde van de verslagperiode getoond, alsmede de mutaties gesplitst naar investeringen, desinvesteringen, afschrijvingen, herwaarderingen en -indien van toepassing- een correctie koersverschil van de beginwaarde.

Daarna heeft u de mogelijkheid om de rekening-courant posities (dit zijn de subcodereeksen 1401 t/m 1440 en 1501 t/m 1540) tekstueel toe te lichten, indien de betreffende subcodes daadwerkelijk in gebruik zijn in het specifieke rapport. Indien u een post wenst toe te lichten plaatst u een vinkje bij het betreffende onderdeel en voert u de gewenste tekst in. Ter informatie zijn de omschrijving, de subcode en de saldi ook opgenomen op het formulier.

In de toelichting op de balans komt een en ander er als volgt uit te zien:

 

Omdat wij hebben gekozen voor de jaarrekening van een BV/NV verschijnen de vragen betreffende de aandelen. Automatisch wordt dan het aantal berekend en wordt een tekst opgemaakt. Indien de standaard tekst dient te worden aangepast, wijzigt u dit op het blad, nadat de volgende gegevens zijn ingevuld.

Als er in uw administratie ‘Langlopende schulden’ voorkomen, dan verschijnt een extra formulier waarop u de wettelijk verplichte gegevens betreffende schulden kunt invullen, alsmede de omschrijvingen van de schulden.

Omdat er voor het overzicht van de schulden meer dan 16 kolommen worden gebruikt, is de ruimte om de omschrijving in te vullen beperkt. Om die reden wordt in de linkerkolom een standaardnaam gegeven aan de schuld. Onderaan het overzicht verschijnt dan een standaard toelichting, waarin de verwijzing naar het overzicht is opgenomen. U kunt de toelichting altijd nog wijzigen.

De balanspost ‘Onverdeeld resultaat’ vereist nadere toelichting. In de cijfermatige toelichtingen op de balans wordt standaard een verloopstaat van het onverdeelde resultaat opgenomen. Ook wordt het onverdeelde resultaat van het vorige boekjaar in het verslagjaar toegevoegd aan de algemene reserve als mutatie uit hoofde van resultaatverdeling. Met dit alles wordt bewerkstelligd dat het verloop van het onverdeelde resultaat op een heldere wijze wordt gepresenteerd in de jaarrekening. Uiteraard komt deze verloopstaat alleen naar voren indien in de jaarrekening is gekozen voor <Balans voor resultaatbestemming>. In geval van <Balans na resultaatbestemming> wordt het resultaat namelijk al in de post ‘Algemene reserve’ opgenomen en komt de post ‘Onverdeeld resultaat’ niet naar voren. Hieronder volgt een uitleg van hetgeen door PM-Report wordt gepresenteerd.

De balans:

De toelichting op de balans:

Zoals u ziet komen op de balans de twee posten ‘Algemene reserve’ en ‘Onverdeeld resultaat’ naar voren. In de toelichting van de balans ziet u dat beide posten een ‘correct’ verloop tonen, waarbij de beginstand van de posten gelijk is aan de eindstand van het vorige jaar. In de kolom 2007 ziet u de ‘Stand 1 januari’ van het onverdeelde resultaat. Dit betreft het onverdeelde resultaat van het jaar 2006 (dit is periode 3 in PM-Report). Daarna ziet u het ‘Resultaat boekjaar’ 2007 en vervolgens wordt het resultaat van 2006 in het jaar 2007 ‘Toegevoegd aan de algemene reserve’. Deze toevoeging ziet u tevens in de verloopstaat van de algemene reserve onder het kopje ‘Mutatie uit hoofde van resultaatverdeling’. Deze methodiek wordt eveneens toegepast in de kolom 2008. Aanvullend ziet u ook nog het tekstuele voorstel van de directie staan met betrekking tot de verdeling van het resultaat.

Om de presentatie van het verloop van de post ‘Algemene reserve’ mogelijk te maken hanteert PM-Report de volgende uitgangspunten:

  • Er wordt in het rapport gekozen voor ‘Balans voor resultaatbestemming
  • In het saldo van ‘Stand 1 januari’ van de algemene reserve (subcode 510) is het resultaat van het vorige boekjaar opgenomen. In dit voorbeeld staat in de brugstaat subcode 510 op 169.331 (dus inclusief 28.317). Dit bedrag komt uit uw boekhouding en wordt in BalanceBase aan subcode 510 gekoppeld.
  • Behoudens de wijziging van de omschrijving ‘Resultaat na belastingen’ in ‘Onverdeeld resultaat’ is er in de brugstaat niets gewijzigd. De cijfermatige uitsplitsing gebeurt pas in de toelichting op de balans, door het resultaat van het vorige boekjaar in mindering te brengen op de stand 1 januari van het verslagjaar. Vervolgens wordt ditzelfde in mindering gebrachte bedrag eronder gepresenteerd op de regel ‘Mutatie uit hoofde van resultaatverdeling’.
  • Deze mutatieregel is altijd het volledige resultaat van het vorige boekjaar, ook al wordt er dividend uitgekeerd. In principe staat een eventuele mutatie van de algemene reserve uit hoofde van dividenduitkering los van de mutatie uit hoofde van resultaatverdeling. Deze mutaties zullen dan beide in deze verloopstaat tot uitdrukking komen.

Wij zijn voornemens in een volgende versie de subcodes en daarmee ook de brugstaat uit te breiden. Bij deze uitbreiding zullen wij een nieuwe subcode hanteren voor de boeking of het saldo van de mutatie uit hoofde van resultaatverdeling. Hiermee wordt voorkomen dat PM-Report wellicht ten onrechte bovenstaande uitgangspunten hanteert in uw specifieke situatie.

Δ Top

Cijfermatige toelichting op de winst-en-verliesrekening

Indien u kiest voor dit onderdeel verschijnt het onderstaande formulier. Hierop kunt u de omschrijvingen vastleggen van de in gebruik zijnde omzet- en kostprijsgroepen (let op: dit zijn niet de omschrijvingen van de omzet- en kostprijsrekeningen).

Standaard wordt de minimaal wettelijk verplichte specificatie getoond. Deze zijn:

  • Een specificatie op groepsniveau van de salariskosten, gesplitst naar salarissen, sociale lasten en pensioenpremies;
  • De vermelding van het gemiddelde aantal personeelsleden;
  • Een nadere specificatie van de afschrijvingskosten en bijzondere waardeveranderingen;
  • Een specificatie op groepsniveau van de overige bedrijfskosten;
  • Een verbijzondering van de omzet naar categorie, landen en binnen / buiten Europa. *)

*) Alleen voor de laatste verplichte specificatie geldt dat u voor de optie dient te kiezen. De overige worden automatisch geselecteerd.

U kunt meer specificaties selecteren indien u de selectiemogelijkheden volgt. Dan worden de individuele regels uit de brugstaat getoond en per groep getotaliseerd en voor sommige groepen (salarissen, overige bedrijfskosten, rentebaten en –lasten en bijzondere baten en lasten) in totaal ten behoeve van de aansluiting met de winst-en-verliesrekening.

Let op: de specificaties worden automatisch opgemaakt. U kunt echter per onderwerp een toelichting geven middels de PM-Report-functie <Invoegen / Rijen invoegen>.

Let op: de omschrijvingen van omzet- en kostprijsrekeningen verschillen per te rapporteren organisatie en kunnen derhalve niet in de sjabloon worden opgenomen. U kunt de omschrijvingen van deze rekeningen uit het grootboek overnemen met de functie <Gebruik eigen grootboekomschrijvingen> in het hoofdmenu. De omschrijvingen van in gebruik zijnde omzet- en kostprijsgroepen kunt u wel op dit formulier wijzigen.

Tip: Leg de omschrijvingen van in gebruik zijnde omzet- en kostprijsgroepen eenmalig vast in PM-Record. Deze worden dan meegenomen bij het importeren van de vaste gegevens onder stap 1 van het hoofdmenu.

Δ Top

Niet in de balans opgenomen verplichtingen

Deze optie gebruikt u voor de verplichte toelichting van bestaande verplichtingen die niet in de balans, of in de specificaties van de balans, zijn opgenomen. Het betreft de omschrijving van bijvoorbeeld lopende huur- en leaseverplichtingen. Omdat deze beschrijvingen per organisatie verschillen, wordt een formulier aangemaakt dat u kunt bewerken. U volgt de instructie op het formulier.

Optie: indien u gebruik maakt van PM-Record, worden ook deze gegevens automatisch ingelezen. U heeft de teksten dan reeds in een eerder stadium bewerkt. Ook deze teksten kunt u nog altijd wijzigen in PM-Report.

Δ Top

Kasstroomoverzicht

Dit overzicht is een wettelijk verplichte toelichting. Dit overzicht wordt automatisch gegenereerd volgens de zogenoemde indirecte methode, waarbij diverse kasgeldstromen zichtbaar worden gemaakt. Om deze selectie te kunnen maken is het aan te bevelen direct in het grootboek te werken met ‘zuivere’ rekeningen voor bijvoorbeeld investeringen en aflossingen. Om die reden zijn ook de verloopstaten van de voorzieningen belangrijk. Omdat voor mutaties in de reserves in het grootboek geldt dat zij vaak saldomutaties betreffen, is een apart formulier gemaakt waarin de mutatie kan worden gesplitst in herkomst en besteding. Dit formulier verschijnt als eerste. U volgt de instructie.

In het kasstroomoverzicht worden de zuivere bedragen uit de balans en de winst-en-verliesrekening gebruikt, zodat de bedragen voor de lezer van het rapport exact overeenkomen.

U sluit af door op <OK> te klikken.

PM-Report controleert dan of het kasstroomoverzicht juist is. Omdat deze cijfers uit verschillende staten komen, is het namelijk mogelijk dat er een afrondingsverschil ontstaat. Dit is een ander verschil dan het mogelijke afrondingsverschil in de balans. Dit afrondingsverschil wordt zichtbaar getoond. Indien het verschil groter is dan 3, wordt dit gemeld op het scherm. In dat geval dient u te analyseren hoe dit verschil is ontstaan. Waarschijnlijk betreft het een niet zuivere boeking bij het aangaan van een lening, een aflossing daarvan of andere directe mutaties.

Indien u een juiste correctieboeking  maakt in Balance Base of in het blad <Subcodering> en daarna de functie <Mutaties / Actualiseren Balance Base gegevens>, respectievelijk <Mutaties / Herberekenen cijfers>, uitvoert, dan zult u zien dat het verschil is verdwenen, nadat u het rapport opnieuw genereert of een vinkje plaatst bij <Kasstroomoverzicht> en op <OK> klikt.

Noot: het kasstroomoverzicht kunt u alleen genereren, indien de cijfers van minimaal twee boekjaren zijn ingelezen. In dat geval verschijnt alleen het overzicht van de afgelopen periode. Indien u drie perioden hebt ingelezen, wordt automatisch een vergelijkend kasstroomoverzicht van de vorige periode opgenomen.

Δ Top

Vennootschappelijk

Dit gedeelte van de jaarrekening betreft de bladen voor de geconsolideerde jaarrekening en wordt geactiveerd indien wordt gekozen onder <Hoofdmenu  / Stap 1: Handmatig invoeren> en vervolgens de optie <Consolidatie>. Voor meer informatie raadpleegt u het onderdeel <Consolidatie> van deze handleiding.

Δ Top

Statutaire bepalingen en gebeurtenissen na balansdatum

Wettelijk dienen deze onderdelen te worden opgenomen als ‘Overige gegevens’. Indien u deze optie selecteert, verschijnt het volgende formulier:

U volgt de instructies op het formulier. De teksten zijn per te rapporteren vennootschap verschillend. Dat geldt ook voor de gebeurtenissen na balansdatum. Afhankelijk van de gekozen rechtsvorm worden bepaalde onderdelen automatisch uitgeschakeld, dan wel ingeschakeld. Tevens is het mogelijk, afhankelijk van de rechtsvorm, op het formulier het bedrag aan uit te keren dividend vast te leggen. Ook kunt u hier de ondertekening door de directie van de balans, de winst-en-verliesrekening en de overige gegevens uit te schakelen.

Δ Top

Accountantsverklaring

De <Accountantsverklaring> behoort eveneens onder de rubriek overige gegevens. Deze wordt separaat geselecteerd om de volgende redenen:

  • Er zijn organisaties die zelfstandig de jaarrekening opmaken. Die maken geen gebruik van deze faciliteit
  • Indien gekozen is voor een <Samenstellingsverklaring> of <Beoordelingsverklaring>, vervalt deze optie.

Eventuele wijzigingen in de teksten van de accountantsverklaring kunt u veranderen in het blad zelf.

Δ Top

Beoordelingsverklaring

De <Beoordelingsverklaring> behoort eveneens onder de rubriek overige gegevens. Eventuele wijzigingen in de teksten van de beoordelingsverklaring kunt u veranderen in het blad zelf. Indien gekozen is voor <Samenstellingsverklaring> of <Accountantsverklaring>, vervalt deze optie.
De rubriek <Overige gegevens> wordt als aparte subkop gepresenteerd in de inhoudsopgave mits u het juiste niveau van de inhoudsopgave selecteert.

Optie: indien u gebruik maakt van PM-Record, worden ook deze gegevens automatisch ingelezen. U heeft de teksten dan reeds in een eerder stadium bewerkt. Ook deze teksten kunt u nog altijd wijzigen in PM-Report.

Δ Top

Bijlagen en overige bladen

Hierna kiest u de bladen behorende bij de bijlagen en eventuele andere bladen die u wenst te genereren met PM-Report. Denk hierbij aan de publicatiestukken, de notulen van de aandeelhoudersvergadering of een bevestiging bij de jaarrekening.

Δ Top

Suppletieaangifte omzetbelasting

Indien u een specificatie van de omzetbelasting als bijlage wenst toe te voegen aan het rapport, klikt u op dit onderwerp. U kunt dan de cumulatieve gegevens van de laatste periode invoeren. Er wordt dan een ‘Overzicht omzetbelasting’ gegenereerd, waarin de opbouw van de balanspositie is gespecificeerd.

 

Δ Top

Publicatiestukken

Indien u kiest voor <Publicatiestukken (klein)>, komt een formulier naar voren waarop onderwerpen zijn opgenomen, die eventueel dienen te worden opgenomen in de deponeringsstukken van de betreffende onderneming. De vragen zijn afgeleid uit de ‘Checklist Jaarrekening’, betreffende de toepassing van de jaarrekeningvoorschriften.

Afhankelijk van de opties die worden gekozen verschijnen vervolgschermen waarin u de relevante gegevens kunt invullen. Tevens kunt u er voor kiezen een aanbiedingsbrief voor de relatie en voor de Kamer van Koophandel te genereren.

Dit formulier verschijnt eveneens indien u kiest voor de optie <Publicatiestukken (middelgroot)>. Er verschijnen dan alleen meer onderwerpen.

Op de achtergrond worden de betreffende publicatiestukken opgemaakt naar aanleiding van de gekozen opties. Deze kunt u nog altijd bewerken. Voor de grote ondernemingen geldt dat de volledige jaarrekening dient te worden gepubliceerd. Om die reden is daar geen aparte optie voor opgenomen.

Klik op de knop <Criteria pubs…> voor de criteria voor bepaling binnen welk regime een onderneming valt (klein of middelgroot regime).

Δ Top

Aandeelhoudersvergadering

Jaarlijks dient de jaarrekening te worden opgemaakt door of namens het bestuur van de vennootschap, en ter vaststelling en goedkeuring te worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Pas dan geldt dat de jaarrekening definitief is (art. 362, lid 6 van titel 9 BW 2).

Het besluit tot goedkeuring, het vaststellen van het uit te keren dividend en het verlenen aan het bestuur van decharge inzake het gevoerde beleid over de gerapporteerde periode wordt geregeld in de jaarlijkse, statutair verplicht te houden aandeelhoudersvergadering. Het bestuur wordt vaak in de vergadering verzocht alle handelingen te verrichten om de genomen besluiten ten uitvoer te brengen. Om die reden is (zijn) onder de balans en de winst-en-verliesrekening bij de paragraaf met betrekking tot de ondertekening de na(a)m(en) van de bestuurder(s) opgenomen.

Deze faciliteit is in PM-Report opgenomen, omdat zij essentieel is.

Er wordt een formulier gegenereerd waarop u de gevraagde gegevens kunt invullen. Als aandeelhouder kunnen rechtspersonen en natuurlijke personen worden geregistreerd. Indien een rechtspersoon als aandeelhouder wordt ingevuld, kunnen de namen van de vertegenwoordigers van die rechtspersoon worden ingegeven.

U kunt de notulen nog altijd op het blad aanpassen.

Δ Top

Bevestiging bij de jaarrekening

De bevestiging bij de jaarrekening betreft een brief van uw klant aan uw kantoor. Het onderdeel <Bevestiging> is alleen beschikbaar als een van de drie verklaringen is gekozen. In geval van een samenstellingsverklaring, wordt de tekst van de bevestiging aangepast aan een samenstellingsopdracht. Indien gekozen is voor een accountants- of beoordelingsverklaring, wordt de tekst van de bevestiging toegespitst op een controleopdracht. Let op! De schriftelijke bevestiging is niet altijd bedoeld als standaardbrief. Mededelingen van de leiding (uw klant) zullen van jaar tot jaar verschillen. U bent verantwoordelijk voor het klantspecifiek maken van de bevestiging.

Δ Top

Brief bij suppletieaangifte omzetbelasting

Tevens is de optie opgenomen om een brief te genereren ten behoeve van de suppletieaangifte omzetbelasting.

Na aanklikken verschijnt het volgende scherm waar de briefgegevens kunnen worden ingevuld. Indien de inspectiegegevens in PM-Record  zijn vastgelegd worden deze standaard bij het importeren van de vaste gegevens onder stap 1, in PM-Report opgenomen. Indien u wenst dat de Belastingdienst de afrekening direct aan de klant retourneert, kiest u voor de optie <Retour aan klant>. In de brief wordt dan de betreffende zinsnede aangepast.

Via de menubalk kunt u onder <Rapport / Afdrukken / Suppletie omzetbelasting en brief> de betreffende stukken tegelijkertijd afdrukken. Let op: de suppletieaangifte zit vóór de bief. Dit heeft verder geen consequenties.

Δ Top

Afwijkingen voor sjabloon Eenmanszaak/VOF

Indien de rechtsvorm een eenmanszaak, vennootschap onder firma, vereniging of stichting is, worden onder Stap 3 van het hoofdmenu <Rapportonderdelen definiëren> de volgende onderdelen gedeactiveerd:

  • <Aanbiedingsbrief>. Deze brief heeft specifiek betrekking op een besloten of naamloze vennootschap.
  • <Fiscale positie>. Omdat het rapport een ondernemingsactiviteit betreft en niet alle inkomsten en lasten van één of meerdere natuurlijke personen omvat, behoort dit overzicht niet aan de rapportage te worden toegevoegd. Dat is namelijk een persoonlijke aangelegenheid en wordt via de aangifte IB geregeld. Wel worden fiscale faciliteiten in het rapport (op de kapitaalspecificaties) vermeld.
    Noot: indien u bij een vereniging of stichting aangeeft dat deze ‘Vpb-plichtig’ is, dan is wordt dit onderdeel wel geactiveerd.
  • <Verslag van de directie>. Dit onderdeel heeft specifiek betrekking op een besloten of naamloze vennootschap, als verplicht onderdeel van de jaarrekening, zoals bepaald in Titel 9 BW 2.
  • De rubriek <Overige gegevens>. Er zijn immers geen statutaire bepalingen. Wij attenderen u wel op het feit dat het gebruikelijk is de gebeurtenissen na balansdatum te vermelden indien deze van belangrijke invloed zijn op de in de jaarrekening gepresenteerde stukken. Deze onderdelen zijn dan ook nog wel te benaderen.
  • <Publicatiestukken>. De jaarrekening van dit soort vennootschappen behoeft niet te worden gedeponeerd bij de Kamers van Koophandel.
  • <Aandeelhoudersvergadering>.

Het onderdeel <Specificatie kapitaalrekeningen> wordt juist wel geactiveerd. Hier is de mogelijkheid opgenomen om de specificatie van het kapitaal van iedere vennoot op een aparte pagina op te nemen. Daarnaast worden bij de rechtsvormen vereniging en stichting door het gehele rapport diverse omschrijvingen aangepast, conform de gekozen rechtsvorm. Dit geldt met name voor omschrijvingen van diverse posten op de winst-en-verliesrekening.

Δ Top

2. Rapport genereren

Introductie

Nadat u alle gewenste bladen heeft geselecteerd beweegt u onder ‘Genereer’ met de muis over een willekeurige knop en de onderdelen lichten op die met de betreffende knop kunnen worden gegenereerd. Maak een keuze, waarna PM-Report  de vraag stelt of u het rapport wilt genereren. Als u voor <Ja> kiest, wordt het rapport gegenereerd.

Δ Top

Volgorde werkbladen

Na het genereren komt u terug in het hoofdmenu of in het rapport zelf. Onderaan ziet u de door u geselecteerde bladen (vanaf het blad <Brugstaat>) in de basisvolgorde van de standaard jaarrekening. U kunt ieder blad aanklikken en bekijken. Met de pijltjesknoppen links van de tabbladen kunt u naar volgende bladen.

Indien u uw cursor plaatst op de pijltjesknoppen en op uw rechtermuisknop klikt, verschijnen de bladen op een andere wijze op uw scherm. U ziet dan in één oogopslag de geselecteerde bladen van het rapport. U selecteert dan een onderwerp via de muis en een klik op de linkermuisknop.

De volgorde van de bladen kunt u eenvoudig wijzigen middels het ‘slepen’ van de bladen. Wij adviseren u wel attent te zijn op de onderwerpen waartoe de bladen in principe horen (het verslag, de jaarrekening of de overige gegevens). U plaatst uw cursor op een tabblad, houdt de linkermuisknop ingedrukt en sleept het blad naar de juiste positie. Indien u dan kiest voor <Rapport / Inhoudsopgave rapport genereren>, worden opnieuw de bladen gepagineerd en wordt de herziene inhoudsopgave opgebouwd.

Dit is een unieke functie; op eenvoudige wijze kunt u zelf de volgorde van de jaarrekening kiezen. Deze functie is er ook voor de volgorde van de publicatiestukken onder <Rapport / Inhoudsopgave publicatiestukken genereren>.

Δ Top

3. Rapport afdrukken

U kunt nu het volledige rapport afdrukken. U kiest dan voor <Rapport / Afdrukken / Rapport>. Als eerste verschijnt de vraag: “Wilt u een afdrukvoorbeeld?”. Wij raden u aan hiervoor te kiezen. U bent dan in staat het gehele rapport op het scherm te beoordelen. U kunt dan altijd het afdrukken annuleren en alsnog wijzigingen aanbrengen. Vervolgens komt u in het standaardscherm voor afdrukken. U kunt dan de printerkeuze maken en ook nog printeropties kiezen.

PM-Report controleert steeds of het rapport dat u wenst af te drukken is gedefinieerd op basis van de actieve (geselecteerde) printer. Als dit niet het geval is vraagt PM-Report u of u het rapport opnieuw wenst te genereren. Wij raden u aan dit te doen, omdat de kans bestaat dat de paginering niet juist meer is. Het rapport wordt vervolgens opnieuw gedefinieerd op basis van de actieve printer, waarna u het rapport kunt afdrukken.

Naast het rapport kunt u er ook voor kiezen de publicatiestukken, de bevestiging bij het rapport, publicatiestukken, brief bij suppletieaangifte omzetbelasting of de notulen van de aandeelhoudersvergadering, af te drukken. Ook hier kunt u steeds een afdrukvoorbeeld vragen en controleert PM-Report de instellingen van uw printer.

Vergeet niet regelmatig te kiezen voor <Bestand / Opslaan>.

 

Δ Top