Handleiding PM-Software

Afdrukken

PM-TOP - Plan van inzet

Inleiding
Wat doet PM-TOP voor uw?
Log in
De Stappen
Stap 1 Aanmaken stichtingen en scholen/afdelingen (alleen beheerdersniveau)
1a Aanmaken stichting/organisatie
1b Aanmaken onder de organisatieresulterende scholen, afdelingen, eniteiten etc.
Stap 2 Invoeren bassisgegevens school/afdeling
2a Aanmaken basismodel of overlegmodel
2b Aanmaken roosters
2c Invoeren taken en bijbehorende uren
2d Invoeren niet-lesgebonden dagen/uren
2e Invoeren vakanties
2f Invoeren personeel/medewerkers
Stap 3 Invullen werktijdfactor/inzetbaarheid/planning
3a Aanmaken contract
3b Werktijdfactor (wtf)
3c Inzetbaarheid
3d Planning
3e Overeenkomst
Mijn gegevens
Wachtwoord wijzigen

 

Inleiding

Δ Top

Wat doet PM-TOP voor u?

PM-TOP geeft u een overzicht en berekent voor u

  1. De werktijdfactor op basis van uw arbeidstijdenrooster per week (aantal uren te werken per week delen door 40);
  2. Op basis van de werktijdfactor wordt berekend hoeveel uren een medewerker in een jaar ingezet kan worden en kan de inzetbaarheid in lesgebonden uren, taakuren, uren ten behoeve van voor- en nakijkwerk, scholingsuren en duurzame inzetbaarheidsuren worden afgesproken. De uitputting van uren is direct te zien;
  3. Vervolgens wordt in een schooljaarkalender aangegeven op welk moment de lesgebonden uren, taken, scholing, etc., worden verricht. Hierdoor kan eenvoudig worden bepaald op welke dagen medewerkers vooraf ingepland worden.

PM-TOP is webbased en kan dus via een internetverbinding op iedere device (desktop, laptop, tablet of mobiel) worden opgestart. PM-TOP werkt in iedere internetbrowser.

Δ Top

Log in

Om PM-Top te gebruiken, zijn log in gegevens nodig. De gebruikersnaam is het emailadres van de medewerker en een wachtwoord. Het wachtwoord wordt de eerste keer verstrekt, maar kan daarna door de medewerker zelf worden gewijzigd in een persoonlijk wachtwoord. Als u uw wachtwoord bent vergeten kunt u deze onder de login-knop opnieuw opvragen met uw e-mailadres.

Δ Top

De stappen

Om PM-TOP te gebruiken moet een aantal gegevens worden aangemaakt, zoals de stichting/organisatie en de scholen, afdelingen, entiteiten, etc.. Het aanmaken van deze gegevens gebeurt door een medewerker van PM-TOP.

  • 1a Aanmaken stichting/organisatie
  • 1b Aanmaken onder de organisatie resulterende scholen, afdelingen, entiteiten etc.

Vervolgens kunt u als schoolleider/directeur/manager van de school aan de slag. Op de volgende pagina’s worden onderstaande stappen verder beschreven:

  • 2a Aanmaken basismodel of overlegmodel
  • 2b Aanmaken roosters
  • 2c Invoeren taken en bijbehorende uren
  • 2d Invoeren niet-lesgebonden dagen/uren
  • 2e Invoeren vakanties
  • 2f Invoeren personeel/medewerkers

Zodra de stappen 2a tot en met 2f zijn gedaan, zijn alle basisgegevens ingevoerd en kunt u aan de slag met het uitwerken van de inzetbaarheid op medewerkersniveau.

  • 3a Werktijdfactor/inzetbaarheid/planning
  • 3b Afsluiten overeenkomst

Ook deze stappen worden nader beschreven.

Δ Top

Stap 1 Aanmaken stichtingen en scholen/afdelingen (alleen beheerdersniveau)

Δ Top

1a Aanmaken stichting/organisatie

  • Kies in het menu Beheer >> Stichtingen >> Toevoegen

De naam van de stichting kan aangepast worden door via ”acties” de knop bewerk te activeren

Δ Top

1b Aanmaken onder de organisatieresulterende scholen, afdelingen, eniteiten etc.

  • Ga naar het menu Beheer >> Stichtingen
  • Kies in het overzicht de betreffende stichting en open deze. (dit kunt u doen door op de naam te klikken of te openen via “acties”)
  • Kies vervolgens “Toevoegen” en maak de school aan

De naam van de school kan aangepast worden door via” acties” de knop bewerk te activeren

Δ Top

Stap 2 Invoeren bassisgegevens school/afdeling

Δ Top

2a Aanmaken basismodel of overlegmodel

  • Kies in het menu >> “naam school” >> Modellen >> Toevoegen
  • Vul onderstaand model in: de “blauwe velden” kunnen gemuteerd worden
    • Het model wordt bij aanvang ingevuld volgens het basismodel met een opslagfactor van 45%
    • De opslagfactor wordt vervolgens berekend aan de hand van het opgegeven percentage. Het aantal dat hier uit komt is een percentage t.o.v. het ingevuld aantal uren bij lesgevende taak. Dit percentage mag variëren tussen 35% en 45%
    • Uiteindelijk bent u verplicht te komen tot een totale inzetbaarheid van 1659 uur.
  • Vergeet niet op te slaan

Er kunnen meerdere modellen aangemaakt worden voor verschillende categorieën personeel. Elk model krijgt een eigen omschrijving.

Δ Top

2b Aanmaken roosters

  • Kies in het menu >> “naam school” >> Roosters >> Toevoegen
  • Vul onderstaand model in: de “blauwe velden” kunnen gemuteerd worden
  • Vergeet niet op te slaan

Er kunnen meerdere roosters aangemaakt worden voor verschillende categorieën personeel

De uren per dag worden op basis van starttijd minus eindtijd berekend, inclusief een half uur pauze

Het totaal aantal uren lesgebonden en niet lesgebonden dient gelijk te zijn met het aantal uren bepaalt bij de start en eindtijd.

Alleen de start- en eindtijden worden aangegeven in uren en minuten (08.30). De lesgebonden en niet lesgebonden uren worden als volgt genoteerd: 8 uur en 30 minuten is 8,50

Δ Top

2c Invoeren taken en bijbehorende uren

  • Kies in het menu >> “naam school” >> Taken>> Toevoegen
  • Vul onderstaand model in
    • Uren betreffen de uren per medewerker
    • Totaal uren betreft het aantal uren, dat de school in totaal wil besteden aan deze taak
  • Vergeet niet op te slaan

In het planboard kan worden bijgehouden, wie, welke taak heeft en hoeveel uur al in totaal is ingepland voor de betreffende taak

Taken zijn geen scholings/professionaliseringsuren, duurzaamheidsuren of werkzaamheden, die in het kader van voor- en nakijk werk worden verricht

Taken zijn wel activiteiten GMR, MR, werkgroep Kerstviering, werkgroep Sinterklaas, werkgroep nieuwe lesmethode, etc.

Δ Top

2d Invoeren niet-lesgebonden dagen/uren

  • Kies in het menu >> “naam school” >> Niet-lesgebonden dagen>> Toevoegen
  • Vul onderstaand model in
    • Datum: betreft de dag waarop een andere activiteit wordt verricht, dan in het voor de medewerker geldende rooster is vermeld
    • Uren: is het aantal uren, dat voor deze activiteit wordt gepland
    • “button extra uren” geeft aan of deze uren bovenop de uren van het dagrooster komen (overuren). Wordt de button extra uren niet geactiveerd, dan wordt de activiteit wel ingepland, maar dan komen de uren in plaats van de geplande uren in het dagrooster (heeft invloed op de planning)
    • Het aangeven van de categorie is nodig om de uitputting van de uren juist weer te geven in de planning.
  • Vergeet niet op te slaan

Niet lesgebonden uren zijn bijvoorbeeld “dag om gezamenlijk handelingsplannen te maken”. Dit valt onder de categorie overige taken. Dit zijn uren in plaats van de uren van het normale rooster

Niet lesgebonden extra uren zijn bijvoorbeeld ouderavonden. Deze uren vallen ook onder de categorie overige taken, maar komen bovenop de uren van het normale rooster

Uren die worden ingezet voor een studiedag zijn niet lesgebonden uren in de categorie professionalisering. Dit zijn uren in plaats van de uren van het normale rooster.

In de planning komt op de gekozen datum het aantal uren te staan

Δ Top

2e Invoeren vakanties

  • Kies in het menu >> "naam school" >> vakanties>> Toevoegen
  • Vul onderstaand model in
  • Vergeet niet op te slaan

Het betreft hier de schoolvakanties voor de leerlingen.

De datum is een tot en met datum

De vakanties zijn van invloed op het invoeren van de planning van de medewerker

Δ Top

2f Invoeren personeel/medewerkers

  • Kies in het menu >> “naam school” >> Personeel>> Toevoegen
  • Vul onderstaand model in
    • Personeelsnummer is het nummer uit de personeels- en salarisadministratie
    • Voornaam, tussenvoegsel, achternaam en functie spreekt voor zich
    • Categorie: OP, OOP of DIR
    • Het e-mailadres dat hier wordt ingevuld, wordt als gebruikersnaam en afzender gebruikt. Het is ook het adres voor de communicatie tussen leidinggevende en medewerker
    • WTF is de werktijdfactor, zoals opgenomen in de personeels- en salarisadministratie
    • Rol: schoolleider heeft toegang tot gegevens van de school en kan alle basisgegevens muteren
    • Rol: medewerker heeft alleen toegang tot het inzien van zijn/haar gegevens
  • Vergeet niet op te slaan

Het importeren van personeelsgegevens kan door middel van de functie uploaden. Zie menu >> "naam school" >> Personeel>> Upload
Upload gebruikers
Om op een snelle wijze medewerkers in te voeren, kan een upload plaatsvinden door middel van een Excel bestand.
Let op: het Excel bestand dient minimaal de volgende kolommen te bevatten:
Voornaam, Achternaam, E-mailadres.
Overige kolommen zijn optioneel, namelijk:
Tussenvoegsel, Functie, Categorie, WTF, Personeelsnummer

Δ Top

Stap 3 Invullen werktijdfactor/inzetbaarheid/planning

Δ Top

3a Aanmaken contract

  • Kies in het menu >> [naam school] >> Personeel >> Inzetbaarheid of Kies in het menu >> [naam school] >> Inzetbaarheid
  • Kies bij actie voor "bewerken" of onder de kolom contract aanmaken.

Het in te vullen model bestaat uit 4 tabbladen: Werktijdfactor, Inzetbaarheid, Planning & Overeenkomst.

Δ Top

3b Werktijdfactor (wtf)

  • Vul onderstaande model in
    • Het model is het basismodel of overlegmodel dat als basis voor deze persoon dient
    • Het rooster is de werktijdenregeling die voor deze persoon, indien hij 40 uur per week werkt, leidend is
    • Vul de dagen in die de werknemer gaat werken. De kolommen lesgebonden en niet-lesgebonden kunnen gewijzigd worden
    • Het programma rekent nu uit wat de wtf naar rato van een 40-urige werkweek dient te zijn
    • In het veld "te hanteren wtf" dient gekozen te worden welke wtf zal gelden voor het vervolg van de inzetbaarheid (de nieuwe of de huidige)
  • Vergeet niet op te slaan

Δ Top

3c Inzetbaarheid

  • De inzetbaarheid bestaat uit 2 delen:
    • Bepalen hoeveel uren en welke verdeling er op jaarbasis gemaakt kunnen worden op basis van de vragen onder "reguliere duurzame inzetbaarheidsuren"
    • De jaartaken invullen
  • Regeling duurzame inzetbaarheidsuren
    • Beantwoord de vragen onder de knop "Regeling duurzame inzetbaarheidsuren"
    • De uren worden in de kolom "correctie" als voorstel verwerkt. Uiteindelijk kan in de kolom "uw correctie" de juiste verdeling van uren worden verwerkt.
  • Inzetbaarheid plan van inzet jaartaak
    • Na het bepalen van het aantal uren kan de verdeling over de uren worden gemaakt verdeeld in:
      A. Lesgevende taken
      B. Opslagfactor Voor- en nawerk
      C. Professionalisering
      D. Overige taken
      E. Duurzame inzetbaarheidsuren

De uren in de linkerkolom is de basis. De uren in de rechterkolom is de werkelijke verdeling. De uren dienen in totaal gelijk te zijn aan elkaar. Immers het zijn de inzetbaarheidsuren.

Heb je nog uren over vul dan bij taken algemeen het aantal uren in dat overblijft.

Heb je naast de individuele professionalisering ook nog team professionalisering? Vul deze uren dan in bij professionalisering onder de eerste stap. Afhalen van bijvoorbeeld taak uren of laten vallen onder duurzaamheid mag ook.

Δ Top

3d Planning

  • Zijn de WTF bepaald en de inzetbaarheid dan kan bekeken worden op welke momenten het werk gedaan kan worden in het schooljaar. De planning wordt vooraf ingevuld met vakanties, de niet-lesgebonden dagen en het rooster van de medewerker.
  • Vervolgens kan er op iedere dag in het jaar de uren gewijzigd worden. Onderaan het schema wordt de uitputting van de uren uit de inzetbaarheid bijgehouden.

Δ Top

3e Overeenkomst

Indien in overleg de inzetbaarheid en planning overeengekomen zijn dient er een overeenkomst vastgesteld te worden. Zowel werkgever als werknemer kunnen geen wijzigingen meer aanbrengen tenzij beiden in overleg de overeenkomst weer openen.

Via e-mail worden werkgever en werknemer op de hoogte gebracht van een eventuele wijziging.

Δ Top

Mijn gegevens

Δ Top

Wachtwoord wijzigen

Δ Top