Skip to main content

Rapport opmaken

PM Report genereert weliswaar een standaard rapport, maar is op eenvoudige wijze uit te breiden met eigen toelichtingen per rubriek of cijferreeks en zelf in te richten hoofdstukken op nieuwe bladen, die zowel tekstmatig zijn in te richten of als cijfermatige toelichting. Deze flexibiliteit is kenmerkend.

Rijen en bladen invoegen

Indien u op een blad rijen wilt tussenvoegen voor een extra toelichting, zet u de cursor op de positie die u wenst. U kiest dan in de PM Report werkbalk voor Invoegen / Rijen en u volgt de instructies. De opmaak van de rijen kunt u ook beïnvloeden via de optie Opmaak in de standaard werkbalk van Excel™. Zo kunt u ook cellen samenvoegen, splitsen en voor teksten met meerdere regels de optie Terugloop> in het Excel™ menu Opmaak / Celeigenschappen, tabblad Uitlijning.

Een extra blad invoegen maakt het mogelijk een geheel nieuw hoofdstuk op te nemen.
U kiest in de PM Report werkbalk voor Invoegen / Werkblad. Dit hoofdstuk wordt automatisch op de juiste positie in de inhoudsopgave opgenomen en wordt ook automatisch gepagineerd. Op die wijze kunt u eigen specificaties of nadere toelichtingen waar dan ook in het rapport opnemen. U kunt kiezen uit een cijfermatig verticaal blad, een tekstueel verticaal blad of een horizontaal (scronto) blad.

Daarnaast wordt bij de opties Cijfermatig verticaal en Horizontaal (scronto) gevraagd of het blad is bedoeld als activastaat. Zo ja, dan wordt een blad gemaakt met voorgedefinieerde koppen voor een activastaat.

Indien u diverse cijfers op een andere wijze wilt toelichten, legt u in een nieuw gekozen cijfermatig blad op eenvoudige wijze met het “=”-teken een relatie met de gewenste cellen in de brugstaat. Bij verversing van de cijfers worden dan ook de nieuwe gegevens in dit blad overgenomen.

Tussenbladen

Indien u in de PM Report werkbalk kiest voor Invoegen / Tussenbladen zal PM Report voor ieder onderdeel van het rapport een specifiek tussenblad invoegen. Deze drie onderdelen zijn:

  1. het jaarverslag of accountantsrapport
  2. de jaarstukken
  3. de bijlagen

Indien in het rapport geen bladen aanwezig zijn in een bepaald onderdeel, dan zal het betreffende tussenblad ook niet zichtbaar worden gemaakt.

Wenst u de bladen weer te verbergen dan kunt u kiezen voor dezelfde menuoptie Invoegen / Tussenbladen.

De verborgen, dan wel zichtbare, tussenbladen worden door PM Report tevens gebruikt als indicatiebladen bij het genereren van de tussenkoppen in de inhoudsopgave. Op basis van de positie van de tussenbladen weet PM Report namelijk bij welk onderdeel van het rapport een willekeurig blad hoort. Derhalve is het zeer belangrijk dat er nooit een tussenblad verwijderd wordt uit het rapport. Verbergen is uiteraard wel toegestaan.

Concept-koptekst

Met de keuze Rapport / Koptekst CONCEPT / Concept-Koptekst kunt u in één keer het woord ‘CONCEPT’ gecentreerd boven alle pagina’s plaatsen. Een voortgangsbalk wordt vertoond, waardoor de gebruiker inzicht heeft in de status van de verwerking.

Vervolgens wordt de vraag gesteld of u de teksten op de samenstellings-, accountants- en beoordelingsverklaring wilt verbergen, omdat het rapport na verwerking een concept rapport betreft, waarbij nog geen verklaring afgegeven wordt. De bladen van de verklaringen blijven overigens wel in het rapport en in de inhoudsopgave staan.

Tevens wordt in geval van een aanwezige accountants- of beoordelingsverklaring de mogelijkheid geboden om in de linkervoettekst de tekst ‘Geen accountantscontrole toegepast’ op te nemen. Bij het verwijderen van de concept-koptekst via Rapport / Koptekst CONCEPT / Geen concept-koptekst wordt deze linkervoettekst weer verwijderd en worden de teksten op de verklaringen zichtbaar. Ook hierbij is een voortgangsindicator zichtbaar.

Op deze wijze geeft u uitdrukkelijk aan dat de door u uitgebrachte stukken een concept zijn. Een andere methode is om in de voettekst, menu Rapport / Voettekst het woord concept op te nemen. Dit is echter minder duidelijk.

Voettekst

U kunt een voettekst aan het rapport toevoegen met de optie Rapport / Voettekst. Op dit formulier kunt u het lettertype, de grootte van de paginering van het rapport aanpassen en deze aan- of uitschakelen. Ook kan een extra tekst worden toegevoegd. Voettekst wordt niet geplaatst op de aanbiedingsbrief, het voorblad en de inhoudsopgave.

Opmerking noteren

Met de functie Invoegen / Opmerking bent u in staat per cel een eigen toelichting te maken. Deze wordt niet in het rapport afgedrukt, maar blijft wel zichtbaar. Op deze wijze is het eenvoudig een notitie te maken, hetgeen ook als toelichting kan gelden voor overige raadplegers van het rapport. De notities kunnen ook apart worden uitgedraaid. De opmerking kan worden bewerkt of verwijderd door met de rechtermuisknop op de betreffende cel te klikken.

Vaste lay-out opties

  • Lettertype en -grootte;
  • Boven-, onder- en linkermarge*;
  • Inspringen teksten;
  • Getalsnotatie voor bepaling van het soort minteken en de kleur van negatieve getallen.

De opmaak kunt u per rapport wijzigen. Naast de standaardfaciliteiten welke Excel™ biedt per cel, rij, kolom of blad, hebben wij enkele hulpfuncties gebouwd, waarmee u in één keer uw wensen doorvoert in het gehele rapport.

Onder de PM Report menuoptie Rapport / Opmaak wordt onderscheid gemaakt tussen ‘vaste’ en ’flexibele’ lay-out opties. De vaste lay-out opties dient u middels een knop door te voeren in het rapport en kunnen enkele seconden tijd in beslag nemen. Flexibele lay-out opties worden direct met uw keuze doorgevoerd in heel het rapport.

Let op! Kiest u voor een lettertype dat groter is dan de huidige standaard, dan kan dat consequenties hebben voor de hoogte van de regels. Sommige voorloopteksten dienen dan in twee regels te worden opgenomen. Dit dient u zelf aan te passen op de individuele bladen. Wij raden u dan ook aan een combinatie van lettertype en lettergrootte te gebruiken die, qua grootte, gelijk is aan onze huidige standaard (Arial 10).

* Let op! In sporadische gevallen komt het voor, dat bepaalde printers de PM-Report-breedtemarges net niet aankunnen. Hiertoe is de mogelijkheid opgenomen om de linkermarge naar beneden bij te stellen, zodat een en ander goed verwerkt kan worden door dergelijke printers. Het naar boven bijstellen van de linkermarge is niet mogelijk in verband met de benodigde kolommen op diverse bladen.

Tip: afhankelijk van uw specifieke situatie raden wij aan om de lay-out wijzigingen, zeker de vaste lay-out opties, in uw standaard PM-Report sjabloon door te voeren. Zo hoeft u de wijzigingen slechts één keer uit te voeren, in plaats van steeds ieder individueel rapport te wijzigen. Let er echter op, dat bij een update van PM-Report de sjabloon wordt overschreven. Leg daarom in een tekstbestandje altijd goed vast welke wijzigingen u doorvoert, zodat u bij een update de tijdsbesteding  aan het wijzigen van de sjabloon tot een minimum beperkt.

Flexibele lay-out opties

  • Valutanotatie
  • Rubricering
  • Spelling Winst-en-verliesrekening
  • Term voor NIBOV
  • Uitlijning paginakoppen (links of rechts);
  • Grijsvlakken wel / niet kiezen.

Tip: indien u voor bepaalde relaties een afwijkende lay-out wenst, dan kunt u de flexibele lay-out opties ook vastleggen in PM Record onder de PM Report gegevens. In PM Report dient u dan wel bij het importeren van vaste gegevens onder stap 1 van het hoofdmenu aan te geven dat u flexibele lay-out wenst te importeren.

Deze standaardfaciliteiten maken het mogelijk individuele wensen in korte tijd uit te voeren. Met behulp van de standaardfuncties in Excel™ bent u ook in staat de opmaak van de teksten en de uitlijning te wijzigen.

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice