Skip to main content

Transport cijfers uit vorige periode

Indien u import type (2) of (3) heeft gekozen, komt u in een selectiescherm, waarbinnen u naar het gewenste bestand kunt zoeken dat u bijvoorbeeld via PM Koppeling hebt klaargezet.

Bij het importeren van financiële gegevens is de optie opgenomen om te importeren uit een PM Report  rapport van de vorige periode (4). U selecteert het ‘oude’ PM-Report bestand. De cijfers van periode 1 en 2 uit het oude rapport worden dan getransporteerd naar periode 2 en 3 van het nieuwe rapport. Vervolgens kunt u ervoor kiezen periode 1 handmatig in te voeren, of u kunt periode 1 importeren. Hiervoor kiest u opnieuw voor Importeren en vervolgens optie (1), (2) of (3). In het formulier verschijnt de volgende keuzemogelijkheid: Alleen periode 1 importeren, periode 2 en 3 zijn reeds geïmporteerd. Deze keuzemogelijkheid dient u aan te vinken voor het importeren van periode 1. PM Report zorgt er vervolgens voor dat alle drie de perioden netjes naast elkaar worden gezet. Deze optie is bij uitstek geschikt voor klanten waarbij u wel een PM Report jaarrekening van vorig jaar heeft, maar in BalanceBase (om wat voor reden dan ook) slechts financiële informatie van het verslagjaar tot uw beschikking heeft.

De cijfers en omschrijvingen worden nu ingelezen in het blad Subcodering en direct herberekend conform de gekozen opties voor afronden en valuteren. Aan de hand van de subcodes komen zij ook direct in de brugstaat. Indien de cijfers niet in evenwicht zijn, komt er een melding en worden de verschillen in de balansen van de boekjaren getoond. Indien de verschillen maximaal 5 of -/- 5 zijn, dan betreffen de verschillen afrondingsverschillen. Deze kunt u eenvoudig wegboeken door te kiezen voor de optie Mutaties / Afrondingsverschil boeken. Het programma vraagt om een kostenrekening waarop het afrondingsverschil mag worden geboekt. U geeft dat in en daarmee verdwijnt het verschil en is gewaarborgd dat het getoonde resultaat gelijk is aan de mutatie van het eigen vermogen uit hoofde van het resultaat. Een groter verschil duidt hoogstwaarschijnlijk op een fout in de subcodes.

De volledigheid van de cijfers wordt reeds bewaakt in Balance Base of PM-Koppeling. Het kan zijn dat het blad Subcodering in evenwicht is, maar dat er een melding is dat de brugstaat een groter verschil toont. Het zou kunnen zijn dat er dan een subcode is opgenomen, die niet in de brugstaat is opgenomen. U kunt deze in het blad Subcodering wijzigen in de juiste code, die wel in de brugstaat is opgenomen. U verandert de code in kolom B van de Subcodering. Een dergelijk verschil komt niet vaak voor, maar is alleen mogelijk indien in de brugstaat de subcodes zijn aangepast.

Tip: u kunt ervoor kiezen de omschrijvingen van de geïmporteerde gegevens te gebruiken. Indien u de knop Gebruik geïmporteerde omschrijvingen onder de rapportopties in het hoofdmenu indrukt, worden niet de standaard omschrijvingen uit het subcodeschema gebruikt, maar de omschrijvingen uit het geïmporteerde bestand. In feite de omschrijvingen uit het grootboek. U kunt kiezen uitsluitend de omschrijvingen van de omzet- en kostprijsrekeningen te gebruiken. Deze zijn altijd uniek per te rapporteren onderneming.

Neem gerust contact op met de Klantenservice voor overige vragen en online support.