Afdrukken

Personeelsoverzichten

hoofdschermOpstarten
Tabblad 'Algemeen'

 

 

Opstarten

Het PMFlame venster ‘Personeelsoverzichten’ wordt opgestart via het menu van de ‘Personeelskaart’.

Δ Top

Tabblad ‘Algemeen’

Het tabblad ‘Algemeen’ vervangt de ‘oude’ overzichten in PM-Record Classic. Gegevens worden geëxporteerd naar MS Word of MS Excel, alwaar u ze zelf nog naar eigen inzicht kunt bewerken of opmaken. Uw leidraad is de lijst, die gevuld is met actieve of inactieve personeelsleden (of allebei). Aan de hand van uw selectie bepaalt u de inhoud van alle overzichten.

Alle documentopties die u kunt aanklikken (de ‘lampjes’ rechtsonder) resulteren in standaard, kant en klare MS Word-documenten, die onmiddellijk beschikbaar zijn. Wilt u zelf overzichten, etiketten, mailings o.i.d. genereren, dan gebruikt u de opties ‘Personeelgegevens (MailMerge)’ of ‘Kindgegevens (MailMerge)’. Deze opties genereren (of actualiseren) een bronbestand in MS Excel, bestaande uit de afzonderlijke veldgegevens per geselecteerde medewerker of per kind van de geselecteerde medewerker. Aan de hand van dit bronbestand kunt u MailMerge-documenten in MS Word aanmaken. Met Word MailMerge (of, in het Nederlands: ‘Afdruk Samenvoegen’) kunt u de gegevens uit het bronbestand koppelen aan een door u voorgedefinieerde brief, lijst, etikettenlijst, enveloppenreeks, etc.

Noot: MS MailMerge is een functionaliteit van MS Word en niet van Pro management! Werken met MailMerge vergt een gevorderde kennis van MS Word. Zorg ervoor, dat u deze kennis vergaart; een juist gebruik van MailMerge kan u veel tijd besparen!

Wilt u een onopgemaakte lijst in kolommen, exporteer de gegevens dan naar MS Excel.


Voorbeeld: MailMerge-document genereren
Stel: u wilt etiketten genereren voor een mailing aan uw medewerkers.

  1. U selecteert die medewerkers uit de lijst die u in de etikettenreeks wilt opnemen. Kies voor ‘Personeelsgegevens (MailMerge)’ (u zet het lampje aan) en klikt op de knop ‘Exporteer naar Word’.

  2. Na enige ogenblikken krijgt u de melding, dat het bronbestand is gegenereerd of geactualiseerd (een bestaand bronbestand wordt altijd overschreven!). Indien u zelf nog geen MailMerge-documenten heeft aangemaakt, laat u PMFlame een nieuw MailMerge-document voor u genereren (u antwoordt met ‘Ja’).
    melding-bronbestand

  3. U belandt in het nieuwe document (MS Word kwalificeert dit type document als ‘hoofddocument’ voor de MailMerge-functionaliteit). Accepteer de koppeling met het brondbestand (klik op ‘OK’):
    tabel-selecteren

    Noot: een MailMerge-hoofddocument kunt u altijd herkennen aan de extra werkbalk bovenin het Word-venster:
    werkbalk

  4. PMFlame maakt – slechts als voorbeeld – standaard een adresblokje voor u aan. Als u dit niet nodig heeft kunt u de betreffende MailMerge-velden gewoon verwijderen.
    adresblok

    Noot:
    Met <ALT-F9> kunt u wisselen tussen de weergave tussen de velden zelf of de achterliggende veldcodes. U kunt hiervoor ook een knopje in de Word-werkbalk gebruiken:
    knop-veldcodes

    De veldcodes zien er als volgt uit:
    veldcodes

    Noot: veldcodes hebben diverse functionaliteiten, waarmee u opmaak en inhoud van veldwaarden kunt beïnvloeden. U hóeft deze techniek niet aan te wenden, maar bij een handig gebruik kunt u zeer geavanceerde mailings ontwerpen! Lees hiervoor de handleiding van MS Word of een specifieke MailMerge-handleiding.

  5. Om etiketten (of labels) te genereren dient u het documenttype te wijzigen. Klik op de knop ‘Instellingen van het hoofddocument’ in de MailMerge-werkbalk:
    knop-docwijzigen

    In het daaropvolgende popup-venstertje selecteert u de optie ‘Etiketten’. Bevestig met ‘OK’.

  6. Vervolgens krijgt u de mogelijkheid om etikettype en –instellingen aan te passen. Uw keuzes worden bepaald door het merk dat u heeft gekocht (de bekendste is Avery) en de printer die u gebruikt. Met de knop ‘Details’ kunt u de positie van de etiketten op het printervel evt. nog zelf aanpassen. Experimenteer hiermee tot u tevreden bent met het resultaat.
    instellingen-etiket

  7. Na bevestiging keert u terug in het hoofddocument. U kunt nu uw adresvelden plaatsen. Kies de knop ‘Samenvoegvelden invoegen’:
    knop-samenvoegvelden

    In het lijstje ziet u alle velden uit het net aangemaakte bronbestand. U creëert zelf een adresblokje, bestaande uit de velden ‘NaamPersoneel’, ‘Adres’, ‘Postcode’ en ‘Woonplaats’.
    scherm-samenvoegvelden-invoegen

  8. U bent waarschijnlijk niet tevreden met 1 etiket per printervel; klik daarom op de knop ‘Labels doorgeven’ in de MailMerge-werkbalk:
    knop-labels-doorgeven

    Uw document ziet er nu ongeveer zo uit:
    scherm-etiketten


  9. Klik op het knopje ‘Samenvoeggegevens weergeven’; zo kunt u wisselen tussen veldweergave en resultaatweergave:
    knop-samenvoeggeg-weergeven

    Gebruik de navigeerknoppen om door uw records ‘te bladeren’:
    knop-navigeer

  10. Als u wilt kunt u zelf nog een selectie maken uit het bronbestand. Hiervoor klikt u op de knop ‘Geadresseerden voor afdruk samenvoegen’:
    knop-geadresseerden

    In het daaropvolgende venster kunt u bepalen welke personeelsrecords u wel of niet wilt meenemen in uw etikettenlijst. U kunt records zelf aan- of uitvinken, maar zeker bij grotere bronbestanden (dus met veel records) is het soms handig om gebruik te maken van de geavanceerde selectie- en sorteeropties.
    scherm-records

  11. Wanneer u tevreden bent gebruikt u de knoppen voor het daadwerkelijk samenvoegen van de gegevens.
    knop-samenvoegen-doc

    U kunt het resultaat naar een document, naar de printer, naar email of evt. naar een aangesloten fax sturen.

  12. Vergeet u niet het hoofddocument op te slaan; u kunt het altijd weer opnieuw gebruiken, óók als u het bronbestand actualiseert (zie stap 1 en 2).

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small