Afdrukken

Personeelskaarten

hoofdscherm

Opstarten
Hoofdscherm: menu
Hoofdscherm: de cockpit en toegankelijkheid van gegevens
Foto's
Wijzigingen opslaan en resetten van gegevens
Tabblad: NAW
Tabblad: Dienst
Tabblad: ID-bescheiden in PDF
Tabblad: Verlof - Algemeen
Tabblad: Verlof - Verlof aanvragen
Tabblad: Verlof - Verlofaanvraag intrekken
Tabblad: Verlof - Goedgekeurde verlofaanvraag plús planning verwijderen
Tabblad: Verlof - Verlof plannen
Tabblad: Dossier
Menu: Beheer - Afdelingen en functies
Menu: Beheer - Verantwoordelijkheden
Menu: Beheer - Toekennen jaarverlofrecht personeel
Menu: Beheer - Wijzigen werkcodes verlof
Menu: Beheer - Locatie personeelsdossier wijzigen
Menu: Beoordelen verlofaanvragen
Menu: Verlofoverzicht (tijdlijnen per maand)
Menu: HRM dashboard
Menu: Overzichten personeel
Menu: Telefoonlijstje
Menu: Naar DigiRecord

Opstarten

Het PMFlame venster ‘Personeelskaarten’ kan alleen vanuit PM-Record worden opgestart (via het menu: ‘Personeel’). Bij het openen zal het venster de logon-eigenschappen van PM-Record overnemen en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de module geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Na het opstarten van de module komt u in het hoofdvenster terecht; u ziet standaard uw eigen personeelskaart.

Δ Top

Hoofdscherm: menu

De optie ‘Menu’ vindt u terug in de glazen werkbalk bovenin het venster.

De beheersectie in het menu is alleen toegankelijk voor gebruikers met beheerderstatus. U kunt hier de benoemde afdelingen en functies binnen uw bedrijf aanpassen, personeelsverantwoordelijkheden toewijzen, verlofcodes aanpassen, verlofregelingen toekennen en evt. de locatie van uw digitale personeelsdossier wijzigen. Zie voor uitleg de betreffende menuparagrafen hieronder.

De optie 'Beoordelen verlofaanvragen' is alleen toegankelijk indien u én verlofverantwoordelijke bent én er ook daadwerkelijk onbeoordeelde verlofaanvragen voor u klaarstaan.

Het verlof-jaaroverzicht geldt, indien u geen beheerder bent, alleen uzelf. De beheerder ziet ook de overige (actieve) personeelsleden.

 

Δ Top

Hoofdscherm: de cockpit en toegankelijkheid van gegevens

Vanaf versie 08.07.01 kent de personeelskaart een stringentere autorisatie: gebruikers zónder beheerdersrechten hebben alleen nog toegang tot hun eigen personeelskaart! Gebruikers mét beheerdersrechten kunnen links in de cockpit van medewerker naar medewerker browsen.
U gebruikt hiervoor ofwel de keuzelijst (openklappen en selecteren), ofwel de ‘Volgende’ en ‘Vorige’ knoppen.

Reguliere gebruikers (dus gebruikers zónder beheerderstatus) mogen geen gegevens wijzigen, behalve evt een foto invoegen en een bestand importeren in het dossier.

 

Δ Top

Foto's

Bepaal zelf of en welke foto u aan uw eigen kaart wilt toevoegen (gebruikers met beheerderstatus mogen ook foto’s van collega’s toevoegen/wijzigen). Gebruik daarvoor de knop in de werkbalk onderaan het venster.

In het kader van uniformiteit en bestandsgroottebewaking is ervoor gekozen om alleen .jpg-bestanden beschikbaar te stellen (dus geen bitmaps). Foto’s van personeelsleden worden rechtstreeks opgeslagen in de database. Zorgt u dus voor handelbare bestandsgroottes van uw foto’s; hoe groter het bestand, hoe meer ruimte de opslag in de database in beslag neemt en hoe langer het duurt voordat deze zijn ingeladen in uw vensters. Een goede graadmeter is om fotobestanden terug te brengen tot een formaat van om en nabij 300 KB; uw afbeeldingen blijven dan scherp genoeg om te raadplegen en de laadtijden zijn nagenoeg nihil. U kunt hiervoor o.a. Microsoft Office Picture Manager gebruiken.

Waarschuwing: PMFlame maakt gebruik van een andere, efficiëntere techniek om afbeeldingen op te slaan dan PM-Record (MS Access). Dit betekent, dat eerder opgeslagen afbeeldingen in de personeelskaart van PM-Record (Classic) niet zichtbaar zijn in de PMFlame personeelskaart (of andersom!); u zult dus de afbeeldingen van uw medewerkers eenmalig opnieuw moeten toevoegen.

Tip: Klik met de linkermuisknop op een foto en deze wordt uitvergroot.

 

Δ Top

Wijzigingen opslaan en resetten van gegevens

Voor beheerders: u mag onbeperkt gegevens in een personeelskaart wijzigen en aanpassen, zonder dat dat effect heeft op de vastlegging in de database. Indien u een vergissing maakt, ofwel uw invoer niet meer vertrouwt, kunt u de originele veldwaarden altijd weer ophalen met de knop ‘Reset gegevens’; de applicatie laadt dan het oorspronkelijke record weer in.

Pas als u tevreden bent met uw invoer kunt u overgaan tot het opslaan van uw wijzigingen.

Overigens zal de applicatie zelf bijhouden of u gegevens hebt gewijzigd; indien u het venster wilt sluiten of wilt switchen naar een andere personeelskaart krijgt u een melding als wijzigingen niet zijn opgeslagen.

 

Δ Top

Tabblad: NAW

Het tabblad ‘NAW’ toont de persoonlijke gegevens van de betreffende medewerker, diens partner en eventuele kinderen. Een tweetal velden in deze tab hebben een aparte status: ‘Inlognaam’ en ‘PersoneelsID’. De inhoud van deze velden is een kritisch gegeven. Kritische gegevens herkent u aan de speciale layout en uw muiscursor verandert in een verbodstekentje als u boven het veld komt.

inlognaam

Het veld ‘Inlognaam’ mag nooit worden gewijzigd. Als u de beheerderstatus hebt toont het veld ‘PersoneelsID’ zich echter als een normaal invoerveld.

Ook datumvelden hebben een eigen lay-out; u kunt ze herkennen aan het kalendertje en u ziet altijd dezelfde tooltip:

datumvelden

Datums dienen altijd te zijn ingevoerd in het formaat ‘dd-mm-jjjj’. U mag een datum zelf typen, maar om fouten te voorkomen is het beter om op het datumveld te dubbelklikken. Er verschijnt dan een kalendercontrol waarmee u de juiste datum kunt opzoeken (bevestig met ‘OK’ of druk op de ENTER-toets).

Er bestaan tevens speciale spelregels voor de velden met telefoon- of faxnummers, BSN- of sofinummers, postcodes en email-adressen:

  • Telefoonnummers mogen enkel bestaan uit 10 cijfers en worden gecontroleerd op een geldige notatie
  • BSN/sofinummers mogen enkel bestaan uit 9 cijfers en worden gecontroleerd op een geldige notatie
  • Postcodes mogen enkel bestaan uit 4 cijfers en 2 hoofdletters en worden gecontroleerd op een geldige notatie
  • Email-adressen worden gecontroleerd op een geldige notatie

Belangrijk: indien de applicatie ‘oude’, ongeldige gegevens in de database aantreft worden deze in de ‘kattenbel’ geplaatst! U kunt gegevens dus nooit kwijtraken, maar zorgt u daarna zelf voor een correcte invoer.

U bepaalt zelf of de gegevens van een eventuele partner/echtgeno(o)t(e) worden ingevoerd of niet. Als u het vakje ‘Partner’ aanvinkt, worden de betreffende velden geactiveerd en kunt u de gegevens invoeren. Wordt het vinkje weggehaald, dan maakt de applicatie de velden leeg en worden ze gedeactiveerd.

Noot: vanaf versie 08.06 kunt u de standaard naamgegevens van elke medewerker uitbreiden door invulling van specifieke, gescheiden NAW-velden: deze roept u op door op het knopje naast het naam-veld te klikken.

nawvelden

Middels deze gescheiden naamgegevens kunt u in MailMerge-documenten (zie de module ‘Personeelsoverzichten’) uitgebreid met de betreffende velden spelen. Voor uw gemak wordt bij het opslaan een speciaal ‘Aanhef’-veld gevuld van zowel de medewerker als diens evt. partner, dat u kant en klaar kunt gebruiken voor bijvoorbeeld de aanhef of salutatie in brieven (‘De heer drs. X.Y. van der Zee’).

Hetzelfde geldt voor het vakje ‘Kinderen’: als u het keuzevakje aanvinkt wordt een knopje toegankelijk, waarmee u een bewerkbare lijst kunt oproepen.

kinderen

Gebruik de rechtermuisknop om kinderen toe te voegen of evt. te verwijderen. De velden in elk record zijn rechtstreeks bewerkbaar. Dubbelklik op het veld ‘Geb.datum’ en selecteer een correcte datumwaarde.

U verwijdert een kind uit de lijst door de betreffende regel te selecteren met uw rechtermuisknop (u klikt óp de regel, maar niet in een van de invoervelden!) en te kiezen voor de optie ‘Kind uit lijst verwijderen’.

Let op: zowel bij toevoegen, aanpassen als verwijderen worden uw handelingen pas in de database opgeslagen als u de knop ‘Wijzigingen opslaan’ gebruikt!

Noot: bij kinderen die reeds in de database zijn opgeslagen kunt u slechts één regel per opslagactie verwijderen! Met andere woorden: wanneer u twee kinderen uit de lijst wilt verwijderen, verwijder dan het eerste kind en druk op de knop ‘Wijzigingen opslaan’. Vervolgens verwijdert u het tweede kind en u drukt opnieuw op de opslaanknop.

Wilt u álle kinderen verwijderen, zet dan gewoon het vinkje bij ‘Kinderen’ uit en druk op de knop ‘Wijzigingen opslaan’.

googlemapsDe ‘Google’-knop naast het adres geeft u de mogelijkheid om de adreslocatie van de medewerker rechtstreeks te bekijken in Google Maps. U beschikt dan meteen over een routebeschrijving.

Ten slotte bevat de ‘NAW’-tab een notitievel waarin u losse aantekeningen kunt plaatsen (kattenbelletjes). U mag hier neerzetten wat u wilt, al dient u er wel rekening mee te houden, dat na opslag ook anderen uw aantekeningen kunnen lezen. Vergeet ook hier niet op te slaan als u de aantekening wilt bewaren.

 

 

Δ Top

Tabblad: Dienst

Het tabblad ‘Dienst’ toont werkgerelateerde gegevens van de betreffende medewerker. De invoer- of keuzevelden spreken voor zich. De getoonde waarden in de keuzelijstjes ‘Entiteit’, ‘Afdeling’, ‘Standaard tarief’ en ‘Functie algemeen’ zijn afhankelijk van de invoer in het PM-Record menu ‘Beheer’. Indien u de uren per dag in de werk- of planweek wijzigt, zullen de totalen automatisch worden bijgewerkt.
Indien u wijzigingen hebt aangebracht dient u deze op te slaan middels de knop ‘Wijzigingen opslaan’.

In dit tabblad ziet u tevens een overzicht van alle speciale verantwoordelijkheden die aan de betreffende medewerker zijn toegewezen. U kunt de toewijzing van deze verantwoordelijkheden niet in dit venster wijzigen; gebruikers met beheerderstatus kunnen dit doen door de optie ‘Beheer personeels-verantwoordelijkheden’ in het menu aan te klikken (zie de betreffende paragraaf).

 

Δ Top

Tabblad: ID-bescheiden in PDF

Indien er een geldig pad is bepaald voor de locatie van het personeelsdossier kunt u gebruik maken van het tabblad ‘ID-bescheiden in PDF’.

Dit tabblad biedt u de mogelijkheid om scans van identiteitsbewijzen en/of paspoorten vast te leggen in het personeelsdossier en rechtstreeks toegankelijk te maken in de personeelskaart. Indien er nog geen vastlegging heeft plaatsgevonden ziet u dit vermeld staan.

Let op: vanaf versie 08.07.02 worden de PDF-bestanden niet meer rechtstreeks in het tabblad getoond; u kunt deze alleen nog met een extern programma (bijv. ADOBE Reader) openen.

Zorg van tevoren, dat u scans hebt gemaakt van paspoort en/of ID-bewijs. U kunt hiervoor bijvoorbeeld PMFlame Scan gebruiken; dit programma converteert uw scans automatisch naar PDF-formaat.

De applicatie kopieert het geselecteerde bestand automatisch naar de map van de betreffende medewerker in uw personeelsdossier (indien nodig wordt de juiste map aangemaakt). Alle identiteitsbewijzen worden opgeslagen in de submap ‘ID-bescheiden in PDF’. Dit geeft u de mogelijkheid om de bestanden ook via andere wegen te benaderen. De verwijzing naar de PDF wordt automatisch in de database opgeslagen (voor deze handelingen hoeft u dus niet op de knop ‘Wijzigingen opslaan’ te drukken).

Noot: verplaats of wijzig nooit de PDF-bestanden in de map ‘ID-bescheiden in PDF’, omdat u daarmee de koppeling tussen bestand en bestandsverwijzing zou verbreken!

U kunt ook nog eens separaat de nummers van paspoorten of ID-bewijzen vastleggen, alsmede de respectievelijke expiratiedatums (in een latere versie van deze PMFlame module zullen de expiratiedatums automatisch tijdig aan u worden gemeld). Deze gegevens dient u op te slaan middels de knop ‘Wijzigingen opslaan’.

 

Δ Top

Tabblad: Verlof - Algemeen

Het tabblad ‘Verlof’ toont per medewerker de verlofsaldi (huidig jaar en vorig jaar), alle verlofaanvragen (al dan niet gehonoreerd) en een visueel overzicht van alle geplande en gerealiseerde verlofuren per dag gedurende maximaal 1 jaar terug tot 1 jaar vooruit. Bovendien is dit de plek vanwaar u – als gebruiker - zelf een verlofaanvraag kunt indienen, of – als verlofverantwoordelijke – zonder inmenging van de betreffende medewerker op diens naam verlof kunt plannen.

Het verlofoverzicht laat u per drie maanden zien op welke dagen er verlofuren zijn gepland en/of gerealiseerd. Met de ‘Vorige’ of ‘Volgende’ knoppen gaat u steeds een maand achteruit of vooruit. U kunt ook ineens de gewenste maand (én het gewenste jaar) kiezen. Aan de hand van de criteria links kunt u gegevens filteren. U kunt zich bijvoorbeeld richten op uitsluitend gepland vakantieverlof. Indien een dag/datum groen gekleurd is zijn er die dag verlofuren gepland. Is de dag/datum blauw, dan zijn er ook daadwerkelijk uren opgenomen (= ingevoerd in de urenregistratie). Indien u even met uw muiscursor boven een dag blijft ‘hangen’ toont een popupje een detailoverzicht van de geplande of opgenomen uren op die datum.

kalender-verlof

Vanuit dit tabblad kunt u tevens met één druk op de knop van iedere medewerker een verlofoverzicht per jaar in MS Excel genereren.

verlof-overzicht

 Δ Top

Tabblad: Verlof - Verlof aanvragen

verlof-aanvragenU gebruikt hiervoor de betreffende knop in het tabblad ‘Verlof’ (let op: deze knop is alleen toegankelijk in uw eigen personeelskaart én indien aan u ook daadwerkelijk een verlofverantwoordelijke is toegewezen!). Er opent een popup-venstertje, waarin u aan de hand van een jaarkalender uw verlofuren kunt aangeven.

De kalender toont standaard de maandkalenders vanaf vandaag tot en met een jaar vooruit, voorzien van eventueel ‘bezette’ datums: reeds geplande uren in groen en al in aanvraag staande uren (die nog niet zijn beoordeeld) in geel. Wilt u om wat voor reden dan ook achteraf verlof aanvragen, vink dan het vakje rechtsboven de kalender aan: de kalender vult zich dan met datums vanaf 6 maanden terug (en vandaar een jaar vooruit); u ziet in donkerblauw de datums waarop reeds uren zijn geschreven (= gerealiseerd).

Waarschuwing vooraf: het ophalen van alle gerealiseerde uren kan enige tijd in beslag nemen, zeker als u kiest voor de optie ‘alle urentypen’!

Bepaal zelf welk type verlof u aan wilt vragen: vakantieverlof, buitengewoon verlof, ATV of studieverlof. Aan de hand van de kalender ziet u meteen wat er al gepland is, zowel voor álle urentypen (vink die optie aan) als voor dat specifieke verloftype (vink de optie ‘alleen gesel. verloftype’ aan).

Om verlofuren aan te vragen hoeft u niets anders te doen dan op de betreffende datum in de kalender te klikken. De door u aangeklikte datums worden automatisch rood (u kunt ze ook weer uitzetten). In het lijstje beneden wordt die datum toegevoegd en u ziet meteen het beschikbare dagsaldo (= het aantal uren dat u op die dag nog zou mogen aanvragen). Met de spinnerknopjes (of door rechtstreeks in het vakje te typen) kunt u het daadwerkelijke aantal aanvraaguren verhogen of verlagen. Rechts van de lijst ziet u een overzicht (op jaarbasis) van de verschillende saldi (voor het gekozen verloftype!).

Let op: de applicatie legt u niks op! Als u wilt afwijken van geldende saldi dan staat dat u vrij; uiteindelijk bepaalt uw verlofverantwoordelijke of uw aanvraag al dan niet wordt gehonoreerd.

Noot: een verlofaanvraag zal altijd per verlofjaar worden ingediend. Wilt u jaaroverschrijdend verlof aanvragen, dan zal de applicatie automatisch uw aanvraag in tweeën splitsen: u ziet dit aan de tabbladen boven de lijst.

Noot: vergeet u niet een omschrijving toe te voegen; dit stelt u later beter in staat om uw aanvragen te onderscheiden.

Als u gereed bent gebruikt u de knop ‘Aanvraag indienen’. U krijgt een samenvatting te zien, waarna u alsnog dient te bevestigen. De applicatie stuurt een notitie naar uw verlofverantwoordelijke.

 

Δ Top

Tabblad: Verlof - Verlofaanvraag intrekken

In het tabblad ‘Verlof’ van uw personeelskaart: rechtsklik op uw verlofaanvraag in de lijst en gebruik de betreffende optie. Uiteraard kan dit alleen indien de aanvraag nog niet is afgehandeld.

verlof-intrekken

 Δ Top

Tabblad: Verlof - Goedgekeurde verlofaanvraag plús planning verwijderen

Als verlofverantwoordelijke kunt u een reeds goedgekeurde verlofaanvraag van een medewerker alsnog annuleren. U verwijdert dan tevens de daaraan gekoppelde planning. In het tabblad ‘Verlof’ van de personeelskaart: rechtsklik op de verlofaanvraag in de lijst en gebruik de betreffende optie. Uiteraard kan dit alleen indien een aanvraag is afgehandeld én goedgekeurd.

verlof-verwijderen

 Δ Top

 Tabblad: Verlof - Verlof plannen

Als verlofverantwoordelijke kunt u – zonder dat er sprake is van een verlofaanvraag – rechtstreeks verlof inplannen voor een medewerker. U gebruikt hiervoor de betreffende knop in het tabblad ‘Verlof’ (deze is alleen beschikbaar indien u ook daadwerkelijk de verlofverantwoordelijke van de medewerker bent). Er opent zich een separaat venstertje:

verlof-plannen

De kalender toont standaard de maandkalenders vanaf vandaag tot en met een jaar vooruit, voorzien van eventueel ‘bezette’ datums: reeds geplande uren in groen. Wilt u om wat voor reden dan ook achteraf verlof plannen, vink dan het vakje rechtsboven de kalender aan: de kalender vult zich dan met datums vanaf 6 maanden terug (en vandaar een jaar vooruit); u ziet in donkerblauw de datums waarop reeds uren zijn geschreven (= gerealiseerd).

Waarschuwing vooraf: het ophalen van alle gerealiseerde uren kan enige tijd in beslag nemen, zeker als u kiest voor de optie ‘alle urentypen’!

Bepaal zelf welk type verlof u wilt plannen: vakantieverlof, buitengewoon verlof, ATV of studieverlof. Aan de hand van de kalender ziet u meteen wat er al gepland is, zowel voor álle urentypen (vink die optie aan) als voor dat specifieke verloftype (vink de optie ‘alleen gesel. verloftype’ aan).

Om verlofuren te plannen hoeft u niets anders te doen dan op de betreffende datum in de kalender te klikken. De door u aangeklikte datums worden automatisch rood (u kunt ze ook weer uitzetten). In het lijstje beneden wordt die datum toegevoegd en u ziet meteen het beschikbare dagsaldo (= het aantal uren dat u op die dag nog zou mogen plannen). Met de spinnerknopjes (of door rechtstreeks in het vakje te typen) kunt u het daadwerkelijke aantal planuren verhogen of verlagen. Rechts van de lijst ziet u een overzicht (op jaarbasis) van de verschillende saldi (voor het gekozen verloftype!).

Let op: de applicatie legt u niks op! Als u wilt afwijken van geldende saldi dan staat dat u vrij.

Noot: een planning zal altijd per verlofjaar worden vastgelegd (dit in verband met de jaarlijkse verlofsaldi). Wilt u jaaroverschrijdend verlof plannen, dan zal de applicatie automatisch uw planning in tweeën splitsen: u ziet dit aan de tabbladen boven de lijst.

Noot: vergeet u niet een omschrijving toe te voegen; dit wordt in de planregels meegenomen als extra omschrijving.

Als u gereed bent gebruikt u de knop ‘Planning vastleggen’. U krijgt een samenvatting te zien, waarna u alsnog dient te bevestigen. De applicatie stuurt een notitie naar de betrokken medewerker.

 

Δ Top

Tabblad: Dossier

Indien er een pad is bepaald voor de locatie van het personeelsdossier kunt u gebruik maken van het tabblad ‘Dossier’.

Het tabblad is echter niet zonder meer toegankelijk. ‘Normale’ gebruikers (dus gebruikers zonder beheerderstatus) kunnen alleen hun eigen dossier inzien, mits zij beschikken over het ‘wachtwoord personeelsdossiers’. U dient dit wachtwoord in te voeren als u in de cockpit de optie ‘Toon dossier tab’ aanzet.

Noot: het ‘wachtwoord personeelsdossiers’ wordt bepaald in de PMFlame module ‘Systeeminformatie’. Deze module is alleen toegankelijk voor beheerders.

Gebruikers mét beheerderstatus hebben automatisch toegang tot alle personeelsdossiers en hoeven geen wachtwoord op te geven.

Wanneer u het tabblad ‘Dossier’ opent zal de applicatie controleren of er daadwerkelijk voor de betreffende gebruiker een digitaal dossier bestaat. Zoniet, dan wordt dit ter plekke aangemaakt. De root van elk gebruikersdossier bestaat uit een mapnaam, samengesteld uit de persoonID (een uniek nummer uit de database) en de naam. Daaronder worden standaard een negental submappen aangelegd.

Gebruik het contextmenu in het dossier om handelingen te verrichten (u klikt met uw rechtermuisknop op een map of bestand).

Als beheerder heeft u toegang tot alle opties; gewone gebruikers kunnen geen mappen toevoegen of bestanden verwijderen.

Referentieel Dossier
Separaat venstertje met gegevens, gegroepeerd op ‘referentie’ of ‘onderwerp’ van alle bestandsregistraties in het betreffende personeelsdossier. Door slim gebruik te maken van uw metagegevens kunt u zo een heel eigen overzicht genereren, waarbij u elk bestand snel kunt vinden en bovendien overzicht houdt per onderwerp of referentietekst, onafhankelijk van de fysieke locatie van uw bestanden op schijf. Klik op een bestand in de lijst en het wordt automatisch in het dossier opgezocht.

Submap toevoegen
Voeg een submap toe aan het door u geselecteerde niveau. Uw invoer wordt gecontroleerd op z.g. ‘ASCII-fouten’; gebruik géén speciale tekens in mapnamen! U mag wel spaties, liggende streepjes of underscores gebruiken.

Noot: gezien de naar verhouding beperkte omvang van personeelsdossiers (in vergelijking met bijvoorbeeld de klantendossiers) is er voorlopig voor gekozen om u alleen nieuwe mappen aan te laten maken en geen mappen te laten hernoemen of te verwijderen. Dit zou de snelheid van de applicatie negatief beïnvloeden, omdat er dan allerlei controles zouden moeten worden ingebouwd om evt. onderliggende bestandsregistraties bij te werken. Gebruik bij voorkeur de bestaande standaard mappen. Indien u toch uitgebreidere en ingewikkelder structuren wilt aanleggen, doet u dit dan middels Windows Verkenner (mits u toegang heeft tot het verborgen station). Een waarschuwing is hier wel op zijn plaats: wijzig nooit mapnamen en verwijder nooit mappen indien deze onderliggende, geregistreerde bestanden bevatten!

Bestand importeren
U kunt elk willekeurig bestand van schijf of netwerk in het dossier importeren. Het door u gekozen bestand wordt altijd gekopieerd; het origineel blijft dus behouden op de oorspronkelijke locatie!

Let op: een geïmporteerd bestand is niet automatisch in de database geregistreerd! Wilt u het bestand voorzien van metagegevens (en dus registreren), dan dient u rechts in het venster de tekstvakjes in te vullen en op de knop ‘Wijzigingen opslaan’ te drukken.

Email importeren
Deze optie is nog in ontwikkeling en komt in een volgende versie beschikbaar.

Bestand als e-mail bijlage verzenden
Creëert automatisch een email, waarbij het geselecteerde bestand als attachment is bijgevoegd en het emailadres van de betreffende medewerker is ingevuld.

Bestand openen
De applicatie staat toe, dat zowel beheerders (in alle dossiers) als gebruikers (alleen in het eigen dossier) onbeperkt bestanden kunnen openen. Indien u dit in sommige gevallen niet wilt kunt u zelf een aantal maatregelen nemen:

  1. Leg, in samenspraak met uw systeembeheerder, beperkingen op in Windows voor een bepaalde map.

  2. Beveilig bijvoorbeeld Word-documenten met een wachtwoord.

  3. Beveilig een bepaald bestand door gebruik te maken van de optie ‘Eigenschappen’ in Windows Verkenner.

Bestand kopiëren/plakken
U kunt een kopie maken van een bestand en dit in een andere map van het dossier plakken (plakken in dezelfde map is niet toegestaan!). U kunt geen kopieën naar andere dossiers plakken.

Bestand verwijderen
Beheerders kunnen elk bestand verwijderen. Indien een bestand geregistreerd is in de database (dus voorzien van metagegevens), dan zal ook deze automatisch worden verwijderd. Let op: u kunt deze actie niet ongedaan maken!

Bestand registreren
Deze optie zit niet in het contextmenu, maar is zichtbaar rechts naast het dossier (‘Metagegevens van geselecteerd bestand’). Wanneer u een bestand aanklikt controleert de applicatie onmiddellijk of er een registratie bestaat; de opgeslagen metagegevens worden getoond. Indien de betreffende vakjes leeg blijven is het bestand niet geregistreerd. Dit kunt u echter altijd doen: vul de metagegevens in, ontgrendel de personeelskaart en druk op de knop ‘Wijzigingen opslaan’. Op deze wijze kunt u ook metagegevens aanvullen of bewerken.

Δ Top

Menu: Beheer - Afdelingen en functies

Bepaal welke afdelingen en functies binnen uw organisatie voorkomen. U kunt uw invoer later toewijzen aan de diverse medewerkers (tabblad ‘Dienst’).

Δ Top

Menu: Beheer - Verantwoordelijkheden

U kunt de verantwoordelijkheden van gebruikers vastleggen via de menuoptie ‘Beheer -verantwoordelijkheden’:

Noot: indien u beschikt over de licentie Audit Plan kunt u als beheerder eenzelfde type venster terugvinden in het menu van de module ‘Klantenbeheer Audit Plan’. Aldaar zijn de verantwoordelijkheden echter alléén toegespitst op Audit Plan.

Lees de Help-informatie aldaar.

Δ Top

Menu: Beheer - Toekennen jaarverlofrecht personeel

Opent een separaat venstertje, waarin u per medewerker en per jaar het verlofrecht toekent. De werkwijze spreekt voor zich.

Δ Top

Menu: Beheer - Wijzigen werkcodes verlof

Opent een separate popup, waarin u de werkcodes voor de diverse soorten verlof kunt vastleggen of wijzigen. Leest u goed de waarschuwingstekst in het venster!

 

Δ Top

Menu: Beheer - Locatie personeelsdossier wijzigen

U heeft de beschikking over een volwaardig digitaal personeelsdossier, waarin u bestanden kunt opnemen, registreren en van metagegevens voorzien voor elk van uw medewerkers (zie de paragraaf ‘Tabblad ‘Dossier’’).

In verband met de privacygevoeligheid van dit soort gegevens kunt u zelf de locatie van het personeelsdossier op uw netwerk bepalen en de mate waarin dit wordt beveiligd. Als u deze module voor de eerste keer opstart is de locatie van het personeelsdossier standaard bepaald als submap van uw digitale (klanten)dossier. Het is verstandig om dit zo snel mogelijk te wijzigen, want, ofschoon de module ‘Personeelskaarten’ intern stricte regels ten aanzien van de toegankelijkheid hanteert, heeft dit weinig zin als u zelf geen maatregelen neemt om de onderliggende mappenstructuur op uw netwerk te beveiligen; uw medewerkers zouden dan ‘via de achterdeur’ alsnog onbeperkt toegang hebben tot alle bestanden.

De meest eenvoudige oplossing is als volgt:

  1. Bepaal een aparte locatie als station op uw netwerk dat voor alle gebruikers toegankelijk is (dus met lees- en schrijfrechten)

  2. Leg deze locatie vast via het menu ‘Beheer - Locatie personeelsdossier wijzigen

  3. Laat uw systeembeheerder de betreffende locatie vervolgens vastleggen als onzichtbaar netwerkstation ($) voor elk van uw medewerkers.

Op deze wijze hebben gebruikers geen zichtbare toegang middels Windows Verkenner en is het personeelsdossier alleen via de module zelf toegankelijk.
Heeft u hulp nodig bij het bovenstaande, neemt u dan contact op met de PM-Helpdesk.

 

Δ Top

Menu: Beoordelen verlofaanvragen

Indien de optie ‘Beoordelen verlofaanvragen’ beschikbaar is (dus niet is uitgegrijst), staan er ook daadwerkelijk aanvragen voor u – als verlofverantwoordelijke - klaar. U opent een separaat venstertje, waarin u links een lijst met aanvragen ziet (van de betreffende medewerkers). Na selectie opent zich de aanvraag zelf: u ziet een jaarkalender, waarin de aanvraagdatums in rood zijn aangegeven. Verder ziet u reeds geplande uren voor de medewerker in groen en reeds gerealiseerde uren in donkerblauw. Onderaan vindt u een overzicht van de contracturen per week, een gespecificeerde lijst per aangevraagde verlofdag en een saldo-overzicht. Aan de hand hiervan beoordeelt u de aanvraag; u dient te bevestigen en de aanvrager ontvangt een notitie.

 

Δ Top

Menu: Verlofoverzicht (tijdlijnen per maand)

Separaat venster waarin opgenomen en gepland verlof in tijdbalken wordt getoond.

Kies gewenste jaar en maand, type verlof en vink de werknemers aan die u in het overzicht wilt gebruiken.

Δ Top

Menu: HRM dashboard

Een handig overzichtsvenstertje waarin u alle komende verjaardagen van medewerkers, partners en kinderen kunt zien, alsmede trouwdagen, aflopende arbeidscontracten, evt. laatste werkdagen, de verloopdatums van paspoorten en identiteitsbewijzen, en nog veel meer.

Menu: Overzichten personeel

Genereer diverse overzichten en MailMerge-documenten in MS Word. Dit venster heeft een eigen Help-functie.

Menu: Telefoonlijstje

Zie de Help-functie aldaar.

Menu: Naar DigiRecord

Deze optie opent uw webbrowser met de inlogpagina van DigiRecord.

 

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small