Sjablonen: organiseren
Maak het terugvinden van sjablonen makkelijk door deze te te categoriseren via een duidelijk systeem van mappen en bestandsbenamingen.
Categoriseer uw sjablonen in subfolders op de DocMaker-sjablonenlocatie (bijv. Klanten, Leveranciers, etc., of Administratie, Belastingen, etc.)
Sla de documenten op met een 'prefix' zoals 'mm' voor mailmerge sjablonen. Een voorbeeld van zo'n bestandsnaam is: mm_brf_UitnodigingBijeenkomst.dot’
Documenten/bestanden registreren
Wat is het registreren van bestanden? Bij een registratie wordt een document of bestand vastgelegd in de database en gekoppeld aan een digitaal relatiedossier.
Hierbij worden de locatie, auteur, registratiedatum en allerlei metagegevens met een documentnummer of poststuknummer opgeslagen.Via zoekopdrachten zijn de documenten terug te vinden via de Relatiekaart, Relatiedossier, Module Bestandsregistraties en Audit Plan.
Documenten genereren: er gebeurt niets
Het kan voorkomen dat er iets fout gaat bij het genereren van documenten. Dit komt wel eens voor wanneer er meerdere gebruikers met hetzelfde sjabloon gebrruiken of als het venster wordt afgesloten tijdens het proces.Wanneer de volgende keer het genereren niet lukt, sluit dan het het DocMaker-venster af, sluit alle documenten in MsWord af en ga naar Windows Taakbeheer. Daar sluit u alle Microsoft Word Toepassingen af.
Probeer hierna opnieuw het document met DocMaker te maken.
Instructies per module
