Afdrukken

Planning & Urenregistratie

planning-hoofdschermOpstarten
Menu

Registratie geplande en gerealiseerde uren: algemeen

Cockpit

Geblokkeerde en niet geblokkeerde weken

Werken met gegevens in de tabbladen ‘Planning’ en ‘Uren’
Tabblad: Uren
Exporteer weeklijst naar MS Excel of MS Reportviewer
Niet geblokkeerde week: urenregels bewerken of verwijderen
Geblokkeerde week: weekregels bewerken
Overwegingen bij de ureninvoer
Tabblad: Planning vs. uren

 

Opstarten

De PMFlame  module ‘Planning & urenregistratie’ kan alleen vanuit PM-Record worden opgestart (menu hoofdscherm: ‘Planning & urenregistratie’). Bij het openen zal de module de logon-eigenschappen vanuit PM-Record overnemen en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de module geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Noot: de module zal na het opstarten standaard het tabblad ‘Uren’ activeren (= op de voorgrond plaatsen).

Δ Top

Menu

De optie ‘Menu’ vindt u altijd terug in de werkbalk bovenin het venster. Het menu bevat vijf opties: 'Naar dagregistratie uren', ‘Weken blokkeren’, ‘Overzichten urenregistraties’, ‘Overzichten planning’ en ‘Overzichten onderhanden werk’. Behalve de eerste zijn deze opties alleen toegankelijk voor gebruikers met een beheerderstatus en hebben ze allemaal een eigen ‘Help’-menu.

Δ Top

Registratie geplande en gerealiseerde uren: algemeen

De module ‘Planning & urenregistratie’ combineert urenplanning en –productie in één enkel venster. Uiteraard dient u, om de planning te gebruiken, over een geldige licentie te beschikken (indien dit niet het geval is zijn de planningsfuncties niet beschikbaar).

In deze module heeft u een volledig overzicht van al uw uren in elke door u gekozen week, beheerders kunnen alle uren van alle medewerkers over alle weken inzien en beheren, en de invoer en bewerking van uren is bovendien niet gebonden aan een specifieke week of dag. De module ‘Planning & urenregistratie’ is zowel een plannings-, productie- als overzichtsapplicatie (u kunt geplande en gerealiseerde uren onmiddellijk vergelijken).

U kunt ook productieuren invoeren via de module ‘Dagregistratie uren’ (via het menu: ‘Naar dagregistratie uren’); dit is een onafhankelijke module, die u in staat stelt om snel uw uren van vandaag in te voeren. U heeft daar niet de beschikking over overzichten van bestaande uren, u kunt niet plannen, u weet niet wat er op andere dagen van deze week is ingevoerd en u kunt reeds geregistreerde uren niet bewerken. De dagregistratie is dus zuiver een productievenster.

Bepaal zelf wat voor u de meest handige manier van werken is. De dagregistratie is waarschijnlijk beter geoutilleerd om uren in te voeren tijdens andere werkzaamheden in PM-Record (u behandelt bijvoorbeeld uw voortgangsdeadlines), terwijl u de module ‘Planning & productie’ beter kunt gebruiken om achteraf uw urenproductie per week te overzien en aan te vullen (bijv. aan het einde van de week) of af te stemmen met uw planning (overzichten).

Δ Top

Cockpit

Het venster toont links de cockpit, waarin u diverse selecties kunt maken. Bij het opstarten worden standaard de huidige gebruiker (degene die in PM-Record is aangemeld), de huidige week en het huidige jaar geselecteerd.

Het jaarselectielijstje in de cockpit toont 4 keuzemogelijkheden: 2 jaar terug,  1 jaar terug, het huidige jaar en 1 jaar vooruit. Wanneer u zelf een ander jaar dan het huidige kiest, springt de weekselectie automatisch naar week 1.

De weekselectielijst bevat alle weken van het geselecteerde jaar (52 of 53). Maak zelf uw keuze door met uw muis een week te kiezen, of typ het gewenste weeknummer in.

U zult waarschijnlijk het meest gebruik maken van de ‘Volgende’ en ‘Vorige’ knoppen; hiermee springt u eenvoudig van week naar week. Boven de knoppen ziet u meteen welke datums de betreffende week bevat.

Met de knop ‘Weekstatusoverzicht’ kunt u heel snel zien welke weken al dan niet geblokkeerd zijn en tevens in één keer een specifieke week selecteren.

Indien u een gebruiker met beheerderstatus bent, kunt u in de onderste helft van de cockpit elke afzonderlijke medewerker binnen het bedrijf selecteren, of u kiest voor ‘uren van alle medewerkers’. ‘Gewone’ gebruikers zien alleen hun eigen urenregistraties.

Onderin bepaalt u welke uren u wilt zien (alles, direct of indirect).

Δ Top

Geblokkeerde en niet geblokkeerde weken

Uw selectie toont de urenregels uit een geblokkeerde of ongeblokkeerde week. U herkent de weekstatus aan het icoontje onderin het scherm:

 planning-geblokkeerd = Niet geblokkeerde week

 planning-nietgeblokkeerd = Geblokkeerde week

In een niet geblokkeerde week wordt tevens een afsprakenlijst getoond. Zo kunt u snel zien welke combinaties van klant en werkcode tot koppelingen zullen leiden met de betreffende afspraken. Gebruik de gridsplitter om deze lijst verticaal te vergroten of te verkleinen. Wanneer u op een regel in de afsprakenlijst klikt wordt er een kadertje getoond met afspraakdetails.

Tip: houd na het klikken op een afspraakregel uw linkermuisknop vast en loop zo de regels door; het kadertje zal de gegevens dan razendsnel aanpassen. U kunt overigens ook met uw pijltjestoetsen werken (naar boven en naar beneden). Het kadertje verdwijnt als uw muis de afsprakenlijst verlaat óf als u uw muis naar het kader zelf verplaatst.

Δ Top

Werken met gegevens in de tabbladen ‘Planning’ en ‘Uren’

Algemeen

Het resultaat van uw selectie levert in beide tabbladen een lijst op met reeds geregistreerde plan- of productieuren. U kunt elke kolom vergroten of verkleinen (door met de kolomrand te slepen), verplaatsen (grijp de kolom met uw muis en sleep hem naar de gewenste locatie), of op- of aflopend sorteren (klik op de kolomkop). Indien u meer ruimte wilt, maak het venster dan groter door met de vensterranden te slepen of het venster te maximaliseren met de betreffende Windows-knop rechtsbovenaan. U kunt de urenlijst tevens verticaal vergroten of verkleinen door met de gridsplitter (de horizontale lichtgrijze balk) onder de lijst te slepen. U kunt de lijst ten slotte ook nog spiegelen door de betreffende optie rechtsboven in het venster aan te vinken. Alle kolommen worden dan omgedraaid.

Tip: u kunt uw eigen favoriete kolomindeling opslaan. Gebruik hiervoor het contextmenu in de lijst (klik met uw rechtermuisknop). Zet de kolommen in de juiste volgorde en kies voor de optie ‘Huidige kolomindeling opslaan’. De applicatie zal dan voortaan met uw aangepaste indeling opstarten. U kunt echter ook op elk moment de standaardindeling weer tevoorschijn halen.

De regels worden standaard aflopend gesorteerd op het ID-nummer van de weekregel (het hoogste nummer – dit is de laatst ingevoerde regel! - staat dus bovenaan).

Noot: het veld ‘Extra omschrijving’ in beide lijsten wordt getoond in een direct bewerkbaar veld (herkenbaar aan het potloodje). Typ een (aanvullende) tekst in het veld en klik daarna even op een willekeurige plek in de lijst: de nieuwe waarde zal automatisch worden opgeslagen.

Onder de lijst met regels ziet u in beide tabbladen een staat met de totalen per dag en per week. Daarin zijn apart de totalen voor directe en indirecte uren opgenomen.

Δ Top

Nieuwe plan- of productieuren registreren

In een niet geblokkeerde week kunt u onbeperkt nieuwe plan- of productieuren opvoeren. Zorg er wel voor, dat u het juiste tabblad voor uw neus hebt (planning of productie), en dat u eerst aangeeft of het directe of indirecte uren betreft (zet het juiste lampje in de cockpit aan). Indien u dit niet heeft gedaan zal automatisch een nieuwe directe weekregel worden getoond. Druk op de betreffende knop (‘Nieuwe planregel’ of ‘Nieuwe urenregel’) en er wordt een popup-venstertje geopend:

planning-planningsregel 
Invoeren nieuwe planningsregel

planning-productieregel 
Invoeren nieuwe productieregel

Tip: indien u per ongeluk een verkeerd type weekregel heeft opgeroepen (direct of indirect) kunt u dit in het venstertje zelf ook nog aanpassen: gebruik de twee ‘lampjes’ helemaal rechts om te switchen.

Noot: u kunt géén nieuwe planuren vastleggen die betrekking hebben op verlof en bijzondere uren! Deze worden opgeslagen middels de verlofaanvragen (na goedkeuring door de verlofverantwoordelijke) in PM-Record.

De werkwijze in beide venstertjes is nagenoeg identiek. Maakt u gebruik van de informatie die het invulvenstertje voor het plannen u biedt: u ziet per dag in analoge vertaling de ingevoerde uren in deze regel, het totaal aan ingeplande uren voor de betreffende persoon, het maximaal aantal in te plannen uren (zoals vastgelegd in de personeelskaart) en het restsaldo per dag.

Noot: als u uren invoert, zorg dan voor een correcte numerieke vastlegging. Indien uw pc een Nederlandse landinstelling heeft mag u geen punten als decimaalscheiding gebruiken (u krijgt dan een heel andere resultaatwaarde!). Indien u helemaal niet wilt typen maakt u gebruik van de zg. ‘spinner’-knopjes; hiermee verhoogt of verlaagt u de waarde van de uren per 6 of 15 minuten.

Bij het invoeren van indirecte uren zijn de velden voor de selectie van klant, jaarcode en tariefcode ontoegankelijk.

Ten behoeve van planningsuren: u bepaalt zelf of de in te voeren planregel alleen geldt voor de huidige week of meteen dient te worden meegenomen in weken in de toekomst. Gebruik hiervoor de optie onderaan:  met het ‘spinner’-knopje kunt u het aantal vooruit te plannen weken vastleggen.
Let op: deze optie is niet jaaroverschrijdend!

Ten behoeve van productieuren: indien u uw tarieven op ‘persoon’ hebt gebaseerd (in PM-Record: ‘Beheer – Facturering’), wordt standaard de bij de gebruiker behorende tariefcode gepresenteerd. Baseert u uw tarieven op werkcode, dan selecteert de lijst automatisch de bij een gekozen werkcode behorende tariefcode.

Ten behoeve van productieuren: bij het invoeren van klant en werkcode zal de applicatie meteen nagaan of de gekozen combinatie leidt tot een koppeling met een afspraak; u ziet dit op het scherm en de betreffende afspraakregel wordt automatisch geselecteerd. Tevens ziet u een popup-kadertje verschijnen met afspraakdetails. Deze kunt u overigens ook zelf tevoorschijn halen door op een regel in de afsprakenlijst te klikken.

Tip: wanneer u dubbelklikt op een afspraakregel in de lijst, zullen klant en werkcode automatisch worden geselecteerd in de betreffende keuzelijstjes!

Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent (of, als uw cursor niet in het tekstvak ‘Extra omschrijving’ staat, u drukt gewoon op ‘ENTER’).  

Ten behoeve van planningsuren: de applicatie zal vóór het opslaan per dag en per week controleren of de maximale planning voor die gebruiker wordt overschreden. Is dit ergens het geval dan krijgt u een waarschuwingsoverzicht. Bepaalt u zelf of u daarna door wilt gaan met opslaan (of niet).

Tip: wanneer u meerdere nieuwe regels achter elkaar wilt aanmaken, laat u dan het vinkje aanstaan bij de optie ‘na opslaan nwe regel’.

Noot: het invoervenster is een zogenaamd modaal venster: dit betekent, dat u – zolang het venster openstaat – niet bij het hoofdscherm kunt komen. Dit is nodig om de integriteit van uw gegevens te waarborgen; het venster heeft een directe koppeling met het hoofdscherm. Het venster blokkeert echter geen andere applicaties; u kunt het gewoon open laten staan terwijl u met andere dingen bezig bent.

Δ Top

Tabblad: Uren

De lijst in het tabblad productie (28 kolommen) biedt uiteraard meer informatie dan die in het tabblad planning (16 kolommen). Behalve de ureninformatie vindt u hier ook de gebruikte tariefcode, het opgevoerde aantal kilometers en verschotten, en de status van de (directe) urenregels.

Noot: hoewel u de gehanteerde tariefcode in de lijst vermeld ziet staan, wordt geen omzetwaarde van de betreffende urenregel getoond; als gebruiker met beheerderstatus kunt u echter de knop ‘Naar rapport (volledig)’ gebruiken – in de daaropvolgende rapportage zult u wél de omzetcijfers zien. Voor een dieper inzicht in omzetbedragen kunt u u de module ‘Overzichten urenregistraties’ aanroepen (in het menu).

Let op: in niet geblokkeerde weken hebben regels nog geen status, tenzij ze gekoppeld zijn aan een afspraak en de betreffende afspraakperiode reeds gefactureerd is!

In geblokkeerde weken wordt de status aangeduid met een oranje vinkje. U kunt zo in één oogopslag zien wat er met de betreffende regels is gebeurd.

Δ Top

Exporteer weeklijst naar MS Excel of MS Reportviewer

Met de kleine knop rechtsonder de lijst creëert u een urenstaat (rapport) voor elke afzonderlijke medewerker. Deze urenstaat is qua vorm en inhoud identiek aan de ‘oude’, vertrouwde rapportage in PM Record Classic.

Op speciaal verzoek is tevens een uitgebreide Excel-lijst beschikbaar gemaakt: deze toont álle getoonde velden en hun waarden in een min of meer kale tabelvorm, waarmee u buiten de module om zelf aan de slag kunt.

Voor veel meer overzichtsopties en rapporten kunt u uiteraard doorklikken naar het venster ‘Overzichten urenregistraties’ (in het menu).

Δ Top


Niet geblokkeerde week: urenregels bewerken of verwijderen

Voor het bewerken van een bestaande urenregel in niet geblokkeerde weken dubbelklikt u op de betreffende regel of u gebruikt het contextmenu (= rechtsklikken op de regel en kies de betreffende optie).

Het popup-venster opent zich met de reeds vastgelegde gegevens van de betreffende weekregel.

  • Indien de regel in de huidige week valt, zal automatisch het invulvakje van de huidige dag worden geselecteerd.
  • Indien de regel niet in de huidige week valt, wordt automatisch het eerste invulvakje met 0 uren geselecteerd.

Wilt u op een andere dag uren wijzigen of invoeren, gebruik dan de TAB-toets om vooruit te springen, of SHIFT-TAB om terug te gaan.

Wijzig de gegevens of voeg uren toe en klik daarna op opslaan (of u gebruikt de ‘ENTER’-toets). De gegevens in het hoofdscherm zullen zich meteen aanpassen en de betreffende regel is geselecteerd.

Voor het verwijderen van een weekregel gebruikt u de knop rechtsonder of u gebruikt het contextmenu (= rechtsklikken op de regel en kies de betreffende optie).

Gebruikers met een beheerderstatus kunnen ook de weekregels van andere gebruikers bewerken of verwijderen. Bij het bewerken blijft echter de naam van de oorspronkelijke invoerder aan de regel gekoppeld.

Δ Top


Geblokkeerde week: weekregels bewerken

In een geblokkeerde week kunnen géén nieuwe urenregels worden aangemaakt en er kunnen géén regels worden verwijderd!

‘Gewone’ gebruikers: geblokkeerde weken kunt u alleen raadplegen; er is geen bewerking meer mogelijk.

Gebruikers met beheerderstatus: u mag in geblokkeerde weken de volgende typen regels wijzigen (van uzelf of van andere gebruikers):

  • indirecte urenregels

  • directe urenregels, niet gekoppeld aan een afspraak, waarvan de status ‘te factureren’ is (dus geen regels in wachtrij, afgeboekt, in concept, gefactureerd, etc). Hierbij mag u de regel niet zodanig wijzigen, dat deze alsnog aan een afspraak zou worden gekoppeld.

  • directe urenregels, wel gekoppeld aan een afspraak. Hierbij mag u de regel niet zodanig wijzigen, dat deze zou worden losgekoppeld van de afspraak, of aan een andere afspraak wordt gekoppeld. De selectievelden t.b.v. klant, werkcode en tariefcode zijn geblokkeerd.

    Noot: indien u toch weekregels uit een geblokkeerde week wilt loskoppelen van een afspraak, gaat u dan naar het PM-Recordmenu ‘Facturering – Vaste facturen – Afspraken’. Aldaar selecteert u de gewenste afspraak en klikt op de knop ‘Openen’. In het afsprakenvenster vindt u vervolgens rechts onderaan de knop ‘Afronding en analyse’. Het daaropvolgende venster biedt u de mogelijkheid weekregels te ontkoppelen.

Δ Top

Overwegingen bij de ureninvoer

De ervaring leert, dat veel gebruikers voor iedere invoer een nieuwe urenregel aanmaken, zelfs al betreft het dezelfde werkzaamheden voor dezelfde klant op dezelfde dag in dezelfde week. In overzichten en bij facturering worden deze regels weliswaar netjes verzameld en opgeteld, maar u bereikt hier wel mee, dat het aantal records in de urentabellen buitenproportioneel oploopt. Dit zijn toch al de meest omvangrijke tabellen in uw database (er zijn al kantoren met meer dan 500.000 regels!), en het ongelimiteerd aanmaken van – wellicht onnodige - separate urenregels zal uiteindelijk de snelheid, waarmee de gegevens kunnen worden opgehaald en verwerkt, negatief beïnvloeden.

Pro Management heeft – om database-technische redenen - bewust gekozen voor week- i.pv. dagregistratie, omdat met het laatste het aantal records in de database minimaal met een factor 5 zou verveelvoudigen. Het verschil tussen 500.000 records (van een hele week) en 2,5 miljoen records (= week x 5 afzonderlijke dagen) is: verwerkingstijd.

Het tegenargument dat veel gebruikers aanvoeren is, dat de inhoud van de ‘extra omschrijving’ per ingevoerde tijdseenheid wisselt, en dat daarom altijd een nieuwe regel moet worden gebruikt. De vraag hierbij is echter, of u uw werkcodes wel efficiënt heeft georganiseerd en of u elk minimaal verschil in werkzaamheid ook daadwerkelijk moet kunnen terugzien. U beschikt per klant tenslotte ook nog over een digitaal dossier, een postregistratie en een notitieoverzicht. Middels de module ‘Dagregistratie’ worden bovendien weekuren van dezelfde snit automatisch samengevoegd, waarbij de extra omschrijving (met dagaanduiding!) wordt aangevuld.

Het bijwerken van bestaande urenregels is in ieder geval sneller, omdat klant, werkcode en tariefcode reeds zijn ingevoerd. Voor het bijwerken hoeft u alleen maar op een bestaande regel te dubbelklikken, de applicatie selecteert automatisch de huidige dag voor u (indien de regel in de huidige week valt), u vult de nieuwe waarde in (gebruik de spinnerknopjes!) en u drukt op ‘ENTER’. Klaar.

Tip: u kunt het gemiddeld aantal ingevoerde uren per urenregel controleren in de module ‘Overzichten urenregistraties’: in het eerste tabblad selecteert u een gewenste periode en - nadat de lijst zich heeft gevuld – drukt u op de knop ‘Toon totalen’. De derde regel in de totalenlijst geeft u de gevraagde informatie.

planning-gemiddeldaantal

Natuurlijk bent u vrij om uw eigen werkwijze te kiezen, maar probeer uw gebruikers te leren om het aantal regels (niet het aantal uren!) in een week zoveel mogelijk te beperken.

Δ Top

Tabblad: Planning vs. uren

In weken waarin minimaal een van beide weeklijsten (planning of productie) gegevens bevatten kunt u on-the-fly een vergelijkingsrapport of een diagramoverzicht genereren.

planning-rapport-planning-urenMiddels de knop ‘Toon rapport’ ziet u de verhouding tussen geplande en gerealiseerde uren, gegroepeerd op categorie (direct of indirect), klant, werkcode, medewerker en verslagjaar, compleet met subtotalen en totalen. Het rapport bestaat uit gesloten hoofdgroepen (de indirecte uren, gevolgd door alle afzonderlijke klanten), maar u kunt elke groep middels het ‘plusje’ openklappen, waarna u de details kunt raadplegen op basis van werkcode, persoon en verslagjaar. Bepaal zelf uw selectie: kies voor alle medewerkers of een specifieke persoon, kies voor alle uren, of alleen directe of indirecte uren. Exporteer het rapport naar Word, Excel of PDF.

Noot: ditzelfde rapport kunt u tevens oproepen in het venster ‘Overzichten planning’; aldaar bent u echter niet gehouden aan de huidige week – u kiest zelf een periode en uw criteriamogelijkheden zijn omvangrijker.

planning-staafdiagramVia de knop ‘Toon diagram’ opent u een separaat venster met daarin een visuele weergave van de verhouding tussen geplande en productieuren, gegroepeerd per werkcode, voor de huidige week. Indien u wilt vergelijken met andere weken, laat dit venster dan openstaan, browse vervolgens naar een andere week, waarna u een nieuw diagram voor die betreffende week opent.

Voor nog meer inzicht gaat u naar de modules ‘Overzichten planning’ of ‘Overzichten urenregistraties’ (via het menu); aldaar heeft u een schier eindeloze reeks mogelijkheden om uw plannings- en productiegegevens te sorteren, te groeperen en te analyseren. Heeft u niettemin additionele wensen aangaande overzichten en rapportages, neemt u dan contact op met Pro Management of voer via de website een wens in.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small