Afdrukken

Overzichten urenregistraties

hoofdschermOpstarten
Bepaal zelf wat u wilt zien
De cockpit: periodeselectie maken
De cockpit: méér criteria…
Tabblad: ‘Alle uren’
Tabblad: ‘Productie per medewerker
Tabblad: ‘Productie per klant’
Tabblad: ‘Rapportages’

Opstarten

Het PMFlame venster ‘Overzichten urenregistraties’ kunt u oproepen middels het het menu in de module ‘Planning & urenregistratie’.

Δ Top

Bepaal zelf wat u wilt zien

U kunt uw productie in dit scherm vanuit heel veel verschillende gezichtspunten bekijken en controleren; de mogelijkheden zijn legio en u bepaalt zelf wat wel of niet relevant is. Bovendien kunt u vrijwel elke selectie rechtstreeks naar MS Excel of MS Reportviewer sturen om te bewerken, te bewaren of te printen. Houdt u wel rekening met de lengte van de door u gekozen periodes; hoewel u de cijfers 3 jaar terug kunt oproepen heeft het weinig zin om álle afzonderlijke uren van álle medewerkers over 4(!) volledige jaren op te halen. U bereikt er alleen maar mee, dat zowel het geheugen van uw pc als de achterliggende databaseserver flink worden belast. Hoe uitgebreider uw selectie, hoe langer het duurt om resultaten te zien. U bespaart uzelf veel tijd door gericht op korte tijdvakken te zoeken. Wilt u toch langere periodes selecteren, doe dit dan op een stevige pc en toont u wat geduld; de applicatie moet veel rekenwerk verzetten.

Δ Top

De cockpit: periodeselectie maken

Het venster toont links de cockpit, waarin u uw periodeselectie kunt maken. Het selectiegedeelte bepaalt voor alle tabbladen welke gegevens u zult zien. De tabbladen werken echter onafhankelijk van elkaar; een selectie wordt alleen uitgevoerd voor het tabblad dat op de voorgrond staat.

U dient altijd een periodeselectie te maken.

Bij het opstarten worden standaard de huidige week en het huidige jaar geselecteerd.

De jaarselectielijstjes tonen 4 keuzemogelijkheden: 3 jaar terug, 2 jaar terug, 1 jaar terug en het huidige jaar. Wanneer u zelf een ander jaar dan het huidige kiest, springt de weekselectie automatisch naar week 1.

De weekselectielijstjes bevatten alle weken van het geselecteerde jaar (52 of 53). Maak zelf uw keuze door met uw muis een week te kiezen, het gewenste weeknummer in te typen (typ het nummer en druk op ENTER) of u navigeert met de ‘Volgende’ en ‘Vorige’ knoppen; hiermee springt u snel en eenvoudig van week naar week.

Voor het gemak kunt u, los van uw selecties, een lijstje oproepen met daarin de blokkadestatus van alle weken in uw database. U klikt op de knop ‘Weekstatusoverzicht’. Met uw rechtermuisknop kunt u ook hier snel een begin- of eindperiode selecteren.

weekstatusoverzicht

De blokkadestatus van de betreffende week wordt weergegeven door een van de volgende twee symbolen:

geblokkeerd  = week is niet geblokkeerd

nietgeblokkeerd  = week is wel geblokkeerd

Het lijstje verdwijnt weer als u ergens anders in uw scherm klikt.

Noot: met de knop ‘Reset’ in de cockpit maakt u alle overzichten op alle tabbladen leeg en wordt uw selectie gewist.

Δ Top

Filteren

Boven het gedeelte met de tabbladen in het werkblad vindt u diverse filteropties waarmee u uw selecties kunt verfijnen. De lijstjes bevatten in principe alleen gegevens, die in de gekozen periode ook daadwerkelijk voorkomen (dat gebeurt als u op de knop 'Zoeken en tonen' klikt). Bent u er niet zeker van, of de lijstjes geactualiseerd zijn, dan kunt u op het 'Verversen'-knopje rechtsboven in het venster drukken.

Noot: afhankelijk van het gekozen tabblad of het gekozen overzichtstype zullen sommige criteriaopties wel of niet toegankelijk zijn.

Δ Top

Tabblad: ‘Alle uren’

Indien u een overzicht wilt van alle afzonderlijke urenregels over een bepaalde periode zorgt u ervoor, dat het tabblad ‘Alle uren’ op de voorgrond staat (zichtbaar is). Daarna bepaalt u uw selectie en drukt op de knop ‘Zoeken en tonen’ (of u gebruikt de ‘ENTER’-toets); PMFlame zoekt nu in de database naar alle urenregels die aan uw selectie voldoen.

Het resultaat van uw selectie levert een lijst op met 28 kolommen. U kunt elke kolom vergroten of verkleinen (door met de kolomrand te slepen), verplaatsen (grijp de kolom met uw muis en sleep hem naar de gewenste locatie), of op- of aflopend sorteren (klik op de kolomkop). Indien u meer ruimte wilt, maak het venster dan groter door met de vensterranden te slepen of het venster te maximaliseren met de betreffende Windows-knop rechtsbovenaan. U kunt de urenlijst ook verticaal vergroten of verkleinen door met de gridsplitter (de horizontale lichtgrijze balk) onder de lijst te slepen. U kunt de lijst ten slotte nog spiegelen door de betreffende optie rechtsboven in het venster aan te vinken; alle kolommen worden dan omgedraaid.

Het overzicht ‘Alle uren’ kunt u vooral gebruiken om de status van uw uren inzichtelijk te maken, vandaar dat de status-kolommen (‘te factureren’, ‘in concept’, ‘gefactureerd’, etc) standaard als eerste worden getoond. In niet-geblokkeerde weken hebben uren nog geen status (tenzij het afspraakuren zijn), maar over geblokkeerde periodes kunt u tot op afzonderlijk recordniveau zien wat er met uw uren is gebeurd.

Noot: u kunt uw eigen favoriete kolomindeling opslaan. Gebruik hiervoor het contextmenu in de lijst (klik met uw rechtermuisknop). Zet de kolommen in de juiste volgorde en kies voor de optie ‘Huidige kolomindeling opslaan’. De applicatie zal dan voortaan met uw aangepaste indeling opstarten. U kunt echter ook op elk moment de standaardindeling weer tevoorschijn halen.

Bij de directe urenregistraties vindt u de gehanteerde tariefcode met bijbehorend bedrag en resulterende omzet. Let u er op, dat tariefbedrag en omzet in niet-geblokkeerde weken geen definitieve waarden vertegenwoordigen; gebruikers kunnen nog steeds urenregels wijzigingen en zolang de week niet wordt geblokkeerd zullen tariefswijzigingen van invloed zijn op de waarden. Vandaar ook, dat u deze ‘tussen haakjes’ ziet staan.

Overigens geldt dit niet voor afspraakuren; de omzetwaarden hiervan worden meteen na opslag vastgelegd als definitief.

Indien u geen zin hebt om met de verticale schuifbalk langs de diverse kolommen te navigeren kunt u ook gewoon op een regel klikken. Er verschijnt dan een formulierachtige popup met vrijwel alle waarden die ook in de lijst staan.

detail

Tip: als u op een regel klikt, uw linkermuisknop ingedrukt houdt en vervolgens van regel naar regel sleept, ziet u dat de gegevens in het formuliertje zich meteen aanpassen.

U sluit het formuliertje weer door er even met uw muis overheen te ‘vegen’.

Tip: gebruik de knop ‘Meer criteria…’ om uw zoektocht te verfijnen.

U kunt overigens altijd controleren welke selectie wordt getoond door even met uw cursor op de lijst te gaan staan: deze toont de details dan via een zogenaamde tooltip.






Met de knop ‘Totalen’ kunt u statistische informatie tevoorschijn halen. De lijst is uitgebreid, maar u kunt gebruiken wat u wilt en het geeft u inzicht in het verloop van productie en omzet. Over geblokkeerde weken kunt u bovendien overzien wat de verwerkingstatus is van het totaal van uw uren (in aantal, omzet en percentage). Overigens geldt ook hier: heeft u geduld als u deze informatie over een lange periode opvraagt; de applicatie dient hiervoor veel rekenwerk te verrichten.

totalen

Exporteer de totaalgegevens naar MS Excel als u wilt.

Met de knop ‘Lijst naar rapport’ wordt uw selectie naar MS Reportviewer getransporteerd: er opent zich een separaat venster. Experimenteert u zelf met de diverse opties. Belangrijk is, dat u elk rapport rechtstreeks naar MS Excel, MS Word of PDF kunt sturen.

Δ Top

Tabblad: ‘Productie per medewerker’

Indien u een overzicht wilt van de productie per medewerker zorgt u ervoor, dat het gelijknamige tabblad op de voorgrond staat (zichtbaar is). Daarna bepaalt u uw selectie en drukt op de knop ‘Zoeken en tonen’ (of u gebruikt de ‘ENTER’-toets); PMFlame zoekt nu in de database alle informatie die aan uw selectie voldoet.

Dit tabblad biedt u ‘getrapte’ informatie. De hoofdlijst links geeft u een overzicht van de productie per week, gegroepeerd op week of medewerker. Bepaal de groepering door de lampjes onder de lijst (‘Groepeer op…) aan of uit te zetten.

Tenzij u een entiteit in de selectiecriteria hebt opgegeven, vindt u onder de kolom ‘Uren’ het totaal van alle directe én indirecte ureninvoer terug. Heeft u wel een entiteit ingevoerd, dan ziet u het totaal van alle (directe) ureninvoer gekoppeld aan die entiteit. Het totaal aan gewerkte uren wordt afgezet tegen de vastgelegde contracturen per medewerker en toont een eventueel verschil én het gewerkte percentage.

Tip: indien u een entiteit hebt ingegeven in uw selectiecriteria ziet u meteen het daadwerkelijke productiepercentage (in directe uren) van uw medewerkers ten opzichte van hun werkweek. Dit geldt ook voor de totalenlijst.

Genoemd overzicht kunt u rechtstreeks naar MS Excel exporteren; gebruik daarvoor de knop onder het lijstje: ‘Groeplijst naar Excel’.

Voor details van de gegroepeerde lijst kijkt u in de verzamelstaat ernaast: klik op een regel in de groep en de lijst rechts toont een verzamelstaat met opgetelde waarden. Ook hier kunt u kiezen uit twee typen groepering:

  • een verzamelstaat gegroepeerd op werkcode en tarief: u ziet de aantallen uren (in totaal) die in die week aan uw werkcodes zijn besteed, inclusief de daarbij behorende omzet;

  • een verzamelstaat gegroepeerd op klanten: u ziet de aantallen uren (in totaal) die de betreffende medewerker in die week aan klanten heeft besteed.

Ook de verzamelstaat kunt u naar MS Excel exporteren als u wilt.

Met de derde trap kunt u per verzamelregel afdalen naar het niveau van de individuele regelinvoer: klik op een regel en er verschijnt een popup met alle in die week ingevoerde urenregels voor die betreffende werkcode. Als u ten slotte alle details van de betreffende urenregistratie in een formulierachtige weergave wilt zien, dan kunt u nog op de betreffende regel klikken:

detail-urenregel

U kunt het popup-/lijstje weer laten verdwijnen door er even met uw muis overheen te ‘vegen’.

Δ Top

Tabblad: ‘Productie per klant’

Dit tabblad is op dezelfde wijze opgebouwd als het tabblad ‘Productie per medewerker’ en werkt ook identiek (zie aldaar). Het enige verschil is de invalshoek: u neemt nu de klant als uitgangspunt.

Omdat het aantal resultaatregels per groeps-item hier in potentie veel hoger is dan in het tabblad ‘Productie per medewerker’, worden de groepen (week of klant) standaard gesloten (de groepen zijn ‘ingeklapt’). Bepaal zelf welke groep u wilt openen door op het betreffende ‘bolletje’ te klikken.

Indien u groepeert op week ziet u na het uitklappen voor welke klanten er in die week productie is gedraaid en om hoeveel uren het gaat. Klik op een klant en de verzamelstaat toont een specificatie naar medewerker of werkcode/tarief.

Groepeert u op klant, dan krijgt u een overzicht in welke weken en voor hoeveel uren er voor die betreffende klant productie is gedraaid. Klik op een week en de verzamelstaat toont een specificatie naar medewerker of werkcode/tarief.

Net als in het tabblad ‘Productie per medewerker’ kunt u afdalen tot aan het niveau van elke individueel ingevoerde urenregistratie. Klik in de verzamelstaat op een regel en u ziet uit welke invoer de optelsom aan uren is opgebouwd. U kunt tevens alle details van de regel oproepen via de ‘formulier-popup’.

Δ Top

Tabblad: ‘Rapportages’

Dit tabblad vervangt in zijn geheel de voorheen in het klassieke PM-Record oproepbare productieoverzichten. Alle aldaar voorkomende opties zijn zoveel mogelijk één op één overgenomen en geconverteerd naar MS Reportviewer. U zult merken, dat het oproepen van deze nieuwe overzichten veel sneller is en tevens meer selectiecriteria biedt. Daarbij is een flink aantal extra rapporten bijgevoegd (waaronder grafieken). De module is zo geconstrueerd, dat in het toevoegen van extra rapportmogelijkheden is voorzien. Indien u een specifiek overzicht wenst, geeft u dit dan aan door contact op te nemen met Pro Management of voer via de website een wens in.

De verschillende rapportopties vindt u gerangschikt in de lijst; deze zijn gegeroepeerd naar klant, persoon (= medewerker) of uren algemeen. Probeer alle overzichten uit om uw eigen favorieten te bepalen.

Net als in de voorgaande tabbladen dient u eerst links in de cockpit een periodeselectie te maken en middels de filteropties kunt u uw selectie verder verdiepen. Klik daarna op de knop ‘Zoeken en tonen’ óf dubbelklik op een rapport van uw keuze. Alle rapporten openen in een separaat venster.

In de meeste rapporten vindt u links een zogenaamde ‘document map’, een hiërarchische overzichtslijst, waarmee u snel naar een bepaalde sectie in het rapport kunt springen. Sommige rapportages zijn bovendien ‘gelaagd’, wat betekent dat u middels het klikken op een kruisje dieper de gegevensstructuur induikt. Zo houdt u overzicht, zeker in de zeer uitgebreide rapporten.

Geheel nieuw zijn de grafiekrapporten, waarmee u snel inzicht krijgt in trends en patronen betreffende uw productie. Gebruik uw eigen creativiteit om hier naar hartelust mee te experimenteren. Heeft u wensen ten aanzien van grafieken, laat u dit dan vooral weten.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small