Afdrukken

Losse facturen

Opstarten
Losse facturen
Aanmaken van een nieuwe conceptfactuur
Lijst met concepten
Lijst met facturen

Opstarten

De PMFlame module ‘Losse facturen’ kan alleen vanuit PM-Record worden opgestart (menu hoofdscherm: ‘Facturering – Losse (credit) facturen’). Bij het openen zal de module de logon-eigenschappen vanuit PM-Record doorgeven en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de module geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Δ Top

Losse facturen

Losse (of: credit) facturen kunt u op elk willekeurig moment genereren voor elke willekeurige klant; deze facturen zijn niet gekoppeld aan uren of afspraken. Niettemin vallen zij gewoon onder dezelfde factuurnummering van de aan de klant gekoppelde entiteit; er is geen sprake van een separate reeks.

Voordat u een losse factuur definitief aanmaakt (en er dus een factuurnummer wordt toegewezen), genereert u eerst een concept. Een conceptfactuur kunt u, zolang deze niet tot een definitieve factuur is gemaakt, te allen tijde wijzigen of verwijderen. Conceptfacturen kunt u ook zolang als u wilt bewaren; pas als u of de eventueel aangewezen verantwoordelijke (bepaal zélf uw werkwijze of procedure!) heeft aangegeven, dat het concept akkoord is, kunt u de factuur definitief maken.

Let op: in deze module ziet u alleen de losse facturen en conceptfacturen die zijn gegenereerd; (concept) selectiefacturen en/of afspraakfacturen vindt u op andere plekken in PM-Record terug.

Δ Top

Aanmaken van een nieuwe conceptfactuur

Gebruik de betreffende knop rechtsonder: er opent zich een separaat venster. Bepaal eerst de klant aan wie de factuur dient te zijn gericht. Als u dat gedaan heeft, wordt het nieuwe concept meteen getoond en kunt u er ‘on the fly’ mee experimenteren. De lijst met regels (links) kunt u direct bewerken voor wat betreft omschrijving en bedrag. Wilt u tevens BTW-percentage, grootboeknummer of BTW-grootboeknummer wijzigen (de applicatie wijst automatisch de standaardwaarden toe die u in PM-Record onder ‘Beheer – Facturering’ heeft toegewezen), dan gebruikt u uw rechtermuisknop; in de betreffende popup kunt u elke regel afzonderlijk naar wens wijzigen.

Noot: gebruik regelmatig de ‘ververs’-knop onder de factuurweergave om uw wijzigingen meteen gepresenteerd te zien.

Let op: u dient altijd een bedrag in te voeren, ook als u niets berekent (‘0’).

Gebuik de volgorde-knopjes (spinners) om de volgorde van uw factuurregels te bepalen. Experimenteert u verder zelf met de mogelijkheden.

Wanneer u tevreden bent gebruikt u de bevestigen-knop. De conceptfactuur krijgt dan een conceptnummer en wordt toegevoegd aan de conceptlijst. Overigens is hiermee nog niets definitief; u kunt de conceptfactuur te allen tijde nog bewerken of verwijderen.

Δ Top

Lijst met concepten

De lijst met gegenereerde conceptfacturen wordt gegroepeerd weergegeven: op datum, op entiteit, op klantengroep of op klant. Bepaal zelf wat u wilt zien. U ziet ook meteen het totale factuurbedrag per groep.

Als u een conceptfactuur aanklikt wordt deze meteen in de preview rechts ingeladen. U kunt elke conceptfactuur tevens in een separaat venster openen. Door bepaalde concepten aan te vinken kunt u deze met uw rechtermuisknop tevens per batch in een separaat venster openen (en bijv. printen!). Gebruik verder uw rechtermuisknop voor de diverse mogelijkheden.

Pas als u helemaal tevreden bent (of toestemming hebt) vinkt u de relevante concepten aan en gebruikt uw rechtermuisknop om deze definitief te maken. Pas op dat moment worden de factuurnummers toegewezen.

Δ Top

Lijst met facturen

U kunt altijd zien welke definitieve, losse facturen zijn gegenereerd: gebruik hiervoor het menu (‘Toon losse facturen’). U opent hiermee een tweede venster waarin de 250 laatst gegenereerde losse facturen worden getoond. Zo houdt u altijd overzicht. Ook hier kunt u de naar keuze aangevinkte facturen per batch in een sparaat venster openen en printen (of naar PDF sturen).

Δ Top