Afdrukken

Export facturen

Opstarten
Versie en Logon
Financiële pakketten
Wijzigingen in exportbestanden t.o.v. PMClassic
Tabblad ‘Selecteren’
Factuurselectie
Overzicht te exporteren facturen
Fiatteren exportfacturen
Tabblad ‘Exporteren’
Instellingen
BTW
Exportlijst
Exporteren

 

Opstarten

De PMFlame module ‘Export Facturen’ kan vanuit PM-Record worden opgestart:

  • via het menu ‘Facturering / Export facturen’ in het PM-Record hoofdscherm.

Bij het openen zal het venster de logon-eigenschappen vanuit PM-Record overnemen en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de module geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Het programma controleert bij het opstarten of onder het beheermenu van PM-Record de vereiste gegevens zijn vastgelegd. Zo dient er voor zowel ‘Omzet’ als ‘BTW’ een standaard grootboekrekening te zijn vastgelegd. Indien dit niet het geval is, wordt hiervan melding gemaakt en wordt het programma afgesloten.

Δ Top

Versie en Logon

Linksboven in de werkbalk ziet u een knopje met daarin het PM-logo. Indien u daarop klikt opent zich het systeemvenstertje. U kunt hier lezen van welke versie u thans gebruik maakt en onder welke logon u bent aangemeld. U vindt tevens de namen van de gekoppelde SQL server en de database. Deze gegevens kunnen belangrijk zijn indien u eventueel contact opneemt met de PM-Helpdesk.

Δ Top

Financiële pakketten

Met de PMFlame module ‘Export Facturen’ kunnen exportbestanden aangemaakt worden ten behoeve van de volgende financiële pakketten:

  • AccountView           .xls
  • AFAS                     .csv
  • Asperion                .csv
  • Exact Globe            .csv
  • Exact Online           .xml
  • King                       .xml
  • Microstar                .txt               
  • Minox                     .csv
  • Muis Windows         .csv
  • QuickBooks             .csv
  • Snelstart                .xls
  • Twinfield                .xml

Tip: voor een juiste en optimale werking van deze module wordt u geadviseerd de klantnummers binnen PM-Record af te stemmen op de debiteurnummers in uw financieel pakket!

Noot: in de nabije toekomst zullen tevens exportmogelijkheden worden gerealiseerd op basis van XBRL GL en XML AuditFile. Daarnaast worden de ontwikkelingen rond UBL 2.0 (e-factureren) nauwgezet gevolgd.

Δ Top

Wijzigingen in exportbestanden t.o.v. PM-Record Classic

AccountView - Voor deze export is het veld ‘Dagboeknummer’ komen te vervallen en is het veld ‘Dagboekcode’ hiervoor in de plaats gekomen. In PM-Record dient een dagboeknummer numeriek zijn, terwijl in ‘AccountView’ ook een alfanumerieke waarde mag worden ingevoerd. Aangezien een dagboekcode zowel numeriek als alfanumeriek mag zijn, is voor deze oplossing gekozen.

Exact Globe – de manier waarop de bedragen van de factuurregels geboekt worden is aangepast en uitgebreid. Ook is het voor dit pakket nu mogelijk om een bestand aan te maken met debiteurgegevens.

King – de manier waarop de gegevens worden geëxporteerd is volledig afgestemd op de mogelijkheden binnen King, opdat daar volledige en duidelijke informatie getoond wordt –  zowel bij de individuele factuurboeking als bij de betreffende debiteur.

QuickBooks – voor de grootboeknummers worden de standaardwaarden gebruikt, zoals deze in PM-Record zijn vastgelegd onder het menu ‘Beheer / Facturering’ op de tabbladen ‘Debiteurenrekeningen’ (de omschrijving), ‘Omzetrekeningen’ (de omschrijving) en ‘BTW-rekeningen’ (de code en omschrijving). Indien de debiteurenrekening onbekend is wordt standaard de rekening ‘DEBITEUREN <jaar>’ gebruikt.

Δ Top

Tabblad ‘Selecteren’

In dit scherm kunt u aan de linkerkant uw zoekcriteria ingeven ten behoeve van de  factuurselectie. Dit zoekgedeelte bepaalt welke gegevens u zult zien in het ‘Overzicht te exporteren facturen’ aan de rechterkant van het scherm. In dit overzicht worden de facturen gemarkeerd voor de daadwerkelijke export.

Δ Top

Factuurselectie

U kunt facturen zoeken op basis van:

  • entiteit
  • declarant
  • factuurnummer
  • klant (via zoekcode of klantnummer)
  • periode (via datum of jaar)
  • exportbatch (eerder gemaakte exportreeksen)
  • exportstatus (wel of niet eerder geëxporteerd)

U kunt alle criteria combineren om uw selectie naar wens samen te stellen.

Als u factuurnummers of klanten selecteert in de betreffende keuzelijstjes, dan controleert het programma zelf of de volgorde juist staat (van laag naar hoog bij de factuurnummers en op alfabetische volgorde bij de klanten). Zo niet, dan word de volgorde automatisch juist gezet.

Als u op een bepaalde periode zoekt via jaar heeft u de mogelijkheid om te zoeken op week, maand of kwartaal.

Noot: de jaarlijstjes tonen alleen de jaren waarin ook daadwerkelijk facturen zijn gemaakt.

De periodelijstjes bevatten alle weken (52 of 53), maanden of kwartalen van het geselecteerde jaar. Maak zelf uw keuze door met uw muis een periode te kiezen, het gewenste periodenummer in te typen (typ het nummer en druk op ENTER) of u navigeert met de ‘Volgende’ en ‘Vorige’ knoppen; hiermee springt u snel en eenvoudig van periode naar periode.

Klik op de knop ‘Zoeken en tonen’ om alle facturen te zoeken die aan uw criteria voldoen. Wenst u een andere groepeermethode dan kunt u dit aanpassen. U bepaalt dit door een van de opties onderaan de lijst te activeren (u zet het betreffende ‘lampje’ aan). Na wijziging dient u opnieuw op de knop ‘Zoeken en tonen’ te klikken.

Tip: achter de keuzelijstjes ziet u knopjes, waarmee u de betreffende zoekcriteria snel kunt leegmaken.

Noot: mocht uw selectie onverwachts geen resultaat opleveren, dan staat er waarschijnlijk nog een keuzelijstje ingevuld uit een vorige selectie. Maak deze dan eerst even leeg. Dit kunt u doen via de knopjes rechts van de keuzelijstjes.

Noot: zoekt u zowel op batch als op niet geëxporteerde facturen, dan zal uw zoekopdracht uiteraard geen resultaat opleveren (een batchnummer is altijd aan een eerder geëxporteerde factuur gekoppeld). De optie om op batch te zoeken gebruikt u als u een hele batch opnieuw wilt exporteren.

Waarschuwing: achter de schermen gaan zware processen schuil. Mocht u vertraging ondervinden, maak dan het aantal facturen in uw uiteindelijke exportselectie kleiner.

Δ Top

Overzicht te exporteren facturen

Indien uw zoekopdracht resultaat oplevert wordt aan de rechterkant van het scherm de lijst gevuld met alle facturen die aan uw ingegeven zoekcriteria voldoen.

Tip: gebruik de gridsplitter om ruimte te maken, zodat u uw facturen beter kunt beoordelen. Flame vensters zijn bovendien speciaal ontworpen voor breedbeeldschermen; maximaliseer uw venster als u hierover beschikt!

In de lijst kunt u in de kolom ‘Export J/N’ aangeven of facturen geëxporteerd dienen te worden. Alle facturen in de lijst die nog niet eerder zijn geëxporteerd (zie kolom ‘Geëxporteerd’) krijgen automatisch de status om geëxporteerd te worden. Facturen die eerder al zijn geëxporteerd krijgen deze status niet. Deze zult u zelf aan moeten vinken als u wilt dat deze alsnog dienen te worden meegenomen in de export.

Bovenaan de lijst ziet u te allen tijde hoeveel facturen er zijn gemarkeerd voor export. Tevens ziet u hier de totaalbedragen van de gemarkeerde facturen.

Met de twee knopjes onderaan de lijst kunt u op een snelle manier ook alle niet eerder geëxporteerde facturen markeren of weer demarkeren voor export.

Noot: bij het markeren worden ook alle eerder gedemarkeerde facturen weer gemarkeerd voor export. Bij het demarkeren worden alleen de eerder geëxporteerde facturen gedemarkeerd. Nog niet geëxporteerde facturen blijven gewoon gemarkeerd voor export.

Indien u nader inzicht wenst in een factuur kunt u op de regel in de lijst klikken; er verschijnt dan een ‘Mini-factuur’ met daarin alle gegevens. Beweeg over de pop-up en verlaat deze weer om de pop-up te laten verdwijnen.

Tip: houdt de linkermuisknop ingedrukt en beweeg over de regels in de lijst. Zo kunt u eenvoudig door de ‘Mini-facturen’ bladeren.

U kunt de kolomposities van de lijst naar eigen wens indelen door de kolomkoppen te verslepen en vervolgens deze indeling op te slaan. Klik hiervoor met de rechtermuisknop in de lijst, zodat het onderstaande contextmenu verschijnt. Hiermee kunt u de huidige indeling opslaan, terugzetten naar de standaard of de eerder opgeslagen indeling toepassen op de lijst.

Noot: houdt u er wel rekening mee, dat niet ieder groepeerniveau dezelfde kolommen heeft!

Δ Top

Fiatteren exportfacturen

Middels de knop ‘Fiatteer exportfacturen’ dient u de voor export gemarkeerde facturen goed te keuren. Na goedkeuring is uw selectie definitief. Alle benodigde gegevens worden verzameld, waarna het tabblad ‘Exporteren’ toegankelijk is. Wilt u later toch nog wijzigingen aanbrengen in uw selectie, dan zult u opnieuw een selectie moeten maken via de knop 'Zoeken en tonen' en opnieuw moeten fiatteren.

Rechtsonder in het scherm ziet u de status van de huidige selectie:

 = selectie is gefiatteerd, de knop ‘Fiatteer exportfacturen’ is niet meer zichtbaar en het tabblad ‘Exporteren’ is toegankelijk.

 = selectie is niet gefiatteerd, de knop ‘Fiatteer exportfacturen’ is zichtbaar en het tabblad ‘Exporteren’ is nog niet toegankelijk.

 

Noot: bij het ophalen van de data voor export wordt gecontroleerd of bij alle factuurregels de grootboeknummers van zowel ‘Omzet’ als ‘BTW’ aanwezig zijn. Dit hoeft namelijk niet altijd het geval te zijn (bijvoorbeeld als gevolg van het toegepaste factuurniveau). Om toch een juiste export te kunnen maken zal het programma de ontbrekende nummers aanvullen. In eerste instantie wordt gekeken naar het BTW-tarief van de factuurregel. Op basis van dit tarief worden de juiste grootboeknummers opgezocht, zoals deze in PM-Record zijn vastgelegd onder het menu ‘Beheer / Facturering’ in het tabblad ‘BTW’ (onder het kopje ‘BTW-codes’). Mocht het programma een grootboeknummer niet kunnen ophalen dan zal de standaard grootboekrekening worden gehanteerd, die in PM-Record is vastgelegd onder het menu ‘Beheer / Facturering’ in het tabblad ‘Omzetrekeningen’ of ‘BTW-rekeningen’.

Δ Top

Tabblad ‘Exporteren’

Na goedkeuring van de te exporteren facturen kunt u in het tabblad ‘Exporteren’ uw export afronden. U ziet vijf onderdelen:

 

Allereerst dient u aan te geven ten behoeve van welk financieel pakket u een exportbestand wenst aan te maken (1). Afhankelijk van het geselecteerde pakket worden de relevante instellingen getoond onder het kopje ‘Instellingen’ (2). In de meeste gevallen zal ook het onderdeel ‘BTW’ worden getoond, waar de gebruikte BTW-percentages worden getoond, met bijbehorende BTW-codes (3). Voor sommige pakketten is dit echter niet relevant en zal het onderdeel niet zichtbaar zijn. Nadat u de lijst met exportgegevens heeft bekeken en beoordeeld (4), kunt u middels de knop ‘Exporteren’ het exportbestand aanmaken (5).

Δ Top

Instellingen

De volgende instellingen kunnen worden getoond, afhankelijk van het financieel pakket.

  • Bij ‘Periode op basis van’ kunt u aangeven hoe de boekperiode wordt bepaald. Op basis van een in te geven jaar en/of periode of per factuurdatum. Kiest u voor factuurdatum, dan kunt u aangeven hoe het periodenummer dient te worden berekend, op basis van 12 of 13 perioden in een jaar.



  • Het ‘Dagboeknummer’ dient numeriek te zijn. Voor de ‘Dagboekcode’ geldt, dat sommige pakketten een restrictie kennen voor het aantal posities in de dagboekcode.

    Noot: voor de export naar ‘AccountView’ is het veld ‘Dagboeknummer’ komen te vervallen en is het veld ‘Dagboekcode’ hiervoor in de plaats gekomen. Dit heeft te maken met het feit dat een dagboeknummer in ons systeem numeriek moet zijn, terwijl dit in ‘AccountView’ ook een alfanumerieke waarde mag zijn. Aangezien een dagboekcode zowel numeriek als alfanumeriek mag zijn, is voor deze oplossing gekozen.
  • Het aantal dagen dat u invoert voor de berekening van de ‘Vervaldatum’ dient een numerieke waarde te bevatten.
  • De ‘Exportmap’ kunt u niet intypen. Deze zult u te allen tijde moeten selecteren via de knop achter het veld. In het venster dat verschijnt kunt u de gewenste map selecteren en op ‘OK’ klikken.



  • Voor de ‘Bestandsnaam’ geldt dat deze zonder extensie dient te worden ingevuld en geen ongeldige tekens mag bevatten. Dit zijn de volgende tekens, inclusief de punt: \ / : * ? " < > | .

    Bij de meeste pakketten zal het programma bij het aanmaken van het exportbestand de volgende informatie aan de bestandsnaam ‘vastplakken’: jaar, maand, dag, uren en minuten (bijvoorbeeld ‘FactuurExport_20091218_1552’). Zo houdt u altijd overzicht over de aangemaakte exportbestanden.



    Noot: bij Muis Windows en Exact Globe kan de bestandsnaam niet worden gewijzigd. Bij Exact Globe worden echter wel de datum en tijd opgenomen. Een andere uitzondering betreft AccountView: voor dit pakket worden twee bestanden aangemaakt (één met kopregels en één met subregels). Achter de ingegeven bestandsnaam worden, naast de datum en tijd, de woorden ‘_kop’ en ‘_sub’ toegevoegd.
  • Bij de ‘Omschrijving kopregels’ kunt u het tekstveld eventueel combineren met de vinkjes achter het veld. Zo bepaalt u zelf wat u in de omschrijving te zien krijgt. U kunt er ook voor kiezen om het tekstveld leeg te laten en alleen de vinkjes te gebruiken. Het onderstaande voorbeeld geeft als resultaat ‘Export PM-Record 208036 – 110’, waarbij ‘208036’ het factuurnummer is en ‘110’ het klant- en debiteurnummer.



  • Middels de optie ‘Netto bedragen’ kunt u netto bedragen meenemen in de export in plaats van bruto bedragen. Zet hiertoe een vinkje bij deze instelling. Deze optie is alleen relevant voor ‘AccountView’ en zal dus in alle andere gevallen verborgen zijn.

Noot: In de lijst kunt u zien wat het resultaat van de gewijzigde instellingen is. Hiertoe dient u wel de lijst te actualiseren middels de knop ‘Lijst actualiseren’.

Noot: het programma controleert voor export alle waarden. Mocht er iets niet in orde zijn dan krijgt u hiervan een melding en wordt het ‘foutieve’ veld, indien mogelijk, geselecteerd.

Δ Top

BTW

Bij het onderdeel ‘BTW’ wordt een lijst getoond met alle BTW-percentages die in de factuurselectie worden gebruikt. Het programma zoekt de bijbehorende BTW-codes op. Dit zijn de codes dien in PM-Record onder het menu ‘Beheer / Facturering’ op het tabblad ‘BTW’ zijn vastgelegd.

Sporadisch kan het voorkomen dat het programma de bijbehorende code niet meer kan vinden, omdat de percentages in de tussentijd zijn gewijzigd. Het betreffende veld in de kolom ‘BTW-Code’ zal dan leeg blijven. U kunt dan de code zelf invullen.

Het kan ook voorkomen dat in uw financieel pakket andere BTW-codes worden gehanteerd dan in PM-Record. U kunt dan in de kolom ‘BTW-Code’ de velden wijzigen en de gewenste codes invullen.

Voor de ‘BTW-Code’ geldt dat sommige pakketten een restrictie kennen op het aantal posities van de code.

Noot: het programma controleert vóór export of achter alle gebruikte percentages een code is ingevuld.

Δ Top

Exportlijst

De lijst met exportgegevens toont de gegevens zoals ze daadwerkelijk zullen worden geëxporteerd. Afhankelijk van het gekozen financieel pakket worden de relevante kolommen getoond in de juiste opmaak. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de eisen van datum- en getalsnotaties, die per pakket verschillen. Ook kunnen de teksten zijn ingekort of zijn ontdaan van ‘verboden’ tekens.

Met de knop ‘Lijst actualiseren’ kunt u de lijst verversen op basis van de door u ingevoerde instellingen. Zo kunt u direct zien welk effect een eventuele wijziging heeft op de exportgegevens. Ook hier geldt: gebruik de gridsplitter om ruimte te maken. Flame vensters zijn bovendien speciaal ontworpen voor breedbeeldschermen; maximaliseer uw venster als u hierover beschikt!

Noot: u hoeft de lijst niet per sé te actualiseren voordat u gaat exporteren. Nadat u voor ‘Exporteren’ heeft gekozen worden de gegevens automatisch ververst op basis van de actuele instellingen.

Δ Top

Exporteren

Nadat u de instellingen en BTW-codes heeft gecontroleerd/aangepast kunt u middels de knop ‘Exporteren’ het exportbestand aanmaken.

 

Met de optie ‘Opslaan instellingen’ (deze staat standaard aan) worden de instellingen en het gekozen financieel pakket opgeslagen. Zet u het vinkje uit als u dit niet wilt.

Noot: houdt u er rekening mee, dat gewijzigde BTW-codes niet worden opgeslagen. Wilt u deze structureel wijzigen, dan kunt u dat doen in PM-Record onder het menu ‘Beheer / Facturering’ op het tabblad ‘BTW’.

Ten behoeve van sommige pakketten wordt naast een exportbestand met factuurgegevens, tevens een bestand aan gemaakt met debiteurgegevens. Dit bestand bevat de NAW-gegevens van alle debiteuren die betrokken zijn in de huidige export. Wilt u dit bestand niet aanmaken dan haalt u het vinkje weg bij de optie ‘Exporteer tevens debiteurgegevens’.

Noot: de debiteurenexport zal in de toekomst ook naar andere pakketten worden toegepast.

Nadat de export is afgerond verschijnt een venster met daarin de doorlopen stappen tijdens de export. Hierin ziet u tevens de opslagen batchinformatie. Aan de hand van het toegewezen batchnummer kunt u in een later stadium, indien nodig, dezelfde batch oproepen via het tabblad ‘Selecteren’.

Nadat u op ‘OK’ heeft geklikt zal het aangemaakte exportbestand worden geopend. Het bestand is al opgeslagen, zodat u dit na beoordeling meteen kunt sluiten. Indien u wijzigingen aanbrengt in het geopende bestand, dan dient u deze uiteraard wel op te slaan. Het betreffende programma zal dan een melding geven.

Noot: csv-bestanden worden na export geopend met het programma ‘Kladblok’. Csv-bestanden worden door Windows namelijk standaard met Excel geopend, waardoor de mogelijkheid bestaat dat de bestanden worden ‘verminkt’ en ze hierna ongeschikt zijn voor import. Wilt u later een csv-bestand nogmaals bekijken dan adviseren wij om het bestand te openen via het programma ‘Kladblok’. Dit doet u door in de ‘Windows Verkenner’ met de rechtermuisknop op het bestand te klikken, te kiezen voor ‘Openen met…’ en het programma ‘Kladblok’ aan te klikken.

De situatie kan zich voordoen, dat u niet tevreden bent met het aangemaakte bestand (u heeft bijvoorbeeld een export aangemaakt ten behoeve van het verkeerde financieel pakket of een bepaalde instelling stond toch net niet goed). Zolang u het scherm open laat staan en niet opnieuw naar facturen zoekt via het tabblad ‘Selecteren’, kunt u gerust de instellingen wijzigen en opnieuw een exportbestand aanmaken. Het programma kent namelijk het batchnummer en actualiseert de bestaande batchinformatie, zoals bijvoorbeeld de nieuwe bestandsnaam. Het batchnummer blijft hetzelfde. De melding na export ziet er dan ook iets anders uit:

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small