Afdrukken

Dagregistratie uren

dagregistratieOpstarten
Dagregistratie: algemeen

Dagregistratie: het principe

Nieuwe urenregels invoeren

Urenregels bewerken/wijzigen

Extra omschrijving

Urenregel verwijderen

Dagregistraties opslaan

Dagregistraties bekijken

 

Opstarten

De PMFlame module ‘Dagregistratie uren’ wordt gestart vanuit de module 'Planning & Urenregistratie' (middels het menu ‘Naar dagregistratie uren’). Bij het openen zal de module de logon-eigenschappen vanuit PM-Record overnemen en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de dagregistratie geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Δ Top

Dagregistratie: algemeen

In PM-Record Flame kunt u op twee manieren uren invoeren.

Uiteraard kunt u de Flame module 'Planning & Urenregistratie' gebruiken; in deze module heeft u een volledig overzicht van al uw uren in elke door u gekozen week, beheerders kunnen alle uren van alle medewerkers over alle weken inzien en beheren, en de invoer en bewerking van uren is bovendien niet gebonden aan een specifieke week of dag. De module 'Planning & Urenregistratie' is zowel een productie- als overzichtsapplicatie.

Het venster ‘Dagregistratie uren’ is een onafhankelijke module, die u in staat stelt om heel snel uw uren van vandaag in te voeren. U heeft niet de beschikking over overzichten van bestaande uren, u weet niet wat er op andere dagen van deze week is ingevoerd en u kunt reeds geregistreerde uren niet bewerken. De dagregistratie is dus zuiver een productievenster. U kunt dit venster gewoon open laten staan terwijl u met andere zaken bezig bent.

Bepaal zelf wat voor u de meest handige manier van werken is; u hoeft deze module niet te gebruiken als u liever overzicht houdt.

Noot: dagregistratie is alleen mogelijk in een niet geblokkeerde week!

Δ Top

Dagregistratie: het principe

Nogmaals: de dagregistratie registreert automatisch alleen uren van vandaag! Vandaar, dat u maar 1 veld ten behoeve van de ureninvoer aantreft. De applicatie zal bij opslag zelf de betreffende dag en week berekenen en uw invoer vervolgens inpassen in een bestaande of nieuwe weekregel; de dagregistratie is daarom ook een module die het aantal weekregels binnen uw database beperkt (regels met dezelfde eigenschappen worden automatisch samengevoegd). In de loop der tijd zal dit de snelheid van uw applicaties zeker positief beïnvloeden - lees hierover de overwegingen in de handleiding van de module ‘Urenregistratie’.

Uw invoer is bovendien vrijblijvend totdat u op de knop ‘Dagregistraties opslaan’ klikt: pas dan wordt er verbinding met de database gezocht en worden uw uren ingepast en daadwerkelijk opgeslagen. Tot die tijd kunt u dus invoeren, wijzigen en verwijderen wat u wilt, zonder dat beheerders of collega’s kunnen zien wat u werkelijk gedaan heeft.

U bepaalt ook altijd zelf wannéér u uw invoer daadwerkelijk opslaat in de database; u kunt ervoor kiezen om dit met regelmatige tussenposen te doen, of u kunt wachten tot het einde van uw werkdag om zo de totale dagproductie in één keer op te slaan. Het is wellicht verstandig om hier kantoorbreed afspraken over te maken.

Δ Top

Nieuwe urenregels invoeren

Invoeren is simpel: u klikt op de knop ‘Nieuwe regel’ en bepaalt of u directe of indirecte uren wilt invoeren (standaard is ‘direct’). Vervolgens kiest u klant, jaarcode, werkcode en tarief. Links naast het werkcodelijstje kunt u een optieblokje openklappen, waarin u een werkcodecategorie kunt kiezen (administratie, jaarrekening, etc); uw keuzelijstje wordt dan gefilterd. U kunt de uren zelf intypen, of u maakt gebruik van de twee knopjes naast het urenveld: hiermee kunt u het aantal uren per 6 minuten (1/10e uur) óf 15 minuten (1/4e uur) verhogen of verlagen. Bepaalt u dit zelf door een van de lampjes onder de teller aan te klikken. Links naast het urenveld ziet u steeds een analoge weergave van de waarde (dus omgerekend in uren en minuten).

Indien nodig kunt u tenslotte nog gereden kilometers of verschotten opvoeren; hiervoor klikt u op de desbetreffende ‘bolletjes’. Een klein uitklapvenstertje biedt u vervolgens de mogelijkheid om de waarde zelf in te voeren, of op te hogen middels de z.g. spinner-knopjes.

Als u klaar bent drukt u op de knop ‘Toevoegen aan daglijst’.

Noot: houdt u er rekening mee, dat uw invoer tot twee cijfers achter de komma wordt opgeslagen! Als u dus meer cijfers achter de komma gebruikt zal de waarde tot twee cijfers worden afgerond.

Na toevoeging ziet u uw uren in de daglijst staan. U kunt daarna meteen een nieuwe regel invoeren.

Noot: indien de ureninvoer leidt tot een koppeling met een afspraak ziet u dit in de betreffende kolom (‘AfspraakNr’) vermeld staan.

Tip: het venster ‘dagregistratie uren’ opent standaard in een bepaalde grootte die niet altijd toereikend is om alle kolommen in de daglijst te zien (tenzij u de schuifbalk gebruikt); verbreedt u zelf het venster door met de rechter vensterrand te slepen.

Overigens kunt u de kolommen in de daglijst allemaal op- of aflopend sorteren, verplaatsen, verbreden of versmallen, etc.

Δ Top

Urenregels bewerken/wijzigen

Alle door u ingevoerde urenregels worden in de daglijst getoond. Indien u een regel wilt bijwerken of wijzigen klikt u op de regel in de lijst en het invoergedeelte onderin zal de gegevens overnemen; pas de gegevens aan (u voegt bijvoorbeeld minuten toe met de twee knopjes rechts naast het urenveld) en bevestig uw invoer met de knop ‘Regel bijwerken’.

Δ Top

Extra omschrijving

U kunt de extra omschrijving invoeren in het betreffende tekstvakje (bijvoorbeeld bij een nieuwe urenregel), óf u kunt rechtstreeks typen in een bestaande urenregel in de lijst (als u bijvoorbeeld snel tekst wilt aanpassen).

Δ Top

Urenregel verwijderen

Hiervoor gebruikt u uw rechtermuisknop in de daglijst: rechtsklik op een regel en kies de betreffende optie.

Δ Top

Dagregistraties opslaan

Indien de daglijst regels bevat zal de knop ‘Dagregistraties opslaan’ toegankelijk zijn. Bepaal zelf wanneer u de door u ingevoerde uren daadwerkelijk aan de database wilt toevoegen.

Bij het opslaan zal de applicatie zoeken naar weekregels met dezelfde kenmerken: bij directe uren wordt gezocht naar een match op basis van jaar, week, gebruiker, relatie, werkcode, verslagjaar, tariefcode en afspraaknummer. Indien een match wordt gevonden, worden de uren van vandaag aan die betreffende regel toegevoegd (en opgeteld bij de dag van vandaag). Hetzelfde geldt voor opgevoerde kilometers en verschotten. Indien u gebruik heeft gemaakt van extra omschrijvingen worden deze achter de eventueel al bestaande extra omschrijving geplaatst. Vóór de nieuwe tekst wordt een dagaanduiding gegeven (bijvoorbeeld: ‘oude tekst’ – ‘di: nieuwe tekst’). Indien geen match wordt gevonden wordt automatisch een nieuwe weekregel aangemaakt.

Wanneer de procedure klaar is wordt uw daglijst leeggemaakt en kunt u weer nieuwe regels invoeren.

Δ Top

Dagregistraties bekijken

Doe dit in de module 'Planning & Urenregistratie': hier ziet u al uw regels van deze week bij elkaar. De uren uit de dagregistratie staan uiteraard allemaal onder de dag van vandaag (opgeteld).

Let op: de afzonderlijk ingeboekte regels uit de dagregistratie zullen dus niet (of niet altijd) als afzonderlijke regels in de weeklijst staan; zij kunnen onderdeel zijn geworden van andere weekregels met dezelfde kenmerken.

Tip: indien u zowel het venster ‘Dagregistratie uren’ als 'Planning & Urenregistratie' geopend hebt, ververs dan de lijst in het het venster 'Planning & Urenregistratie' als u net uw dagregistraties hebt opgeslagen in de database. U doet dit het snelst door even op de knop ‘Toon huidige week’ aldaar te klikken; de applicatie haalt dan de meest recente gegevens uit de database op.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small