Afdrukken

Stap 2: import financiële gegevens

Importeren financiële gegevens
Import PM-Record Balance Base
Import exportbestand / transport cijfers vorige periode
Handmatige invoer financiële gegevens
Actualiseren gegevens uit Balance Base
Afwijkingen voor Sjabloon Eenmanszaak/VOF

 

Importeren financiële gegevens

Hier maakt u een keuze voor <Importeren> of <Handmatig invoeren>. Kiest u voor <Importeren> dan komt u in een selectiescherm waar u een keuze maakt voor een type import:

  1. PM-Record® Balance Base
  2. Bestand / exportbestand PM-Koppeling
  3. Exportbestand PM-Report® 6.2 / PM-Koppeling 6.0
  4. Jaarrekening PM-Report® 7.0 (vorig jaar – transporteren periodes)

 

Nadat u het type import heeft aangegeven kiest u voor <Importeren>.

Δ Top

 

Import PM-Record® Balance Base


Import type (1) is van toepassing wanneer gebruik wordt gemaakt van de module PM-Record Balance Base. Indien u voor dit type kiest, geeft u op het formulier <Importeren uit Balance Base> de betreffende klant aan en de periodes die u wenst te importeren. Vervolgens kiest u hier voor <OK>. Voor meer informatie over de werking van deze module kunt u de bijbehorende handleiding raadplegen.

Δ Top

 

Import exportbestand / transport cijfers vorige periode

Indien u import type (2) of (3) heeft gekozen, komt u in een selectiescherm, waarbinnen u naar het gewenste bestand kunt zoeken dat u bijvoorbeeld via PM-Koppeling hebt klaargezet.

Bij het importeren van financiële gegevens is de optie opgenomen om te importeren uit een PM-Report 7.0 rapport van de vorige periode (4). U selecteert het ‘oude’ PM-Report bestand. De cijfers van periode 1 en 2 uit het oude rapport worden dan getransporteerd naar periode 2 en 3 van het nieuwe rapport. Vervolgens kunt u ervoor kiezen periode 1 handmatig in te voeren, of u kunt periode 1 importeren. Hiervoor kiest u opnieuw voor <Importeren> en vervolgens optie (1), (2) of (3). In het formulier verschijnt de volgende keuzemogelijkheid: <Alleen periode 1 importeren, periode 2 en 3 zijn reeds geïmporteerd>. Deze keuzemogelijkheid dient u aan te vinken voor het importeren van periode 1. PM-Report zorgt er vervolgens voor dat alle drie de perioden netjes naast elkaar worden gezet. Deze optie is bij uitstek geschikt voor klanten waarbij u wel een PM-Report jaarrekening van vorig jaar heeft, maar in BalanceBase (om wat voor reden dan ook) slechts financiële informatie van het verslagjaar tot uw beschikking heeft.

De cijfers en omschrijvingen worden nu ingelezen in het blad <Subcodering> en direct herberekend conform de gekozen opties voor afronden en valuteren. Aan de hand van de subcodes komen zij ook direct in de brugstaat. Indien de cijfers niet in evenwicht zijn, komt er een melding en worden de verschillen in de balansen van de boekjaren getoond. Indien de verschillen maximaal 5 of -/- 5 zijn, dan betreffen de verschillen afrondingsverschillen. Deze kunt u eenvoudig wegboeken door te kiezen voor de optie <Mutaties / Afrondingsverschil boeken>. Het programma vraagt om een kostenrekening waarop het afrondingsverschil mag worden geboekt. U geeft dat in en daarmee verdwijnt het verschil en is gewaarborgd dat het getoonde resultaat gelijk is aan de mutatie van het eigen vermogen uit hoofde van het resultaat. Een groter verschil duidt hoogstwaarschijnlijk op een fout in de subcodes.

De volledigheid van de cijfers wordt reeds bewaakt in Balance Base of PM-Koppeling. Het kan zijn dat het blad <Subcodering> in evenwicht is, maar dat er een melding is dat de brugstaat een groter verschil toont. Het zou kunnen zijn dat er dan een subcode is opgenomen, die niet in de brugstaat is opgenomen. U kunt deze in het blad <Subcodering> wijzigen in de juiste code, die wel in de brugstaat is opgenomen. U verandert de code in kolom B van de <Subcodering>. Een dergelijk verschil komt niet vaak voor, maar is alleen mogelijk indien in de brugstaat de subcodes zijn aangepast.

Tip: u kunt ervoor kiezen de omschrijvingen van de geïmporteerde gegevens te gebruiken. Indien u de knop <Gebruik geïmporteerde omschrijvingen> onder de rapportopties in het hoofdmenu indrukt, worden niet de standaard omschrijvingen uit het subcodeschema gebruikt, maar de omschrijvingen uit het geïmporteerde bestand. In feite de omschrijvingen uit het grootboek. U kunt kiezen uitsluitend de omschrijvingen van de omzet- en kostprijsrekeningen te gebruiken. Deze zijn altijd uniek per te rapporteren onderneming.

Δ Top

Handmatige invoer financiële gegevens

Onder stap 2 kunt u ook kiezen voor de optie <Handmatige invoer>. Indien u hiervoor kiest, komt u direct in het blad <Subcodering> voor rechtstreekse invoer op dit blad. Het blad <Subcodering> omvat 2098 regels met een ingevuld schema. Daarna (vanaf regel 2099) worden de regels benut voor de geïmporteerde gegevens. Indien u rechtstreeks op het dit blad wilt werken, kiest u onder het gewenste niveau voor niveau 3. U kunt de gegevens dan achter de omschrijvingen invullen.

Onder het gewenste niveau kunt u ook kiezen voor <Toon verdichtingen>. Dat houdt in dat u links de indeling van de niveaus kunt zien, zoals de basisfunctie van Excel onder <Data / Overzicht / Groeperen> laat zien.

Na handmatige invoer van de financiële gegevens dient u deze cijfers te herberekenen. Met de optie <Mutaties / Herberekenen cijfers> wordt de macro gestart die de cijfers afrondt en valuteert. De resultaten komen in de kolommen onder “Herberekende cijfers voor brugstaat” die direct in de brugstaat worden opgenomen.

Na het importeren of invoeren van de cijfers gaat u terug naar het hoofdmenu. U kiest nu voor stap 3: rapport definiëren.

Δ Top

Actualiseren gegevens uit Balance Base

Indien u met een rapport reeds financiële gegevens heeft ingelezen vanuit Balance Base, worden deze eerder aangegeven perioden onthouden. Bij eventuele mutaties in Balance Base kunt u vervolgens met één druk op de knop deze gegevens actualiseren via de menubalk <Mutaties / Actualiseren Balance Base gegevens>. Indien u daarnaast via het hoofdmenu de financiële cijfers opnieuw wilt importeren (Stap 2), dan worden de eerder aangegeven periodes automatisch gevuld.

Δ Top

Afwijkingen voor Sjabloon Eenmanszaak/VOF

Indien de rechtsvorm een eenmanszaak, vennootschap onder firma, maatschap, openbare vennootschap, commanditaire vennootschap, stille vennootschap, vereniging of stichting is, dan dient u andere subcodes te gebruiken, dan wanneer de rechtsvorm bijvoorbeeld een besloten vennootschap is.

Zo dient u voor het eigen vermogen, in plaats van de subcodereeksen 510-513 (algemene reserve) en 500-504 (gestort en opgevraagd kapitaal), de subcodereeksen van de kapitaalrekeningen te gebruiken. Per vennoot is een specifieke subcodereeks beschikbaar, beginnend bij de reeks 2500-2520 voor vennoot 1. Bij een vennootschap onder firma heeft u de beschikking over 10 reeksen voor maximaal 10 vennoten. In geval van de eenmanszaak, vereniging of stichting dient u de subcodereeks van vennoot 1 (2500-2520) te gebruiken.

Daarnaast geldt dat de subcodes 9900 en 9910 (belastingen) alleen gebruikt dient te worden voor bedrijven die vennootschapsbelastingplichtig zijn. Dit geldt dus niet voor de rechtsvormen die vallen onder ‘Sjabloon Eenmanszaak/VOF’, waaronder ook de rechtsvormen vereniging en stichting. Echter, indien u heeft gekozen voor de rechtsvorm vereniging of stichting, dan kunt u eventueel aangeven dat deze wel ‘Vpb-plichtig’ is. Derhalve zullen diverse onderdelen/teksten beschikbaar worden, die doorgaans alleen voor de rechtsvormen besloten en naamloze vennootschap gelden. Dit geldt bijvoorbeeld voor het onderdeel ‘Fiscale positie’, waar een specificatie van de berekende vennootschapsbelasting wordt opgenomen.

Δ Top

 

 

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small