Afdrukken

Vastlegging PM-Record

Introductie
Vaste gegevens
Vennoten / Eigenaar
Grondslagen
IVA – MVA – R/C
FVA - Deelnemingen
Aandelenkapitaal
Langlopende schulden
Omzet- en kostprijsgroepen
Overige gegevens en NIBOV
Aandeelhoudersvergadering
Rapport onderdelen
Overige rapport onderdelen
Flexibele lay-out

 

Introductie

Dit onderdeel van de handleiding beschrijft de mogelijkheden voor vastlegging van vaste gegevens in PM-Record ten behoeve van PM-Report. Het inlezen van deze gegevens uit PM-Record doet u via de knop <Importeren> onder stap 1 in het hoofdmenu van PM-Report. De gegevens uit PM-Record komen uit twee bronnen, te weten de klantkaart van PM-Record en het PM-Report exportformulier in PM-Record onder de menuoptie <Opties / PM-Report gegevens (export)> of de knop <PM-Report gegevens> in de klantkaart.

Let op: het is belangrijk dat u bij het maken van een nieuwe jaarrekening controleert of de ingevulde gegevens nog actueel zijn. Sommige gegevens zijn namelijk periodegebonden.

De meest relevante gegevens die vanaf de klantkaart worden geïmporteerd betreffen van het tabblad <NAW-gegevens>, de naam- en adresgegevens, de meeste gegevens van het tabblad <KvK + Inspectie + UWV > en van het tabblad <Diversen>, de bedrijfsactiviteit, de rechtsvorm en het veld datum opgericht. Daarnaast is het belangrijk om de relevante contactpersonen vast te leggen op het tabblad <Contactpersonen>, zodat deze later geselecteerd kunnen worden ten behoeve van de import in PM-Report.   

De tweede en belangrijkste bron betreft, zoals gezegd, de menuoptie <Opties / PM-Report gegevens (export)> in de klantkaart van PM-Record. Deze optie is eveneens te benaderen via de knop <PM-Report gegevens> op de klantkaart. Hier legt u alle specifieke gegevens vast die nodig zijn voor het maken van een jaarrekening met PM-Report. Als u hier de relevante gegevens op een juiste wijze invult, wordt het aantal handelingen in PM-Report tot een minimum beperkt. In de volgende paragrafen worden alle mogelijkheden nader besproken.


Aan de linkerkant van het scherm ziet u de onderdelen die u kunt vastleggen. Kies een onderdeel en de betreffende gegevens van het onderdeel worden getoond. Bij de meeste onderdelen dient u uw wijzigingen via de knop <Opslaan> daadwerkelijk door te voeren. Via de knop <Sluiten> verlaat u het onderdeel weer en kunt u eventueel kiezen voor een ander onderdeel.

Noot: nadat een onderdeel is ingeladen kunt u niet zomaar switchen naar andere onderdelen. De knoppen van de overige onderdelen worden ontoegankelijk gemaakt. Ook de knop <Terug> bovenin het scherm is niet benaderbaar. Dit is gedaan om te voorkomen dat u vergeet u op te slaan.

Let op! Houd er rekening mee dat u het aantal tekens in een enkel veld beperkt tot 1000 (voor Office 2003 of lager) of tot 2000 tekens (vanaf Office 2007). Dit heeft te maken met een beperking van Microsoft Excel, waarbij teksten niet meer correct worden weergegeven bij teveel tekens. Tot Excel 2003 wordt bij teksten van meer dan 1000 tekens, de terugloop niet meer doorgevoerd. Vanaf Excel 2007 is er sprake van een maximum aan de rijhoogte, zodat de betreffende tekst met meer dan ca. 2000 tekens niet meer binnen de hoogte van de cel past. PM-Report signaleert het teveel aan tekens en breekt de teksten derhalve af. Indien hier sprake van is, krijgt u een melding.

Δ Top

Vaste gegevens

De velden ‘Contactpersoon’, ‘Directeur 1’, ‘Directeur 2’, ‘Directeur 3’ en ‘Directeur 4’ kunt u op een handige manier automatisch laten vullen door uit de bovenliggende lijst een vastgelegde contactpersoon te selecteren. Maak aan de linkerkant een veldkeuze, zodat de waarden naar het juiste veld worden gekopieerd.

Via de knop <Alle jaren +1> kunt u gemakkelijk de periodedata en overige waarden doorzetten naar de volgende periode.

Δ Top

Vennoten / Eigenaar

Vul de gegevens van dit onderdeel alleen in, indien er sprake is van de rechtsvorm eenmanszaak, vennootschap onder firma of een soortgelijke rechtsvorm, waarbij de kapitaalrekeningen in de subcodereeks 2500 worden gebruikt. Voor de eenmanszaak zijn alleen de velden met een *) relevant. Via de knop <Zet perioden door> kunt u ingevulde gegevens gemakkelijk doorzetten naar de volgende periode. Let op: dit gebeurt voor alle ingevulde vennoten tegelijk. Tevens kunt u hier, net als bij de vaste gegevens, de betreffende vennoten selecteren via een keuzelijst met vastgelegde contactpersonen.

Δ Top

Grondslagen

Hier kunt u klantspecifieke waarderings- en resultaatbepalingsgrondslagen vastleggen ten behoeve van PM-Report.

U kunt per klant zowel de commerciële, als fiscale grondslagen vastleggen. Bij het kader <Grondslag> kiest u welk type grondslagen u wilt wijzigen.

Noot: de optie die u hier kiest zegt niets over de keuze tussen fiscaal en commercieel in het rapport zelf. Die legt u namelijk vast bij het onderdeel <Vaste gegevens>. Afhankelijk van deze keuze zal PM-Report de betreffende grondslagen importeren.

Indien er voor de betreffende klant nog geen grondslagen zijn vastgelegd dan heeft u een aantal opties tot vastlegging van de klantspecifieke grondslagen. U kunt te allen tijde:

  1. de grondslagen kopiëren uit de standaard grondslagen van het gekozen type;
  2. alles leeg laten/maken;
  3. de grondslagen van het gekozen type van een andere relatie kopiëren;
  4. de grondslagen van het andere type van dezelfde klant kopiëren.

 

Noot: de vierde optie is alleen beschikbaar als er daadwerkelijk grondslagen van het andere type zijn vastgelegd bij de klant.

Indien er voor de betreffende klant nog geen grondslagen zijn vastgelegd dan heeft u 4 opties tot vastlegging van de klantspecifieke grondslagen. U kunt te allen tijde de grondslagen kopiëren uit de standaard grondslagen, of alles leeg laten/maken, of de bestaande grondslagen van een andere relatie kopiëren.

Hierna kunt u per onderdeel wijzigingen aanbrengen in de klantspecifieke grondslagen van het gekozen type. Kies het aan te passen onderdeel, waarna een venster opent, waar u de betreffende teksten kunt wijzigen. Wijzigingen dient u met de knop <Opslaan> door te voeren.

Via de knop <Kopieer van standaard…> kunt u de standaard grondslagen van dit specifieke onderdeel inlezen (let op: vergeet niet om daarna op <Opslaan> te klikken). Wilt u in één keer alle standaard grondslagen inlezen, dan kunt u dat beter doen via de bovenstaande optie ‘Kopieer alle grondslagen uit de standaard grondslagen’, in plaats van per onderdeel.

Indien u beheerder bent, dan kunt u hier tevens de standaard grondslagen aanpassen door op de knop <Bewerk standaard grondslagen> te klikken.

Binnen hetzelfde venster worden dan de standaard grondslagen van dit onderdeel ingeladen. Bovenin ziet u de tekst ‘Let op: dit zijn de standaard commerciële (of fiscale) grondslagen!’ staan, in plaats van de bedrijfsnaam. U kunt nu wijzigingen aanbrengen in de standaard grondslagen van het gekozen type. Kies ook nu voor <Opslaan> om wijzigingen daadwerkelijk door te voeren.

Een andere optie is het in één keer kunnen kopiëren van één enkel veld naar alle relaties. Met deze optie wordt voorkomen dat u bij een standaardwijziging van één of enkele onderdelen alle relaties moet nalopen om de wijzigingen door te voeren. In de keuzelijst links onderin selecteert u simpelweg het gewenste veld dat u wenst te kopiëren. Ter controle worden de letters vet gemaakt, zodat u zeker weet dat u het goede veld heeft gekozen. Met de knop <Kopieer dit veld naar alle klanten…> voert u de actie uit.


Met de knop <Keer terug naar grondslagen klant> worden de klantspecifieke grondslagen weer ingeladen.

Let op: wijzigingen in de standaard betreffen alleen de grondslagen in PM-Record en niet de standaard grondslagen in PM-Report. Indien u aanpassingen heeft gedaan in de grondslagen van PM-Record en deze heeft gekopieerd naar een specifieke klant, dan dient u deze grondslagen te importeren binnen PM-Report onder stap 1 van het hoofdmenu, anders blijven de standaard PM-Report grondslagen van toepassing.

Tip: indien u niet alle grondslagen wilt aanpassen, maar slechts een beperkt aantal, dan kunt u ervoor kiezen alles leeg te maken en alleen de teksten te vullen die afwijken van de PM-Report standaard. PM-Report importeert namelijk alleen de in PM-Record gevulde velden, indien u er in PM-Report voor kiest om de grondslagen te importeren uit PM-Record. De lege velden worden overgeslagen en blijven dus conform de PM-Report standaard.

Noot: doordat u voortaan zelf de standaard grondslagen kunt wijzigen zal Pro Management deze niet meer automatisch updaten met de DB-Update (database onderhoudstool). Wel zal in de toekomst een mogelijkheid worden ingebouwd om de actuele standaard Pro Management grondslagen via internet te downloaden. Ook kunt u dan eigen kantoorsjablonen van de grondslagen aanleggen in uw database. Dat is echter in deze versie nog niet het geval.

Δ Top

IVA – MVA – R/C

Hier kunt u de toelichtingen op de immateriële en materiële vaste activa en rekeningcouranten (groepsmaatschappijen en directie/participanten) vastleggen. Dit betreffen de extra tekstuele toelichtingen en voor de vaste activa tevens de afschrijvingspercentages en verzekerde waardes (alleen materieel) per rubriek.

Selecteer simpelweg het onderdeel dat u wenst toe te lichten door op een keuzerondje te klikken. De huidige gegevens worden in de betreffende lijst ingeladen. Klik in de lijst op de gewenste rubriek of rekening-courantomschrijving en vul onderin de gegevens in. Sla steeds uw wijzigingen op met knop <Opslaan>.

Tip: een handigheidje is dat u bij de rekeningcouranten direct ziet of deze bij de klant in gebruik zijn binnen de module Balance Base. Door te klikken ziet u direct het rekeningnummer en de omschrijving, waardoor u niet hoeft te ‘switchen’ tussen twee modules.

Noot: het inladen van dit scherm kan enkele seconden duren in verband met de complexiteit van de in te laden gegevens.

Δ Top

FVA - Deelnemingen

In dit PM-Record-scherm kunt u deelnemingen toewijzen aan de te consolideren en niet te consolideren deelnemingen van PM-Report ten behoeve van de cijfermatige toelichting op de balans. Let op! U kunt ‘Te consolideren’ en ‘Niet te consolideren’ deelnemingen vastleggen.

Deze toegewezen deelnemingen worden standaard bij het importeren van de Vaste gegevens in PM-Report opgenomen. Uiteraard kunt u in PM-Report de geïmporteerde specificaties nog wijzigen.

Kiest u eerst voor <Nieuw> om een nieuwe deelneming aan te leggen. Afhankelijk van de keuze voor ‘Te consolideren’ of ‘Niet te consolideren’ deelnemingen bovenin geeft PM-Record de melding dat u op het punt staat een ‘Te consolideren’ of ‘Niet te consolideren’ deelneming vast te leggen.

Maak hierna de keuze of de deelneming een relatie uit PM-Record betreft.

Zo ja, dan hoeft u deze alleen te selecteren uit de lijst en het deelnemingspercentage in te vullen. Indien de deelneming niet als relatie in PM-Record vastligt, dient u naast de naam en het deelnemingspercentage tevens de vestigingsplaats vast te leggen.

Indien u deze deelneming wenst te koppelen aan een PM-Report deelneming, dan dient u uit de keuzelijst een beschikbare PM-Report deelneming te selecteren. Alleen de beschikbare deelnemingen worden in deze lijst getoond. Tevens wordt getoond of de betreffende PM-Report deelneming in gebruik is bij deze relatie binnen Balance Base.

Kies in alle gevallen voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens of aangebrachte wijzigingen door te voeren. Kies voor <Annuleren> om de huidige bewerking af te breken. Indien u een deelneming niet meer wenst op te nemen in PM-Report, dan kunt u deze ontkoppelen van een PM-Report deelneming via de knop <Ontkoppelen>.

Indien u een deelneming wenst te verwijderen, die u eerst de eventueel toegewezen PM-Report deelneming te ontkoppelen.

Δ Top

Aandelenkapitaal

Het is tevens mogelijk om binnen PM-Record de specificatie van het aandelenkapitaal vast te leggen (zie onderstaand scherm). Deze gegevens worden geïmporteerd bij stap 1 in PM-Report.

Let op! Net als op sommige andere formulieren binnen dit onderdeel van PM-Record zult u moeten kiezen voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens op te slaan in de database. Deze specifieke gegevens zijn natuurlijk ook nog binnen PM-Report te benaderen en wel via de subformulieren achter de <Cijfermatige toelichting balans> onder stap 3 in het hoofdmenu.

Δ Top

Langlopende schulden

In PM-Report is het mogelijk de specificatie van langlopende schulden te importeren uit PM-Record. In dit PM-Record-scherm (vanaf versie 07.02) kunt u bestaande of nieuwe leningen toewijzen aan de langlopende schulden van PM-Report ten behoeve van de cijfermatige toelichting op de balans. Deze maximaal 15 toegewezen leningen worden standaard bij het importeren van de Vaste gegevens (Stap 1) in PM-Report opgenomen. Uiteraard kunt u in PM-Report de geïmporteerde specificaties nog wijzigen.

Indien u een lening niet meer wenst op te nemen, dan kunt u deze ontkoppelen van een PM-Report schuld. Indien de lening is afgelost en ook niet meer naar PM-Report doorgezet hoeft te worden, dan kan de lening op 'Vervallen' gezet worden. De eventueel toegewezen PM-Report schuld dient dan eerst te worden ontkoppeld.

Kiest u eerst voor <Nieuw> om een nieuwe lening aan te leggen. Vul vervolgens de relevante velden in en kies voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens of aangebrachte wijzigingen door te voeren.

Δ Top

Omzet- en kostprijsgroepen

In het onderstaande PM-Record-scherm kunt u de omschrijvingen van zowel omzetgroepen als kostprijsgroepen wijzigen ten behoeve van de cijfermatige toelichting op de winst-en-verliesrekening. De aangepaste omschrijvingen worden bij het importeren van de Vaste gegevens (Stap 1) in PM-Report opgenomen. Uiteraard kunt u in PM-Report de geïmporteerde omschrijvingen nog wijzigen.

Indien u gebruik maakt van Balance Base wordt in het onderstaande PM-Record-scherm tevens aangegeven of de betreffende omzet- of kostprijsgroep wordt gebruikt in Balance Base en welke grootboekrekeningen gekoppeld zijn aan deze groep.

 



 

Δ Top

Overige gegevens en NIBOV

In dit onderdeel legt u eventueel de ‘Statutaire bepalingen’, andere teksten met betrekking tot de overige gegevens en de ‘NIBOV’ vast.

Via de keuzelijsten (‘Niet in de balans opgenomen verplichtingen’ of ‘Statutaire bepalingen inzake bestemming res.’) selecteert u een gewenst item, waarna u de betreffende gegevens kunt invullen en kunt doorvoeren via de eigen knop <Opslaan>. In de keuzelijsten ziet u gelijk of de titel is ingevuld, zodat u weet welke u in gebruik heeft (let op: indien u geen titel heeft ingevuld, maar wel een tekst, dan ziet u dit niet in de keuzelijst).

De twee tekstvelden onderin kunt u simpelweg invullen. Wijzigingen dient u dan weer middels de eigen knop <Opslaan> door te voeren.

Δ Top

Aandeelhoudersvergadering

In dit PM-Record-scherm (vanaf versie 08.03) kunt u alle gegevens vastleggen ten behoeve van het onderdeel <Aandeelhoudersvergadering> in PM-Report. Dit zijn de aandeelhouders (zowel vennootschappen, als natuurlijke personen) en nadere gegevens, zoals bijvoorbeeld het aantal aanwezige aandeelhouders, de voorzitter, de plaats en datum van de vergadering. Het scherm is opgesplitst in twee onderdelen, waarbij de gegevens van beide onderdelen apart dienen te worden opgeslagen.

Via de knop <Schuif datum op> kunt u de datum van dit jaar doorzetten naar vorig jaar. Let bij de datumvelden tevens op het invoermasker ‘dd-mm-jj’. Indien de plaats van de vergadering nog niet is gevuld in de database, zal hier automatisch de vestigingsplaats van de vennootschap ingevuld worden. De voorzitter en/of secretaris kunt u weer automatisch invullen met de handige keuzelijst met vastgelegde contactpersonen. Vergeet niet om de bewerkte gegevens via de <Opslaan>-knop rechtsonder daadwerkelijk vast te leggen.

Het bovenste gedeelte, ten behoeve van de vastlegging van de aandeelhouders, heeft vier eigen bewerkingsknoppen. Deze knoppen vindt u onderaan dit bovenste gedeelte. De werking van dit bovenste deel wordt hieronder nader uiteengezet. Via de keuzerondjes bovenin kiest u het type aandeelhouder dat u in de lijst wenst te zien: <Vennootschappen> , <Natuurlijke personen> of <Alle>. Daarnaast ziet u in dit gedeelte steeds drie totaaltellingen van aandeelhouderspercentages. Aan de rechterkant ziet u twee totaaltellingen met betrekking tot beide typen aandeelhouders. Eén van alle vastgelegde aandeelhouders en één van alle aandeelhouders die een volgnummer voor PM-Report hebben. Ook ziet u hier een derde totaaltelling van het percentage met betrekking tot het gekozen type aandeelhouder. Zo weet u steeds of u compleet bent in uw vastlegging.

Om een nieuwe aandeelhouder vast te leggen dient u eerst een keuze te maken voor een specifiek type aandeelhouder. Bij de optie <Alle> kunt u geen nieuwe aandeelhouder vastleggen. U zult dan ook zien dat de knop <Nieuw> niet beschikbaar is.

Om een reeds vastgelegde aandeelhouder te bewerken dient u deze aan te klikken in de lijst. U zult zien dat de detailinformatie en de knoppen <Opslaan> en <Verwijderen> zichtbaar worden. In tegenstelling tot eerdere versies van PM-Record, waar u slechts tekstuele velden met aandeelhouders op de klantkaart kon vastleggen, bestaat nu de mogelijkheid op een aandeelhouder te selecteren uit een bestaande vastgelegde relatie of contactpersoon in PM-Record.

Indien de aandeelhouder een vennootschap betreft, maakt u een keuze u via de optie <Betreft PM-Record relatie>. Kiest u <Ja> dan selecteert u de betreffende aandeelhouder uit een lijst met relaties in PM-Record. Als u kiest voor <Nee>, dan kunt u de aandeelhouder handmatig invoeren. Daarnaast kunt u een vertegenwoordiger vastleggen. Indien de aandeelhouder een PM-Record relatie is kunt u hier kiezen uit een lijst met contactpersonen van de betreffende relatie. Uiteraard kunt u de vertegenwoordiger ook handmatig invullen.

Indien de aandeelhouder van de vennootschap een natuurlijke persoon betreft, maakt u een keuze via de optie <Betreft PM-Record contactpersoon>. Kiest u <Ja> dan selecteert u de betreffende aandeelhouder uit een lijst met vastgelegde contactpersonen van de vennootschap. Kiest u <Nee>, dan kunt u de aandeelhouder handmatig invoeren.

Het percentage dient u altijd handmatig in te vullen.

Ten behoeve van PM-Report kunt u voor beide typen maximaal acht aandeelhouders vastleggen. De volgorde, zoals een en ander in PM-Report naar voren komt, kunt u met de optie <Volgnr PM-Report> bepalen. Beide typen aandeelhouders kennen een eigen reeks van 1 t/m 8, zodat in de lijst met aandeelhouders twee keer hetzelfde volgnummer kan voorkomen. Let op! Zorg ervoor dat u altijd opeenvolgende volgnummers gebruikt, beginnend bij één (1). Dit omwille van een juiste en volledige presentatie in PM-Report.

Let op! Zoals hierboven reeds aangegeven, kon u in eerdere versies van PM-Record op de klantkaart ook aandeelhouders handmatig vastleggen. Indien u dit eerder heeft gedaan is het belangrijk te weten, dat u een en ander wellicht zult moeten aanpassen en/of verwijderen. Denk hierbij aan het type aandeelhouder, dat voorheen niet relevant was (vennootschap of natuurlijke persoon). Of, als de aandeelhouder al in PM-Record vastligt, dan kunt u de handmatig vastgelegde aandeelhouder verwijderen en via <PM-Report gegevens> de nieuwe aandeelhouder aanmaken en linken aan een bestaande PM-Record relatie of contactpersoon. Voordeel van het vastleggen van PM-Record relaties is dat eventuele wijzigingen van namen, automatisch worden opgepakt door PM-Report.

Let op! Houdt u er rekening mee dat op de klantkaart twee lijsten getoond worden, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen aandeelhouders die ‘wel’ of ‘geen’ PM-Record relatie zijn. In de bovenste lijst ziet u zodoende alleen de categorie van handmatig vastgelegde aandeelhouders, waarbij geen link bestaat met een bestaande PM-Record relatie of contactpersoon. Deze laatste categorie ziet u eventueel in de onderste lijst, die overigens niet ‘bewerkbaar’ is. Voor een volledige bewerkbare lijst zult u dan ook moeten kijken onder de PM-Report gegevens.

Δ Top

Rapport onderdelen

Een belangrijke mogelijkheid betreft het importeren van vastgelegde rapportonderdelen uit PM-Record. Zo weet u binnen PM-Report precies welk rapport u uit dient te brengen voor de betreffende relatie.

Via de knop <Rapport onderdelen> kunt u al in PM-Record middels het plaatsen van vinkjes aangeven welk rapport u standaard wenst uit te brengen voor deze relatie. Kies in alle gevallen voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens of aangebrachte wijzigingen door te voeren. Deze vastgelegde onderdelen worden standaard bij het importeren van de Vaste gegevens in PM-Report opgenomen. Uiteraard kunt u in PM-Report de geïmporteerde gegevens nog wijzigen. Met de handige knop <Selecteer alle onderdelen> kunt u in één keer alle vinkjes plaatsen.

Let op! Zoals u wellicht weet, worden er binnen PM-Report op verscheidene plaatsen subformulieren geactiveerd bij het aanvinken van rapportonderdelen (Stap 3 in het hoofdmenu van PM-Report). Doordat u al binnen PM-Record onderdelen heeft aangevinkt en deze heeft geïmporteerd in PM-Report, zullen bij deze rapportonderdelen de vinkjes al geactiveerd zijn. Zo weet u precies welk rapport u uit dient te brengen voor deze relatie. Echter, achter bepaalde vinkjes zouden nog in te vullen subformulieren aanwezig kunnen zijn. Dit betreffen met name gegevens die afhankelijk zijn van het verslagjaar en derhalve niet als vaste gegevens kunnen worden geïmporteerd. Vinkjes waarbij de gegevens niet in PM-Record kunnen worden vastgelegd, worden in PM-Report aangeduid met een rood uitroepteken (!). Dergelijke gevallen komen met name voor bij de onderdelen:

  1. Fiscale positie
  2. Cijfermatige toelichting balans
  3. Meerjarenoverzicht
  4. Kasstroomoverzicht
  5. Suppletieaangifte omzetbelasting

Let op! Het kan dus voorkomen dat u in PM-Report geen rood uitroepteken ziet staan en dat er toch een subformulier achter het betreffende vinkje zit, maar dat u de betreffende gegevens (nog) niet in PM-Record heeft vastgelegd. Het criterium voor een rood uitroepteken (!) is namelijk de vraag of de gegevens in PM-Record kunnen worden vastgelegd. Zo niet, dan verschijnt een uitroepteken. Het is daarom belangrijk dat u zoveel mogelijk gegevens reeds in PM-Record vastlegt.

Tevens biedt PM-Record de mogelijkheid om drie eigen sjablonen vast te leggen, zodat u deze gemakkelijk kunt importeren bij andere relaties. Zo kunt u een standaardsjabloon vastleggen voor bijvoorbeeld een BV-NV of VOF. U kunt zelf een naam toekennen aan de sjabloon. Deze optie is overigens alleen beschikbaar voor gebruikers die onder ‘Beheer’ als ‘Beheerder’ zijn aangemerkt.

Middels de knop <Sjabloon opslaan> kunt u de huidige selectie van vinkjes opslaan als sjabloon. U bent hierbij verplicht een naam te geven aan de sjabloon. Indien het een bestaand sjabloon betreft krijgt u de volgende vraag:

Na bevestiging krijgt u een melding dat de sjabloon is opgeslagen en zal deze aan de linkerkant worden toegevoegd onder het kopje ‘Sjabloon import’. U kunt deze sjabloon nu ook importeren bij andere relaties in PM-Record middels de knop <Importeren>.

Let op dat u altijd kiest voor <Opslaan> om de aangevinkte opties ook daadwerkelijk bij deze relatie op te slaan.

Δ Top

Overige rapport onderdelen

Een soortgelijke mogelijkheid betreft het importeren van overige rapportonderdelen uit PM-Record.

Via de knoppen <Ov. rapport onderdelen 1>, <Ov. rapport onderdelen 2>  en <Ov. rapport onderdelen 3> kunt u al in PM-Record, middels bepaalde keuzeopties en het plaatsen van vinkjes, aangeven welke overige rapportonderdelen u standaard wenst uit te brengen voor deze relatie. Dit geldt voor de volgende gegevens die normaal als subformulier achter het betreffende rapportonderdeel naar voren komen:

<Ov. rapport onderdelen 1>:

  1. Indeling inhoudsopgave
  2. Opdracht en bedrijfsgegevens
  3. Samenstellingsverklaring
  4. Bespreking resultaten
  5. Meerjarenoverzicht (deels)
  6. Fiscale positie (deels)

<Ov. rapport onderdelen 2>:

  • Kengetallen
  • Winst-en-verliesrekening
  • Balans
  • Specificatie kapitaalrekeningen (VOF)

 

<Ov. rapport onderdelen 3>:

  1. Grondslagen
  2. Cijfermatige toelichting winst-en-verliesrekening
  3. Onderdelen overige gegevens
  4. Accountantsverklaring
  5. Brief suppletieaangifte omzetbelasting

Met de handige knoppen <Selecteer gangbare onderdelen> kunt u in één keer vrijwel alle vinkjes plaatsen, behoudens belangrijke ‘niet-standaard’ opties. Bij de optie <Deselecteer onderdelen> worden vrijwel alle vinkjes weer uitgezet, behoudens belangrijke ‘standaard’ opties. Kies in alle gevallen voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens of aangebrachte wijzigingen door te voeren.

Tevens biedt PM-Record de mogelijkheid om gekozen onderdelen toe te voegen aan de maximaal drie eigen toegevoegde sjablonen, zodat u ook deze onderdelen gemakkelijk kunt importeren bij andere relaties. Let op! U kunt hier geen sjablonen benoemen. U kunt hier slechts gekozen onderdelen toevoegen aan een bestaand sjabloon middels de knop <Sjabloon Opslaan>. Zo kunt u bijvoorbeeld een uitgebreide selectie toevoegen aan de eerder vastgelegde standaardsjabloon VOF.

Tip: leg ook in de sjabloonnaam onder de knop  <Rapportonderdelen> vast welk type sjabloon het betreft voor de onderdelen ‘Overige rapport onderdelen 1 en 2’. Bijvoorbeeld ‘VOF / Uitgebreide subonderdelen’. Op deze manier heeft u beter inzicht in de opgeslagen eigen sjablonen en kunt u combinaties maken bij de drie verschillende onderdelen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij een bepaalde relatie onder de knop <Rapportonderdelen> kiezen voor het sjabloon ’VOF / Uitgebreide subonderdelen’ omdat deze relatie als rechtsvorm een VOF is. Onder de knoppen <Ov. rapport onderdelen 1> en <Ov. rapport onderdelen 2> kunt u dan kiezen het sjabloon ‘BV-NV / Simpele subonderdelen’ te importeren als u een simpele selectie van overige onderdelen wenst te presenteren.

Tip: indien u alle mogelijkheden van vastlegging in PM-Record benut en wat tijd investeert in het juist en volledig vastleggen van bekende gegevens, dan hoeft u zich in PM-Report slechts te bekommeren om de periodegebonden gegevens/onderdelen met een rood uitroepteken (!). Dit zal u derhalve veel tijd besparen.

Δ Top

 

Flexibele lay-out

Een andere mogelijkheid betreft het vastleggen van flexibele lay-out informatie in PM-Record. U moet hierbij denken aan bepaalde lay-out opties die binnen PM-Report gekozen kunnen worden.

In PM-Report wordt onder de menuoptie <Rapport / Opmaak> onderscheid gemaakt tussen twee typen lay-out opties, te weten <Vaste lay-out> en <Flexibele lay-out>.

Vaste lay-out opties dient u via een specifieke knop door te voeren in het rapport. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de opties ‘Lettertype’ en ‘Negatieve getalsnotatie’. Dergelijke opties nemen soms wat tijd in beslag, waardoor het vaak veel gunstiger is om deze opties bij een update eenmalig door te voeren in de sjabloon (.XLT) van PM-Report, in plaats van in ieder individueel rapport.

Flexibele lay-out opties kunt u daarentegen met een enkele keuze doorvoeren in het rapport. Dit zijn de opties ‘Valutanotatie, ‘Rubricering’, ‘Spelling winst-en-verliesrekening’, ‘Term voor NIBOV’, ‘Paginakoppen’ en ‘Grijsvlakken’. Deze flexibele lay-out opties kunt u nu ook in PM-Record per relatie vastleggen. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om ook deze flexibele lay-out opties in de sjabloon (.XLT) van PM-Report door te voeren. Dit kunt u doen als de opties voor alle relaties gelijk zijn. Omdat het mogelijk is dat u reeds in de sjabloon (.XLT) van PM-Report lay-out wijzigingen heeft doorgevoerd, is het importeren van flexibele lay-out informatie niet standaard gemaakt onder stap 1 in het hoofdmenu van PM-Report. Selecteer derhalve expliciet de optie <Flexibele lay-out> als u deze gegevens in PM-Record heeft vastgelegd en deze wenst te importeren in PM-Report.

Kies in alle gevallen voor <Opslaan> om de ingevoerde gegevens of aangebrachte wijzigingen door te voeren.

Tevens biedt PM-Record weer de mogelijkheid om de gekozen lay-out toe te voegen aan de maximaal drie eigen toegevoegde sjablonen, zodat u ook de lay-out gemakkelijk kunt importeren bij andere relaties. Let op! U kunt hier geen sjablonen benoemen. U kunt hier slechts de gekozen lay-out toevoegen aan een bestaand sjabloon middels de knop <Sjabloon Opslaan>. Zo kunt u bijvoorbeeld een bepaalde lay-out toevoegen aan de eerder vastgelegde standaardsjabloon VOF.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small