Afdrukken

Scan & Organize

Introductie
Opstarten
Versie en Logon
Hoofdscherm: menu
Werkwijze stap 1: documentviewer en documentstrip
Werkwijze stap 2: kies een bestandsnaam
Werkwijze stap 3: registreren en opslaan
1. Opslaan in PM-Record
2. Opslaan in DigiRecord
3. Opslaan op het netwerk
Volgende document
Tips

 

Introductie

De PMFlame module ‘Scan & Organize’ is ontworpen voor het snel digitaliseren van documenten, brieven, foto’s, etc. ten behoeve van de document- of postregistratie in PM-Record®, in DigiRecord® of voor de opslag op schijf of netwerk. PMFlame Scan vervangt de huidige – vaak kostbare én gelimiteerde – scantoepassingen door derde partijen. PMFlameScan & Organize’ is speciaal ontwikkeld voor de koppeling met uw PM database en alle registraties zijn onmiddellijk terug te vinden in PM-Record®. Al wat u nodig hebt is een (goedkope) bureauscanner met een WIA* of TWAIN besturingsprogramma welke rechtstreeks op uw pc** is aangesloten.

* Noot: het WIA besturingsprogramma is aanmerkelijk sneller dan TWAIN.
** Noot: PMFlameScan & Organize’ maakt gebruik van de nieuwste Microsoft stuurprogramma’s (.NET Framework 3.5), maar kan voorlopig alleen nog lokaal aangesloten scanapparatuur herkennen. In de nabije toekomst wordt verwacht, dat ook op het netwerk aangesloten apparatuur kan worden gekoppeld. Bij beschikbaarheid hiervan zal de software onmiddellijk worden aangepast.

PMFlameScan & Organize’ wordt automatisch meegeleverd door PM-UpdateManager. Ter introductie mag u het programma twee maanden gratis en zonder beperkingen uitproberen. Om de software echter permanent te kunnen gebruiken hebt u een door PM te leveren licentie nodig. Neem hiervoor contact op met de PM-Helpdesk.

Δ Top

Opstarten

Sluit uw scanner aan op uw pc en Windows (XP of Vista) zal de nieuwe hardware herkennen en het stuurprogramma voor de scanner in de regel zelf installeren. Eventueel wordt u gevraagd de benodigde driver(s) via een door de scannerfabrikant meegeleverde cd te installeren. Dit is eigenlijk alles wat u hoeft te doen. Vervolgens kunt u PMFlame Scan volgens 1 van 2 manieren opstarten:

  1. Als losse applicatie: dubbelklik op het bestand ‘PMFlameScan.exe’ in de map ‘bin’ van uw lokale PM-Record® installatie (in de regel zal dit zijn: “c:\Program Files\Pro Management\PM-Record\bin”). Indien u deze methode vaker wilt gebruiken, creëer dan zelf een snelkoppeling op uw bureaublad.
  2. Via PM-Record®: u gaat naar ‘Postregistratie – Inkomende Post’. Onderaan in het scherm vindt u de knop ‘Post scannen en inboeken’. De module wordt opgestart en neemt automatisch uw PM-Record® aanmelding over.

Bij het opstarten kunt u de volgende meldingen krijgen:

  1. ‘Het externe programma GhostView is niet op uw pc gevonden.’

    PMFlameScan & Organize’ gebruikt het externe programma GhostView om efficiënt gecomprimeerde PDF-bestanden te creëren. Normaal gesproken wordt deze software automatisch via PM-UpdateManager gedownload en geïnstalleerd. Is dit om een of andere reden niet gebeurd, dan kunt u gebruik maken van de volgende link: http://www.promanagement.nl/downloads/gs.exe.
    Kies voor ‘Uitvoeren’ en volg de instructies op. Daarna kunt u PMFlameScan & Organize’ opnieuw opstarten.

    Let op: indien u GhostView niet installeert kunt u alleen Tiff bestanden (plaatjes) creëren!
  2. Een andere melding kan u opmerkzaam maken op het ontbreken van de benodigde licentie; in dit geval zal het programma zichzelf weer afsluiten.

Als het venster zich opent, dient u eerst (eenmalig) uw scanner te lokaliseren. In het menu in de hoofdbalk vindt u de optie ‘Selecteer scanner’, of u gebruikt de knop in de cockpit: ‘Instellen + scannen’. Let u wel op: het programma is erg volhardend in het vinden van een scanner; indien geen scanner op uw pc is aangesloten heeft het weinig zin om deze actie uit te voeren!

Als de scanner op de juiste manier geconfigureerd is bent u klaar om uw documenten of foto’s te registreren.

Δ Top

Versie en Logon

Linksboven in de glazen werkbalk ziet u een knopje met daarin het PM-logo. Indien u daarop klikt opent zich het systeemvenstertje. U kunt hier lezen van welke versie u thans gebruik maakt en onder welke logon u bent aangemeld. U vindt tevens de namen van de gekoppelde SQL server en de database. Deze gegevens kunnen belangrijk zijn indien u evt. contact opneemt met de PM-helpdesk.

Noot: de knop ‘Instellingen’ in het systeemvenstertje is géén gebruikersknop! De knop geeft medewerkers van de PM-helpdesk de gelegenheid om een aantal technische gegevens middels een externe applicatie uit te lezen.

Δ Top

Hoofdscherm: menu

De optie ‘Menu’ vindt u altijd terug in de glazen werkbalk bovenin het venster. Het menu in versie 08.03 bevat diverse items die betrekking hebben op uw voorkeuren ten aanzien van het verwerken en opslaan van gescande bestanden:

U kunt ervoor kiezen om de gescande bestanden op te slaan als Tiff of PDF (als ‘Opslaan als PDF’ niet is aangevinkt, kiest u automatisch voor Tiff-opslag), u kunt de kwaliteit van uw scans bepalen (hoe hoger de kwaliteit, hoe groter de bestanden!), het formaat van de pagina’s, of de scans in zwart/wit of kleur worden getoond/opgeslagen, etc. Speelt u zelf met de diverse opties om uw favoriete werkwijze te bepalen. Een aantal voorkeursopties kunt u ook – buiten het menu om - aan de rechterzijde van het venster bepalen. De gekozen opties in het menu worden echter voor u opgeslagen en bepalen zo uw ‘standaard voorkeuren’.

Tevens kunt u bepalen of u de registratie van uw scans wilt doen in PM-Record® (uw digitaal dossier op het netwerk) en/of in DigiRecord® (uw online dossier). Wilt u geen registratie, dan kunt u de bestanden ook gewoon opslaan in willekeurige mappen op netwerk of schijf. Bepaal deze voorkeuren via het menu ‘Opslaglocatie’. Afhankelijk van uw keuze worden de opslagknoppen links in de cockpit (het selectiegedeelte links in uw venster) al dan niet geactiveerd.

Δ Top

Werkwijze stap 1: documentviewer en documentstrip

Voordat u registratie- of opslaggegevens definieert zorgt u er éérst voor, dat de document-strip is gevuld met scans, foto’s of bestanden (pagina’s).

U kunt pagina’s selecteren door te scannen (u gebruikt de knoppen onder het kopje ‘Van scanner’), óf door reeds bestaande bestanden te selecteren (u gebruikt hiervoor de knoppen onder het kopje ‘Van locatie’). In beide gevallen plaatst de applicatie de verkregen pagina’s in de document-viewer. In de viewer kunt u de resultaten beoordelen, goed- of afkeuren en bewerken middels de gereedschapknoppen rechts in het scherm (of u maakt gebruik van het contextmenu onder uw rechtermuisknop). Gebruik de slider onder de Documentviewer om in of uit te zoomen.

Bepaal vervolgens zelf welke pagina’s u in het te genereren digitale bestand wilt opnemen. Dit doet u door ze over te hevelen naar de document-strip. Let u dus op: alléén de pagina’s in de document-strip worden uiteindelijk opgeslagen! Als u een pagina teveel heeft overgebracht naar de document-strip, dan kunt u deze weer terugzetten in de viewer door er op te dubbelklikken.

Waarschuwing: het programma zal u niet beperken in de hoeveelheid pagina’s die u in een enkel bestand wilt plaatsen, noch in het formaat van eventuele fotobestanden dat u wilt opnemen. Houdt u echter wel rekening met de bestandsgrootte van zowel input- als outputbestanden. Uit de hand gelopen bestandsgroottes vertragen zowel PMFlameScan & Organize’ als andere software.

Δ Top

Werkwijze stap 2: kies een bestandsnaam

Zodra u tevreden bent met de pagina’s in de document-strip kunt u een bestandsnaam formuleren. Dit is echter niet verplicht; u kunt dit ook later afzonderlijk per opslagprocedure doen. Het voordeel van het formuleren van een bestandsnaam in het hoofdscherm is, dat elke opslag (in PM-Record, in DigiRecord of op schijf) dezelfde benaming krijgt.

Noot: gebruik geen spaties of speciale tekens in een bestandsnaam (dus geen slashes, sterretjes, apostrophes, punten, komma’s, etc).

Indien u met documentnummering wilt werken, geef dit dan aan via het menu (‘Instellingen’). Vervolgens geeft u het gewenste volgnummer aan in het vakje ‘Nummering’.

Δ Top

Werkwijze stap 3: registreren en opslaan

U bent nu klaar om de registratiegegevens vast te leggen. Daarvoor gebruikt u de opties links in de cockpit: ‘Opslaan in PM-Record’, ‘Opslaan in Digirecord’, of ‘Opslaan op het netwerk’.

Δ Top

  1. Opslaan in PM-Record
  2. Klik op de betreffende knop en indien u PMFlameScan & Organizeniet via PM-Record® heeft opgestart krijgt u een aanmeldvenster voorgeschoteld. U logt dus in zoals u dat ook in PM-Record® zou doen.



    Heeft u het programma wél via PM-Record® geopend, dan neemt het automatisch de logon over; u belandt meteen in het registratievenster, alwaar u de opslaglocatie (het relatiedossier) en de metagegevens kunt bepalen.



    Noot: u kunt het registratievenster verkleinen of vergroten en u kunt ondertussen ook met een ander geopend venster werken.

    PMFlame Scan zal om dezelfde gegevens vragen als PM-Record® dat doet bij de ‘Ingekomen post’ (lees evt. de handleiding aldaar). Als het bestand als inkomende post dient te worden aangemerkt laat u het betreffende vinkje bovenin het venster aanstaan en kunt u opgeven waar de post vandaan komt en voor wie het bestemd is. Ook kunt u de bron (brief, fax, e-mail of memo) opgeven. Vervolgens kunt u alle andere metagegevens invoeren.

    Als u op de knoppen met de drie puntjes klikt, wordt het document optisch gescand (OCR) en kunt u trefwoorden direct uit de tekst selecteren. Ditzelfde geldt voor onderwerp en referentie. Let u wel op: de OCR-scan is geen tekstverwerker! De software zal zo goed mogelijk trachten om de inhoud van het gescande document om te zetten naar tekst, maar dit is erg afhankelijk van de kwaliteit en leesbaarheid van de pixels. Woorden kunnen dus zijn vervormd en er kunnen grote ruimtes vol spaties tussen woorden staan. Als u daarom tekst hebt geselecteerd, controleer deze dan op extra spaties, schrijfwijze en volledigheid (u mag zelf aanvullen of wijzigen).

    Let op: selecteer geen tekst in de OCR-scan door met uw muis te slepen, maar door te dubbelklikken!

     OCR-venster

    Als u een document wilt opslaan moet dit gekoppeld worden aan een relatie. Zodra u deze heeft gekozen, wordt onderin het venster het betreffende PM-Record® dossier getoond. Vervolgens kunt u de goede map kiezen waar het gescande document opgeslagen moet worden.

    Tip: als u een bestandslocatie in het relatiedossier wilt kiezen, gebruik dan de gridsplitter (de grijze balk net boven de lijst met opslaglocaties) om meer ruimte te krijgen.



    Standaard worden in de relatielijst klanten getoond. U kunt echter zelf bepalen welke relatietypes in de lijst voorkomen door op het knopje naast de lijst te klikken. Er opent zich dan een popup-venstertje waarin u uw voorkeuren kunt aanvinken.

     

    Zorg ervoor, dat er een bestandsnaam is opgegeven. Heeft u de bestandsnaam reeds in het hoofdscherm ingevoerd, dan is deze naam automatisch overgenomen. Heeft u geen naam ingevoerd dan zal het programma volgens de volgende criteria zelf een naam toekennen:

    • Is het onderwerp ingevuld dan wordt de documentnaam gelijk aan het onderwerp, en hieraan worden de datum en het tijdstip van opslaan toegevoegd.

    • Is het onderwerp ook niet ingevuld dan wordt de naam samengesteld door de naam van het dossier, aangevuld met de datum en tijd van het opslaan.

    Als u klaar bent klikt u op ‘Opslaan’ of – als u met nummering werkt – op ‘Opslaan met nummer’. Het bestand wordt opgeslagen en geregistreerd.

    Hierna ziet u in de cockpit een vinkje staan achter de optie ‘Opslaan in PM-Record’. Zo kunt u dus herkennen, dat u de huidige pagina’s in de document-strip hebt opgeslagen naar PM-Record. Zolang u niet op de knop ‘Volgende document’ in het hoofdscherm heeft geklikt, blijft het vinkje staan.

    Het opslagvenster blijft overigens gewoon openstaan. Indien u dezelfde pagina’s ook tbv andere klanten wilt registreren kan dat en u hoeft niet al uw gegevens opnieuw in te voeren. Wijzig wat uw wilt en klik vervolgens opnieuw op ‘Opslaan’. Indien u het opslagvenster wilt sluiten, gebruik dan de knop met het kruisje rechtsboven.

    Δ Top

  3. Opslaan in DigiRecord
  4. Klik op de betreffende knop en u krijgt een aanmeldingsvenster voorgeschoteld. Voer de gegevens in (de klantcode bepaalt in welk dossier u terecht komt!), gebruik de ENTER-knop en PMFlameScan & Organize’ gaat proberen een verbinding te leggen met het online dossier. Afhankelijk van de snelheid van uw internetverbinding kan dit even duren (heeft u dus geduld).



    U kiest de gewenste locatie en voert eventueel een toelichting in. Zorg ervoor, dat er een bestandsnaam is opgegeven. Heeft u de bestandsnaam reeds in het hoofdscherm ingevoerd, dan is deze naam automatisch overgenomen. Heeft u geen naam ingevoerd dan zal het programma zelf een naam toekennen die bestaat uit het woord “scan” aangevuld met de datum en tijd van het opslaan.

    Als u klaar bent klikt u op ‘Opslaan’ of – als u met nummering werkt – op ‘Opslaan met nummer’. Het bestand wordt opgeslagen en geregistreerd. Ook hier geldt: het programma dient de registratie via het internet te voltooien; afhankelijk van uw verbindingssnelheid kan dit korter of langer duren. Soms moet u even geduld betrachten.

    Hierna ziet u in de cockpit een vinkje staan achter de optie ‘Opslaan in DigiRecord’. Zo kunt u dus herkennen, dat u de huidige pagina’s in de document-strip hebt opgeslagen naar DigiRecord. Zolang u niet op de knop ‘Volgende document’ in het hoofdscherm heeft geklikt, blijft het vinkje staan.

    Het opslagvenster blijft overigens gewoon openstaan. Indien u dezelfde pagina’s ook tbv andere klantenaccounts wilt registreren kan dat en u hoeft niet al uw gegevens opnieuw in te voeren. Wijzig wat uw wilt en klik vervolgens opnieuw op ‘Opslaan’. Indien u het opslagvenster wilt sluiten, gebruik dan de knop met het kruisje rechtsboven.

    Δ Top

  5. Opslaan op het netwerk
  6. Klik op de betreffende knop en u krijgt een locatievenster voorgeschoteld.



    U kiest de gewenste locatie en zorgt ervoor, dat er een bestandsnaam is opgegeven. Heeft u de bestandsnaam reeds in het hoofdscherm ingevoerd, dan is deze naam automatisch overgenomen. Heeft u geen naam ingevoerd dan zal het programma zelf een naam toekennen die bestaat uit het woord “scan” aangevuld met de datum en tijd van het opslaan.

    Als u klaar bent klikt u op ‘Opslaan’ of – als u met nummering werkt – op ‘Opslaan met nummer’. Het bestand wordt opgeslagen.

    Hierna ziet u in de cockpit een vinkje staan achter de optie ‘Opslaan op netwerk’. Zo kunt u dus herkennen, dat u de huidige pagina’s in de document-strip hebt opgeslagen. Zolang u niet op de knop ‘Volgende document’ in het hoofdscherm heeft geklikt, blijft het vinkje staan.

    Het opslagvenster blijft overigens gewoon openstaan. Indien u dezelfde pagina’s ook op andere locaties wilt opslaan kan dat. Wijzig locatie en/of bestandsnaam en klik vervolgens opnieuw op ‘Opslaan’. Indien u het opslagvenster wilt sluiten, gebruik dan de knop met het kruisje rechtsboven.

Δ Top

Volgende document

Met de knop ‘Volgende document’ schoont u uw venster. De document-strip wordt geleegd en de opslagvinkjes in de cockpit verdwijnen. Werkt u met nummering dan wordt het documentnummer automatisch verhoogd. U bent nu klaar om uw volgende pagina’s in te scannen en alle bovengenoemde handelingen te verrichten t.b.v. nieuwe registraties.

Δ Top

Tips

Een paar tips om het werken met PMFlameScan & Organize’ te vergemakkelijken:

  1. De opslagvensters worden niet getoond in uw werkbalk. Als u ze ‘kwijt’ bent, klik dan even op de betreffende knoppen in het hoofdvenster en ze springen automatisch weer naar de voorgrond.
  2. Indien u een bestand op de verkeerde locatie hebt opgeslagen, kunt u in de locatievensters gebruik maken van uw rechtermuisknop. U ziet daar verschillende opties die elk voor zich spreken. Experimenteert u met de mogelijkheden.
  3. U kunt bestanden ook verplaatsen door ze eenvoudigweg naar een andere locatie te slepen. Indien het een bestand betreft, dat opgeslagen is in PM-Record, wordt de registratie automatisch aangepast.
  4. Ga slim om met uw vensters. U kunt elk venster naar eigen wens vergroten of verkleinen. Maak gebruik van de eventuele gridsplitter.
  5. PMFlameScan & Organize’ is een technisch ingewikkelde applicatie, die gebruikt maakt van verscheidene eigen en third party softwarebibliotheken die met elkaar moeten samenwerken. Het programma is daarom gedurende lange tijd zowel bij gebruikers als intern bij PM getest. Toch kan het zijn, dat juist úw pc- en scan-configuratie tot een onverwachte foutmelding leidt. Aarzelt u dan niet om dit te melden aan de PM-helpdesk. Maak – indien mogelijk – een schermprint van de melding. Heeft u vragen, opmerkingen of suggesties, stuurt u dan een mailtje naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small