Afdrukken

Relatiedossier

hoofdschermOpstarten
Werken met omvangrijke dossiers
Menu
Algemeen 
Bestandenlijsten 
Dossierweergave
Functionaliteiten in de dossierweergave
Metagegevens
Zoeken op metagegevens en bestandsnaam
Overwegingen bij het registreren van bestanden
Praktische tips
Verwijzing naar leadsheets (tbv BalanceBase)

Opstarten

Het PMFlame venster ‘Relatiedossier’ kan alleen vanuit PM-Record worden opgestart (via het menu in de relatiekaart: ‘Dossier’). Bij het openen wordt automatisch het dossier van de geselecteerde relatie geopend.

De module zal – eenmalig - uw database aanpassen aan de nieuwe eisen en vervolgens uw ‘oude’ gegevens converteren. Hierna kunnen alle geautoriseerde gebruikers de relatiedossiers benaderen.

Noot: indien voor de betreffende relatie nog géén dossier aanwezig is krijgt u een waarschuwing, waarna u al dan niet kunt besluiten het dossier ter plekke aan te laten maken.

Het venster zal de logon-eigenschappen van PM-Record overnemen en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de module geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Tip: u kunt voor elke relatiekaart een separaat dossier openen als u dat handig vindt (ga in PM Record naar een relatie, open het dossier, ga naar een andere relatie, open het dossier, etc). Zorg er echter wel voor, dat u door de bomen het bos nog ziet: open niet meer dan 4 à 5 Flame-vensters tegelijk.

Δ Top

Werken met omvangrijke dossiers

In deze Flame module is veel tijd en moeite besteed aan een zo snel mogelijke doorstroom van gegevens. Sommige kantoren hebben echter zeer omvangrijke dossiers met in elk daarvan duizenden bestanden.

Bij het openen zal de applicatie daarom standaard alleen het dossier zelf tonen. Op de achtergrond wordt tegelijkertijd een complete analyse gemaakt van alle voorkomende bestanden en bestandsregistraties. Deze laatste procedure blijft verborgen om het opstarten bij omvangrijke dossiers niet onnodig te vertragen; terwijl u al door het dossier bladert, is de applicatie wellicht nog steeds bezig om de analyse af te ronden. Zeker als er veel ongeregistreerde bestanden in de mappen zijn opgeslagen kan dit een tijdje duren (Windows kan soms erg traag zijn bij het ophalen van bestandsgegevens). Totdat de applicatie klaar is zult u een beperkt aantal functionaliteiten niet kunnen uitvoeren (u kunt bijvoorbeeld nog niet naar een volgend dossier switchen). U ziet onderin het venster of de applicatie nog bezig is met de analyse.

Een goede tip is, om het aantal ongeregistreerde bestanden in de dossiers zoveel mogelijk te beperken! Zorg er tevens voor, dat de systeembeheerder de Windows-directories regelmatig (her)indexeert, zodat zoekprocessen sneller kunnen worden uitgevoerd.

Noot: met ingang van versie 08.07.04 kunt u zelf bepalen of uw dossiers worden ingeladen mét of zónder weergave van 'ongeregistreerde bestanden'. In het laatste geval zal het ophalen van gegevens veel sneller verlopen, omdat de applicatie niet op de server alle mappen en submappen van het dossier hoeft te doorlopen en te analyseren. De prijs hiervan is wel, dat u bij deze weergave géén nieuwe bestandsregistraties kunt vastleggen. U kunt echter snel overschakelen. De applicatie zal uw weergaveinstelling automatisch onthouden.

Δ Top

Menu

De optie ‘Menu’ vindt u in de werkbalk bovenin het venster en bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. Beheer: alleen toegankelijk voor gebruikers met beheerderstatus. De op te roepen vensters hebben elk hun eigen help-functie.
  2. Dossierbestanden, gegroepeerd op referentie of onderwerp: separaat venstertje met gegevens, gegroepeerd op ‘referentie’ of ‘onderwerp’ van alle bestandsregistraties in uw dossier. Door slim gebruik te maken van uw metagegevens kunt u zo een heel eigen overzicht genereren, waarbij u elk bestand snel kunt vinden en bovendien overzicht houdt per onderwerp of referentietekst, onafhankelijk van de fysieke locatie van uw bestanden op schijf. Klik op een bestand in de lijst en het wordt automatisch in het dossier opgezocht.
  3. Met de optie ‘Ander relatiedossier’ kunt u, zonder dat u via PM Record van relatiekaart hoeft te wisselen, van dossier naar dossier switchen.
  4. Terug naar oorspronkelijk dossier’: de applicatie onthoudt met welk dossier u aanvankelijk bent begonnen; met deze optie kunt u zonder te zoeken in één keer terug naar dit oorspronkelijke dossier.
  5. ‘Andere modules’: submenu, waarin u de mogelijkheid hebt om snel door te schakelen naar DigiRecord, PM DossierManager, PM Bestandsregistraties, PM Audit Plan, PM Voortgang en PM Balance Base (uiteraard afhankelijk van uw licenties).

Δ Top

Algemeen

Het dossier bevat veel informatie; maakt u daarom het venster zo groot mogelijk. Zeker als u een breedbeeldscherm heeft: maximaliseer. Gebruik evt. de gridsplitter om de dossierweergave breder of smaller te maken.

De software van Pro Management kent drie typen registraties: ‘kale’ bestandsregistraties, ingekomen post en uitgezonden (of uitgaande) post. De postregistraties hebben een aantal extra kenmerken. Houdt u er echter rekening mee, dat niet elke postregistratie per sé een gekoppeld bestand hoeft te hebben; vandaar, dat het dossier zeker niet de post-module vervangt!

Elk dossier is gekoppeld aan een door uzelf vastgelegd dossierschema (zie de instructie onder ‘Dossierbeheer’). In de praktijk blijkt, dat veel van die schema’s vaak onnodig uitgebreid zijn (veel mappen en maplagen). Het heeft echter weinig zin om steeds maar weer mappen en maplagen aan te leggen die u toch niet gebruikt (denk aan de jaarmap!). Van de andere kant is het een misvatting om te denken, dat al die mappen uw systeem zouden overbelasten: de mappenstructuur in Windows is niets meer dan een fysieke weergave van een bepaalde indeling op uw schijf; dit neemt nauwelijks ruimte in als er geen bestanden in voorkomen.

Behalve het gebruikte schema biedt het dossier u tevens de mogelijkheid om bestanden te groeperen naar referentie of onderwerp: het referentieel dossier (te vinden in het menu). U kunt hiermee, onafhankelijk van het gebruikte schema, de historie van gerelateerde correspondentie volgen. Door zelf slim gebruik te maken van referentietermen kunt u zo snel bestanden terugvinden en hierop reageren.

Δ Top

Bestandenlijsten

Het resultaat van de bestandenanalyse kunt u zien door de weergave van de bestandenlijsten aan te zetten (gebruik het vinkje onderaan het venster). Hierin vindt u drie lijsten:

  1. Een lijst met correct geregistreerde bestanden.

    De applicatie toont die bestanden in het dossier, die tevens zijn geregistreerd, al dan niet als poststuk (in of uit). Geregistreerde bestanden zijn altijd voorzien van metagegevens (met minimaal een onderwerp). Wanneer u een bestand selecteert wordt dit automatisch opgezocht in de dossierweergave (= de boomstructuur in het midden), zodat u meteen een visualisatie krijgt waar het zich – in het dossier - bevindt. Aan de rechterzijde worden de bijbehorende metagegevens getoond.

    De lijst zelf toont 6 kolommen: bestandsnaam (u kunt aan de extensie zien wat voor soort bestand het is), datum van registratie, het documentnummer, het type (‘kale’ documentregistratie of post in of uit), het evt. poststuknummer en het bestandspad. Gebruik de horizontale schuifbalk om de kolommen te bekijken. U kunt elke kolom op- of aflopend sorteren (klik op de kolomnaam).

  2. Een lijst met niet-geregistreerde bestanden.

    Deze bestanden worden ook wel ‘achterdeurtjes’ genoemd; het zijn bestanden die in het dossier zijn geplaatst buiten PM Record of PM DocMaker om (bijv. via Windows Verkenner). Ze komen dus wel in het dossier voor, maar zijn niet in de database geregistreerd. U dient het aantal ongeregistreerde bestanden natuurlijk zoveel mogelijk te beperken.

    Nogmaals: indien u een erg vervuild, omvangrijk dossier hebt geselecteerd, kan het geruime tijd duren voor de applicatie alle ongeregistreerde bestanden heeft opgezocht en geanalyseerd. Het analyseproces wordt op de achtergrond uitgevoerd en u kunt gewoon in het dossier werken. Echter, totdat de applicatie klaar is zal de lijst niet toegankelijk zijn en zult u een beperkt aantal functionaliteiten niet kunnen uitvoeren!

    Deze lijst toont alleen de bestandsnamen, de laatste wijzigingsdatums van de fysieke bestanden en de bestandspaden. Ook hier geldt: selecteer een bestand en de applicatie zoekt het voor u op in de dossierweergave. Uiteraard blijven de metagegevens hier leeg.

  3. Een lijst met ‘verdwaalde bestandsregistraties’

    Er bestaat nog een derde categorie: soms zijn er – ooit – bestanden geregistreerd in de database, maar deze komen, door wat voor oorzaak dan ook, niet meer voor in het dossier. Het kan ook zijn, dat iemand een bestand buiten PM Record om naar een andere locatie in hetzelfde dossier heeft verplaatst, of zonder meer de naam van bestanden heeft gewijzigd. De derde categorie in de accordeon laat u deze ‘verdwaalde’ bestandsregistraties zien. Gebruik uw rechtermuisknop om te zoeken naar het bestand (misschien staat het ergens anders) of om de registratie te verwijderen.

Noot: indien u hebt ingesteld, dat het dossier alléén geregistreerde bestanden mag tonen, zijn de bestandenlijsten 2 en 3 geblokkeerd.

Δ Top

Dossierweergave

De dossierweergave toont uw dossier in een boomstructuur, net zoals Windows verkenner dat doet. U kunt zelf door de niveau’s laveren door op de driehoekjes te klikken; in dat geval opent zich de onderliggende laag. In elke laag kunnen zich bestanden bevinden. Indien u even met uw muis boven een map blijft hangen, ziet u een infotekst verschijnen.

Indien u in de dossierweergave een bestand selecteert, zal de applicatie deze meteen automatisch opzoeken in de bestandenlijsten links (mits u deze zichtbaar hebt gemaakt): betreft het een geregistreerd bestand, dan wordt het bovenste item geopend en worden ook meteen de metagegevens (rechts) getoond, is het een ongeregistreerd bestand, dan wordt het tweede item gezocht (de metagegevens rechts blijven dan leeg).

 

Noot: indien u hebt ingesteld, dat het dossier alléén geregistreerde bestanden mag tonen, dan vindt u de ongeregistreerde bestanden uiteraard ook niet terug in de diverse maplagen.

 

Tip: de lijsten worden niet automatisch ververst; als u weet, dat ook collega’s bezig zijn met bestandsregistraties in dossiers, klik dan af en toe eens op de knop ‘Dossier verversen’. Zo weet u zeker, dat de gegevens actueel blijven.

Δ Top

Functionaliteiten in de dossierweergave

Hiervoor gebruikt u het contextmenu: klik met uw rechtermuisknop op een map of bestand; de beschikbare opties hangen daarvan af.

Alle bestanden onder deze map
Opent een separaat venstertje met alle voorkomende bestanden (al dan niet geregistreerd) onder de geselecteerde map (dus inclusief alle onderliggende submappen). De resulterende lijst kunt u filteren op bestandstype (docs, excel bestanden, etc). Klik op een bestand en het wordt automatisch in het dossier opgezocht.

Noot: deze optie is niet beschikbaar als u op de ‘rootmap’ van het dossier klikt; het heeft weinig zin om nogmaals het complete dossier op te halen. Deze beperking geldt ook voor de hoofdmappen ‘Jaar’ en ‘Permanent’.

Noot: indien u hebt ingesteld, dat het dossier alléén geregistreerde bestanden mag tonen, dan kunt u deze optie gebruiken om toch de eventueel voorkomende ongeregistreerde bestanden onder de geselecteerde map te zien. U kunt deze bestanden echter niet selecteren in het dossier zelf (daar worden ze niet getoond).

Bestand importeren
U kunt elk willekeurig bestand kopiëren naar het betreffende dossier. Klik de map van uw keuze aan, selecteer een bestand van netwerk- of schijf en u ziet het resultaat in de boomstructuur weergegeven. Hierna kunt u het bestand registreren door de metagegevens in te vullen en op de knop ‘Wijzigingen opslaan’ te klikken.

Zie ook de tekst in het hoofdstukje ‘Overwegingen bij het registreren van bestanden’ (onderaan).

Noot: deze optie is uitgeschakeld indien u hebt ingesteld, dat u alléén ongeregistreerde bestanden wilt zien.

E-mail importeren
In voorbereiding; let op de publicatie van een volgende versie van deze module.

Bestand als e-mail bijlage verzenden
Creëert automatisch een email, waarbij het geselecteerde bestand als attachment is bijgevoegd en het emailadres van de betreffende relatie standaard is ingevuld.

Bestand openen
Deze optie opent elk willekeurig bestandstype. U bereikt hetzelfde effect door te dubbelklikken op een bestand.

Bestandsnaam wijzigen
U mag elk willekeurig bestand een andere naam geven. Bij bevestigen zal de applicatie controleren of u alles volgens de regels hebt gedaan (geen speciale tekens, geen gewijzigde extensie).

Bestand kopiëren en plakken
U mag elk willekeurig bestand kopiëren en vervolgens in een andere map plakken. Bepaal daarna of u de kopie wilt registreren.

Noot: deze optie is uitgeschakeld indien u hebt ingesteld, dat u alléén ongeregistreerde bestanden wilt zien.

Bestand knippen en plakken
Plaats een bestand in een alternatieve map. Hierbij worden tevens de registraties in de database gewijzigd.

Bestand verwijderen
Voorbehouden aan gebruikers met beheerderstatus. Bij het verwijderen worden zowel de evt. registraties in de database als het fysieke bestand uit het dossier verwijderd. Let u dus op; u kunt deze actie niet ongedaan maken.

Δ Top

Metagegevens

Als u een geregistreerd bestand selecteert vindt u rechts in het venster de metagegevens (waarvan minimaal het onderwerp is ingevuld). U ziet tevens of de registratie een ingekomen of uitgezonden poststuk is. Bij een ‘kale’ documentregistratie is het documentnummer vermeld (in het envelopje), bij een postregistratie het betreffende poststuknummer.

Let op: u kunt een reeds vastgelegde postregistratie niet meer wijzigen (de vinkjes zijn dan ontoegankelijk geworden). Een ‘kale’ documentregistratie kunt u echter achteraf alsnog tot poststuk promoveren.

De metagegevens (onderwerp, referentie, trefwoorden en opmerkingen) kunt u altijd wijzigen. Vergeet niet op de knop ‘Wijzigingen opslaan’ te klikken.

Indien u een ongeregistreerd bestand wilt registreren, selecteer dan het betreffende bestand en vul rechts de metagegevens in. De knop ‘Registreer bestand’ wordt pas toegankelijk wanneer u een onderwerp hebt ingevuld en het onderwerptekstvak hebt verlaten (bijv. door gebruik te maken van de TAB-toets).

Wilt u een grotere hoeveelheid ongeregistreerde bestanden in één keer registreren, vink de gewenste regels in de lijst dan aan en gebruik de knop ‘Registreren’ in de accordeon.

Δ Top

Zoeken op metagegevens en bestandsnaam

Druk op de knop ‘Zoeken naar bestanden’. Een apart venstertje biedt u de mogelijkheid om op allerhande manieren naar bestanden te zoeken en deze in één keer te selecteren.

Δ Top

Overwegingen bij het registreren van bestanden

In PM-Record kunt u op veel plekken bestanden registreren:

  1. In het relatiedossier (zie boven)
  2. In de postmodules (inkomend, uitgaand)
  3. In PM-DocMaker
  4. In de PM-Flame module ‘Audit Plan’
  5. In BalanceBase
  6. In de PM-Flame module ‘Bestandsregistraties’
  7. In de PM-Flame module ‘DossierManager’ (optioneel: licentie vereist)
  8. In de PM-Flame module ‘PM Scan & Organize’ (optioneel: licentie vereist)

U bepaalt uiteraard zelf waar u bestanden registreert, afhankelijk van waar u op dat moment mee bezig bent. Voor het inboeken van grotere aantallen bestanden, verspreid over diverse dossiers, kunt u echter het beste de module ‘Bestandsregistraties’ gebruiken (aldaar kunt u ook emails registreren). Deze module geeft u ook direct een overzicht van alle inboekingen over een bepaalde periode.

Δ Top

Praktische tips

De huidige dossiermodule biedt u zeer veel mogelijkheden om bestanden te zoeken en terug te vinden. U bent geheel vrij om uw eigen systematiek te gebruiken. Hieronder volgen een aantal tips:

  1. Gebruik de dossierweergave in het midden van het venster niet om bestanden te zoeken; zeker bij grote dossiers is dit bijna een onmogelijke taak. De dossierweergave laat altijd het resultaat zien van een zoek- of selecteeractie: u ziet het geselecteerde bestand in relatie tot de hiërarchie van het totale dossier.
  2. Gebruik de bestandenlijsten links in het venster om snel uw meest recente bestandsregistraties te vinden. Deze worden bij het laden standaard op datum gesorteerd. U kunt echter elke kolom op- of aflopend sorteren!
  3. Indien u alle bestanden onder een bepaalde map of maplaag wilt zien, gebruik dan uw rechtermuisknop in de dossierweergave en klik de betreffende optie in het menu aan. Deze bestanden worden vervolgens opgezocht en in een speciaal popupvenstertje getoond. Dit popupvenstertje kunt u net zo vaak oproepen als u wilt.
  4. Het venstertje met bestanden onder een bepaalde map kunt u open laten staan, ook als u naar een ander dossier gaat. Gebruik in dat andere dossier dezelfde optie om dossiers met elkaar te vergelijken.
  5. Zorg er zoveel mogelijk voor, dat u ongeregistreerde bestanden alsnog registreert. Ongeregistreerde bestanden kunnen niet worden gegroepeerd op referentie of onderwerp, niet worden doorzocht op metagegevens, en ze vertragen bovendien de inlaadtijden van uw dossiers.
  6. Vóórdat u ongeregistreerde bestanden registreert: zorg er eerst voor, dat de lijst met ‘verdwaalde registraties’ leeg is! Het kan namelijk zijn, dat een eerder geregistreerd bestand per ongeluk is verplaatst. Een dergelijk bestand zal daarom tevens voorkomen in de lijst met ongeregistreerde bestanden! Door de zoekfunctie in de lijst met verdwaalde bestandsregistraties te gebruiken wordt het bestand opnieuw gevonden en de oorspronkelijke registratie hersteld (het verdwijnt dan ook uit de lijst met ongeregistreerde bestanden).
  7. Maak gebruik van het zoekvenstertje. U kunt bestanden hiermee snel terugvinden en - afhankelijk van uw zoektekst – zelf een tijdelijke groepering aanleggen (bijv: alle bestanden met daarin het trefwoord x).
  8. Het venstertje met zoekresulaten kunt u open laten staan, ook als u naar een ander dossier gaat. Gebruik in dat andere dossier dezelfde zoekopdracht om dossiers met elkaar te vergelijken.
  9. Het venstertje ‘Referentieel dossier’ kunt u open laten staan, ook als u naar een ander dossier gaat. Gebruik in dat andere dossier dezelfde optie om dossiers met elkaar te vergelijken.
  10. Het dossier is nauw verwant met de module ‘Bestandsregistraties’. De laatste biedt u de mogelijkheid om ‘overkoepelend’ met registraties te werken (het eigen dossier geldt alleen voor de geselecteerde relatie). Laat beide modules naast elkaar open staan; u kunt zo snel zien wat er met andere dossiers gebeurt (wellicht zijn uw collega’s in andere dossiers aan het werk). Vergeet dan niet om regelmatig uw vensters te verversen, zodat u steeds beschikt over de meest actuele situatie!

U kunt de dossiermodule net zo vaak openen als u wilt! Zet bijvoorbeeld twee dossiers naast elkaar en vergelijk de inhoud.

Δ Top

Verwijzing naar leadsheets (tbv BalanceBase)

Voor gebruikers van BalanceBase is in het dossier een directe verbinding beschikbaar middels de knop ‘Leadsheet-verwijzingen’ (uiteraard alléén t.b.v. de klantendossiers!): tijdens het laden worden de jaarmappen in het dossier geteld en deze worden in een keuzelijstje getoond. U selecteert een jaar en de applicatie zoekt vervolgens alle in dat jaar vastgelegde leadsheetcodes (mits gekoppeld aan een brugcode: zie de handleidingen in BalanceBase). Klik met uw rechtermuisknop op een regel in de lijst en kies vervolgens de optie ‘Toon BalanceBase Leadsheet’ in het contextmenu.

BalanceBase wordt opgestart en u krijgt een overzicht van de gekoppelde brugcodes en bijbehorende financiële gegevens van de betreffende leadsheetcodegroep.

Noot: in PM Record Classic wordt een systeem met zogenaamde ‘.lsl-bestanden’ toegepast; deze hebben met ingang van deze Flame module geen nut meer. U kunt ze dus verwijderen uit uw dossiers.

Δ Top