Afdrukken

Onderhoud relatiedossiers

Opstarten
Introductie
Tabblad: Relatiedossiers
Relatiedossier bewerken
Tabblad: Jaarmappen
Nieuwe jaarmap genereren
Jaarmap aanvullen
Jaarmap verwijderen
Tabblad: Andere mappen
Mappen genereren
Mappen verwijderen

Opstarten

Het venster ‘Onderhoud relatiedossiers’ wordt opgestart via het menu in de PM Flame module: ‘Beheer – Digitaal dossier’.

Δ Top

Introductie

In het venster ‘Beheer – Digitaal dossier’ beheert u dossierschema’s en hun samenstelling, koppelt u uw relaties aan de diverse schema’s en maakt u relatiedossiers aan op basis van die schema’s. Deze module richt het vizier op de inhoud van bestaande, individuele relatiedossiers en biedt u de mogelijkheid om de samenstelling van elk afzonderlijk relatiedossier te bewaken en te bewerken.

Noot: deze module is nietbestemd voor het toevoegen van nieuwe bestandsregistraties of het verplaatsen of kopiëren van bestaande registraties (dit doet u in het relatiedossier in de relatiekaart of in de module ‘Bestandsregistraties’).

Δ Top

Tabblad: Relatiedossiers

In de lijst aan de linkerzijde kunt u een selectie maken van actieve relaties met een bestaand digitaal dossier. U kunt kiezen uit de verschillende relatietypes en op basis daarvan evt. nog een selectie maken middels de beginletter van de bedrijfsnaam. Zo kunt u voor uzelf het onderhoud in ‘stukjes hakken’ en gemakkelijk bijhouden waar u gebleven bent.

Wanneer u een relatie in de resultaatlijst selecteert, zal de applicatie aan de rechterzijde van het venster het overeenkomende dossier tonen.

Δ Top

Relatiedossier bewerken

U kunt elk individueel relatiedossier handmatig voorzien van afwijkende mappenstructuren (dus onafhankelijk van het gebruikte dossierschema). Gebruik hiervoor het contextmenu in de dossierweergave. U kunt mappen toevoegen, mapnamen wijzigen en mappen verwijderen. Bij het wijzigen van mapnamen zal de applicatie zonodig automatisch de padverwijzingen van bestandsregistraties in de database aanpassen.

Houdt u er tevens rekening mee, dat bij het verwijderen van mappen alle onderliggende inhoud definitief wordt verwijderd - dus inclusief opgeslagen bestanden (fysiek) en hun registraties (in de database)!

Δ Top

Tabblad: Jaarmappen

Dit tabblad stelt u in staat jaarmappen aan te leggen in of evt. te verwijderen uit uw relatiedossiers.

Noot vooraf: bij omvangrijke dossiers is het genereren of verwijderen van jaarmappen een relatief zwaar proces. Voer de procedures het liefst buiten kantoortijd uit. Zorg er in ieder geval voor, dat er geen gebruikers in de dossiers aan het werk zijn, noch via PM Record, noch via Windows Verkenner.

Δ Top

Nieuwe jaarmap genereren

Deze optie gebruikt u eenmaal per jaar om nieuwe jaarmappen aan te leggen voor ál uw bestaande dossiers. Het jaarnummer wordt bepaald aan de hand van het laatst geregistreerde jaar in de database. U ziet de nieuw aan te maken jaarmap achter de optie ‘Nwe jaarmap maken’ vermeld (tussen haakjes).

De procedure maakt de jaarmap aan conform de door u vastgelegde mappenstructuur in het aan de relatie gekoppelde dossierschema (uiteraard wordt alleen een jaarmap aangelegd als in het aangetroffen schema ook daadwerkelijk een jaarmap is gedefinieerd).

Δ Top

Jaarmap aanvullen

De applicatie houdt bij tot en met welk jaar uw jaarmappen zijn aangemaakt; u vindt deze jaren terug in de lijst. Op basis van het jaarnummer kunt u ervan uitgaan, dat voor dat betreffende jaar voor de destijds bestaande dossiers een jaarmap is gegenereerd. Natuurlijk is dit geen waterdichte garantie; mogelijk heeft u bepaalde relaties pas in een later stadium aan een dossierschema met een jaarmap gekoppeld. Of u heeft jaarmappen bij sommige relaties verwijderd. Of u wilt alsnog ‘oudere’ jaren aan bepaalde relatiedossiers toevoegen.

De optie ‘Jaarmap aanvullen’ controleert de dossiers van de geselecteerde relatietypen - of de aan een bepaald dossierschema gekoppelde relaties - op het door u in de lijst gemarkeerde jaar. Nadat u op de knop ‘Analyseren’ hebt gedrukt krijgt u eerst een overzicht te zien van in aanmerking komende dossiers. Daarin maakt u zelf een selectie door de gewenste relatiedossiers aan te vinken.

Δ Top

Jaarmap verwijderen

Op dezelfde wijze kunt u jaarmappen verwijderen (bijv. ‘oude’ jaren). Hier dient u wel voorzichtig mee te zijn, omdat verwijdering niet alleen de jaarmap zelf geldt, maar ook de daarin evt. opgenomen bestanden (op het netwerk) en bestandsregistraties (in de database). Deze bent u daarna onherroepelijk kwijt!

Noot: vóór het verwijderen wordt u eenmalig (per sessie) gevraagd om het ‘Admin’-wachtwoord in te voeren.

Nadat u op de knop ‘Analyseren’ hebt gedrukt krijgt u eerst een overzicht te zien van in aanmerking komende dossiers. Daarin maakt u zelf een selectie door de gewenste relatiedossiers aan te vinken.

Δ Top

Tabblad: Andere mappen

Misschien wilt u – eenmalig - mappen of mappenstructuren aanleggen in of verwijderen uit specifieke, reeds bestaande dossiers. Middels dit tabblad heeft u een grote vrijheid om zelf de inhoud van dossiers aan te passen. Het grote voordeel is, dat de applicatie dit in een keer voor meerdere dossiers kan doen, en bij verwijdering (van onderliggende bestanden) tevens zorg draagt voor het opschonen van de registraties in de database.

Δ Top

Mappen genereren

Bij het genereren van nieuwe mappen of maplagen in bestaande dossiers begint u altijd met het kiezen van een beginpad. Dit pad selecteert u uit een van de beschikbare dossierschema’s (links). Zodra u gekozen hebt, ziet u het beginpad in de lijst rechts gepresenteerd.

Belangrijk: u kunt een map selecteren uit elke willekeurige laag, maar de applicatie laat alleen toe, dat u aanvullende mappen toevoegt onder het laagste niveau dat u hebt geselecteerd! Als u dus het laagst mogelijke niveau kiest (relatiedossiers kennen maximaal vier lagen onder de hoofdmap), dan kunt u geen nieuw submappen meer aanmaken (de betreffende optie in het contextmenu is dan ontoegankelijk).

Heeft u een beginpad gekozen, dan kunt u twee dingen doen:

  1. U wilt dit beginpad ongewijzigd toevoegen aan bepaalde relatiedossiers waarin dit nog niet voorkomt.
  2. U wilt extra mappen toevoegen aan dit pad.

In beide gevallen geldt: heeft u een jaarmap gekozen, controleer dan of de nieuwe mapstructuur voor het juiste, door u zelf gewenste jaar geldt. Zoniet, klik met uw rechtermuisknop op de jaarmap, kies de optie ‘Ander jaar…’ en selecteer een ander jaar.

Als u mappen wilt toevoegen klikt u (met uw rechtermuisknop) op het laagste niveau van het geselecteerde beginpad en u kiest de optie ‘Voeg een submap aan dit niveau toe’.

Er bestaat geen limiet voor het aantal maplagen dat u kunt aanmaken, zolang het laagste niveau maar niet wordt overschreden. Indien uw beginpad bijvoorbeeld een hoofdmap is (‘Jaar’, ‘Permanent’ of ‘Algemene correspondentie’), dan kunt u zich op vier niveau’s uitleven (zie voorbeeld hieronder).

Waarschuwing: klik nóóit in de lijst aan de linkerzijde (de dossierschema’s) als u bezig bent met het aanmaken van extra mappen. In dat geval zal de applicatie namelijk een nieuw beginpad creëren en bent u onmiddellijk al uw werk kwijt!

Wanneer u tevreden bent bepaalt u welke relatiedossiers voor de toevoeging in aanmerking komen: u kiest schema en relatietype. Nadat u op de knop ‘Analyseren’ hebt gedrukt krijgt u eerst een overzicht te zien van in aanmerking komende dossiers. Daarin kunt u zelf nog een selectie maken door de gewenste relatiedossiers aan te vinken.

Noot: een dossier komt in het overzicht voor als minimaal 1 pad (van boven tot onder) van de door u aangemaakte extra mapstructuren mogelijk is!

Δ Top

Mappen verwijderen

Selecteer een verwijderpad uit een van de beschikbare dossierschema’s (links). U ziet dit in de lijst rechts gepresenteerd.

Bepaal vervolgens welke relatiedossiers voor de verwijdering in aanmerking komen: u kiest schema en relatietype. Nadat u op de knop ‘Analyseren’ hebt gedrukt krijgt u eerst een lijst te zien van in aanmerking komende dossiers. Daarin kunt u zelf nog een selectie maken door de gewenste relatiedossiers aan te vinken.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small