Afdrukken

DocMaker

Introductie
Efficiënt werken met PM-DocMaker®
Beheer
Voorbeeldsjablonen downloaden
Mastersjablonen
E-mailsjablonen
Velden invoegen
Sjablonen: adresvelden
Sjablonen: de invoegvelden ‘Bedrijfsnaam’ en ‘BedrijfsnaamTav’
Sjablonen: organiseren
Enkelvoudige documenten genereren: via het relatiedossier
Documenten genereren: er gebeurt niets
Meervoudige documenten genereren: via Bestands- en Postregistratie
Stap 1: kies een sjabloon
Stap 2: kies een mailbron
Stap 3: Metadata en dossierlocatie
Batchbeheer
Documentregels individueel bewerken
Selecties bewerken
Batches afhandelen
Batches verwijderen
Batchbeheer in ‘oude’ PM-DocMaker

Introductie

PM-DocMaker 2.0 is een vernieuwde versie van de aloude, gelijknamige applicatie in MS-Word en is volledig geïntegreerd in de PM-Record suite.

  • Noot: de ‘oude’ DocMaker-applicatie (in MS-Word) blijft overigens gewoon werken. Deze wordt echter niet meer geupdated of vernieuwd.

Δ Top

Efficiënt werken met PM-DocMaker®

PM-DocMaker kan uw kantoor een enorme besparing in tijd opleveren op het gebied van correspondentie, mits u een juist gebruik maakt van alle opties en mogelijkheden. U heeft de beschikking over niet minder dan 120 verschillende invoegvelden, welke allemaal automatisch hun gegevens uit de database ophalen. U kunt met één druk op de knop in luttele minuten meerdere documenten, Pdf’s of emails tegelijkertijd genereren. In principe is het handmatig typen van gegevens en tekst daarmee verleden tijd en elk document wordt ook nog eens automatisch geregistreerd in uw database en opgeslagen in uw digitaal dossier.

Er zijn echter twee sleutelbegrippen die hier van belang zijn: een doordachte gegevensorganisatie in PM-Record® en een bekwame ‘sjablonenspecialist’.

  • Een doordachte gegevensorganisatie in PM-Record bereikt u door deze handleiding nauwkeurig te lezen en daarna na te denken over de manier waarop u uw dossiers inricht, uw mailcodes samenstelt en de gegevens in uw relatiekaarten vult. Ga hierbij altijd te werk volgens een voor u en uw medewerkers hanteerbare, herkenbare en consequente systematiek! Hiermee heeft u het halve werk gedaan en wordt het voor uw medewerkers eenvoudig om de juiste sjablonen te kiezen en de juiste selecties te maken.
  • Uw medewerkers hoeven geen verstand te hebben van Word- of Outlooksjablonen. Het enige dat zij moeten weten is welk sjabloon een bepaald type document of e-mail oplevert. Het efficiënt ontwerpen van een sjabloon is echter iets voor een specialist, iemand die kennis heeft van de opmaakmogelijkheden van MS Word en van het werken met invoegvelden. Of het resultaat van een documentenbatch bevredigend is, is in hoge mate afhankelijk van het invoegen van de juiste gegevensvelden in een bepaald sjabloon én een juiste selectie van bepaalde typen relaties/mailcodes. Het verdient dan ook aanbeveling om in ieder geval 1 persoon uit uw organisatie de vereiste expertise te gunnen. Pro Management biedt daarvoor evt. een korte, praktijkgerichte cursus.

Δ Top

Beheer

De standaardinstellingen voor PM-DocMaker vindt u in de menu’s van de module ‘Bestands- en postregistratie’ en in elk willekeurig relatiedossier. U kunt hier ook de standaard sjablonenlocatie wijzigen.

docmaker1

Noot: de instellingen zijn compatibel met de ‘oude’ DocMaker-versie, dus wat u hier wijzigt, ziet u daar terug, en vice versa.

Δ Top

Voorbeeldsjablonen downloaden

Om u op weg te helpen kunt u een aantal voorbeeldsjablonen downloaden. Ga daarvoor naar de module ‘Bestands- en postregistratie’ en klik op het tabblad ‘Documenten genereren’. Hier vindt u de downloadoptie:

docmaker2

Dezelfde optie is ook terug te vinden onder de knop ‘Genereer document’ in elk willekeurig relatiedossier.

Δ Top

Masterjablonen

De voorbeeldsjablonen bieden u de mogelijkheid om snel zogenaamde mastersjablonen aan te maken. Een mastersjabloon gebruikt u niet om correspondentie te genereren, maar als blauwdruk voor andere sjablonen.

Ga in Windows Verkenner naar de DocMaker-sjablonenlocatie. Als u de locatie niet uit uw hoofd weet, open dan het venster ‘DocMakerinstellingen’ en klik op het mapje in het veld ‘Locatie MS Word DocMakersjablonen’: dit opent automatisch Verkenner.

In het rijtje voorbeeldsjablonen bevindt zich een ‘Standaardbrief aan geselecteerde relatie’.

  • Maak een kopie van dit sjabloon en wijzig de naam ervan in bijv. ‘Mastersjabloon standaardbrief’.
  • Open het bestand door er met uw rechtermuisknop op te klikken en dan te kiezen voor ‘Openen’ (dus NIET dubbelklikken! Als u dubbelklikt opent Word een nieuw document op basis van het sjabloon).
  • U ziet dat in dit sjabloon adressering, briefhoofd en afsluiting al geregeld zijn. Pas het sjabloon aan aan uw eigen opmaak, voer uw logo’s e.d. in en verwijder de overige tekst.
  • Als u tevreden bent slaat u het sjabloon op.

Tip: plaats uw mastersjablonen in een subfolder van uw sjablonenlocatie:

docmaker3

  • Test het sjabloon door in PM-Record naar een willekeurig relatiedossier te gaan, klik op ‘Genereer document’ en selecteer het gewenste sjabloon:

docmaker4

  • Voer contactpersoon, onderwerp en referentie in en klik op ‘Sjabloon naar document’.
  • Als het voorbeelddocument is gemaakt kunt u dit converteren naar Worddoc, Pdf of mail (kies voor de knop ‘NIET registreren’). Beoordeel het resultaat. Zo nodig kunt u altijd bijsturen.
    Belangrijk: zorg altijd dat uw sjablonen gesloten zijn voordat u gaat testen! Is dit niet het geval, dan kan Word foutmeldingen genereren.
  • Beoordeel zelf hoeveel typen mastersjablonen u nodig hebt (email, pdf, op onderwerp, op klantengroep, etc).

Δ Top

E-mailsjablonen

De applicatie kan uw Word-sjabloon rechtstreeks omzetten in een email. Houdt u er echter wel rekening mee dat niet alles uit Word naar email kan worden getransformeerd. Gebruik bijv. géén kop- of voetteksten. Ook het formaat en de positie van plaatjes en tabellen kan anders uitvallen dan u verwacht had. Zorg dus altijd dat u een mastersjabloon voor email uitgebreid test.

Δ Top

Velden invoegen

U kunt op verschillende manieren de beschikbare velden invoeren:

  1. Open een sjabloon in Word. Als u de ‘oude’ PM-DocMaker nog geïnstalleerd hebt, dan kunt onder de menubalk ‘Invoegtoepassingen’ de optie ‘Velden toevoegen’ vinden:
    docmaker5
  2. Open het voorbeeldsjabloon ‘DocMaker Voorbeeldsjabloon - Alle velden van DocMaker’: hierin vindt u alle velden die beschikbaar zijn. U kunt elk veld kopiëren en vervolgens in uw eigen sjabloon plakken.
  3. Kopieer velden uit andere sjablonen, evt. inclusief omringende tekst.

Noot: U kunt elk veld net zo vaak gebruiken als u wilt. Wijzig echter nooit de tekst van de invoegvelden; de applicatie zal ze dan niet meer herkennen en dus ook niet kunnen vullen bij het aanmaken van brieven en documenten.

Δ Top

Sjablonen: adresvelden

Wanneer u een relatie selecteert, heeft u de keus uit 3 adrestypen: post-adres, factuur-adres of bezoek-adres. Bij het maken of bewerken van een sjabloon zijn de velden voor deze adrestypen allemaal afzonderlijk in te voegen. Bij het genereren van een document zal de applicatie vervolgens de waarden voor deze velden opzoeken en in het document plaatsen.

Δ Top

Sjablonen: de invoegvelden ‘Bedrijfsnaam’ en ‘BedrijfsnaamTav’

U hoeft het ‘Tav’-invoegveld niet apart in de briefadressering van uw sjabloon mee te nemen. Immers, als dit veld leeg zou blijven (omdat er geen contactpersoon bekend is voor de geselecteerde relatie), dan zou er een lege regel in uw adressering blijven staan. Als u dit per se wilt voorkomen, kunt u gebruik maken van het veld ‘BedrijfsnaamTav’. Dit veld houdt rekening met een lege ‘Tav-waarde’ en vult dan alleen de bedrijfsnaam in. Wordt er wel een ‘Tav-waarde’ gevonden, dan wordt de bedrijfsnaam gevolgd door een harde return en wordt de ‘Tav-waarde’ op een volgende regel geplaatst. Zo heeft u dus altijd een aaneensluitende adressering.
Het veld ‘Bedrijfsnaam’ vult altijd alleen de bedrijfsnaam van de geselecteerde relatie in (dus zonder ‘Tav-waarde’).

Δ Top

Sjablonen: organiseren

Omdat u meerdere typen sjablonen zult genereren is het handig om deze te categoriseren via een duidelijk systeem van bestandsbenamingen. U bent uiteraard vrij om te doen wat u wilt, maar via een systeem van vooraf afgesproken z.g. prefixes kunt u op een eenvoudige manier in één oogopslag zien met wat voor type sjabloon u te maken heeft.

Tip: Categoriseer uw sjablonen in subfolders op de DocMaker-sjablonenlocatie (bijv. Klanten, Leveranciers, etc., of Administratie, Belastingen, etc.) 

Δ Top

Enkelvoudige documenten genereren: via het relatiedossier

Ga in PM-Record naar een relatiekaart en klik op de groene ‘File’-knop rechts onderin het venster.

docmaker6

U belandt in het dossier van de betreffende relatie. Klik rechts onderaan op de knop ‘Genereer document’.

  • Kies een sjabloon en wacht tot de applicatie een voorbeeld voor u gemaakt hebt.
  • Kies evt. een contactpersoon uit de lijst en vul onderwerp en referentie in.
  • Indien u wilt refereren aan ingekomen of uitgezonden post, open dan de expander links onderin en kies uw poststuk:
    docmaker7
    Let op: als u aan poststukken refereren wil, zorg dan wel voor een sjabloon waarin de bijbehorende velden voorkomen. Ook hiervoor zijn voorbeeldsjablonen beschikbaar.
  • Kies evt. een (andere) datum voor uw document (standaard is vandaag).
  • Druk op ‘Sjabloon naar nieuw document’. De applicatie gaat nu het document voor u aanmaken. Geef het even de tijd, en controleer daarna de voorbeeldweergave.
  • Kies de bestandsvorm die u wenst.
  • Kies of u het bestand wel of niet wilt registreren in het betreffende dossier. Bij NIET registreren wordt het document meteen in de gekozen bestandsvorm geopend. Het is dan nog NIET opgeslagen!
  • Bij wel registreren wordt eerst het standaard registratievenster getoond. Na registratie keert u terug naar het dossier, is uw bestand opgeslagen, in de lijst geselecteerd en wordt het automatisch geopend.

Δ Top

Documenten genereren: er gebeurt niets

Het kan soms zijn dat er iets fout gaat bij de afwikkeling van de documentgeneratie, bijv. als er meerdere gebruikers met hetzelfde sjabloon aan de gang zijn, of als u per ongeluk het venster afsluit tijdens het proces. Wanneer er bij de volgende keer proberen schijnbaar niets gebeurt, sluit dan het DocMaker-venster af en ga naar Windows Taakbeheer (dit doet u door met uw rechtermuisknop de taakbalk van Windows te klikken).

Controleer of in Taakbeheer onder ‘Toepassingen’ én ‘Achtergrondprocessen’ een instantie van Microsoft Word openstaat:

docmaker8

Beëindig àlle instanties van Word die u ziet (vergeet niet om evt. zichtbaar openstaande Worddocumenten die niets met DocMaker van doen hebben eerst op te slaan). Probeer het daarna opnieuw.

Δ Top

Meervoudige documenten genereren: via Bestands- en Postregistratie

docmaker9

U heeft de mogelijkheid om een groot aantal documenten tegelijk aan te maken én in uw dossiers te registreren.

Ga naar ‘Bestands- en Postregistratie’ en klik op de tab ‘Documenten genereren’:

docmaker10 

Stap 1: kies een sjabloon

Kies een sjabloon uit de lijst en laat de applicatie een voorbeeld genereren.

Noot: u kunt bij mailbatches géén gebruik maken van de invoegvelden die betrekking hebben op Post-in- en Post-uit-gegevens. Deze velden worden niet gevuld! Controleert u dus welke sjablonen wel of niet kunnen worden gebruikt bij het maken van een documentenbatch.

Δ Top

Stap 2: kies een mailbron

U baseert uw selectie op een mailbron (bijvoorbeeld een mailcode, een lijst met verjaardagen of een voortgangsjaar), waaraan een aantal contactpersonen uit PM-Record zijn gekoppeld. U kunt daarbij kiezen of u àlle contactpersonen uit de gekozen mailbron wilt gebruiken of slechts een beperkt aantal (u selecteert dan handmatig de gewenste contactpersonen uit de lijst). U kunt bovendien een voorselectie maken op basis van relatietype (klanten of overige relaties).

Om meervoudige documenten aan te maken zijn de mailcodes uit PM-Record belangrijk. U bepaalt aldaar al welke contactpersonen tot een specifieke mailingcategorie behoren en het resultaat daarvan ziet u dus terug in de lijst in PM-DocMaker.

  • Voor het maken van mailcodes, ga in het hoofdvenster van PM-Record naar ‘Stamgegevens’:
    docmaker11
  • In het tabblad ‘Communicatie’ kunt u mailcodes bewerken, aanmaken en verwijderen:
    docmaker12
  • Geef een duidelijke naam aan uw mailcodes, zodat u weet welke groep ze vertegenwoordigen of welk doel u met de mailcode beoogt (noem een mailcode dus niet ‘Kerstkaart’ of iets dergelijks, maar bijv. ‘Klanten 1’ of ‘Fisc grp A’). Aan de hand hiervan hebt u vrijwel onbeperkte mogelijkheden om ook allerlei doelgroepgerichte sjablonen te creëren (houdt u hier bijvoorbeeld ook rekening mee in de benaming van uw sjablonen; u kunt dan snel selecties maken!).
  • Een belangrijke overweging bij het toewijzen van personen aan mailcodegroepen is verder nog de samenstelling van uw dossiers: bij het registreren en opslaan van meervoudige documenten dient u een overeenkomstig opslagpad te kiezen, zodat PM-DocMaker voor elk gegenereerd document weet waar het deze moet plaatsen. Zorgt u dus voor uniformiteit.
  • Voor het vullen van mailcodes, ga in het hoofdvenster van PM-Record naar ‘Contactpersonengroepen’:docmaker13
  • In dit venster kunt u contactpersonen aan uw mailcodes koppelen of ervan ontkoppelen:
    docmaker14
    Waarschuwing: maak uw mailcodegroepen niet al te groot. Hoe uitgebreider ze zijn, hoe meer moeite u moet doen om de juiste personen te kiezen als u daadwerkelijk gaat mailen.

Met de juiste mailcodes en correct gekoppelde contactpersonen kunt u vervolgens uw keuzes maken in het DocMaker-venster (stap 2).

docmaker15

Wanneer u kiest voor een voortgangsjaar als mailbron, krijgt u een lijst voorgeschoteld met alle werkcodes/werkzaamheden die bij dat jaar betrokken zijn. Selecteert u één van deze werkcodes, dan ziet u rechts een lijst van contactpersonen, behorende bij de relaties waarvoor uw kantoor die werkzaamheid in dat jaar verricht. U kunt in uw sjabloon naar deze werkzaamheid verwijzen: zie voor de beschikbare velden het voorbeeldsjabloon ‘DocMaker Voorbeeldsjabloon - Brief met Voortgang-verwijzing’. Deze velden kunt u naar uw eigen sjablonen kopiëren.

Let op: het genereren, vullen en opslaan van grote aantallen documenten via MS Word kan een zware belasting voor uw pc en netwerk zijn. Een goede raad is om niet meer dan vijftig documenten in één keer aan te maken.

Δ Top

Stap 3: Metadata en dossierlocatie

docmaker16

  • Vul de metadata aan de linkerzijde van het venster naar eigen believen in. Alle documenten in een mailing krijgen dezelfde bestandsnaam, welke u van tevoren zelf opgeeft. U ziet dat initieel de naam van het sjabloon in ‘Bestandsnaam’ en ‘Onderwerp’ is ingevuld. U kunt dit beter aanpassen door de context van uw mailing te vermelden.

    Let op: ‘Onderwerp’, ‘Referentie’ en ‘Jaarcode’ kunnen ook velden in uw sjabloon zijn! Deze dienen dus gevuld te worden met het oog op de inhoud van de te maken documenten.

    Noot: De velden ‘Trefwoorden’ en ‘Toelichting’ kunt u ook later in Batchbeheer nog individueel per document aanpassen. Deze gegevens worden in de uiteindelijke registratie gebruikt.

  • Vervolgens dient u een gemeenschappelijk opslagpad te kiezen. Dit betekent, dat het pad dat u selecteert dient te bestaan in élk relatiedossier uit uw selectie! U controleert dit met de desbetreffende knop; indien niet akkoord, dan krijgt u een melding:

docmaker17

U kunt vervolgens uw selectie in de lijst aanpassen, of een ander pad kiezen. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in de selectie van contactpersonen, zult u opnieuw een pad moeten kiezen en laten controleren. Zo lang uw opslagpad niet is geaccordeerd, zal de knop ‘Documenten genereren’ niet worden vrijgegeven.

Tip: zorg bij het samenstellen van uw mailcodes, dat u relatie-contactpersonen toewijst die nagenoeg dezelfde dossiersamenstelling hebben. Dit bespaart u bij het genereren van mailings veel gezoek (en dus tijd).

  • Kies het gewenste bestandsformaat (Worddoc, Pdf of Pdf als bijlage). Als u denkt dat u later nog wijzigingen in uw individuele documenten wilt aanbrengen, kies dan voor ‘Worddoc’. In Batchbeheer kunt u de mailing evt. alsnog naar Pdf omzetten.
  • Als alle gegevens zijn ingevoerd en geaccordeerd drukt u op de knop ‘Documenten genereren’. PM-DocMaker zal nu separate documenten aanmaken voor alle contactpersonen uit uw selectie (u kunt de vorderingen volgen via de voortgangsbalk linksonder in het scherm). U krijgt een melding als de procedure is voltooid.

Wanneer u uw documenten heeft gegenereerd worden ze als batch geregistreerd. U vindt ze daarna terug onder de knop ‘Batchbeheer’, alwaar u alle documenten uit de batch alsnog kunt bewerken, verwijderen, verzenden of afdrukken.

Δ Top

Batchbeheer

Het totaal van alle documenten uit uw selectie wordt geregistreerd als ‘batch’. De batchregistratie biedt u de mogelijkheid om zicht te houden op ieder individueel document dat in een bepaalde batch is aangemaakt. Alle batches worden automatisch voor u bewaard en u kunt ze terugvinden via de knop ‘Batchbeheer’. Pas in batchbeheer beslist u of documenten al dan niet worden geregistreerd.

docmaker18

Bovenin het venster kunt u selecteren op de personen die batches hebben gegenereerd. Standaard wordt daar uw eigen naam geselecteerd. Daaronder kunt u de batches kiezen van die persoon. De batches worden aflopend gesorteerd op datum en tijd.

Heeft u een batch geselecteerd, dan vindt u in de bovenste grijze tekstbalk de batchgegevens. Die zijn voor elk document in de batch gelijk. U kunt hier ook meteen zien welk type document in de batch is opgenomen (Worddocument, Pdf of Pdf als emailbijlage).

In de lijst vindt u alle documenten die in de batch zijn gegenereerd.

Δ Top

Documentregels individueel bewerken

U mag elke documentregel in de batch individueel bewerken. Bijv. door de documentdatum te wijzigen, of trefwoorden en toelichtingstekst aan te vullen. Gebruikmakend van de buttons in elke regel kunt u een document openen (en evt. bewerken), verplaatsen binnen het dossier (van díe relatie), verwijderen (bij individuele verwijdering wordt het document ook fysiek verwijderd) of registreren.
Is een document echter eenmaal geregistreerd, dan zijn deze opties geblokkeerd!

Let op: het fysiek verwijderen van een document mag alleen door degene die de batch heeft aangemaakt!

docmaker19

Δ Top

Selecties bewerken

U kunt documentregels selecteren en vervolgens op die selectie een bewerking uitvoeren. Afhankelijk van het type document worden dan een of meerdere knoppen onderin het venster beschikbaar.

Als u een hele batch selecteert en wilt registreren, dan worden alleen de ongeregistreerde documenten geregistreerd (u kunt dus niet per ongeluk dubbel registreren).

De knop ‘Omzetten naar Pdf’ is alleen beschikbaar bij Worddoc-batches. Dit is handig als u na het genereren van de batch alsnog wijzigingen in de individuele documenten wilt aanbrengen.

De knop ‘Verzenden’ is alleen beschikbaar bij emailbatches.

De knop ‘Afdrukken’ is niet beschikbaar bij emailbatches.

Δ Top

Batches afhandelen

Als u alles gedaan heeft wat u wilde doen kunt u de batch als afgehandeld bestempelen. Dit doet u met het betreffende knopje rechts onderin. Na afhandeling belandt de batch in een separate reeks die u bovenin kunt selecteren. De documentenregels uit de afgehandelde batch zijn daarna nog gewoon beschikbaar. U kunt dus altijd nog afdrukken, verzenden, etc.

Δ Top

Batches verwijderen

Als een batch u niet zint kunt u hem ook verwijderen. Het verwijderen van een batch heeft echter geen enkele invloed op uw documenten of hun registratie. Wilt u de ongeregistreerde documenten ook verwijderen, dan dient u dit eerst (individueel per document) te doen.

Let op: het verwijderen van een batch mag alleen door degene die hem heeft aangemaakt!

Δ Top

Batchbeheer in ‘oude’ PM-DocMaker

Let op: Het lokale batchbeheer in de ‘oude’ PM-DocMaker is NIET compatibel met dit nieuwe, gecentraliseerde systeem! U kunt beide systemen dus wel gebruiken, maar de resultaten zijn niet uitwisselbaar.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small