Afdrukken

Bestandsregistraties

Opstarten
Tabblad ‘Overzicht registraties’
Filteropties
Lijst met bestandsregistraties
Tabblad ‘Registreer bestanden’
Tabblad ‘Registreer E-mail’
Woord vooraf voor MS Outlook 2003 gebruikers: ‘click yes’
Outlook folderlijst (mailmappen)
Outlook mailbox
E-mail registreren (koppelen aan relatiedossier)
Zoeken naar email-matches
Tabblad ‘Niet geregistreerd’

Opstarten

Het PMFlame venster ‘Bestandsregistraties’ kan alleen vanuit PM-Record worden opgestart (via het menu in het hoofdscherm: ‘Bestands- en postregistraties’). Bij het openen zal het venster de logon-eigenschappen van PM-Record overnemen en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de module geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Δ Top

Tabblad ‘Overzicht registraties’

Het maakt niet uit of bestanden zijn ingeboekt middels PM-DocMaker, het klantendossier in PM-Record, de postmodule in PM-Record, de PMFlame module ‘Audit Plan’, de andere tabbladen in deze module, of via de PMFlame module ‘PM DossierManager’; u vindt ze altijd terug in dit tabblad. U kunt alle bestandsregistraties in één enkel overzicht tevoorschijn roepen, controleren en bewerken.

Noot: u treft in deze module géén bestandsregistraties aan t.b.v. de personeelsdossiers!

De software van Pro Management kent drie typen registraties: ‘kale’ bestandsregistraties, ingekomen post en uitgezonden (of uitgaande) post. De postregistraties hebben een aantal extra kenmerken en functionaliteiten. Houdt u er echter rekening mee, dat niet elke postregistratie per sé een gekoppeld bestand hoeft te hebben; vandaar, dat deze registratiemodule zeker niet de post-module vervangt!

Het tabblad opent standaard met de filteroptie ‘Vandaag’, wat betekent dat u automatisch alle bestandsregistraties ziet die vandaag (tot nu toe) zijn ingeboekt (zowel door uzelf als uw collega’s). U vindt de betreffende bestanden in de lijst rechts.

Noot: maak gebruik van de gridsplitter om, als u eenmaal uw selectie hebt bepaald, de lijst zo breed mogelijk te maken.

Δ Top

Filteropties

Er zijn kantoren met meer dan 100.000 bestandsregistraties in het digitale dossier. Met de filteropties links in het venster kunt u echter elk bestand terugvinden. De filteropties zijn onderverdeeld in 4 categorieën: tijd, type, tekst en koppeling. Maakt u altijd eerst een tijdvak- of periodeselectie! Op basis van het gekozen tijdvak worden namelijk de categorieën type en koppeling voorzien van specifiek aan dat tijdvak gebonden gegevens. Bijvoorbeeld: als u kiest voor het tijdvak ‘Vandaag’, zal het keuzelijstje ‘Zoek op gekoppelde relatie’ slechts worden gevuld met relaties, waarvoor ook daadwerkelijk vandaag registraties zijn gedaan. Dit geldt voor alle overige keuzelijstjes. De categorie ‘tekst’ vult u uiteraard zelf in, maar ook daar dient u er rekening mee te houden, dat de applicatie de ingevoerde tekst uitsluitend zoekt in de aangegeven periode.

Nadat u uw selectiecriteria heeft ingevoerd drukt u op de knop ‘Zoeken/verversen’.

Waarschuwing: het tijdvaktype ‘alle datums’ impliceert, dat de applicatie de resultaatlijst gaat vullen met álle aanwezige bestandsregistraties in uw database. Dit kan een zwaar proces zijn, zeker als u geen verdere selectiecriteria invoert. Gun het programma in dat geval de tijd om het zoekproces te voltooien.

Tip: u kunt snel weer terug naar de bestandsregistraties van vandaag door op de betreffende knop te klikken (‘Terug naar vandaag’); alle selectiecriteria worden daarbij geleegd.

Tip: de resultaatlijst wordt niet automatisch ververst; als u weet, dat ook collega’s bezig zijn met bestandsregistraties, klik dan af en toe eens op de knop ‘Zoeken/verversen’. Zo weet u zeker, dat uw lijst actueel blijft.

Δ Top

Lijst met bestandsregistraties

De resultaatlijst wordt gevuld met alle bestandsregistraties die voldoen aan uw criteria. U vindt 19 kolommen met gegevens. Standaard worden deze op datum gesorteerd, maar u kunt elke willekeurige kolom op- of aflopend sorteren. Ook de kolomvolgorde kunt u naar eigen wens aanpassen door met de kolomkoppen te slepen. U kunt uw voorkeur vastleggen door met uw rechtermuisknop in de lijst te klikken en te kiezen voor de optie ‘Onthoud huidige kolomindeling’; zo wordt uw indeling elke keer, dat u de module opstart, automatisch ingeladen.

De kolommen spreken voor zich. U dient te weten, dat elke bestandsregistratie een uniek documentnummer heeft (kolom ‘DocNr’). Op basis van het registratietype ziet u of het een ‘kale’ registratie betreft (‘Doc.reg’) of een inkomend (‘Post in’) of uitgaand (‘Post uit’) poststuk. Bij een poststuk is – naast het documentnummer – tevens de kolom ‘PostNr’ gevuld; ook dit nummer is uniek voor elk type poststuk.

Tip: het veld ‘Opmerkingen’ is rechtstreeks in de lijst bewerkbaar (u herkent dit aan het ‘potloodje’). Indien u snel tekst wilt aanvullen of verwijderen klikt u dus gewoon in het veld en begint te typen. Zorg er wel voor, dat u daarna, als u klaar bent, even ergens anders in de lijst klikt! Hierdoor weet de applicatie, dat u het veld bewerkt hebt en worden de wijzigingen automatisch opgeslagen.

Met het contextmenu van de lijst kunt u nog een aantal specifieke handelingen uitvoeren (u selecteert met uw rechtermuisknop een registratieregel):

Bestand openen
Deze optie opent elk willekeurig bestandstype. U bereikt hetzelfde effect door te dubbelklikken op een registratieregel.

Bekijk locatie in dossier
Hiermee toont de applicatie u – in een popup-venstertje - de bestandslocatie in de boomstructuur van Windows.

Metagegevens van dit bestand bewerken
In een popup-venstertje kunt u naast de opmerkingen tevens de velden ‘Onderwerp’, ‘Referentie’ en ‘Trefwoorden’ bewerken. Sla op middels de knop of klik ergens naast het venstertje om te annuleren.

Bestandsregistratie verwijderen
Voorbehouden aan gebruikers met beheerderstatus. U kunt ervoor kiezen alleen de registratie teniet te doen (het bestand blijft dan ongeregistreerd in het dossier staan) óf zowel het fysieke bestand als de bijbehorende registratie te verwijderen (dit proces is onomkeerbaar!).

U kunt ten slotte nog elke selectie rechtstreeks naar MS Excel exporteren (let op: er is een limiet van 1000 registraties!).

Δ Top

Tabblad ‘Registreer bestanden’

In dit tabblad kunt u snel individuele bestanden registreren en in het relatiedossier plaatsen.

Selecteer een bestand van het netwerk en een folderlocatie in een relatiedossier. Het kiezen van een relatie gaat altijd op dezelfde wijze in PMFlame: u opent een speciaal venstertje waarin u kunt selecteren of zoeken op basis van de verschillende relatietypes.

Tip: u kunt zowel in de netwerklijst als in de dossierlijst – ter controle - bestanden openen (gebruik het contextmenu of dubbelklik op een bestand).

Tip: in het relatiedossier kunt u tevens – ter controle - de metagegevens van reeds geregistreerde bestanden oproepen (gebruik het contextmenu).

Tip: gebruik de gridsplitters in het tabblad om ruimte voor uzelf te creëren.

Om te kunnen registreren dient u vervolgens nog minimaal het onderwerp in te voeren (pas dan is de registreerknop bereikbaar).

Of u de bestanden tevens als ingekomen of uitgaande post wilt registreren bepaalt u zelf (vink een van beide opties aan); in dat geval worden de extra keuzevelden rechts in het venster geactiveerd. Bij inkomende post kunt u bovendien een notitie aan de ontvanger verzenden, zodat deze op de hoogte wordt gesteld van het digitale poststuk. De geregistreerde poststukken worden automatisch zichtbaar in de postschermen van PM-Record.

Noot: links naast de registreerknop kunt u aangeven of het tabblad na opslag van de registratie dient te worden schoongemaakt. Deze optie staat standaard uit.

Noot: na opslag van de registratie wordt de lijst in het eerste tabblad (‘Overzicht registraties’) automatisch bijgewerkt. Zo kunt u altijd meteen controleren welke bestanden u vandaag reeds hebt geregistreerd.

Δ Top

Tabblad ‘Registreer E-mail’

Dit tabblad stelt u in staat om rechtstreeks vanuit MS Outlook emailbestanden in de database te registreren.

Het bovenstaande geeft al aan, dat u de ingebouwde functionaliteiten alleen kunt gebruiken als u MS Outlook (vanaf versie 2003) op uw pc hebt geïnstalleerd, waarbij MS Exchange Server op de achtergrond het mailverkeer regelt. Indien dit niet het geval is blijft het tabblad onbereikbaar.

Vóórdat u aan de slag gaat is het verstandig om over een aantal zaken na te denken; voor een optimaal gebruik is met name de inrichting van uw Outlookfolders en de toekenning van individuele gebruikersrechten belangrijk. In de volgende paragrafen wordt een aantal handvaten aangereikt.

Δ Top

Woord vooraf voor MS Outlook 2003 gebruikers: ‘click yes’

MS Outlook 2003 heeft één onhebbelijkheid: indien externe applicaties met dit programma verbinding proberen te maken wordt altijd aan de gebruiker om toestemming gevraagd. Middels een popup-venstertje kunt u daarbij voor maximaal 10 minuten ‘de verbinding openzetten’. Na die 10 minuten dient u opnieuw toestemming te geven (in de ICT is dit verschijnsel bekend als ‘click yes’, omdat u steeds weer op het knopje ‘Ja’ moet drukken). Op den duur wordt dit irritant en bovendien belemmert het een soepele voortgang van werkzaamheden. Helaas is er in Outlook 2003 geen mogelijkheid om het continue vragen van toestemming als optie te deactiveren (in Outlook 2007 kan dit wel!).

Om uw adrenalineniveau op een aanvaardbaar peil te houden bestaat er een extern, gratis miniprogrammaatje, dat het klikken op de ‘Ja’-knop van u overneemt: ‘Express ClickYes’. Indien u Outlook 2003 gebruikt kunt u dit programma downloaden en op uw pc installeren. Vóórdat u met deze PMFlame module gaat werken start u ‘Express ClickYes’ op (middels een snelkoppeling of – automatisch - als u zich aanmeldt op de pc) en activeert de ‘Yes’-optie rechtsonder in de system tray van uw pc. Vanaf dat moment zal het programmaatje steeds als er om toestemming wordt gevraagd automatisch op ‘Ja’ drukken (u ziet dan een kleine flikkering in het scherm).

Noot: ‘Express ClickYes’ is een softwareproduct dat op geen enkele wijze gelieerd is aan Microsoft of ProManagement. Het gebruik ervan is uw eigen verantwoordelijkheid.

Let op: ‘Express ClickYes’ werkt niet op Windows Terminal Server of in een Citrix omgeving!

Δ Top

Outlook folderlijst (mailmappen)

Links in het tabblad vindt u de Outlook folderlijst. Deze toont alle mailmappen die u ook in Outlook zelf ter beschikking staan:

Noot: er is – softwarematig - bewust geen restrictie toegepast op het aantal zichtbare mappen. Indien u restricties wenst aan te brengen, doet u dit dan via uw systeembeheerder; deze kan de rechten (en dus de toegankelijkheid per mailmap) per gebruiker bepalen. U bepaalt dus zelf, per kantoor en per medewerker, welke mailmappen zichtbaar zijn in de lijst.

Δ Top

Outlook mailbox

Selecteer een mailfolder in de lijst en de applicatie gaat voor u op zoek naar de inhoud.

Noot: indien u de eerste keer op een folder klikt en het programmaatje ‘ClickYes’ (zie de betreffende paragraaf hierboven) dient op dat moment voor het eerst uw toestemming tot Outlook te regelen, kan het zijn dat u nogmaals op de betreffende folder moet klikken om resultaat te zien!

Noot: spreekt u vooraf een economische indeling van de voor u beschikbare mailboxen af; het heeft niet veel nut om steeds de inhoud van een ‘Inbox’ met meer dan 5000 emails op te laten halen. Dat kost veel te veel tijd, terwijl de meeste informatie toch van weinig nut is voor wat u aan het doen bent (u wilt immers recent ontvangen emails registreren!). Maak voor uzelf bijvoorbeeld submapjes aan in uw ‘Inbox’, waarin u gelezen, afgehandelde, persoonlijke of irrelevante emails plaatst, zodat de ‘Inbox’ zelf alleen gevuld blijft met potentieel te registreren bestanden. Of maak afspraken over de inhoud en samenstelling van openbare mappen.

De mailbox toont u de 3 belangrijkste eigenschappen van elke email: datum en tijd van binnenkomst, de afzender (emailadres) en het onderwerp.

Noot: bij bedrijfsinterne afzenders wordt mogelijk geen emailadres getoond, omdat deze personen zijn opgenomen in de domeinregistratie van het netwerk en als zodanig geregistreerd staan in het adresboek van Exchange Server. U ziet dan alleen de naam.

Tip: indien u niet zeker bent van de inhoud van een bepaalde email, kunt u deze openen door te dubbelklikken op de betreffende regel.

Δ Top

E-mail registreren (koppelen aan relatiedossier)

U kunt elke email naar eigen inzicht aan een relatiedossier koppelen. Selecteer de betreffende email-regel in de lijst en klik vervolgens op de knop ‘E-mailbestand koppelen aan dossier van:’.

Kies in het popup-venster vervolgens de gewenste relatie. Na bevestiging krijgt u het betreffende dossier te zien:

Kies de (sub)map in het dossier waarin u de email wilt plaatsen.

Noot: u kunt het volledige dossier doorbladeren en daarbij tevens alle reeds opgeslagen bestanden zien én openen (gebruik rechtermuisknop of dubbelklik).

Let op: om te registreren dient u uiteraard per sé een (opslag)map te selecteren en geen bestand!

Bepaal de bestandsnaam (van de te registreren email) en de benodigde metagegevens: zowel de bestandsnaam als het onderwerp krijgen een standaardwaarde toegewezen (gebaseerd op het onderwerp van de e-mail), maar hier kunt u naar eigen inzicht van afwijken.

Ten slotte kunt u bepalen of de email tevens ingeboekt dient te worden als ingekomen post.

Nadat alle verplichte gegevens (minimaal geselecteerde email, dossiermap, bestandsnaam en onderwerp) zijn opgegeven zal de knop ‘Registreer e-mail’ toegankelijk zijn. De email wordt dan gekopieerd naar de gewenste locatie (het origineel blijft in uw Outlook-map staan).

Δ Top

Zoeken naar email-matches

Het kan handig zijn, om de applicatie zelf te laten zoeken naar relaties met een overeenkomend email-adres. Zo kunt u snel bepalen in welk dossier een mailbestand dient te worden opgeslagen. Selecteer hiervoor de gewenste regel (let op: deze dient wel een email-adres te tonen!) en gebruik het contextmenu ‘Zoek naar email-match in database’.

De applicatie zoekt naar email-matches in zowel relatie- als contactpersonenrecords. Indien er een of meerdere matches worden gevonden verschijnt er een popup-venstertje:

Noot: indien de naam van de contactpersoon in de match-lijst wordt vermeld is het getoonde emailadres gevonden in het aan de relatie gekoppelde contactpersonen-record (dus niet in het relatierecord zelf).

Dubbelklik op de relatie in wiens dossier u het emailbericht wilt opslaan. De betreffende mappenstructuur wordt meteen ingeladen en u kunt een opslagpad kiezen.

Δ Top

Tabblad ‘Niet geregistreerd’

Indien u bestanden ongeregistreerd in uw dossiers hebt geplaatst (bijv. via Windows verkenner), dan kunt u middels dit tabblad snel grote(re) partijen bestanden in één keer alsnog registreren. Kies een specifiek dossier of laat de applicatie ál uw dossiers doorzoeken (let op: dit laatste kan erg zwaar zijn!).

De resultaatlijst toont u alle aanwezige, niet geregistreerde bestanden in het gekozen bereik. Gebruik uw rechtermuisknop om evt. meer informatie omtrent specifieke bestanden te verkrijgen (Bestand openen, bekijk locatie in dossier, relatie-info). De bestanden die u wilt registreren vinkt u aan en vervolgens klikt u op de knop ‘Registreer bestand(en)’.
Een popup-venstertje biedt u de mogelijkheid om meta-gegevens in te vullen. Let wel op: de door u ingevoerde gegevens zullen dan bij álle bestandsregistraties uit de lijst worden opgeslagen. Bij de opmerkingen staat standaard de tekst: ‘batch-registratie door…’. Deze tekst kan handig zijn om later te kunnen herkennen, dat het betreffende bestand middels dit tabblad is geregistreerd. U mag de tekst echter naar eigen believen weghalen of wijzigen.

Het onderwerp wordt door de applicatie zelf per bestand bepaald en wordt gevormd door de bestandsnaam (ontdaan van extensie en speciale tekens). Dit mag u hier niet veranderen.

Na bevestiging worden alle bestanden in één keer geregistreerd. Wilt u niet doorgaan, dan klikt u gewoon op een willekeurige plek buiten de popup; deze zal dan vanzelf verdwijnen.

Δ Top

 

 

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small