Afdrukken

Beheer Digitaal Dossier

Opstarten
Menu
Introductie
Menu: locatie van het digitaal dossier wijzigen
Tabblad: Dossierschema’s
Naam van dossierschema wijzigen
Dossierschema’s bewerken
Waarschuwing bij het benoemen van mappen
Een nieuw dossierschema genereren
Dossierschema’s verwijderen
Dossierschema exporteren
Tabblad: Schema importeren
Dossierschema’s koppelen aan relaties
Overzicht gekoppelde relaties
Relaties aan een (ander) dossierschema koppelen
Relatiedossiers aanleggen
Relatiedossiers verwijderen

Opstarten

Het venster ‘Beheer: Digitaal dossier’ wordt opgestart via het menu in het relatiedossier. Het venster is alleen toegankelijk voor gebruikers met beheerderstatus.

Δ Top

Menu

De optie ‘Menu’ vindt u terug in de werkbalk bovenin het venster. Het bevat 1 item: ‘Locatie digitaal dossier wijzigen’ (zie voor uitleg de gelijknamige paragraaf hieronder).

Δ Top

Introductie

Wanneer u deze PM Flame module voor het eerst gebruikt zal de programmacode na het opstarten automatisch uw database bijwerken. Houdt u er rekening mee, dat dossierbeheer in PM Flame gebruik maakt van een andere tabelstructuur dan in PM Record Classic. U kunt weliswaar weer terug, maar u zult de opties en functionaliteiten uit deze module dan niet terugvinden!

Δ Top

Menu: locatie van het digitaal dossier wijzigen

Het wijzigen van het hoofdpad van uw digitaal dossier  is hopelijk een uitzonderlijke actie en u dient hier zeer zorgvuldig mee om te gaan. Vergewis u ervan, vóórdat u deze functie activeert, dat uw dossiers en bestandsregistraties up to date zijn (zie de paragrafen hieronder); zo voorkomt u, dat u eventuele vervuiling meeneemt naar uw nieuwe locatie.

Wanneer u op de menu-optie ‘Locatie digitaal dossier wijzigen’ klikt, wordt u eenmalig gevraagd om het ‘Admin’-wachtwoord in te voeren (óók als u reeds als Admin bent ingelogd); het verplaatsen van het digitaal dossier is een bedrijfskritisch proces en wordt dus ook als zodanig beveiligd. Ditzelfde geldt overigens ook als u dossiers, mappen of bestanden wilt verwijderen. Na akkoordbevinding ziet u de volgende popup verschijnen:

Belangrijk: zeker bij grote(re) accountants- of administratiekantoren kan de omvang van het digitaal dossier aanzienlijk zijn. Een registratie van meer dan 100.000 bestanden is niet eens ongebruikelijk meer. Het verplaatsen hiervan naar een andere dan de huidige netwerklocatie neemt in dat geval zeer veel tijd in beslag, zeker indien u de interne programmacode hiermee belast (verplaatsingen op hetzelfde netwerkstation kunt u wel zonder meer uitvoeren).

Bij omvangrijke dossiers is het een goed alternatief om het dossier door uw systeembeheerder - dus buiten dit programma om - te laten verplaatsen (bijvoorbeeld via scripting of speciaal daarvoor bestemde programma's); indien dit op de server gebeurt is dit vrijwel zeker een snellere methode en levert bij een deskundige toepassing geen geheugen- of streaming-problemen op (die kans is zeker aanwezig als u dezelfde handeling door de programmacode op een locale pc laat uitvoeren!). Na afloop kunt u dan deze menu-optie gebruiken om de locatie in uw database vast te leggen en de programmacode zorg te laten dragen voor een juiste padverwijzing van alle geregistreerde bestanden.

Indien u tóch besluit om het programma te belasten met de fysieke verplaatsing van uw totale dossier, doet u dit dan in de 'vrije uurtjes' - dus als er verder niemand op uw systeem aan het werk is.  U vinkt daarbij vooraf de optie ‘Dossier automatisch verplaatsen’ aan. Afhankelijk van de omvang van uw digitaal dossier kan de procedure dan enkele minuten tot enkele uren in beslag nemen!

Gebruik de knop ‘Dossier analyseren’ om eerst een indruk van uw dossier te verkrijgen; u ziet zo de grootte ervan en het aantal betrokken bestanden. Indien u twijfelt wat te doen, neemt u dan contact op met de PM Helpdesk.

Noot: vóórdat u de knop ‘Wijziging uitvoeren’ indrukt, vergewis u er dan van, dat geen van uw gebruikers bestanden of mappen in het dossier heeft geopend of zelfs maar heeft aangeklikt (dus ook niet via Windows Verkenner of een ander programma)! Dit leidt onherroepelijk tot vastlopen van het proces; Windows is zeer streng bij het blokkeren van rechten.

Δ Top

Tabblad: Dossierschema’s

Indien u gebruik maakt van het digitaal dossier wilt u, dat elk van uw relaties een herkenbare dossier- of mappenstructuur heeft. In deze mappen dient u immers uw bestanden op te slaan.

Deze module biedt u de mogelijkheid om een ongelimiteerd aantal eigen schema’s aan te leggen en deze naar wens te koppelen aan individuele relaties (evt. uitgesplitst naar klanten, adviseurs, leveranciers, etc). U kunt zelf dossierschema’s ontwerpen, schema’s downloaden middels PM Webservices of schema’s van derden inladen (via XML).

In het tabblad ‘Dossierschema’s’ vindt u al uw opgeslagen schema’s terug.

Opgeslagen dossierschema’s worden aangesproken in twee gevallen:

  1. Bij het aanleggen van een nieuw dossier (dus bij een relatie die nog geen dossier heeft)
  1. Bij het aanleggen van een nieuwe jaarmap.

Het is dus niet zo, dat een bestaand relatiedossier wordt gewijzigd als u een gekoppeld dossierschema wijzigt! Dit mag ook niet, want er kunnen geregistreerde bestanden in het bestaande dossier voorkomen.

Let op: als u deze module voor de eerste keer hebt opgestart, zult u maximaal 5 dossierschema’s aantreffen die vanuit PM Record Classic zijn geconverteerd:

  1. Schema 1: dit is het ‘oude’, afwijkende standaardschema voor alle relaties die geen klanten zijn (dit schema heeft slechts twee niveau’s en kent geen jaarmappen)
  2. Schema 2: dit is het ‘oude’ actieve schema voor alle klanten
  3. Schema 3: dit is het ‘oude’ opgeslagen dossiersjabloon 1 (indien aanwezig)
  4. Schema 4: dit is het ‘oude’ opgeslagen dossiersjabloon 2 (indien aanwezig)
  5. Schema 5: dit is het ‘oude’ opgeslagen dossiersjabloon 3 (indien aanwezig)

U kunt al deze schema’s naar eigen wens aanpassen.

Δ Top

Naam van dossierschema wijzigen

De ‘oude’ dossierschema’s uit PM Record Classic krijgen (bij de eerste keer opstarten van de module) standaardnamen (Schema 1, 2 etc), waar u waarschijnlijk niet tevreden mee bent. Klik op het bolletje ‘Schemabeheer’ en u vindt de knop ‘Schemanaam wijzigen’. Een popup-venstertje vraagt u om de gewijzigde naam van het schema in te voeren.

Noot: indien u zich bedenkt klikt u gewoon ergens naast het popup-venstertje; het zal dan vanzelf verdwijnen.

Noot: als u gebruik maakt van meerdere schema’s is het belangrijk om een duidelijke benaming te geven, zodat u later meteen kunt herkennen voor welk type relatie het betreffende schema bedoeld is!

Bevestig uw invoer met de betreffende knop.

Δ Top

Dossierschema’s bewerken

Selecteer een schema in de keuzelijst. Open de gewenste niveau’s in het getoonde schema (u klikt op de driehoekjes, net als in Windows Verkenner) en gebruik vervolgens het contextmenu om mappen te hernoemen, toe te voegen of te verwijderen.

Tip: om de snelheid van uw applicatie te bevorderen, is het aan te bevelen om alle mappen en submappen die toch niet worden gebruikt, te verwijderen uit uw dossiersjablonen. Deze hoeven dan ook niet te worden aangemaakt en doorzocht binnen de diverse functies van PM-Record, PM-DocMaker of PM BalanceBase.

Δ Top

Waarschuwing bij het benoemen van mappen

Met de vrijheid van samenstelling van uw eigen digitale dossier (tot 4 lagen diep) loopt u de kans, dat u later problemen krijgt met Windows indien u uw benamingen te lang maakt; de totale lengte van het bestandspad plús de bestandsnaam (van de later door u te registreren bestanden!) kan de Windows-norm overschreiden. Windows is hier niet erg consequent in; voor de diverse Windowsversies (2000, XP, Vista, 7), Office-programma’s (Word, Excel, Access) en Office-versies (XP, 2003, 2007, 2010) bestaan verschillende normeringen. De combinatie hiervan levert een haast onprogrammeerbare situatie op (foutafhandeling).

Daarom is, bij de registratie van bestanden in de diverse Flame modules, gekozen voor een stricte voorwaarde bij het samenstellen van opslagpad + bestandsnaam: de lengte van de string (dit is de totale combinatie van karakters die opslagpad en bestandsnaam tezamen vormen) mag niet langer zijn dan 255 karakters. Gaat u daarom grofweg uit van een maximum van 30 karakters per map; u heeft dan later voldoende ruimte om uw bestandsnamen te bepalen (bijv. in PM-DocMaker).

Houdt u er verder rekening mee, dat u bezig bent met het benoemen van mappen die uiteindelijk in de schijfstructuur van Windows zullen worden opgeslagen: voer daarom alleen gewone karakters in (dus geen lees- of andere aparte tekens!). De applicatie controleert hierop en zal alle vervuilde invoer weigeren.

Δ Top

Een nieuw dossierschema genereren

U kunt, als u dat wilt, handmatig een compleet nieuw dossierschema samenstellen. Klik op het bolletje ‘Schemabeheer’ en u vindt de knop ‘Dossierschema toevoegen’. Een popup-venstertje vraagt u om de naam van het nieuwe schema in te voeren.

Noot: indien u zich bedenkt klikt u gewoon ergens naast het popup-venstertje; het zal dan vanzelf verdwijnen.

Bevestig uw invoer met de betreffende knop en het nieuwe schema wordt in de lijst gepresenteerd.

Standaard zal het nieuwe schema bestaan uit drie hoofdmappen: Algemene correspondentie, Jaar en Permanent. Deze mappen mag u niet wijzigen of verwijderen. U mag ook geen extra hoofdmap toevoegen. Onder deze 3 hoofdmappen kunt u echter uw gang gaan; u kunt tot vier niveau’s diep uw eigen structuur aanleggen. Gebruik hiervoor het contextmenu (rechtsklikken op een map).

Δ Top

Dossierschema’s verwijderen

Opgeslagen dossierschema’s kunt u ook weer verwijderen als u wilt, met uitzondering van de eerste twee schema’s! Dit zijn de schema’s die bij de conversie van PM Record Classic naar PM Flame zijn geconverteerd (oorspronkelijk heetten deze Schema 1 en Schema 2, maar u kunt deze uiteraard een andere benaming hebben gegeven; u kunt ze echter meteen herkennen doordat de knop ‘Dossierschema verwijderen’ ontoegankelijk is). Deze schema’s blijven bewaard, zodat elke relatie binnen uw bestand aan een schema kan blijven gekoppeld.

Belangrijk: wanneer u een schema verwijdert en er zijn relaties aan gekoppeld, dan zal de applicatie deze relaties aan een van de twee standaardschema’s koppelen (zie de vorige paragraaf)! Dat wil zeggen: klanten worden gekoppeld aan het oorspronkelijke Schema 2, alle andere relatietypen aan het oorspronkelijke Schema 1. Wilt u niet dat dit gebeurt, zorg er dan voor, dat u de betreffende relaties eerst aan een ander schema koppelt vóórdat u het schema verwijdert!

Noot: vóór het verwijderen wordt u eenmalig (per sessie) gevraagd om het ‘Admin’-wachtwoord in te voeren.

Δ Top

Dossierschema exporteren

U kunt elk schema exporteren naar een XML-bestand, zodat u deze beschikbaar kunt stellen voor collega-kantoren of voor de PM Webservices (zie volgende hoofdstuk).

Truc: misschien wilt u meerdere schema’s gebruiken die slechts op onderdelen van elkaar verschillen. Bespaar uzelf tijd en exporteer een bestaand schema naar XML en importeer het daarna meteen weer, geef het een andere naam en wijzig het vervolgens op onderdelen.

Δ Top

Tabblad: Schema importeren

Het handmatig aanmaken van compleet nieuwe schema’s kan veel werk zijn. Bovendien is het wiel vaak al uitgevonden: overkoepelende organisaties of wellicht collega-kantoren hebben vaak al standaardschema’s voor u ontworpen. In dit tabblad kunt u deze importeren en opslaan.

U heeft drie mogelijkheden:

  1. PM Webservices – deze schema’s staan online en u kunt ze gratis downloaden. Klik op de knop en er opent zich een popup-venster. Selecteer het gewenste schema en gebruik de knop ‘Schema ophalen’ om een preview te zien.

  2. DigiRecord – in ontwikkeling (let op een volgende versie van deze module).
  3. XML-bestand – dit zijn schema’s die – door uzelf of door collega-kantoren - via deze module zijn gegenereerd en vervolgens geëxporteerd naar XML.

    Noot: indien u een schema heeft ontworpen waarvan u denkt, dat deze ook door collega-kantoren kan worden gebruikt, stuur het XML-bestand dan (met een korte omschrijving) naar Pro Management. Uw schema kan vervolgens via de PM Webservices ter beschikking worden gesteld.

Wanneer u een schema hebt opgehaald krijgt u een preview te zien. Deze kunt u niet bewerken. Als u tevreden bent gebruikt u de knop ‘Importschema opslaan’. U wordt gevraagd een naam te geven en daarna wordt het schema zichtbaar in het tabblad ‘Dossierschema’s’. U kunt het dan alsnog naar eigen wens aanpassen.

Δ Top

Dossierschema’s koppelen aan relaties

Als u deze module voor de eerste keer hebt opgestart, vindt u de ‘oude’ situatie nog terug: alle klanten zijn gekoppeld aan het in PM Record Classic geldende actieve dossier (Schema 2), alle andere relatietypen zijn gekoppeld aan Schema 1.

U kunt dit nu naar eigen wens gaan aanpassen.

Tip: zorg, dat u vooraf een helder beeld hebt van uw relatietypen. Misschien wilt u uw klanten in verschillende categorieën indelen met elk hun eigen schema’s; het is dan verstandig om de zoekcodes zodanig samen te stellen (bijvoorbeeld met een prefix), dat deze meteen naar type herkenbaar zijn! Pas uw schemabenamingen hieraan aan (laat dezelfde prefix terugkomen in de naam). Door een slim gebruik bespaart u uzelf veel tijd en is altijd meteen duidelijk wat bij wat hoort.

Δ Top

Overzicht gekoppelde relaties

Selecteer een schema in het tabblad ‘Dossierschema’s’. In de rechterlijst wordt meteen gezocht naar de aan dat schema gekoppelde relaties, onderverdeeld naar type (klanten, adviseurs, leveranciers, etc). Klik op de lampjes onderaan de lijst om van relatietype te wisselen.

Bovenstaande impliceert nogmaals, dat u aparte schema’s kunt genereren voor elk willekeurig relatietype. Houdt u er wel rekening mee, dat een bepaalde relatie tot meer dan 1 relatietype kan behoren (een klant kan tevens leverancier zijn). U kunt dit herkennen aan het klantnummer in de lijst: als u selecteert op leveranciers en u ziet een klantnummer vermeld, dan is die betreffende leverancier tevens klant. Bepaal vervolgens zelf welk schema dan toegewezen dient te worden (allebei kan uiteraard niet).

U kunt in de lijst tevens zien welke relaties ook daadwerkelijk een dossier hebben (dit hoeft natuurlijk niet altijd het geval te zijn): u ziet een vinkje staan in de betreffende kolom (‘Dossier?’). Deze informatie is belangrijk, want  het heeft weinig nut om een ander schema aan relaties te koppelen als het dossier reeds fysiek is gegenereerd (de applicatie zal nooit bestaande dossiers overschrijven!). Behalve natuurlijk als u voor het samenstellen van nieuwe jaarmappen in dat bestaande dossier gebruik wilt maken van een ander schema.

Tip: zoek bij omvangrijke lijsten snel een relatie op door gebruik te maken van het keuzelijstje rechtsboven (typ bijv. de eerste twee letters van de zoekcode).

Δ Top

Relaties aan een (ander) dossierschema koppelen

Zoals al eerder is vermeld: als u deze module voor de eerste keer hebt opgestart, vindt u de ‘oude’ situatie nog terug: alle klanten zijn gekoppeld aan het in PM Record Classic geldende actieve dossier (Schema 2), alle andere relatietypen zijn gekoppeld aan Schema 1. In PM Record (vanaf versie 08.06) wordt – bij het genereren van een nieuwe relatie – meteen gevraagd welk dossierschema dient te worden gekoppeld.

Als u een ander schema wilt toewijzen, selecteer dan de betreffende relatie(s) in de lijst door het vinkje voor de regel aan te zetten.

Tip: gebruik de knoppen rechtsboven de lijst om in één keer álle relaties uit de lijst aan of uit te vinken.

Gebruik vervolgens het contextmenu uit de lijst (u klikt met uw rechtermuisknop) en u kiest de optie ‘Geselecteerde relatie(s) aan ander dossierschema koppelen’.

Middels een popup-venstertje kiest u het gewenste schema:

U krijgt een waarschuwing met de volgende tekst (lees deze goed door):

U wilt voor een of meer relaties het gekoppelde dossierschema wijzigen.

Let op: bij de wijziging zal de procedure controleren of een of meer hoofdmappen van het nieuwe schema (Algemene correspondentie, Jaar, Permanent, Post inkomend, Post uitgaand) al dan niet voorkomen in een evt. reeds bestaand relatiedossier. Zoniet, dan worden deze alsnog aangemaakt.

BESTAANDE hoofdmapstructuren worden echter NIET overschreven en/of aangevuld! In de regel zal het voornaamste effect zijn, dat pas bij het genereren van nieuwe jaarmappen (zie het menu: 'Onderhoud bestaande relatiedossiers') de gewijzigde schemastructuur wordt gevolgd.

Wilt u per sé voor de betreffende relatie(s) een volledig nieuwe en aangepaste structuur conform het gewijzigde schema, dan zou u eerst het bestaande dossier kunnen verwijderen en daarna opnieuw het dossier genereren. Dit is echter onwenselijk als u reeds bestanden in het bestaande dossier hebt opgeslagen en geregistreerd (deze bent u dan onherroepelijk kwijt!).

Bepaal dus voor uzelf wat u precies wilt en wat de consequenties zijn van uw handelingen. Een alternatief kan zijn, om middels het menu 'Onderhoud bestaande relatiedossiers' individuele dossiers aan te passen.

Uiteraard geldt het bovenstaande niet voor relaties die nog geen dossier hebben; deze kunt u zonder meer aan een ander schema koppelen.

Weet u zeker, dat u wilt doorgaan?


Indien u akkoord gaat wordt de wijziging doorgevoerd.

Δ Top

Relatiedossiers aanleggen

U kunt op diverse plekken in PM-Record dossiers laten aanleggen (in de klantenkaart, in de PM Flame module ‘Bestandsregistraties’, in de PM Flame module ‘Audit Plan’, in PM-DocMaker, in PM DossierManager, etc). Deze handeling geldt echter altijd de individuele relatie. In dit venster heeft u veel meer overzicht en kunt u bovendien in één keer de dossiers laten aanleggen voor een groep van relaties.

Kies een schema en selecteer vervolgens de gewenste relatie(s) in de lijst (uiteraard degenen die nog geen fysiek dossier hebben!) door het vinkje voor de regel aan te zetten.

Tip: gebruik de knoppen rechtsboven de lijst om in één keer álle relaties uit de lijst aan of uit te vinken.

Gebruik vervolgens het contextmenu uit de lijst (u klikt met uw rechtermuisknop) en u kiest de optie ‘Dossier aanleggen voor geselecteerde relatie(s)’.

Ook hier krijgt u een waarschuwingstekst:

U wilt voor een of meer relaties een dossier aanleggen.

Let op: het dossier wordt aangelegd conform het gekoppelde schema. Eventueel aangevinkte relaties met een reeds bestaand digitaal dossier worden automatisch overgeslagen.

De procedure kan enige tijd in beslag nemen, afhankelijk van het aantal betrokken relaties en de omvang van het dossierschema.

Weet u zeker, dat u wilt doorgaan?

Δ Top

Relatiedossiers verwijderen

Ook het verwijderen van bestaande, fysieke relatiedossiers kunt u op deze plek uitvoeren, zowel individueel als voor een totale groep. Uiteraard dient u hier zeer voorzichtig mee te zijn!

Kies een schema en selecteer vervolgens de gewenste relatie(s) in de lijst (uiteraard degenen die daadwerkelijk een dossier hebben!) door het vinkje voor de regel aan te zetten.

Tip: gebruik de knoppen rechtsboven de lijst om in één keer álle relaties uit de lijst aan of uit te vinken.

Gebruik vervolgens het contextmenu uit de lijst (u klikt met uw rechtermuisknop) en u kiest de optie ‘Dossier verwijderen van geselecteerde relatie(s)’.

Lees daarna de waarschuwingstekst nog eens goed door en overweeg de consequenties:

U wilt het digitaal dossier van een of meer relaties verwijderen.

Let op: hierbij worden zowel de mappenstructuren, de daarin opgeslagen bestanden als alle gekoppelde bestandsregistraties uit de database (definitief) verwijderd!

U kunt deze handeling achteraf niet meer ongedaan maken.

Weet u zeker, dat u wilt doorgaan?

Bent u niet zeker van uw zaak, voer de actie dan niet uit! Raadpleeg evt. eerst het betreffende dossier door in het contextmenu de optie ‘Toon bestaand dossier van deze relatie’ te gebruiken.

Noot: vóór het verwijderen wordt u eenmalig (per sessie) gevraagd om het ‘Admin’-wachtwoord in te voeren.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small