Afdrukken

PM-DBupdate

Introductie
Het hoofdscherm van PM-DBupdate®
De ‘Algemene Database Update’
Contactpersonen-conversie
Standaard werkcodes invoeren
Zoekcodes optimaliseren (alleen voor gebruikers van versies vóór 07.02)
Voorcontrole dossierconversie (alleen voor gebruikers van versies vóór 07.02)
Dossierconversie (alleen voor gebruikers van versies vóór 07.02)
Onderhoud en beheer van uw digitaal dossier
Database Back-ups

 

Introductie

PM-DBupdate® is een applicatie, bestemd voor het beheren, bewerken en (her)structureren van uw Pro Management MS SQL Server database. Deze database werkt min of meer verborgen op de achtergrond, maar is essentieel voor het ophalen, tonen, bewerken en opslaan van data in PM-Record®, PM-DocMaker®, PM-BalanceBase®, PM-Report®, PM-Activa®, PM-Timer® en de koppeling met uw digitale dossier. Naarmate uw gegevensbank groeit, wordt het steeds belangrijker om te zorgen voor de integriteit en bereikbaarheid van de door u en uw medewerkers vastgelegde data; uw bedrijf rekent daarop. De database wordt bovendien regelmatig uitgebreid met nieuwe opslagfunctionaliteiten (extra velden, tabellen, processen, etc).

U kunt PM-DBupdate® alleen opstarten via het beheermenu in PM-Record®. Pro Management zal u regelmatig informeren omtrent nieuwe updates, of u kunt dit zelf controleren via PM-UpdateManager®. Dit laatste programma zorgt ervoor, dat het database update-bestand automatisch wordt gedownload en op de juiste plek op uw pc terecht komt. U hoeft dus zelf niets handmatig te installeren.

Toch komt het voor, dat er – zonder dat er sprake is van een officiële nieuwe versie – tussentijdse wijzigingen worden aangebracht in de PM-DBupdate®. Klanten die met heel oude versies van PM-Record® hebben gewerkt, kunnen soms problemen hebben met vervuiling in bepaalde tabellen; bij constatering zal dan een ‘fix’ worden ingebouwd in PM-DBupdate®, zodat dit snel kan worden hersteld. Het kan nooit kwaad om af en toe PM-UpdateManager® op te starten, zelf even PM-DBupdate® aan te vinken en deze vervolgens te downloaden en uit te voeren. U weet dan zeker, dat u altijd de laatste ‘fixes’ heeft uitgevoerd.

Δ Top

Het hoofdscherm van PM-DBupdate®

Er is veel moeite gedaan om u in staat te stellen zoveel mogelijk controle uit te oefenen en zekerheden in te bouwen met betrekking tot het beheer van uw database en uw digitale dossier. In het hoofdscherm van  PM-DBupdate® kunt u de locaties zien van PM-Record® (en bijbehorende applicaties), uw digitale dossier, de naam van de verbonden SQL Server en de naam en locatie van uw database. De locaties van PM-Record® en uw digitale dossier zijn via een druk op de ‘Open map’-knop rechtstreeks bereikbaar; zo hoeft u niet steeds via Windows Verkenner te navigeren.

De verschillende functionaliteiten van de update-applicatie vindt u links in het scherm. Als u met uw muis over de knoppen beweegt, ziet u de informatietekst die bij de geselecteerde functionaliteit hoort.

Δ Top

De ‘Algemene Database Update’

Deze update dient u met elke release van een nieuwe versie van PM-DBupdate® te draaien. Dat moet trouwens wel, want als deze tegelijk met een nieuwe versie van PM-Record® uitkomt, zal de laatste niet eerder opstarten dan wanneer de update is voltooid (u krijgt dan een melding).

De Algemene Database Update is verantwoordelijk voor de structurering van uw database; hij zorgt voor de juiste tabellen, velden, veldtypes, indexeringen, sleutels, procedures, etc. die noodzakelijk zijn om de PM-applicaties probleemloos te laten werken. Tevens bewaakt en herstelt hij de integriteit van een groot aantal gegevens binnen uw tabellen.

U kunt de Algemene Database Update net zo vaak uitvoeren als u wilt. Dat hoeft niet elke dag, maar als u hem bijvoorbeeld 1 maal in de maand een keer activeert, dan weet u zeker dat een groot aantal typen gegevensrecords integer blijft.

Let op: indien u de Algemene database Update van PM-DBupdate® uitvoert, kunt u vanaf dat moment NIET meer werken met eerdere versies van PM-Record® en PM-DocMaker®!

U kunt de voortgang van de update volgen via het venster rechts in het scherm. De voorbij trekkende regels worden ook weggeschreven naar een logbestand. U kunt ze oproepen met de knop onderaan: ‘Toon logboeken’. Het log voor de update heet ‘PM-AlgUpdateLog.txt’. Verwijder dit bestand nooit; indien er iets mis mocht gaan kan de helpdesk van Pro Management snel zien wat er tijdens een update wel of niet is uitgevoerd.

Δ Top

Contactpersonen-conversie

Vanaf PM-Record® versie 07.03 is de koppelingsmethodiek van contactpersonen en relaties (klanten, leveranciers, adviseurs, etc) compleet herzien. Tot en met versie 07.02 werd elk contactpersoon-record rechtsreeks gekoppeld aan de relatie, met als gevolg, dat dezelfde persoon meer dan één keer in de database diende te worden ingevoerd wanneer deze aan meer dan één relatie was verbonden. Dit leidde niet alleen tot meer en overbodig werk, maar kon ook verschillen (en dus fouten) in gegevensinvoer in de hand werken (redundantie).

Vanaf versie 07.03 hoeft u een contactpersoon slechts éénmaal in te voeren, waarna u deze aan een onbeperkt aantal relaties kunt koppelen.

Voor bestaande gebruikers is een conversiemodel ontwikkeld, dat u in staat stelt om van meerdere, eigenlijk dezelfde contactpersonenrecords één uniek record samen te stellen. Hierbij worden alle bestaande koppelingen met relaties en mailcodes aangepast aan de nieuwe structuur, zodat de integriteit van uw databasegegevens gehandhaafd blijft.

Bij het uitvoeren van de database-update (via het menu ‘Beheer – Database beheer en onderhoud’) wordt de database automatisch aangepast aan de nieuwe structuureisen.

Let op: wanneer u de database-update hebt uitgevoerd, kunt u géén gebruik meer maken van voorgaande versies van PM-Record® en PM-DocMaker®!

Leest u eerst goed de handleiding in het conversiescherm voordat u aan de slag gaat.

Δ Top

Standaard werkcodes invoeren

PM-Record® biedt u bij uitlevering 108 standaard werkcodes. Sommige klanten hebben deze codes in de loop der tijd geheel of gedeeltelijk verwijderd. De laatste tijd is diverse malen gevraagd of men deze standaardcodes weer terug kan krijgen. Met deze knop is daarom de mogelijkheid geschapen om eventueel ontbrekende standaard werkcodes weer aan te vullen.

Noot: aan het einde van de procedure ziet u welke werkcodes zijn (her)ingevoerd in de database; vergeet u niet terug te gaan naar PM-Record® en het venster ‘Beheer – werkcodes’ te openen. Zoek de nieuwe werkcodes op en zorg ervoor, dat u alle eigenschappen van de betreffende werkcode naar eigen behoefte aanpast. Let vooral op de knop ‘BTW-codes/Grootboek’: u dient uw werkcode daar aan te passen aan de configuratie van uw overige werkcodes.

Δ Top

Zoekcodes optimaliseren (alleen voor gebruikers van versies vóór 07.02)

Noot: het opschonen van zoekcodes en het converteren van het digitaal dossier is alleen relevant voor klanten die met vroegere versies van PM-Record (tot en met versie 07.01.x) hebben gewerkt; indien u begonnen bent met versie 07.02.01 of later, dan hoeft u hier geen aandacht aan te besteden.

Vanuit de NOAB-gebruikersgroep en van diverse individuele klanten is in 2006 het verzoek gekomen om de relatiemappen in het digitaal dossier te wijzigen van een numerieke code in een herkenbare alfanumerieke waarde. Vanaf versie 07.02 is daaraan voldaan. Pro Management is echter verder gegaan; de dossiermodules binnen PM-Record® en PM-DocMaker® zijn compleet herschreven en alle onderdelen zijn van voor tot achter aan elkaar gekoppeld en controleerbaar.

In overleg is besloten om de relatiemappen gelijk te stellen met de algemeen gehanteerde ‘zoekcode’ binnen PM-Record®. Voorwaarde is wel, dat deze zoekcodes voldoen aan de eisen die Windows stelt aan het benoemen van mappen (folder naming convention). Grofweg betekent dit, dat mapnamen geen leestekens mogen bevatten (apostrofs, aanhalingstekens, slashes, back slashes, etc).

Veel van de zoekcodes zijn in dat opzicht ‘vervuild’; er is in het verleden door de applicaties weinig controle op hun samenstelling uitgevoerd (veel klanten kopieerden simpelweg de volledige bedrijfsnaam van een relatie). Aangezien de zoekcodes bovendien behoren tot zg ‘indexeringsvelden’, kan het gebruik van leestekens ook de opbouw van queries verstoren en tot communicatieproblemen met de database leiden. Met het opschonen van de zoekcodes worden dus 2 vliegen in één klap geslagen.

Let op: voordat u begint met het omzetten van zoekcodes en het converteren van dossiers wordt u dringend geadviseerd een zeer recente databaseback-up beschikbaar te hebben! Verzekert u zich er ook van, dat uw dagelijkse netwerkback-up een kopie bevat van uw digitaal dossier in de huidige vorm! Bent u hier niet zeker van, en de back-upknop in het hoofdscherm is geactiveerd, maakt u dan zelf een backup. Heeft u geen kopie van uw digitaal dossier, maak het dan aan middels de betreffende knop in het hoofdscherm. Houdt u er echter wel rekening mee, dat het maken van de dossierkopie erg lang kan duren; doet u dit op een tijdstip, dat er geen gebruikers actief zijn. Overigens: u kunt de dossiers ook zelf kopiëren in Windows Verkenner; via de applicatie gaat het echter iets sneller (het geheugen wordt daar efficiënter benut) en bovendien kunt u de procedure op elk moment afbreken.

Voordat uw digitale dossier kan worden geconverteerd, zult u dus al uw zoekcodes aan een onderzoek moeten onderwerpen. Gelukkig neemt de applicatie u al veel werk uit handen; gebruik daarvoor de knop ‘Zoekcodes optimaliseren’. In het daaropvolgende scherm ziet u alle zoekcodes die niet aan de zg ‘ASCII-norm’ voldoen: de lijst laat de huidige waarden zien, en doet in de derde kolom een suggestie ter verbetering. U hoeft deze echter niet op te volgen, maar bent vrij om elke waarde in te voeren die u wilt – mits deze uniek is en aan de norm voldoet; het systeem controleert dit voor u. Houdt u er ook rekening mee, dat een conversie van numeriek naar alfanumeriek geen uitsluitend numerieke waarden meer toestaat; indien u altijd cijfers gebruikte voor uw zoekcodes zult u minimaal 1 alfanumeriek teken moeten toevoegen (door de applicatie wordt in dat geval standaard een extra ‘n’ voorgesteld).

Indien u uw werk meteen nauwkeurig wilt doen, kunt u een zoekcode selecteren, onderin de waarde wijzigen en vervolgens op ‘bevestigen’ klikken. Lees verder de instructies in het betreffende scherm. Als de lijst met ‘foute’ codes echter erg lang is en u wilt snel met de conversie van uw dossiers beginnen, kunt u er ook voor kiezen om de voorgestelde waarden voorlopig te accepteren en deze later op uw gemak – of in etappes – te verbeteren. Kies dan de knop: ‘Accepteer alle voorgestelde wijzigingen’. Als u dit doet worden alle voorgestelde waarden automatisch weggeschreven, zowel in de database als in een textbestand: ‘PM-LogGewijzigdeZoekcodes_datum.txt’. Met dit bestand kunt u later een voor een uw codes terugvinden. U weet dus altijd wat er gebeurd is.

Let op: indien u uw zoekcodes één voor één afwerkt, worden de opgeslagen waarden in de lijst onderaan getoond. Zo weet u wat u tijdens de huidige sessie heeft gedaan. Indien u deze lijst wilt opslaan, klik dan op de knop ‘Lijst naar txt-bestand’.

Indien de lijst leeg is zijn alle zoekcodes omgezet; u bent klaar voor de dossierconversie en u keert terug naar het hoofdscherm.

Δ Top

Voorcontrole dossierconversie (alleen voor gebruikers van versies vóór 07.02)

Voordat u uw dossiers daadwerkelijk gaat converteren voert u de voorcontrole uit; met deze handeling controleert de applicatie uw volledige digitale dossier en toont in een lijst wat er gaat gebeuren tijdens de echte conversie. U kunt deze analyse opslaan in een tekstbestand, zodat u deze op uw gemak kunt raadplegen. Open evt. de locatie van uw digitale dossier (rechtsboven in het scherm: klik op ‘Open map’), zodat u de analyse kunt vergelijken met de daadwerkelijke mappen. Dit is wellicht een mooi moment om uw digitaal dossier op te schonen en eventuele ‘vervuiling’ te verwijderen; aan de hand van de analyse kunt u elke map beoordelen.

Noot: in het verleden stond PM-Record® toe, dat relatierecords zonder controle werden verwijderd uit de database. Indien er echter een dossier was aangelegd bleef dit gewoon bestaan. Het kan dus zijn, dat de analyse mappen heeft gevonden, die niet meer overeenkomen met een ID in uw database; deze mappen worden daarom ook niet meegenomen in de conversie!

Wanneer u tevreden bent, kunt u overgaan tot de echte conversie.

Δ Top

Dossierconversie (alleen voor gebruikers van versies vóór 07.02)

De knop voor de daadwerkelijke dossierconversie is na de voorcontrole toegankelijk geworden.

Let op: vergewis uzelf ervan - voordat u op de betreffende knop drukt – dat er géén gebruikers actief zijn in de PM-applicaties, noch in de betreffende dossiers! Windows staat geen wijzigingen toe indien er vanaf welke pc dan ook een map of submap binnen het digitaal dossier is aangeklikt, of wanneer er een bestand binnen het bereik is geopend. In technische termen wordt dit de ‘active cursor’ genoemd en dit heeft niets te maken met het pijltje op uw scherm; indien een van uw gebruikers de pc heeft aanstaan en in Windows Verkenner een van de mappen heeft aangeklikt, is diens ‘cursor’ daar actief en kunnen geen wijzigingen worden doorgevoerd. Als iemand dus Windows Verkenner heeft geopend en u ziet, dat uw digitaal dossier is opengeklapt, laat hem of haar dan even voor de zekerheid een andere locatie aanklikken (bijv. “C:\”).

Het proces wordt verder geheel automatisch uitgevoerd en bestaat uit twee delen: het converteren van de mapnamen van numeriek naar alfanumeriek (de zoekcodes!) en het aanpassen van de opgeslagen pad- en bestandsverwijzingen in de database. Dit kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal dossiers en bestandsregistraties. Wanneer de conversie is uitgevoerd, kunt u in het voortgangsvenster zien wat er is gebeurd. Het hele proces is verder vastgelegd in alweer een logboek: ‘PM-ResultaatDossierConversie_datum.txt’.

Na de conversie hebben al uw relatiedossiers een alfanumerieke waarde en kunt u PM-Record® versie 07.02.x toegankelijk maken voor uw gebruikers.

Δ Top

Onderhoud en beheer van uw digitaal dossier

Het gebruik van uw digitaal dossier in PM-Record® heeft alles te maken met een juiste registratie van bestanden. Als u al langer met PM-Record® werkt, kan er in de loop van de tijd vervuiling zijn opgetreden, zeker als u en uw gebruikers via Windows Verkenner bestanden hebben toegevoegd, gekopieerd, verplaatst, hernoemd en/of verwijderd. Voorheen kon u deze vervuiling niet zien of herstellen, maar met PM-Record® worden u diverse opties aangeboden om uw bestandsregistraties te onderhouden.

Voor dit onderhoud gaat u in PM-Record® naar ‘Beheer - Digitaal dossier’. U hoeft dit niet meteen te doen, maar het is zeker wenselijk om uw registraties eenmalig op te schonen en daarna regelmatig (bijv. 1 keer per maand) onderhoud te plegen. Zo weet u zeker, dat uw registraties up to date, juist en volledig zijn. Leest u de instructies aldaar.

Δ Top

Database Back-ups

Back-ups zijn essentieel voor de continuïteit van uw data; mocht er ooit iets misgaan met of in uw database, dan is dat zonder back-up rampzalig. Hopelijk heeft u ofwel zelf, ofwel via Pro Management, ofwel via uw systeembeheerder zorg gedragen voor een back-up schema in uw SQL Server beheerapplicatie (bijv. ‘MSDE Admin’, ‘SQL Server Enterprise Manager’ of ‘SQL Server Management Studio’).

Indien de databasebestanden vanaf uw pc rechtstreeks benaderbaar zijn, wordt u een extra mogelijkheid geboden om snel een back-up te maken via PM-DBupdate®. Zo hoeft u bijvoorbeeld niet steeds de hulp in te roepen van uw systeembeheerder. Indien uw databasebestanden fysiek niet bereikbaar zijn, zijn de betreffende knoppen in het scherm vergrendeld. Dit kan het geval zijn, als u gebruik maakt van bijv. Terminal Server™, waarbij de database lokaal op de server en niet op het netwerk is geïnstalleerd.

Als de knoppen wel toegankelijk zijn, kunt u op elk moment een back-up maken, zo vaak u maar wilt. Mocht er ooit iets ernstig misgaan met uw database (de database is bijv. beschadigd of ‘corrupt’ geworden, of u heeft per ongeluk een reeks gegevens ten onrechte gewijzigd of verwijderd), dan kunt u via de ‘Restore’-knop een back-up herinstalleren. Wees hier wel heel voorzichtig mee, want een ‘restore’-actie overschrijft uw bestaande database; u bent dan alle opslag en wijzigingen van gegevens kwijt die nà het aanmaken van de betreffende back-up zijn ingevoerd!

Tip: als u een database back-up creëert, maak dan ook een txt-bestand aan (via het programma ‘Kladblok’) op dezelfde locatie. In dat bestand zet u in uw eigen bewoordingen waarom en wanneer u de back-up heeft aangemaakt. Zet er ook een gegevensherkenningspunt in: bijv. ‘deze back-up gaat tot factuurnummer 12345, welke is aangemaakt op 1-1-2007. De laatst ingevoerde relatie was Janssen BV uit Rotterdam’.

Δ Top

 

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small