Afdrukken

Voortgang - Controle

Algemeen: voortgangscontrole
Hoofdscherm: menu
Tabblad: ‘Mijn voortgang’
Werken met het weekoverzicht
Tijdbalken
Afvinken van een deadline
Aantekeningen/commentaar
Uren
Tabblad: ‘Voortgang per klant’
Werken met het het tabblad ‘Voortgang per klant’
Tabblad: ‘Voortgang per werkzaamheid’
Werken met het het tabblad ‘Voortgang per werkzaamheid’
Tabblad: ‘Door mij afgevinkt’ 

 

Opstarten

Het PMFlame venster ‘Voortgangscontrole’ wordt opgestart via het menu ‘Voortgang’ in een klantenkaart in PM-Record, of via de knop 'Mijn voortgang' in het hoofdscherm van PM-Record.

Wanneer u de module via de klantenkaart opent, zullen automatisch de werkzaamheden uit het jongste voortgangsjaar van de betreffende klant worden getoond (tabblad 2: zie het hoofdstukje ‘Tabblad: Voortgang per klant’). Indien er geen voortgangswerkzaamheden worden aangetroffen krijgt u een melding.

Bij het openen zal het venster de logon-eigenschappen vanuit PM-Record overnemen en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de module geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Δ Top

Algemeen: voortgangscontrole

De voortgangscontrole is een instrument om steeds terugkerende werkzaamheden te voorzien van deadlines. In eerste instantie betreft dit werkzaamheden op het gebied van jaarrekeningen, administratie, aangifte en salarisverwerking, maar in de praktijk kunt u elke willekeurige werkzaamheid in de voortgangscontrole opnemen.

Met ingang van versie 08.04 is een speciale categorie voortgangswerkzaamheden toegevoegd: Audit Plan. Deze categorie is alleen interessant voor gebruikers die in bezit zijn van de licentie voor Audit Plan en biedt de mogelijkheid om de jaarwerkzaamheden voor het audit plan per klant te combineren met de deadlines in de voortgangscontrole. Zie de speciale handleiding.

Noot: de voortgangscontrole heeft niets te maken met planning; bij het laatste bepaalt u wanneer specifieke werkzaamheden dienen te worden verricht. Bij de voortgangscontrole bepaalt u wanneer specifieke handelingen binnen werkzaamheden dienen te zijn voltooid!

De deadlines in de voortgangscontrole worden per werkzaamheid vastgelegd (er kunnen maximaal 4 deadlines per werkzaamheid worden bepaald) en daarna per controlejaar aan een of meer klanten toegewezen. Er kan tevens worden bepaald wie van de medewerkers verantwoordelijk is voor het afhandelen van de deadlines van een specifieke klant (uitvoerders), en wie als monitor een specifieke voortgangswerkzaamheid in de gaten houdt.

In de module ‘Beheer voortgang’ wordt de totale voortgangscontrole binnen uw bedrijf georganiseerd. Deze module is echter alleen toegankelijk voor gebruikers met beheerderstatus. Raadpleeg de handleiding aldaar voor alle beheerinformatie.

Afhankelijk van wat de beheerder van de voortgangscontrole heeft bepaald is aan elke voortgangswerkzaamheid een periodeverdeling toegewezen; per jaar (1 periode), per half jaar (2 periodes), per kwartaal (4 periodes), per maand (12 periodes) of per 4 weken (13 periodes). Bovendien is nog vastgelegd hoeveel deadlines er per werkzaamheid voorkomen (maximaal 4).

Elke deadline (of fase) heeft een standaard aanduiding:

  • Ontvangen (van stukken)
  • Bespreken
  • Behandelen
  • Verzenden

Deze aanduiding kan echter door de beheerder naar eigen wens worden aangepast; uw kantoor bepaalt zelf wat de aard is van elke deadline.

Voorbeeld: indien aan een klant een werkzaamheid is toegewezen van 12 periodes en 4 deadlines, kunt u dus gedurende een jaar elke maand 4 meldingen voor die klant verwachten.

Voor u als gebruiker is de module ‘Voortgangscontrole’ van belang bij het controleren en voltooien van deadlines die aan u als uitvoerder zijn toegewezen; u ziet in één oogopslag welke ervan in een bepaalde week aflopen en wat de status is van alle deadlines van een specifieke klant of werkzaamheid.

U kunt 3 verschillende methodes gebruiken voor het ‘afvinken’ van deadlines: u kunt werken met het weekoverzicht (tab 1) waarin u de in die week aflopende deadlines kunt zien, u kunt ervoor kiezen om uw werk per klant te verdelen (tab 2), en u kunt specifieke taken per werkzaamheid uitvoeren (tab 3). U bepaalt zelf wat u het gemakkelijkst vindt in een bepaalde situatie. In de volgende paragrafen vindt u een uitgebreide uitleg betreffende deze werkmethodieken.

Δ Top

Hoofdscherm: menu

De optie ‘Menu’ vindt u altijd terug in de glazen werkbalk bovenin het venster. Het menu bevat 2 items: ‘Beheer Voortgang’ en ‘Overzichten’. De eerste optie is alleen toegankelijk voor gebruikers met beheerdersrechten. De op te roepen vensters hebben beide een eigen Help-functie.

Δ Top

Tabblad: ‘Mijn voortgang’

Dit tabblad toont bovenin een weekoverzicht (van maandag tot en met zondag) met daarin per dag alle aflopende deadlines.

Het venster opent standaard met de deadlines van de huidige week die aan u als uitvoerder zijn toegewezen.

Tip: de Flame-vensters zijn speciaal ontworpen voor breedbeeldschermen. Indien u hierover beschikt, maximaliseert u dan het venster; het weekoverzicht wordt dan optimaal weergegeven, zodat u nauwelijks van de horizontale scrollbalk gebruik hoeft te maken.

Δ Top

Werken met het weekoverzicht

Elke deadline-regel in de daglijstjes geeft u de volgende informatie:

  • Welke periode het betreft – bijvoorbeeld periode 3 van 13 – met aansluitend het vastgelegde controlejaar
  • De categorie van de betreffende werkzaamheid (bijvoorbeeld ‘Aangifte’)
  • De werkzaamheid zelf (= werkcode)
  • De zoekcode van de betreffende klant
  • De eventuele uitvoerder(s)
  • De aard van de deadline (of fase)

Tip: indien u uw muis boven een daglijst plaatst ziet u een wit kadertje verschijnen rond de betreffende deadline; gebruik uw muiswiel om vervolgens naar boven of beneden te scrollen.

Tip: gebruik uw rechtermuisknop bij een geselecteerde deadline: hiermee kunt u algemene klanteninformatie oproepen.

Noot: het is vrijwel onmogelijk voor de beheerder om bij het bepalen van elke periode van elke werkzaamheid te voorkomen, dat er deadlines in een weekend vallen. U dient het weekoverzicht dan ook niet te zien als een indicatie van wat u precies per dag dient te doen, maar meer als een totaaloverzicht van wat er in die week dient te gebeuren. Of de betreffende deadline dan op een zaterdag valt of niet is niet zo relevant. U bepaalt vervolgens zelf hoe u de werkzaamheden over die week verdeelt, zolang u maar zorgt, dat de lijst aan het eind van de week (of de maandag daarop) ‘schoon’ is.

Indien u als monitor bent aangewezen voor een of meer controlewerkzaamheden, klikt u dan het betreffende lampje onder het weekoverzicht aan; de lijst zal zich meteen aanpassen en u ziet welke gebruikers binnen uw verantwoordelijkheid deze week hun taken dienen uit te voeren. Wanneer u geen gebruik maakt van specifiek aangewezen uitvoerders zet u het lampje bij ‘Toon alles’ aan. Gunt u de applicatie echter in het laatste geval de tijd; er dient veel berekend te worden bij het ophalen van de gegevens uit de database.

U kunt met de knoppen uiterst links en rechts onder het weekoverzicht van week naar week navigeren. Dit is één manier om te kijken of deadlines uit vorige weken ook daadwerkelijk zijn afgevinkt (in principe zou u in het verleden geen deadlines meer tegen mogen komen). Wilt u weer snel terugkeren naar de huidige week, drukt u dan op de knop ‘Naar huidige week’.

Tip: indien u achterstalligheid vermoedt, gaat u dan naar het Tabblad ‘Achterstallig’: aldaar kunt u overzichten oproepen van niet afgevinkte deadlines (zie ook de betreffende paragraaf: ‘Tabblad ‘Achterstallig’’).

Noot: u kunt voor elke geselecteerde week (mits deze deadlines bevat) op elk moment een export naar MS Excel uitvoeren. Druk hiervoor op de knop rechtsonder in het venster. Gebruik de Excel-lijst bijvoorbeeld als hulpmiddel om, als u geen gebruik maakt van uitvoerders, taken te verdelen, of als uitvoerder om overzicht te houden op alle af te handelen deadlines aan het begin van die week.

 = Overzicht deadlines naar Excel

Δ Top

Tijdbalken

Als u een deadline in het weekoverzicht selecteert worden in het onderste gedeelte van het venster de tijdbalken geactiveerd.

De tijdbalken laten u alle actieve deadlines/fases uit de werkzaamheid zien (maximaal 4). Indien een van de deadlines/fases niet is geactiveerd (d.w.z: hiervoor is in de module ‘Voortgangsbeheer’ géén aantal dagen ingevoerd), dan is de betreffende tijdbalk niet toegankelijk (de blokjes zijn doorzichtig):

In de actieve tijdbalken ziet u in blauw (met witte letters) de reeds afgevinkte deadlines voor dat jaar. Indien u even met uw muiscursor boven zo’n blokje blijft zweven ziet u de datum van de deadline verschijnen.

Het rode blokje toont de door u geselecteerde, aflopende deadline uit de daglijst; dit is de deadline die u dient af te vinken. De overige blokjes representeren de (nog) niet afgevinkte deadlines.

Δ Top

Afvinken van een deadline

Als u een deadline wilt afvinken met de datum van vandaag, dan hoeft u alleen maar te dubbelklikken. Wilt u een andere datum kiezen, of u wilt een reeds ingevoerde datum teniet doen, dan klikt u met uw rechtermuisknop.

Indien u het rode blokje afvinkt (dus de deadline die u in het weekoverzicht heeft geselecteerd), dan zal de betreffende deadline na het invoeren van de datum onmiddellijk uit het weekoverzicht verdwijnen. Op deze manier kunt u stap voor stap uw weeklijst ‘leeg’ maken (een lege weeklijst betekent, dat u alle aan u toegewezen deadlines hebt afgehandeld). Indien u wilt bijhouden welke deadlines u hebt afgevinkt, gaat u dan naar het tabblad ‘Door mij afgevinkt’ (zie de betreffende paragraaf voor uitleg).

Δ Top

Aantekeningen/commentaar

Met deze optie kunt u zelf kattenbelletjes vastleggen voor een specifieke werkzaamheid. Genereer, bewerk of verwijder commentaarteksten. Vergeet niet uw wijzigingen op te slaan.

Δ Top

Uren

U kunt een beeld krijgen van de tijd die aan een werkzaamheid is gespendeerd door op de knop ‘Toon uren’ te klikken; u krijgt een venstertje te zien met alle voor dat controlejaar ingevoerde urenregels (de uren worden geselecteerd op het veld ‘verslagjaar’ of – zoals in de kolom staat vermeld: het ‘controlejaar’). De urenlijst kunt u overigens vanuit elk tabblad oproepen.

Ook deze lijst kunt u naar Excel sturen. De Excel-sheet toont dan niet alleen de uren, maar ook de bijbehorende tijdbalken, zodat u een volledig beeld behoudt:

Δ Top

Tabblad: ‘Voortgang per klant’

In dit tabblad kunt u per klant zien wat de stand van zaken is voor elke aan die klant toegewezen werkzaamheid.

Standaard toont de lijst alleen die werkzaamheden, waarvoor u als uitvoerder bent aangewezen; u ziet een vinkje staan bij de tekst ‘Toon alleen klanten en deadlines waarvan ik uitvoerder ben…’. Als u dit vinkje uitzet worden álle aan die klant toegewezen werkzaamheden getoond. U kunt tevens bepalen of u alleen werkzaamheden uit een bepaalde categorie wilt zien (jaarrekening, aangifte, etc.).

De lijst toont op werkzaamheid gegroepeerde regels: ín elke goep vindt u de voorkomende deadlines (maximaal 4), en u ziet tevens hoeveel periodes er voor elke werkzaamheid zijn vastgelegd. De reeds afgevinkte deadlines worden in de perioderegel getoond als donkere vlakken. U ziet tevens de namen van eventuele uitvoerders.

Tip: U kunt elke groep open- of dichtklappen door even op het ‘bolletje’ te klikken.

Δ Top

Werken met het het tabblad ‘Voortgang per klant’

Indien u deadlines via dit tabblad wilt afvinken zoekt u de betreffende klant in het keuzelijstje (vergeet ook niet het juiste controlejaar te kiezen!) en vervolgens – als de lijst is gevuld met gegevens - klikt u op een regel in de werkzaamheid van uw keuze (het maakt niet uit op welke deadline u klikt). Daarop vullen zich de tijdbalken onderin het venster. De werkwijze is hetzelfde als omschreven in de paragraaf over het tabblad ‘Mijn voortgang’ (zie de tekst aldaar voor uitleg). Het enige verschil is, dat u geen rood periodeblokje aan zult treffen. U kunt elke willekeurige deadline afvinken.

Ook hier kunt u de ureninvoer voor de betreffende werkzaamheid inzien en u kunt elke selectie rechtstreeks als overzicht naar MS Excel exporteren. Wilt u meer gedetailleerde overzichten, ga dan via het menu naar het venster ‘Overzichten voortgang’.


Overzicht in MS Excel

Δ Top

Tabblad: ‘Voortgang per werkzaamheid’

In dit tabblad kunt u per werkzaamheid zien wat de stand van zaken is.

Standaard toont de lijst alleen die werkzaamheden, waarvoor u als uitvoerder bent aangewezen; u ziet een vinkje staan bij de tekst ‘Toon alleen werkzaamheden en deadlines waarvan ik uitvoerder ben…’. Als u dit vinkje uitzet worden álle aan die werkzaamheid toegewezen klanten getoond.

De lijst toont op klant gegroepeerde regels: ín elke goep vindt u de voorkomende deadlines (maximaal 4), en u ziet tevens hoeveel periodes er voor de werkzaamheid zijn vastgelegd. De reeds afgevinkte deadlines worden in de perioderegel getoond als donkere vlakken. U ziet tevens de namen van eventuele uitvoerders.

Tip: U kunt elke groep open- of dichtklappen door even op het ‘bolletje’ te klikken.

Δ Top

Werken met het het tabblad ‘Voortgang per werkzaamheid’

Indien u deadlines via dit tabblad wilt afvinken zoekt u de betreffende werkzaamheid in het keuzelijstje (vergeet ook niet het juiste controlejaar te kiezen!) en vervolgens – als de lijst is gevuld met gegevens - klikt u op een regel in de klant van uw keuze (het maakt niet uit op welke deadline u klikt). Daarop vullen zich de tijdbalken onderin het venster. De werkwijze is hetzelfde als omschreven in de paragraaf ‘Mijn voortgang’ (zie de tekst aldaar voor uitleg). Het enige verschil is, dat u geen rood periodeblokje aan zult treffen. U kunt elke willekeurige deadline afvinken.

Ook hier kunt u de ureninvoer voor de betreffende klant inzien en u kunt elke selectie rechtstreeks als overzicht naar MS Excel exporteren.

Δ Top

Tabblad: ‘Door mij afgevinkt’

Dit tabblad houdt bij welke deadlines u tijdens de huidige sessie heeft afgehandeld/afgevinkt. U ziet de betreffende deadlines als oranje blokjes weergegeven.

Het maakt niet uit in welk tabblad u uw deadlines afvinkt; de lijst wordt altijd bijgehouden. U mag ook in het lijstje zelf nog deadlines afhandelen (dit werkt precies hetzelfde als in de andere tabbladen).

Denkt u er echter wel aan, dat de gegevens alleen beschikbaar blijven gedurende de tijd, dat u het venster ‘Mijn voortgang’ open hebt staan (deze gegevens worden dus niet in de database opgeslagen!). Met andere woorden: zo gauw u uw venster sluit, bent u ook de informatie kwijt!

Wilt u toch de informatie over deadlines die u zelf hebt afgevinkt bewaren, exporteer dan de lijst aan het eind van uw werkzaamheden (dus vóórdat u uw venster sluit!) naar MS Excel. Het lijstje zal er bijvoorbeeld zo uitzien:

De oranje cellen geven aan welke deadlines u tijdens de huidige sessie hebt afgehandeld. De blauwe cellen zijn reeds eerder afgehandeld, óf door een andere gebruiker afgehandeld

Δ Top

Tabblad: ‘Achterstallig’

U kunt per controlejaar een overzicht oproepen van alle achterstallige, niet afgevinkte deadlines. Kies voor de achterstallige werkzaamheden waarvoor u als uitvoerder bent aangewezen of die waarvan u monitor bent.

De lijst wordt standaard aflopend gesorteerd op datum/overschrijding: dus de jongste overschrijdingen staan bovenaan. U kunt echter zelf de sortering aanpassen. In de tweede kolom vindt u het aantal dagen van achterstalligheid.

Als u een regel uit de lijst selecteert, zal de applicatie automatisch de tijdbalk onderin vullen. Het rode blokje toont de door u geselecteerde, achterstallige deadline uit de lijst; dit is de deadline die afgevinkt had moeten zijn.

Tip: gebruik de aantekening om verklarende tekst toe te voegen.

Wilt u de huidige, actuele lijst bewaren, exporteer deze dan naar MS Excel.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small