Afdrukken

Voortgang - Beheer

Opstarten
Algemeen: voortgangscontrole
Waarschuwing bij het voortgangsbeheer
Voortgangscontrole: Flame vs Classic
Voortgangsbeheer en Audit Plan
Tabblad: ‘Werkzaamheden’
Tabblad: ‘Deadlines’
Periodeverdeling
Deadlines, niet uit de categorie ‘Jaarrekening’
Deadlines uit de categorie ‘Jaarrekening’
Monitoren
Tabblad: ‘Voortgangs-sjablonen’
Tabblad: ‘Voortgangs-klanten’
Klant aan voortgangscontrole toevoegen
Klant uit voortgangscontrole verwijderen
Jongste controlejaar van klant verwijderen
Een sjabloon of werkzaamheid aan een controlejaar toevoegen
Een werkzaamheid uit een controlejaar verwijderen
Uitvoerders aan een werkzaamheid toevoegen
Kopieer een voortgangsjaar voor een klant
Kopieer alle laatst geregistreerde voortgangscontroles
Plandatum jaarrekening
Overwegingen bij de voortgangscontrole

 

Opstarten

Het PMFlame venster ‘Beheer voortgang’ wordt opgestart via het menu van de module ‘Voortgangscontrole’.

Δ Top

Algemeen: voortgangscontrole

De voortgangscontrole is een instrument om door u bepaalde (steeds terugkerende) werkzaamheden te voorzien van deadlines. In eerste instantie betreft dit werkzaamheden op het gebied van jaarrekeningen, administratie, aangifte en salarisverwerking, maar in de praktijk kunt u elke willekeurige werkzaamheid in de voortgangscontrole opnemen.

Noot: de voortgangscontrole heeft niets te maken met planning; bij het laatste bepaalt u wanneer specifieke werkzaamheden dienen te worden verricht. Bij de voortgangscontrole bepaalt u wanneer specifieke handelingen binnen werkzaamheden dienen te zijn voltooid!

De deadlines in de voortgangscontrole worden per werkzaamheid vastgelegd (u kunt maximaal 4 deadlines per werkzaamheid bepalen) en daarna per controlejaar aan een of meer klanten uit uw bestand toegewezen. U kunt tevens bepalen wie van uw medewerkers verantwoordelijk is voor het afhandelen van de deadlines van een specifieke klant (uitvoerders), en wie als monitor een specifieke voortgangswerkzaamheid in de gaten houdt.

In de module ‘Beheer voortgang’ kunt u de totale voortgangscontrole binnen uw bedrijf organiseren en managen. Deze module is daarom alleen toegankelijk voor gebruikers met beheerderstatus.

Δ Top

Waarschuwing bij het voortgangsbeheer

Voordat u aan de slag gaat is een waarschuwing op zijn plaats: houdt u er rekening mee, dat vrijwel elke wijziging die u in voortgangsbeheer opslaat, onmiddellijk gevolgen heeft voor de deadlines van uitvoerders, monitoren en klanten! Uw medewerkers zullen hun dag- of weekindeling waarschijnlijk baseren op de deadlines in hun weekoverzicht (zie de module ‘Voortgangscontrole’) en het kan verwarring opleveren als dit overzicht plotseling andere gegevens toont. Zorg daarom voor een tijdige melding, dat u in voortgangsbeheer zaken gaat wijzigen en dat uw medewerkers dus veranderingen kunnen verwachten.

Δ Top

Voortgangscontrole: Flame vs Classic

Een ander punt is de comptabiliteit tussen de voortgangscontrole in de Classic-versie van PM-Record en die in de Flame-versie. De voortgangscontrole in Flame is aanzienlijk uitgebreid en – hoewel beide versies gebruik maken van dezelfde databasebron – zult u de extra mogelijkheden in Flame niet terugvinden in Classic (de Flame-versie baseert zich op extra tabellen en velden). Het grootste verschil tussen de twee versies is het aantal periodes per werkzaamheid: in Classic zijn dat er 12 of 13 (en dat geldt voor àlle werkzaamheden), in Flame kunt u daarnaast ook indelingen per jaar, half jaar of kwartaal maken en bovendien kunt u deze indelingen per afzonderlijke werkzaamheid instellen.

Δ Top

Voortgangsbeheer en Audit Plan

Vanaf versie 08.04 is de module voor rubriekenbeheer, werkprogramma’s en Audit Plan geheel herzien en overgezet naar Flame. Daarbij zijn extra aanpassingen en toevoegingen gedaan in deze voortgangsmodule; indien u in bezit bent van de benodigde licentie kunt u de voortgang en het Audit Plan naar eigen inzicht combineren, zodat u ook bij het verwerken van de jaarlijkse werkprogramma’s gebruik kunt maken van een periodeverdeling met deadlines.

Bekijk hier de speciale handleiding voor het werken met voortgangswerkzaamheden in combinatie met Audit Plan.

Δ Top

Tabblad: ‘Werkzaamheden’

In dit tabblad kunt u werkzaamheden aan de voortgang toewijzen of uit de voortgang verwijderen.

In de linker lijst vindt u alle (directe) werkcodes die (nog) beschikbaar zijn, met omschrijving en categorie. Klik op een regel en u krijgt extra informatie omtrent de werkzaamheid (het formulierachtige ‘popupje’ kunt u weer verwijderen door er even met uw muis overheen te ‘vegen’). Of gebruik de gridsplitter in het midden om de lijsten kleiner of groter te maken (u kunt dan ook de kolommen evenredig aanpassen).

Indien u met uw rechtermuisknop op een regel klikt verschijnt er een contextmenu met de optie ‘De geselecteerde werkzaamheid aan de voortgang toevoegen’. Indien u van deze functie gebruik maakt, verdwijnt de werkzaamheid uit de linker lijst en wordt aan de rechter lijst toegevoegd.

In de rechter lijst vindt u werkzaamheden terug, die reeds aan de voortgang zijn toegewezen. Klik op een regel en u krijgt extra informatie omtrent de werkzaamheid (het formulierachtige ‘popupje’ kunt u weer verwijderen door er even met uw muis overheen te ‘vegen’).

Indien u met uw rechtermuisknop op een regel klikt verschijnt er een contextmenu met de optie ‘Verwijder de geselecteerde werkzaamheid uit de voortgang’. Een extra kolom in de lijst (‘Gebruikt’) vertelt u echter of de betreffende werkzaamheid reeds is toegewezen aan de voortgangscontrole van een of meer klanten. Indien dit zo is, kunt u de werkzaamheid niet meer uit de voortgang verwijderen! Het contextmenu is dan niet toegankelijk.

Δ Top

Tabblad: ‘Deadlines’

In het tabblad ‘Deadlines’ bepaalt u de periode- en deadline-eigenschappen van elke afzonderlijke werkzaamheid uit de voortgang.

Tip: dit tabblad komt het beste tot zijn recht op een breedbeeldscherm; maximaliseer in dat geval uw venster, zodat de kalender onderin zo breed mogelijk wordt weergegeven.

In de lijst links vindt u alle in de voortgang opgenomen werkzaamheden terug.

Tip: bepaal de lijstweergave door op een van de drie kolomkoppen te klikken; de betreffende kolom wordt dan op- of aflopend gesorteerd.

Wanneer u een werkzaamheid in de lijst selecteert worden de deadline-eigenschappen ervan weergegeven.

Waarschuwing vooraf: wees voorzichtig bij het opslaan van wijzigen aan periodes of deadlines voor reeds aan klanten toegewezen voortgangswerkzaamheden! U mag experimenteren wat u wilt, zolang u maar niet op de knop ‘Wijzigingen bevestigen’ drukt. Doet u dit wel, dan heeft dit onmiddellijk invloed op de voortgangscontrole van uw medewerkers.

Δ Top

Periodeverdeling

U kunt bij iedere werkzaamheid, behalve die uit de categorie ‘Jaarrekening’, kiezen uit een periodeverdeling. De periodeverdeling bepaalt hoeveel keer per jaar een deadline gaat voorkomen. U heeft de keuze uit een verdeling per jaar, per half jaar, per kwartaal, per maand of per 4 weken. Gebruik hiervoor het betreffende keuzelijstje.

Let op: de periodeverdeling bepaalt tevens de einddatum van elke periode! Deze vormt de basis voor de afzonderlijke deadline-berekeningen. Kiest u bijvoorbeeld voor een indeling per half jaar, dan heeft u twee einddatums: 30 juni en 31 december.

Werkzaamheden uit de categorie ‘Jaarrekening’ kennen automatisch slechts 1 periode.

Δ Top

Deadlines, niet uit de categorie ‘Jaarrekening’

Aan iedere werkzaamheid kunt u deadlines toevoegen (maximaal 4). Iedere deadline staat voor een door ú bepaalde handeling die op een specifieke datum dient te zijn afgerond. De standaardteksten voor deze handelingen zijn:

  1. Ontvangen
  2. Bespreken
  3. Behandelen
  4. Verzenden

U mag echter zelf de tekst per handeling/deadline geheel naar eigen wens aanpassen. Gebruik hiervoor de betreffende tekstvakjes.

Vervolgens bepaalt u de deadlines zelf door het aantal dagen te kiezen (ná de einddatum van elke periode), waarop de handeling dient te zijn afgerond.

Noot: een deadline wordt pas geactiveerd, indien u ook daadwerkelijk een waarde heeft ingegeven bij het aantal dagen. Laat u deze op ‘0’ staan, of u zet deze op ‘0’, dan gaat de applicatie ervan uit, dat de betreffende handeling niet hoeft te worden verricht. U kunt dus ook gewoon volstaan met slechts 1 deadline voor een bepaalde werkzaamheid; het maakt dan verder niet uit welke van de 4 u kiest.

Tip: indien u een deadline vóór de einddatum van een periode wilt laten vallen, vul dan een negatieve waarde bij het aantal dagen in (bijvoorbeeld: -10).

Wanneer u de periodeindeling of de deadlines heeft ingevoerd kunt u beneden in de kalender zien hoe deze over het jaar zijn verdeeld. Nogmaals: sla geen gegevens op voordat u helemaal tevreden bent! Gebruik in plaats daarvan de knop ‘Kalender herberekenen’ om het jaaroverzicht te verversen en te controleren wat het resultaat is van uw wijzigingen. Met de knop ‘Reset gegevens’ brengt u de gegevens weer in de oude staat (ook dan wordt de kalender aangepast).

Met de vinkjes voor de standaardteksten bepaalt u, of een deadline in de kalender wordt getoond. U kunt hier zelf mee experimenteren. Indien een deadline op ‘0’ dagen staat wordt het vinkje echter automatisch uitgezet wanneer u op een van de knoppen (‘Reset gegevens’, ‘Kalender herberekenen’, ‘Wijzigingen bevestigen’) klikt, of een andere werkzaamheid uit de lijst kiest.

Belangrijk: het overzicht in de kalender is berekend op een periode van 15 maanden (van januari tot en met maart het daaropvolgende jaar). Dit betekent, dat u slechts een volledig overzicht krijgt indien uw deadlines niet later vallen dan 90 dagen na de einddatum. Gebruikt u toch langere periodes, dan worden weliswaar alle deadlines juist berekend, maar zal het gedeelte dat na 31 maart van het daaropvolgende jaar valt niet worden weergegeven in de kalender!

Elke werkzaamheid in de kalender heeft een eigen kleur. U ziet tevens de einddatum van elke periode weergegeven (in donkerrood).

Tip: de kalender is een visueel hulpmiddel om het effect van uw invoer te controleren. Probeer hiermee zoveel mogelijk spreiding van deadlines te bewerkstelligen.

Δ Top

Deadlines uit de categorie ‘Jaarrekening’

Werkzaamheden uit de categorie ‘Jaarrekening’ kennen maar 1 periode (per jaar) en de einddatum van die periode wordt bepaald door de invoer in het veld ‘Plandatum jaarrekening’ bij de betreffende klant (zie de klantenkaart of de uitleg bij het tabblad ‘Voortgangs-klanten’).
Wanneer u een werkzaamheid uit deze categorie in de lijst selecteert ziet u de kalender daarom verdwijnen; er kan voor deze categorie geen algemeen jaaroverzicht worden getoond, omdat elke deadline wordt bepaald door de individuele invoer op klantenniveau. Ook het keuzelijstje voor de periodeverdeling is gedeactiveerd.

Net als de werkzaamheden uit de andere categorieën kunt u de deadline-teksten en het aantal dagen op eenzelfde wijze invoeren en vastleggen. Houdt u er wel rekening mee, dat bij deze categorie de deadlines vóór de plandatum komen te liggen!

Tip: indien u een deadline in sommige gevallen toch ná afloop van de plandatum wilt laten vallen, vul dan een negatieve waarde in (bijvoorbeeld: -10).

Let op: in de categorie ‘Jaarrekening’ bepaalde u in PM-Record Classic het aantal weken vóór de plandatum dat een bepaalde deadline moest verschijnen. In deze Flame-versie bepaalt u – net als bij de andere categorieën – het aantal dagen! Indien u reeds in de Classic-versie met de voortgang werkte (en ook gebruik maakte van werkzaamheden in de categorie ‘Jaarrekening’), rekent u dan eenmalig de destijds ingevoerde weken om naar dagen (dus: 1 wordt 7, 2 wordt 14, etc).

Δ Top

Monitoren

Een monitor is een medewerker die in helicopterview in de gaten houdt of de voortgangsdeadlines voor een bepaalde werkzaamheid ook daadwerkelijk worden afgehandeld. In de voortgangscontrole ziet een monitor alle onafgehandelde deadlines (van alle evt. uitvoerders). Om een monitor toe te voegen of om te controleren of er monitoren zijn aangewezen klikt u op de knop ‘Monitoren’:

U ziet een popup verschijnen met daarin een lijst met eventueel al vastgelegde monitor(en). Met uw rechtermuisknop kunt u monitoren toevoegen of verwijderen. Klik buiten de popup om deze weer te laten verdwijnen.

Noot: u bent niet verplicht een monitor aan te wijzen.

Noot tbv Audit Plan: indien een werkzaamheid onder de categorie ‘Audit Plan’ valt, kunt u alleen personeelsleden als monitor kiezen die zijn geregistreerd als verantwoordelijke in de categorie ‘Controleurs’ (code: CT). Deze registratie geschiedt in de Flame module ‘Klantenbeheer Audit Plan’.

Δ Top

Tabblad: ‘Voortgangs-sjablonen’

De voortgangscontrole wordt per jaar per klant bepaald. Ook het aantal per klant toe te wijzen werkzaamheden per voortgangscontrolejaar bepaalt u zelf. Omdat het nogal wat werk is om voor iedere individuele klant het aantal werkzaamheden (en dan ook nog eens per jaar) toe te wijzen, biedt dit tabblad u de mogelijkheid om een aantal werkzaamheden te groeperen in een sjabloon. Dit sjabloon kunt u vervolgens selecteren bij de bepaling van de voortgangscontrole van een klant; de tot het sjabloon behorende werkzaamheden worden dan in één keer aan de controle van dat jaar toegevoegd.

Noot: u bent vrij om al dan niet gebruik te maken van voortgangssjablonen. U mag er bovendien zoveel aanmaken als u wilt. Zorgt u dan wel voor herkenbare benamingen, anders bent u waarschijnlijk net zoveel tijd kwijt met het controleren van de werkzaamheden in een sjabloon dan wanneer u deze individueel zou toewijzen!

Noot tbv Audit Plan: creëer sjablonen die duidelijk herkenbaar zijn als onderdeel van Audit Plan en die alleen werkzaamheden bevatten die in de categorie ‘Audit Plan’ vallen. Aan de hand van werkprogramma’s (in Audit Plan) en sjablonen (in Voortgang) organiseert u zo eenvoudig toewijsbare en uniforme werkschema’s per klant.

Als u een nieuw sjabloon wilt aanmaken, klik dan op de betreffende knop rechtsboven in het venster. U ziet een popup verschijnen:

Bevestig met de knop ‘Sjabloon opslaan’. Na opslag ziet u de sjabloonnaam rechtsboven in het keuzevakje geselecteerd staan. Vervolgens vindt u in de linkerlijst alle beschikbare werkzaamheden. Klik met uw rechtermuisknop op de werkzaamheid van uw keuze en klik vervolgens op het contextmenu (‘De geselecteerde werkzaamheid aan het sjabloon toevoegen’). Op deze wijze vult u uw sjabloon met net zoveel werkzaamheden als u wilt. De linkerlijst zal altijd alleen de nog beschikbare werkzaamheden tonen.

In de rechterlijst vindt u alle werkzaamheden in het geselecteerde sjabloon. U kunt ook werkzaamheden uit een sjabloon verwijderen. Klik met uw rechtermuisknop op de werkzaamheid van uw keuze en klik vervolgens op het contextmenu (‘Verwijder de geselecteerde werkzaamheid uit het sjabloon’). U vindt de betreffende werkzaamheid dan meteen weer terug in de linkerlijst.

Noot: indien u nog niet gebruikte (= niet aan klanten toegewezen) werkzaamheden uit de voortgangscontrole verwijdert (in het tabblad ‘Werkzaamheden’), worden deze tevens automatisch uit eventuele sjablonen verwijderd!

U kunt elke sjabloon te allen tijde weer verwijderen. De sjablonen dienen alleen om de invoer van de voortgang per klant te vergemakkelijken en hebben geen verdere functie binnen de voortgangscontrole. Om te verwijderen gebruikt u de betreffende knop.

Δ Top

Tabblad: ‘Voortgangs-klanten’

Wanneer u in dit tabblad gaat werken heeft u uw voorwerk gedaan: u heeft werkzaamheden aan de voortgangscontrole toegewezen, periodeverdelingen vastgelegd, afhandelingsteksten per werkzaamheid bepaald, deadlines verdeeld en (eventueel) voortgangssjablonen gemaakt.
In dit tabblad gaat u daadwerkelijk jaarlijkse voortgangscontroles toewijzen aan uw individuele klanten.

De linkerlijst toont u alle klanten, die in de afgelopen jaren (huidig jaar min 3 tot huidig jaar plus 1) in de voortgangscontrole zijn opgenomen. U heeft zo meteen een handig historisch overzicht.

In de laatste kolom wordt tevens de ‘Plandatum jaarrekening’ per klant getoond (indien ingevoerd). Deze datum kan zowel in dit tabblad (zie verder), als in de klantenkaart worden vastgelegd.

Indien u een klant selecteert, vindt u in de lijst rechts de werkzaamheden, waarvoor per jaar deadlines zijn toegewezen. Standaard wordt het jongste (of laatste) jaar uit de lijst links getoond, maar met het keuzelijstje rechtsboven kunt u zelf een van de voortgangsjaren kiezen en bekijken. De rechterlijst toont tevens de periodeverdeling van elke werkzaamheid, alsmede de eventuele uitvoerders (in de Classic-versie heetten deze ‘verantwoordelijken’).

Δ Top

Klant aan voortgangscontrole toevoegen

Indien u een klant aan de voortgangscontrole wilt toevoegen, klikt u met uw rechtermuisknop op de klantenlijst en u kiest de eerste optie (‘Nieuwe klant aan voortgangscontrole toevoegen’). Er verschijnt een popup-venstertje waarin u uw keuzes kunt maken:

In het keuzevakje achter ‘Kies een klant’ vindt u alle klanten die nog niet in de lijst voorkomen (d.w.z.: voor deze klanten is geen jaarlijkse voortgangscontrole vastgelegd vanaf huidig jaar min 3). Kies de gewenste klant en vervolgens een werkzaamheid en/of een sjabloon (minimaal een van beide). Indien u zowel een werkzaamheid als een sjabloon kiest zal de applicatie zelf controleren of de geselecteerde werkzaamheid niet reeds in het sjabloon voorkomt; u kunt dus nooit per ongeluk een dubbele waarde toekennen. Tenslotte bepaalt u voor welk jaar de voortgang wordt toegekend. U slaat uw selectie op met de knop ‘Keuze bevestigen’.

Noot: indien u zich bedenkt klikt u gewoon ergens naast het popup-venstertje; dit sluit zich dan zonder iets op te slaan.

Na opslag wordt de nieuwe klant aan de lijst toegevoegd en automatisch geselecteerd; u ziet rechts de werkzaamheden die u heeft toegevoegd.

Δ Top

Klant uit voortgangscontrole verwijderen

Wilt u een klant uit de voortgang verwijderen, dan klikt u met uw rechtermuisknop op de juiste regel in de lijst en kiest de betreffende optie in het contextmenu.

U krijgt eerst een waarschuwing, omdat u met deze optie àlle voortgangscontroles van deze klant over àlle jaren (inclusief afgevinkte deadlines) definitief verwijdert. Wees hier dus voorzichtig mee, want u kunt de gegevens na bevestiging niet meer terughalen.

Noot: bepaal zelf of u klanten, die niet meer in de voortgang voor het huidige of volgende jaar zullen worden meegenomen, nog wel in de lijst wilt terugzien. Met name bij het kopiëren van voortgangsjaren (zie verder) is dit een relevante overweging. De voortgangscontrole is een hulpmiddel bij het afhandelen van werkzaamheden en voorbije jaren geven u slechts nuttige informatie indien de klant nog steeds bij de voortgangscontrole betrokken is. Wellicht is het handig om uw lijst zo klein mogelijk te houden en dus alle klanten, waarvan de laatste controle verder dan 1 jaar terug ligt, uit de lijst te verwijderen.

Δ Top

Jongste controlejaar van klant verwijderen

U kunt er ook voor kiezen om het jongste (of laatste) controlejaar van een bepaalde klant te verwijderen. Deze optie kan met name handig zijn als u de optie ‘Kopieer alle laatst geregistreerde voortgangscontroles…’ (zie verder) hebt gebruikt en u besluit achteraf, dat een bepaalde klant hier toch niet bij betrokken zou moeten zijn. Houdt u er rekening mee, dat – indien het laatste controlejaar het énige controlejaar in de lijst is – de klant zelf ook uit de lijst wordt verwijderd. Ook hier krijgt u eerst een waarschuwing.

Δ Top

Een sjabloon of werkzaamheid aan een controlejaar toevoegen

U mag altijd wijzigingen aanbrengen aan het aantal werkzaamheden, dat in een bepaald controlejaar aan een klant is toegewezen. Om een werkzaamheid of zelfs een heel sjabloon toe te voegen aan een bestaand jaar, klikt u met uw rechtermuisknop op het rechter lijstje (controleer wel eerst of u het goede jaar hebt gekozen; het heeft niet veel zin om werkzaamheden toe te voegen aan een afgelopen jaar!) en u kiest voor de gewenste optie.

Het lijstje met werkzaamheden, dat u nu krijgt voorgeschoteld, bevat alleen waarden die nog niet in de voortgangscontrole van dat jaar voorkomen. Wilt u een sjabloon kiezen, dan zal de applicatie uw keuze controleren op dubbele waarden; reeds voorkomende werkzaamheden worden niet nog eens extra toegevoegd.

Vergeet niet uw keuze te bevestigen.

Δ Top

Een werkzaamheid uit een controlejaar verwijderen

Klik met uw rechtermuisknop op het rechter lijstje (controleer wel eerst of u het goede jaar hebt gekozen) en u kiest voor de betreffende optie. Leest u goed de waarschuwing; als u de werkzaamheid verwijdert worden tevens alle afgevinkte deadlines definitief verwijderd. Deze komen niet meer terug als u later zou besluiten om de betreffende werkzaamheid alsnog toe te voegen.

Noot: in een controlejaar dient altijd minimaal 1 werkzaamheid te blijven bestaan! De verwijderoptie is daarom geblokkeerd als er nog maar 1 werkzaamheid is overgebleven.

Δ Top

Uitvoerders aan een werkzaamheid toevoegen

Klik met uw rechtermuisknop op het rechter lijstje (controleer wel eerst of u het goede jaar hebt gekozen) en u kiest voor de betreffende optie. Uitvoerders (in de Classic-versie: ‘verantwoordelijken’) zijn gebruikers die belast zijn met de afhandeling van de deadlines van een specifieke klantwerkzaamheid. U bent niet verplicht uitvoerders aan te wijzen, maar voor de spreiding en verdeling van taken is het waarschijnlijk beter, aangezien de uitvoerder in diens voortgangscontrolescherm per weekdag wordt gewaarschuwd voor aflopende deadlines die aan hem of haar zijn toegewezen.

U kunt maximaal twee uitvoerders per werkzaamheid aanwijzen. Vergeet niet uw keuze te bevestigen.

Noot tbv Audit Plan: indien een werkzaamheid in de categorie ‘Audit Plan’ valt kunt u op deze plek géén uitvoerder(s) kiezen (de betreffende menu-optie is gedeactiveerd). De verantwoordelijk uitvoerder voor het Audit Plan van een klant wordt aangewezen in de Flame module ‘Klantenbeheer Audit Plan’ en deze persoon wordt tevens automatisch aangewezen als uitvoerder van de voortgangswerkzaamheid!

Δ Top

Kopieer een voortgangsjaar voor een klant

U kunt eenvoudig – op klantenniveau – een voortgangsjaar kopiëren. Bij het kopiëren worden alle werkzaamheden en uitvoerders aan het nieuwe controlejaar toegevoegd. Daarna kunt u echter nog naar eigen wens wijzigingen aanbrengen (zie boven).

Δ Top

Kopieer alle laatst geregistreerde voortgangscontroles

Met deze optie kopieert u in één keer àlle laatst geregistreerde voortgangscontroles voor àlle klanten uit de lijst naar het door u gekozen jaar, mits de betreffende klant niet is gedeactiveerd! Dit kan echter alleen naar het huidige of het volgende jaar. Indien er voor een klant uit de lijst reeds een voortgangscontrole is toegewezen aan het gekozen jaar wordt deze overgeslagen (er wordt dus niets overschreven).

Noot: indien u van deze optie gebruik maakt, zorg er dan voor dat uw klantenlijst up-to-date is; indien de laatste voortgangscontrole voor een klant bijvoorbeeld drie jaar geleden heeft plaatsgevonden wilt u deze waarschijnlijk niet opnemen in het nieuwe jaar; verwijder deze dan eerst uit de lijst. Zie ook de overwegingen in het paragraafje ‘Klant uit voortgangscontrole verwijderen’ hierboven.

Δ Top

Plandatum jaarrekening

Zoals eerder gezegd zijn de deadlines van werkzaamheden uit de categorie ‘Jaarrekening’ gebaseerd op een klantspecifieke opslag: de ‘Plandatum jaarrekening’. Indien u werkzaamheden uit deze categorie toewijst aan de voortgangscontrole van een klant en de plandatum is niet ingevoerd, dan zullen de deadlines ook niet gemeld worden (er valt immers niets te berekenen). Zorg er dus voor, dat de datum daadwerkelijk per klant is ingevoerd. U kunt dat doen in de klantenkaart in PM-Record, maar ook in dit tabblad. U selecteert eenvoudig een klant uit de lijst en dubbelklikt vervolgens op het datumveld rechts in het venster (‘Plandatum jaarrekening voor deze klant’). U krijgt de kalender te zien en kiest een datum (het jaar is hier irrelevant). Vergeet u niet te bevestigen.

Δ Top

Overwegingen bij de voortgangscontrole

De voortgangscontrole is een handig instrument om de werkzaamheden voor uw klanten te volgen en te controleren. Gebruikers, uitvoerders en monitoren zien in één oogopslag welke deadlines er in een week verlopen en of er sprake is van achterstalligheid. Als beheerder heeft u echter wel de taak om een en ander overzichtelijk te houden. Het heeft weinig zin om alle deadlines samen te laten vallen in dezelfde tijdvakken of weken, zeker als uw voortgang veel klanten en veel werkzaamheden omvat; uw medewerkers zien dan al snel door de bomen het bos niet meer. Het is dus zaak om goed na te denken hoe u spreiding aanbrengt en de werkzaamheden zodanig verdeelt, dat uw medewerkers zich ook aan hun deadlines kunnen houden. Het aanwijzen van uitvoerders is hiervoor een geschikte optie, maar zorgt u ook voor een goede differentiatie in werkzaamheden (= werkcodes), en zoveel mogelijk spreiding van periodeverdelingen, deadlines per werkzaamheid en plandatums (jaarrekeningen).

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small