Afdrukken

CRM

Introductie
Klanten: algemeen
Klanten: de klantenkaart
Klanten en overige relaties: de zoekcode
Klanten: klantnummer
Klanten: groepsnaam
Klanten: entiteit
Klanten: interne contactpersonen
Klanten: externe relaties (van de betreffende klant)
Klanten: aandeelhouders en dochterondernemingen
Klanten: KvK’s, inspecties en UWV’s
Klanten: het tabblad ‘Diversen’
Klanten: ‘AOIC’
Klanten: opmerkingen
Klanten: werkzaamheden
Klanten: invoeren nieuwe klanten
Klanten: wijzigen gegevens
Leveranciers, adviseurs en overige relaties
Relaties: contactpersonen
Relaties: digitale dossiers
Relaties: digitaal dossier - bestanden importeren
Relaties: digitaal dossier – bestandsregistratie raadplegen
Relaties: digitaal dossier – bestanden zoeken
Relaties: digitaal dossier – DigiRecord
Relaties: overzichten relaties
Relaties: activeren, deactiveren, verwijderen

 

Introductie

PM-Record® biedt u alle mogelijkheden om uw relaties en hun gegevens vast te leggen, te bewerken, te selecteren en op vele manieren te gebruiken. Bij relaties wordt onderscheid gemaakt tussen klanten, adviseurs, leveranciers, KvK’s, inspecties, UWV’s en overige relaties. Al uw relaties, inclusief de diverse gerelateerde overzichten, zijn bereikbaar via het menu ‘Relaties’ in het hoofdscherm. In onderstaande paragrafen wordt uitgelegd hoe u met de diverse typen dient om te gaan.

Δ Top

Klanten: algemeen

Onder klanten worden verstaan die opdrachtgevers waarvoor uw organisatie arbeid verricht. Van deze relaties worden in het relatiebeheersysteem meer gegevens vastgelegd dan van overige relaties. U kiest de knop ‘Relaties Klanten’ en dan volgt een scherm waarmee u op diverse manieren kunt zoeken.

Via de lijstjes bovenin het venster kunt u klanten zoeken op basis van diverse specifieke kenmerken. Het invullen van de eerste letters/cijfers is vaak al voldoende om de juiste waarde te vinden. Als u de betreffende klant niet zo snel kunt vinden, kunt u ook op de lijstpijl naast het tekstvak klikken. Dan verschijnt de volledige lijst die u middels de schuifbalk gemakkelijk kunt doorlopen. Wanneer u de klant heeft gevonden, klikt u op de betreffende regel en vervolgens linksonder op ‘OK’. De klantenkaart wordt geopend.

Noot: een aparte groep wordt gevormd door ‘Gedeactiveerde klanten’. Deze klanten komen niet voor in de andere zoekopties, noch in de diverse keuzelijstjes door de applicatie heen. Klanten worden geactiveerd en gedeactiveerd via het menu ‘Beheer Relaties – activeren of deactiveren’. Via dit keuzelijstje kunt u ze toch altijd nog oproepen en raadplegen.

Wanneer u beneden in het scherm op een knop met een letter drukt, krijgt u alleen de klantnamen op het scherm te zien waarvan de zoekcode begint met de betreffende letter. Als u op de knop ‘Alles’ klikt, krijgt u de hele lijst met alle klantnamen te zien op alfabetische volgorde.
Om de klant op te zoeken kunt u naar boven/beneden scrollen met de schuifbalk aan de rechterkant van het scherm. Indien u de juiste klant heeft gevonden, kunt u op de zoekcode van de klant klikken (vetgedrukt en onderstreept). U komt dan vanzelf in de klantenkaart.

Indien u niet verder wilt gaan, drukt u op de knop ‘Annuleren’.

Δ Top

Klanten: de klantenkaart

De klantenkaart omvat een veelheid aan gegevens betreffende uw relatie. Sommige daarvan dienen alleen om informatie te verstrekken, andere worden gebruikt als referentie in allerlei functionaliteiten binnen de PM-applicaties.

Sleutelinformatie vindt u in het tabblad ‘NAW-gegevens’, waarin alle communicatievelden zijn terug te vinden. Handig hierbij is het communicatieoverzicht aan de rechterzijde van het venster: hier kunt u in één oogopslag zien welke notities, facturen, poststukken en bestanden aan de betreffende klant zijn gekoppeld. U kiest zelf wat u wilt zien en als u meer gedetailleerde informatie wilt dubbelklikt u op een regel uit de lijst; betreffende notitie, factuur, poststuk of bestand wordt dan geopend.

Noot: u kunt de factuur-informatie alleen inzien als u beheerdersrechten heeft.

U kunt linksonder in het ‘NAW’-tabblad opgeven of de betreffende klant tevens leverancier of adviseur van het kantoor is. Indien u deze opties activeert worden de basisgegevens ook in de relatiecategorieën adviseurs en leveranciers getoond.

Naast het invoeren van de NAW-gegevens kunt u nog vele andere gegevens vastleggen. U wordt aangeraden zoveel als mogelijk te registreren; het vergemakkelijkt uw werk.

Tip: het is – zeker als u veel klanten heeft – soms moeilijk te overzien welke gegevens u wel en niet heeft ingevoerd. Om u snel meer inzicht te geven kunt u gebruik maken van het menu ‘Relaties Overzichten relaties’; u vindt daar een tabblad ‘Onvolledige gegevens’. Hier kunt u van al uw relaties snel zien welke gegevens oningevuld zijn.

Δ Top

Klanten en overige relaties: de zoekcode

De zoekcode is een sleutelveld binnen uw relatierecord. Het is een zg. geïndexeerd veld in de database, wat betekent dat het speciaal is bedoeld als identificatiewaarde binnen de diverse functionaliteiten in de applicatie. In keuzelijstjes vindt u de zoekcode meestal als eerste terug. Ook de hoofdmap van het digitaal dossier van de betreffende relatie wordt met de zoekcode-waarde benoemd.

U mag de waarde van de zoekcode zelf bepalen, mits u slechts gebruik maakt van ‘normale’ karakters. Dat wil zeggen: u mag gebruik maken van letters en cijfers, maar niet van lees- of speciale tekens, zoals apostrophes, punten, komma’s, slashes, back slashes, etc. Ook zoekcodes die volledig uit cijfers bestaan worden niet geaccepteerd. De applicatie controleert hierop en uw wijzigingen worden niet opgeslagen indien de waarde niet voldoet aan deze zg. ‘ASCII’-norm.

Bepaal uw eigen syntax voor zoekcodes; zorg voor herkenbaarheid, zodat u en uw medegebruikers uw relaties snel kunnen vinden in zoeklijstjes en dergelijke. Gebruik een afkorting van de bedrijfsnaam, voorafgegaan door bijvoorbeeld een zg. ‘prefix’. Prefixes dienen als een snelle en alfabetische identificatie van diverse typen waarden. Bijvoorbeeld: als u uw klanten onderscheidt in particulieren en bedrijven, overweeg dan prefixes als ‘p’ en ‘b’: ‘pJanssen’ en ‘bJanssen’. In zoeklijsten worden dan automatisch de bedrijven van de particulieren gescheiden en u ziet meteen wat voor vlees u in de kuip heeft. Gebruik verder geen spaties als woordscheiding, maar hoofdletters: dus niet ‘b Alpha Electronics’, maar ‘bAlphaElectronics’. Indien een klant meerdere vestigingen heeft kunt u deze aanduiden door de plaatsnaam achter de zoekcode te plaatsen. Voorbeeld: ‘bProManagementRtd’.

Voor meer informatie over zoekcodes en hun functionaliteit binnen de PM-applicaties: zie de helpfunctie in de database-update van PM-Record (‘Beheer database – beheer en onderhoud’).

Δ Top

Klanten: klantnummer

Het nummer van een klant omvat vaak het debiteurennummer dat eveneens in de financiële administratie is opgenomen. Ook deze code is vaak bekend bij de gebruikers. In tegenstelling tot de zoekcode is het klantnummer een inhoudelijke waarde ipv een systeemwaarde.

Δ Top

Klanten: groepsnaam

De groepsnaam van een klant is bedoeld om aan te geven of een klant bij een groep van ondernemingen is aangesloten. Met dit gegeven kan een overzicht worden opgevraagd van de groepen die zijn ingevoerd, waarbij dan de relaties binnen een groep worden weergegeven.

Δ Top

Klanten: entiteit

Fiscale eenheid/andere vestiging behorend bij uw bedrijf. U kunt per klant aangeven bij welke entiteit deze hoort. Deze waarde is tevens belangrijk bij de facturering; de applicatie zal automatisch de bij de entiteit behorende factuurnummerreeks ophogen.

Δ Top

Klanten: interne contactpersonen

Het tabblad ‘Contactpersonen’ onderscheidt twee typen: contactpersonen op uw eigen kantoor (intern) die aan de betreffende klant zijn gekoppeld, en contactpersonen bij de klant zelf (extern). U kunt vier interne contactpersonen vastleggen: de Cliëntbegeleider, de Accountant, de Fiscaal Adviseur en de Declarant. Van deze waarden kunt u gebruik maken in allerlei overzichten, maar ook bij het genereren van brieven in PM-DocMaker® kunnen ze erg handig zijn.

Bovenvermelde interne contactpersonen dienen overigens wel eerst als zodanig te zijn geregistreerd in het systeem. Dat doet u via het menu ‘Beheer Verantwoordelijkheden’.

Δ Top

Klanten: externe relaties (van de betreffende klant)

In het tabblad ‘Relaties’ kunt u de relaties opnemen die direct met die klant verbonden zijn. Dit behoeven niet direct relaties van uw eigen kantoor te zijn; het gaat om gegevens van bankinstellingen en overige relaties, waarvan het makkelijk is dat u als accountant direct beschikt over de adres- en communicatiegegevens. Zo kunt u de bankrelaties weergeven en bijvoorbeeld de bij die relatie behorende notaris, advocaat, financier, commissaris, e.d.

De relatiegegevens legt u, indien deze niet behoren tot de directe relaties van uw kantoor, eerst aan onder ‘Relaties Overige relaties’. Vervolgens kunt u ze bij de betreffende klant selecteren.

Δ Top

Klanten: aandeelhouders en dochterondernemingen

Onder deze rubriek legt u vast wie de aandeelhouders zijn van uw klant en welk belang (percentage) deze hebben in de onderneming.
Ook legt u hier vast welke dochterondernemingen betrokken zijn. Deze kunt u selecteren uit reeds opgenomen relatiegegevens (indien de dochters reeds een relatie van uw kantoor zijn). Anders legt u de gegevens van de dochteronderneming eerst aan onder ‘Relaties Overige relaties’. U legt tevens vast welk belang (in percentage) de onderneming heeft in de betreffende vennootschap.

Δ Top

Klanten: KvK’s, inspecties en UWV’s

Onder deze rubriek legt u de gegevens vast van de inschrijvingen per klant.

Op de achtergrond worden de adrestabellen onderhouden van de Kamers van Koophandel, de Inspecties, en de Uitvoeringsinstellingen. Deze zijn - net als de overige relaties - rechtstreeks te bewerken via het menu ‘Relaties Overige relaties’. U kunt dus zelf de adressen beheren en ook contactpersonen toevoegen; deze zijn hier terug te vinden (met evt. telefoonnummers e.d.):

Δ Top

Klanten: het tabblad ‘Diversen’

Op dit formulier worden enkele overige gegevens van de relatie vastgelegd. De mogelijkheid om de locatie van het papieren (!) dossier vast te leggen zal als erg nuttig worden ervaren. Het komt vaak voor dat dossiers door collega's worden gebruikt of dat zij nieuwe dossiers aanleggen. Wij adviseren u steeds vast te leggen welke papieren dossiers er zijn en waar deze zich bevinden. Zo kunnen de ruimten op het kantoor en de kasten worden geïdentificeerd en hier worden vastgelegd. Leg dus steeds vast waar de dossiers zich bevinden; deze registratie dient dynamisch te zijn. Het voorkomt veel zoekwerk en maakt voor een ieder inzichtelijk welke dossiers er zijn en waar ze zich bevinden.

De bedrijfsactiviteit die wordt vastgelegd, wordt tevens gebruikt in de overeenkomende paragraaf in de jaarrekening. Verder worden hier branchegegevens aangegeven en gegevens ten behoeve van de facturering; welk factuurniveau dient te worden gebruikt voor de klant en of zij betaalt per automatische incasso. De tekst op de facturen wordt hier automatisch op aangepast. De oprichtingsdatum en de vorm van de onderneming kunnen automatisch naar de jaarrekening worden getransporteerd.

In dit tabblad vindt u ook een sectie ‘Controle’ die betrekking heeft op de WTA; u bepaalt zelf of u de betreffende opties aanvinkt en of u kwaliteitsbeoordelaars registreert. De interne kwaliteitsbeoordelaar komt uit uw personeelsbestand (de lijst wordt gevuld met medewerkers die in de personeelskaart als zodanig zijn benoemd), de lijst met externe kwaliteitsbeoordelaars wordt gevuld met relaties die als Adviseur zijn geregistreerd.

In de nabije toekomst zal aan de hand van deze gegevens statistische informatie kunnen worden samengesteld. Kijkt u uit naar nieuwe ‘builds’ van PM-Record®.

Tenslotte ziet u onderaan het tabblad de opties ten behoeve van een rechtstreekse login naar de AOIC van de betreffende klant. Deze functionaliteit wordt omschreven in de volgende paragraaf.

Δ Top

Klanten: ‘AOIC’

De beschrijving van de administratieve processen (AO) en de bijbehorende interne controles (IC) zijn complexe activiteiten. ‘Papieren’  beschrijvingen zijn echter al verouderd op het moment van oplevering; een organisatie en haar interne processen wijzigen immers continu.

Om die reden heeft Pro Management AOIC ontwikkeld, een online registratie die het mogelijk maakt direct wijzigingen in de structuren en processen van een organisatie aan te passen en inzichtelijk te maken. In plaats van een uitgebreid handboek kan via zoekstructuren eenvoudig een proces worden opgevraagd en (geautoriseerd) bijgewerkt.

Met behulp van deze oplossing legt u enerzijds het organisatieschema van een onderneming vast en anderzijds alle processen die door die organisatie worden uitgevoerd. Eveneens worden de taken, functies, verantwoordelijkheden en personen vastgelegd.
Het tabblad ‘Diversen’ biedt u de mogelijkheid om rechtstreeks in te loggen bij de AOIC-registratie van de door u geselecteerde klant. Hiertoe dient de registratie uiteraard wel te bestaan en dienen de accountnaam, gebruikersnaam en wachtwoord te zijn ingevoerd. Alleen beheerders mogen deze accountgegevens wijzigen; via de standaard ontgrendelknop worden de betreffende velden niet toegankelijk gemaakt.

Als beheerder klikt u op de knop ‘ AOIC Logon wijzigen’  en u typt de juiste gegevens in. Dezelfde knop heeft nu de naam ‘ AOIC Logon opslaan’ en u bevestigt zo uw invoer.

Als de accountgegevens zijn opgeslagen klikt u op de knop ‘Inloggen in AOIC klant’. Bij een PM-Record gebruiker met beheerdersrechten zal de online verbinding tot stand worden gebracht; u belandt meteen in de AOIC-‘Processen’-pagina.

Noot: via het menu ‘Beheer Autorisatie Beheer gegevens’ vindt u een extra tabblad (‘AOIC en DigiRecord’), waarin u zelf kunt bepalen of ook PM-Record gebruikers zónder beheerdersrechten automatisch mogen inloggen in de AOIC van uw klanten. Laat u het vinkje uit, dan zal een ‘gewone’ gebruiker altijd zelf het wachtwoord moeten invoeren (ondanks dat dat wachtwoord wel is vastgelegd in de klantenkaart). U bepaalt dan in de praktijk of u het wachtwoord ter beschikking stelt, of dat u bijvoorbeeld voor deze gebruikers een andere logon aanmaakt (zonder beheerdersrechten in de AOIC).

Voor verdere informatie over het werken met de AOIC-registratie wordt u verwezen naar de online handleiding (pdf) of de diverse mogelijkheden (algemene info, demo, prijslijst) op de AOIC- website.

Δ Top

Klanten: opmerkingen

Op dit blad kunt u allerlei gebeurtenissen vastleggen in de vorm van aantekeningen. Bijvoorbeeld gemaakte afspraken met de klant of met derden met betrekking tot deze relatie. Er is geen limiet aan het aantal opmerkingen.

Direct bij het plaatsen van de opmerking wordt de naam vastgelegd van diegene die heeft ingelogd, alsmede de datum van vastlegging. De opmerkingen kunt u eventueel ook verwijderen.

Wij raden u aan deze vastleggingen steeds te bewaren. Zij vormen een belangrijke steun bij het analyseren van gebeurtenissen en gemaakte afspraken. Indien ieder personeelslid deze optie benut, is de kans op discussie over wel of niet gemaakte afspraken met de klant sterk beperkt en kan een ieder raadplegen welke afspraken er lopen en welke zaken zijn afgewikkeld.

Δ Top

Klanten: werkzaamheden

Dit formulier toont u in één oogopslag welke werkzaamheden uw organisatie verricht voor de betreffende klant.

 

Het betreft een overzicht van de ingevoerde gegevens onder ‘Voortgangsbewaking’. U kunt hier geen gegevens invoeren.
U krijgt een overzicht van 5 jaren: tot 3 jaar terug en 1 jaar vooruit. Tevens kunt gemakkelijk de werkzaamheden in detail bekijken door dubbel te klikken op een aangevinkte werkzaamheid. Indien u op het jaartal boven de kolom klikt, zal automatisch een voortgangsrapportage voor dat jaar in MS Excel worden gegenereerd.

Δ Top

Klanten: invoeren nieuwe klanten

U kunt uitsluitend een nieuwe klant invoeren indien de klantenkaart reeds geopend is. Vervolgens kiest u voor het menu ‘Opties Nieuwe Klant’. Direct hierna volgt een scherm met het verzoek een wachtwoord in te typen. Na invoer verschijnt een venstertje, waarin alle verplichte basisvelden eerst dienen te worden ingevuld. Pas als de applicatie akkoord gaat met uw invoer, wordt de nieuwe klant ook daadwerkelijk opgeslagen.

De basisvelden zijn noodzakelijk voor een deugdelijke vastlegging in de database. Zij zorgen voor de koppeling met diverse andere functionaliteiten binnen de applicatie (denk aan facturering).



Als u meerdere klanten wilt invoeren, kunt u dit hier in één keer doen. U ziet de nieuwe klant na acceptatie in het linkerlijstje verschijnen. Als u klaar bent met de basisgegevens, dan kunt u dubbelklikken op een van de klanten in het linkerlijstje. U wordt dan automatisch naar de betreffende klantenkaart geleid waar u alle overige gegevens op uw gemak kunt invullen. Zolang u het lijstje niet afsluit, kunt u op deze wijze snel van klant naar klant laveren.

Noot: indien u beschikt over de PM-module ‘File’ wordt bij acceptatie ook meteen het digitaal dossier voor de nieuwe klant aangelegd. Zorgt u er dus voor, dat u het juiste dossier-sjabloon (zie de handleiding bij ‘Beheer Digitaal dossier’) heeft geladen!

Δ Top

Klanten: wijzigen gegevens

Ook indien u gegevens wilt wijzigen dient u eerst de beveiliging op te heffen. Deze beveiliging is opgenomen om te voorkomen dat per ongeluk of ongeautoriseerd gegevens worden gewijzigd. In de schermen voor klanten, leveranciers, adviseurs en overige relaties kiest u voor ‘Opties Vergrendeling opheffen’. In de klantenkaart vindt u onderaan het venster een knop (‘Ont/vergrendelen’). De beveiliging kan worden opgeheven met een wachtwoord en de velden die wit kleuren kunnen worden gewijzigd. Omdat er meerdere schermen zijn voor een klant wordt steeds bovenin duidelijk zichtbaar gemaakt van welke klant het dossier op het scherm wordt getoond.

Δ Top

Leveranciers, adviseurs en overige relaties

Naast het vastleggen van gegevens van klanten, kunnen in de database eveneens gegevens worden vastgelegd van leveranciers, adviseurs en overige relaties. Leveranciers en adviseurs zijn directe relaties van uw accountants- of administratiekantoor.
Voor de leveranciers geldt dat er een extra tabblad ‘Overig’ aanwezig is, waarin in het kort extra informatie als een klantnummer en inloggegevens voor een eventuele internetsite worden vastgelegd.

Onder ‘Overige relaties’ worden die rechtspersonen vastgelegd, die geen directe of een alternatieve relatie met uw kantoor hebben. Hier vallen sinds versie 07.02.01 ook de Kamers van Koophandel, inspecties en UWV’s onder. U kunt de vier typen raadplegen via de opties bovenin het scherm. In tegenstelling tot de ‘gewone’ overige relaties kunt u géén nieuwe KvK’s, UWV’s of inspecties aanmaken. U bent echter volkomen vrij om voor al deze relaties dossiers aan te leggen, adressen te bewerken, contactpersonen toe te voegen, de relatie te koppelen aan mailcodes, correspondentie te genereren en te registreren, etc.

Noot: àlle relaties zijn direct toegankelijk in PM-DocMaker®!

Δ Top

Relaties: contactpersonen

Externe contactpersonen zijn natuurlijke personen die aan de relatie zelf zijn verbonden (bijv werknemers) of in ieder geval in uw ogen bij die relatie horen. In het tabblad ‘Contactpersonen’ is een groot aantal, voornamelijk communicatieve, gegevens te raadplegen. De primaire contactpersoon (indien gedefinieerd) staat altijd bovenaan in de lijst vermeld. U herkent deze aan het sterretje onder de naam.

U kunt hier tevens meteen een notitie aanmaken op naam van de betreffende relatie én de geselecteerde contactpersoon. Bovendien kunt u snel een etikettenpagina op naam van de contactpersoon genereren.

Het wijzigen van gegevens van bestaande contactpersonen, het verwijderen van bestaande contactpersonen, of het aanleggen van een nieuwe contactpersoon geschiedt via de knop ‘Contactpersonen bewerken’. Als u geen beheerderstatus heeft dient u hiervoor het scherm te ontgrendelen. Het contactpersonenvenster heeft een eigen help-functie: zie aldaar.

Δ Top

Relaties: digitale dossiers

In alle relatiekaarten (klanten, leveranciers, adviseurs, overigen) vindt u de menu-optie ‘Dossier’. Als u dit aanklikt zoekt de applicatie naar het betreffende digitale dossier op uw netwerk en als het dit vindt, wordt het dossier geopend in een volgend venster. Indien het niet wordt gevonden, krijgt u de vraag of een digitaal dossier dient te worden aangemaakt.

Noot: bij het automatisch aanmaken van digitale dossiers maakt de applicatie onderscheid tussen klanten en de andere relatietypen. In het eerste geval wordt een dossier-structuur aangemaakt conform het ingeladen dossiersjabloon (zie de handleiding bij ‘Beheer – Digitaal dossier’). Bij de andere relatietypen wordt een eenvoudige structuur aangemaakt die bestaat uit twee submappen: Post inkomend en Post uitgaand.

Het dossier-venster toont u links de mappenstructuur en als u deze openklapt en vervolgens op een map klikt, ziet u rechts de daarin aanwezige bestanden, inclusief gespecificeerde informatie als bestandsnaam, grootte, type en de meest recente opslagdatum. Om het u gemakkelijker te maken ziet u links in één oogopslag of een bepaalde map bestanden bevat; u ziet dan het aantal tussen haakjes achter de mapnaam staan.

Tip: als u op een naam dubbelklikt wordt het betreffende bestand geopend.

Noot: de bestanden die u ziet hoeven niet noodzakelijkerwijs geregistreerd te zijn in PM-Record®; De lijst toont u simpelweg de bestanden en mappen die in het betreffende dossier aanwezig zijn. U kunt dit controleren door met uw rechtermuisknop op een bestand te klikken en te kiezen voor ‘Eigenschappen’. Indien het bestand is geregistreerd, wordt een venster met detailinformatie getoond.

Let op: de getallen tussen haakjes tonen alleen het aantal bestanden die in die betreffende map voorkomen. Dus niet het aantal bestanden dat ook nog eens in daaronder gelegen submappen bestaat! Indien u dat wilt weten, klikt u dan rechts op de betreffende map en selecteer vervolgens de optie ‘Toon Documenten’. U krijgt dan een subvenster te zien waarin àlle bestanden in de onderliggende structuur worden getoond.

Δ Top

Relaties: digitaal dossier - bestanden importeren

Indien u een bestaand bestand (om het even van welk type) in het relatiedossier wilt plaatsen kiest u links de gewenste opslagmap uit het dossier en u klikt daarop met uw rechtermuisknop. In het getoonde menu selecteert u de optie ‘Importeer document’:

U voert de gevraagde meta-gegevens in en bepaalt of het bestand slechts geregistreerd dient te worden (‘kale’ registratie), of tevens als ingekomen of verzonden poststuk dient te worden aangemerkt.

Noot: een ‘kale’ bestandsregistratie betekent, dat het bestand een documentnummer krijgt en de registratie – inclusief metagegevens –  opgeslagen wordt in de database. Deze registratiegegevens zijn vervolgens te raadplegen in het dossierscherm (u klikt rechts op het betreffende bestand en kiest voor ‘Eigenschappen’) of in de klantenkaart. Bij een poststukregistratie wordt de bestandsregistratie bovendien nog eens gekoppeld aan een poststuknummer, welke u zowel in de klantenkaart als in de postschermen kunt raadplegen of bewerken. Naar de poststukregistratie kunt u bovendien verwijzen bij het genereren van nieuwe documenten in PM-DocMaker®.

U wordt tenslotte gevraagd of u het bestand op de ‘oude’ locatie wilt bewaren of niet (er wordt in het eerste geval een kopie gemaakt die op de door u geselecteerde locatie wordt opgeslagen, in het tweede geval wordt het originele bestand verplaatst naar de nieuwe locatie).

Δ Top

Relaties: digitaal dossier – bestandsregistratie raadplegen

U kunt de registratiekenmerken van een bestand eenvoudig raadplegen in het dossierscherm van PM-Record®: rechtsklik op de bestandsnaam en kies ‘Eigenschappen’:

In het venstertje ziet u het bestands-registratienummer en de metagegevens. De laatste kunt u aanpassen. Indien het tevens een poststukregistratie betreft, ziet u het nummer en het type.

Noot: indien u de eigenschappen van een bestand opvraagt dat niet is geregistreerd, zal de applicatie dit meteen herkennen en u dit melden. U wordt gevraagd of u het bestand alsnog wilt registreren.

Δ Top

Relaties: digitaal dossier – bestanden zoeken

Om bestanden te zoeken maakt u gebruik van de menu-optie ‘Zoek document’. U krijgt een venster voorgeschoteld, dat u in staat stelt te zoeken op metagegevens en op registratietype (‘kale’ registraties, uitgaande postregistraties, ingekomen postregistraties). U kunt tevens een gedeelte van een poststuknummer invoeren en bekijken wat dit voor resultaten geeft.

Gezien de grote aantallen documenten die u met PM-DocMaker® kunt aanmaken (op basis van mailcodes en contactpersonen), kunt u ook met behulp van deze criteria een correspondentieoverzicht oproepen. Kies een mailcode en de relatielijst wordt automatisch aangepast. Kies een relatie en de contactpersonenlijst wordt automatisch aangepast. U kunt ook zoeken naar bestanden die op een bepaalde datum zijn geïmporteerd (lees ook: gegenereerd). Ditzelfde venster kunt u ook rechtstreeks aanroepen in het hoofdscherm via het menu ‘Relaties Overzichten correspondentie’. U hoeft dus niet meer eerst persé naar het klantendossier te gaan.

Tip: als u in PM-DocMaker® aan het werk bent, laat u dan het zoekvenster correspondentie in PM-Record® open staan. Zo kunt u snel informatie krijgen over reeds verzonden documenten!

Δ Top

Relaties: digitaal dossier – DigiRecord

DigiRecord is een beveiligd internetportaal waarin dossiers digitaal kunnen worden opgeslagen. Ook de historie van dossiers is zichtbaar, waardoor gebruikers over de juiste documenten kunnen beschikken. Het internetportaal, dat door Pro Management ontwikkeld is biedt gebruikers een uitstekende tool als het gaat om gemeenschappelijk gebruik van gegevens en dossiers. Het gaat dan niet alleen om samen delen met externe adviseurs, maar ook op het gebied van personeel en organisatie is DigiRecord een oplossing. Het portaal biedt tevens op een eenvoudige en veilige wijze communicatiemogelijkheden tussen medewerkers, klanten en adviseurs. De digitale processen zijn 24 uur per dag en 7 dagen per week te volgen. Uitgangspunt is dat gebruikers beschikken over allerlei documenten op ieder gewenst moment.

U kunt in elke relatiekaart direct inloggen in de betreffende online DigiRecord®-account. Deze account dient dan wel reeds te bestaan, en de accountgegevens dienen te zijn ingevoerd in PM-Record®. Als beheerder kunt u deze accountgegevens vastleggen door op de knop ‘Wijzigen’  rechtsboven in het dossiervenster te klikken. U vult daar de klantcode in, alsmede de gebruikersnaam en het wachtwoord van de gewenste account.

Via het menu ‘Beheer – Autorisatie – Beheer gegevens’ vindt u een extra tabblad (‘AOIC en DigiRecord’), waarin u zelf kunt bepalen of ook PM-Record gebruikers zónder beheerdersrechten automatisch mogen inloggen in het online dossier van uw klanten. Laat u het vinkje uit, dan zal een ‘gewone’ gebruiker altijd zelf het wachtwoord moeten invoeren (ondanks dat het wachtwoord wel is vastgelegd). U bepaalt dan in de praktijk of u het wachtwoord ter beschikking stelt, of dat u bijvoorbeeld voor deze gebruikers een andere logon aanmaakt in DigiRecord.

Om in te loggen klikt u op de knop ‘Openen’ rechtsboven in het venster:

Voor verdere informatie over het werken met DigiRecord wordt u verwezen naar de DigiRecord- website.

Δ Top

Relaties: overzichten relaties

In dit scherm kunt u allerhande overzichten genereren met betrekking tot uw relaties. Experimenteert u zelf met de diverse opties. Een aparte categorie wordt gevormd door de zg. ‘Mail Merge’-overzichten, die naar MS Word worden getransporteerd. Hiermee heeft u schier oneindige mogelijkheden om eenmalige correspondentie, lijsten, enveloppen, etiketten, etc aan te maken. De techniek vergt wel enige deskundigheid van de standaard in MS Word ingebouwde mogelijkheden. Volgt u eventueel een korte cursus via Pro Management, zeker omdat er ook diverse en meer geavanceerde ‘Mail Merge’-opties zijn ingebouwd in PM-DocMaker® (lees de handleiding aldaar.).

De andere overzichten in het menu ‘Relaties’ worden niet in deze handleiding besproken; zij hebben betrekking op de ‘Voortgangs’-functionaliteiten in PM-Record® en worden elders separaat uitgelegd.

Δ Top

Relaties: activeren, deactiveren, verwijderen

Via het menu ‘Beheer Relaties en contactpersonen’ kunt u al uw relaties actief of slapend maken of verwijderen. Gedeactiveerde relaties komen niet meer voor in keuzelijsten of overzichten (behalve natuurlijk waar dit toch nodig is). Met het deactiveren blijft dus àlle vastgelegde informatie (inclusief evt. digitaal dossier en bestandsverwijzingen) behouden en is altijd weer meteen toegankelijk bij reactivering. U kunt relaties dus eigenlijk gewoon ‘aan’ en ‘uit’ zetten. U kunt relaties ook verwijderen, maar deze optie is aan strikte regels gebonden; indien de applicatie ook maar een enkele verwijzing in andere tabellen vindt (uren, facturen, documentregistraties, etc) wordt de opdracht geweigerd.

Houdt u er wel rekening mee, dat bij het deactiveren van een relatie bij àlle onderliggende contactpersonen eventuele mailcode-koppelingen worden verwijderd! Dit is logisch, want anders zouden deze personen nog steeds worden meegenomen bij het genereren van correspondentie. De mailcode-koppelingen worden bij reactivering echter niet automatisch hersteld! Weest u dus zorgvuldig.

Het beheerscherm toont u alle typen relaties afzonderlijk. Wanneer u een relatie selecteert, ziet u rechts in het venster de stamgegevens.  In het lijstje ziet u alle aan die relatie gekoppelde contactpersonen.

Tip: als u op zo’n contactpersoon klikt, wordt deze meteen geselecteerd in de box met contactpersonen (onderaan in het scherm). Als u vervolgens op deze box klikt worden de stamgegevens van die contactpersoon getoond.

Als u een contactpersoon selecteert, worden diens stamgegevens getoond. In het lijstje ziet u alle aan de contactpersoon gekoppelde relaties.

Tip: bij het selecteren van een contactpersoon krijgt u de mogelijkheid om de veldgegevens ‘Geboortedatum’ en ‘BSN/sofinummer’ in te voeren of te wijzigen. Deze optie is aanvankelijk aangebracht ten behoeve van de contactpersonenconversie, die bij de overgang van versie 07.02 naar 07.03 nodig is (u kunt zo snel deze gegevens optimaliseren).

Tip: deactiveer alle KvK’s, UWV’s en inspecties die u – gezien uw cliéntele of locatie – toch nooit nodig heeft in correpondentie en/of verwijzingen. Zo komt u deze vervolgens ook niet meer tegen in uw zoek- of keuzelijsten.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small