Afdrukken

Brugstaat

Introductie
Afrondingsverschil
Verdichtingniveaus
Handmatige invoer
Werking van de Brugstaat

Introductie

Het rapport in PM-Report wordt opgemaakt aan de hand van de financiële gegevens, die zijn opgenomen in het zogenoemde tabblad <Brugstaat>. Deze staat verzamelt de cijfers, die worden ingedeeld naar de diverse sub- en hoofdrubrieken, welke indeling gebaseerd is op de bepalingen opgenomen in de ‘Wet op de Jaarrekening’ en de ‘Richtlijnen voor de Jaarrekening’.

De brugstaat (bronblad) is leidend voor het gehele rapport. In deze staat mogen de cijferkolommen nimmer worden gewijzigd. Ook mogen hier geen regels worden tussengevoegd of verwijderd. Vanuit onder andere deze staat worden namelijk alle relaties met de overige bladen (meer dan 65) gedefinieerd.

De cijfers die in de brugstaat worden opgenomen, worden eerst ingevoerd in het blad <Subcodering>. De uit de financiële administratie geïmporteerde cijfers worden in het blad <Subcodering> bewerkt, nadat zij zijn ingelezen. De bewerkingen betreffen:

  • Het afronden van de cijfers op hele getallen of duizendtallen
  • Het omrekenen naar de gekozen valuta
  • Het verzamelen van grootboekrekeningen naar de regels in de brugstaat via de toekenning van een subcode. Regels die dezelfde subcode hebben worden getotaliseerd en als één bedrag in de brugstaat opgenomen
  • Indien er op het blad <Subcodering> ook handmatig cijfers worden gemuteerd, dient men na invoer altijd eerst te kiezen voor <Mutaties / Herberekenen cijfers>, dan worden bovengenoemde stappen uitgevoerd en komen de wijzigingen automatisch in de brugstaat
  • Controle of ingevoerde cijfers in evenwicht zijn

In de brugstaat is de subcode opgenomen in kolom B. Op het blad <Subcodering> ook onder kolom B. In de cijferkolommen van de brugstaat zijn formules opgenomen die bewerkstelligen dat de regels in het blad <Subcodering> met dezelfde subcode worden verzameld tot één bedrag, wat in de brugstaat onder dezelfde code wordt gepresenteerd. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk, dat in het grootboek een uitsplitsing van bijvoorbeeld de vervoermiddelen is opgenomen. Voorbeeld: er zijn 5 vrachtauto’s, die in het grootboek ieder aparte grootboekrekeningnummers hebben voor de aanschaf en de afschrijving, al de grootboekrekeningen voor de aanschaf van de vrachtauto’s krijgen eenzelfde subcode. In de brugstaat worden deze aanschaffingskosten dan gepresenteerd op één regel, zijnde aanschaffingen vervoermiddelen. Zo ook krijgen de grootboekrekeningen voor de afschrijvingen één subcode.

In PM-Report is een grootboekrekeningschema opgenomen dat als standaard kan gelden. Bij de indeling van dit rekeningschema is leidend geweest welke rekeningen vereist zijn om te komen tot een snelle en zuivere rapportage. Het rekeningschema houdt niet alleen rekening met de inrichtingseisen voor de balans en de winst- en verliesrekening, maar ook met die voor het kasstroomoverzicht of de overzichten voor de immateriële en materiële vaste activa en bijvoorbeeld de langlopende schulden en geldende eisen.

De brugstaat bevat alle cijfermatige informatie over maximaal drie perioden. Onderaan de brugstaat is een controleregel ingebouwd. U kunt hier controleren of uw administratie sluitend is.

Δ Top

Afrondingsverschil

Omdat PM-Report bedragen tot twee cijfers achter de komma afrondt, kan er een afrondingsverschil ontstaan (zichtbaar op de <Brugstaat>, regel 2342). Met de menuoptie <Mutaties / Afrondingsverschil boeken> boekt u eenvoudig het afrondingsverschil weg. Het programma vraagt om een algemene kostenrekening waarop het afrondingsverschil mag worden geboekt (standaard is dit subcode 4710 – Afrondingsverschillen). U geeft de subcode in en daarmee verdwijnt het verschil en is gewaarborgd dat het getoonde resultaat gelijk is aan de mutatie van het eigen vermogen uit hoofde van het resultaat.

Let op: deze optie kan alleen worden gebruikt, indien het berekende verschil een waarde tussen de -5 en 5 heeft. Als dit niet het geval is, zult u het verschil van de betreffende periode nader moeten bekijken en eventueel handmatig moeten wegboeken op het tabblad <Subcodering>. Op rij 6 ziet u in de kolommen H, I en J de saldocontrole, met per periode het berekende verschil. Deze verschillen x -1 plaatst u handmatig in de witte cellen van de betreffende kolommen E, F en G onder het kopje <Afrondingsverschil>. Vervolgens dient u met de menuoptie <Mutaties / Herberekenen cijfers> de cijfers te herbereken, waarna PM-Report geen afrondingsverschil meer zou mogen melden.

Let op: PM-Report houdt bij de berekening van de verschillen rekening met eventueel reeds geboekte afrondingsverschillen onder het kopje <Afrondingsverschil>.

Tip: Deze optie kunt u tevens vinden in het hoofdmenu van PM-Report onder de rapportopties.

Δ Top

Verdichtingniveaus

U kunt de cijfers in de brugstaat (en de consolidatiestaten)
op vijf niveaus verdichten:

Jaarrekening / Paragrafen / Subparagrafen /
Grootboek / Gebruikte rekeningen

Op het niveau grootboek worden alle mogelijke rekeningen getoond. Indien u uitsluitend de gebruikte rekeningen wenst te zien, kiest u voor <5 Gebruikte rekeningen>.

Indien u ook onder <Extra opties / Overzicht gebruikte rekeningen> de cijfers van het blad <Subcodering> print, dan is de audit trail geheel zichtbaar en vastgelegd.

Δ Top

Handmatige invoer

Het is eventueel mogelijk de cijfers handmatig in te voeren direct in het blad <Subcodering>. U kunt uw keuze opgeven nadat u hebt gekozen voor <Hoofdmenu / Financiële gegevens / Handmatig invoeren > in het hoofdmenu.

Bij directe invoer op het blad <Subcodering> volgen instructies over de wijze van werken. U voert de cijfers in, in alle witte cellen onder ‘Ingevoerde gegevens’. Deze kolommen (3x) zijn immers voorzien van een subcode. Bij het afsluiten worden de cijfers herberekend en verschijnt in de kolommen ‘Herberekende cijfers voor brugstaat’, die direct aan de hand van de subcode wordt overgenomen in de brugstaat.

Indien u kiest voor invulling via het formulier, dan volgt u de instructies.

Let op: u kunt altijd een mutatie direct in het blad <Subcodering> aanbrengen zonder de keuze <Hoofdmenu / Financiële gegevens / Handmatig invoeren>. Let dan steeds op dat het saldo boven de kolommen nihil is! Na invoer van deze mutaties dient u altijd deze cijfers “te herberekenen”. Met de optie <Mutaties / Herberekenen cijfers> wordt de macro gestart die de cijfers afrondt en valuteert. De resultaten komen in de kolommen onder “Herberekende cijfers voor brugstaat” die direct in de brugstaat worden opgenomen.

Hebt u een wijziging doorgevoerd, nadat u reeds het rapport heeft gedefinieerd (Stap 3 in het hoofdmenu), dan loopt u het risico dat een rubriek of regel niet in het rapport wordt opgenomen, omdat de keuze reeds gemaakt was en de mutatie in de cijfers later is uitgevoerd. U dient dan na invoer van extra financiële mutaties te kiezen voor de menuoptie <Rapport / Rapport opnieuw genereren>.

Δ Top

Werking van de Brugstaat

Na export van de cijfers uit de financiële administratie, worden deze, via Balance Base, in PM-Report ingelezen in het blad <Subcodering>.

Vanuit de subcodering wordt de brugstaat opgemaakt. De cijfers komen op de rijen in de brugstaat waar dezelfde subcode is opgenomen. Bij de herberekening van de cijfers (die automatisch wordt gestart bij het importeren via het menu), worden alle ingevoerde cijfers afgerond en eventueel gevaluteerd en geplaatst in 3 kolommen na de plaats waar de cijfers kunnen worden ingevoerd / geïmporteerd (zie bovenstaand figuur).

Bovenin het blad <Subcodering> is een controlegetal opgenomen. Dit getal dient na volledige invoer nihil te zijn. Debetbedragen dient u als positief getal in te voeren, creditgetallen als negatief getal. Aan de hand van de subcodes per grootboekrekening worden de cijfers per jaar getotaliseerd opgenomen in de brugstaat. Daar wordt een subcode slechts éénmaal toegekend aan de rubriek waaronder het getal thuishoort.

De brugstaat is leidend voor het gehele rapport!

Let op: u mag behalve de namen van de hoofdrubrieken géén wijzigingen op het blad <Brugstaat> aanbrengen.

Alle volgende bladen zijn gekoppeld met de brugstaat, zowel voor de teksten van de rubrieken en grootboekrekeningen als voor de cijfers. Een wijziging in de brugstaat leidt tot wijzigingen op diverse plaatsen in de rapportage. De omschrijvingen van de grootboekrekeningen komen uit het blad <Subcodering>. De hoofdrubriek omschrijvingen kunnen in de brugstaat worden gewijzigd. Als de omschrijving gewijzigd wordt, dan wordt deze direct veranderd in de bladen van de rapportage.

In de brugstaat zijn voor maximaal 3 boekjaren 3 kolommen opgenomen. In de linkerkolom worden de grootboekgegevens opgenomen, verzameld op subcodeniveau. In de volgende kolom worden de cijfers getotaliseerd op rubriekniveau (gebaseerd op de Wet op de Jaarrekening) en in de 3e kolom op hoofdniveau voor de balans en de winst-en-verliesrekening.

Gekozen is voor 3 boekjaren omdat het gebruikelijk is tegenover de te rapporteren cijfers over een periode, de vergelijkbare cijfers van de vorige periode te plaatsen. Indien men echter ook bij kengetallen of het kasstroomoverzicht vergelijkende cijfers wenst op te nemen, dienen we ook te beschikken over de gegevens van het daaraan voorafgaande jaar.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small