Afdrukken

BalanceBase: Beheer

Opstarten
Versie en Logon

Introductie
Tabblad: FDF (Financial Data Formats)
Tabblad: Brugschema
Tabblad: Diversen
Tabblad: Leadsheets
Tabblad: Voortgang
Tabblad: Deblokkeer Perioden

 

Opstarten

Het PMFlame venster ‘Beheer BalanceBase’ wordt vanuit PM-Record opgestart (via het menu: ‘Beheer – BalanceBase’). Bij het openen zal het venster de logon-eigenschappen van PM-Record overnemen en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de module geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Δ Top

Versie en Logon

Linksboven in de glazen werkbalk ziet u een knopje met daarin het PM-logo. Indien u daarop klikt opent zich het systeemvenstertje. U kunt hier lezen van welke versie u thans gebruik maakt.

Δ Top

Introductie

BalanceBase is een applicatie die de gebruikers van PM-Record in staat stelt om proef- en saldibalansen vanuit alle financiële pakketten in te lezen (mits een export mogelijk is). In BalanceBase kunt u voor een onbeperkt aantal jaren klantspecifieke cijfers opslaan. De ingelezen cijfers kunnen, nadat deze gekoppeld zijn met de brugcodes van PM-Report, worden ingelezen in de rapportgenerator PM-Report. BalanceBase biedt ook de mogelijkheid geïntegreerd te werken met het digitaal dossier en de Flame-module ‘Rubriekenbeheer en werkprogramma’s’.

Met de PM-FlameBalanceBase beheermodule kunt u alle instellingen die relevant zijn voor het gebruik van BalanceBase aan uw wensen aanpassen. Het betreft hier de volgende onderdelen, die u in de afzonderlijke tabbladen kunt terugvinden:

  1. FDF (Financial Data Formats)
  2. Brugschema met de subcodes die ook in PM-Report worden gebruikt
  3. Diversen
  4. Leadsheets
  5. Voortgang
  6. Perioden deblokkeren

Δ Top

Tabblad: FDF (Financial Data Formats)

Om financiële cijfers in te lezen in Balance Base dient u vooraf een ‘Financial Data Format’ (FDF) vast te leggen. Een ‘FDF’ is een importformaat waarmee de saldibalans van een bepaald financieel pakket geïmporteerd kan worden. Simpel gezegd geeft u aan waar in het geëxporteerde bestand het rekeningnummer, de omschrijving, en het debet- en creditbedrag staan. U legt dus per financieel pakket vooraf een ‘FDF’ aan.

Via de ‘FDF’-tab kunt u de door u gehanteerde cijferformaten definiëren. Dit kunnen cijfers zijn die worden uitgelezen uit boekhoudsystemen of bijvoorbeeld specifieke MS-Excel rapportages. Uw klanten leveren u saldibalansen in een formaat, dat door het boekhoudprogramma is bepaald. Ieder boekhoudprogramma doet dit weer op zijn eigen manier en er is weinig tot geen standaardisatie te ontdekken. Door FDF’s te definiëren is BalanceBase in staat om alle saldibalansen, in alle formaten en van alle boekhoudprogramma’s, te importeren (MS-Excel, CSV, TXT, ASCII en XML).

Noot: indien u toch een formaat tegenkomt, dat onmogelijk in een FDF gevat kan worden, neemt u dan contact op met Pro Management; er kan een speciaal voor u geschreven macro worden geproduceerd die de import alsnog mogelijk maakt. Ook kan het zijn dat het financiële pakket de route heeft gewijzigd dan wel de output heeft veranderd. Wij vernemen dit graag, zodat wij dit kunnen wijzigen.

 

Nieuwe FDF toevoegen, verwijderen of aanpassen

Als u in de lijst met bestaande FDF’s een regel selecteert ziet u in het onderste gedeelte van het venster de gegevens van de betreffende regel verschijnen. U kunt deze naar eigen believen bewerken.

Let op: uw aanpassingen worden pas daadwerkelijk opgeslagen als u op de knop ‘Opslaan’ klikt!

Door op de geselecteerde regel de rechtermuisknop in te drukken verschijnt er een contextmenu met twee opties:

Klik op ‘Nieuwe FDF toevoegen’ en de velden onder de lijst worden leeggemaakt en u kunt aldaar alle eigenschappen van uw nieuwe FDF bepalen.

Door te klikken op ‘FDF verwijderen’ wordt de FDF uit de lijst verwijderd.

Let op: een FDF kan niet verwijderd worden als deze nog in gebruik is bij een administratie!

 

FDF velden

Algemene velden

1.

Naam

Verplicht

Hier kan een naam aan de importdefinitie gegeven worden. Deze naam moet uniek zijn in de hele lijst van de FDF’s.

2.

Versie

Niet verplicht

Dit veld dient alleen ter informatie en wordt verder niet gebruikt.

3.

Formaat

Verplicht

Er kan één waarde worden geselecteerd. De mogelijke waarden zijn: XML, Tekst, Fixed Length en Excel. Afhankelijk van het soort bestand wat er geïmporteerd gaat worden maakt u een keuze uit één van deze 4 mogelijkheden. Een Fixed Length bestand is veelal een uitdraai van een saldibalans, welke bedoeld is om direct naar een printer te sturen; de gegevens staan in vaste kolomposities ingedeeld en men kan tellen waar een kolom begint en eindigt. In een tekstbestand worden de kolommen door een scheidingsteken van elkaar gescheiden en zijn de breedten van de kolommen niet vast.

4.

Opmerking

Niet verplicht

De opmerking wordt vaak gebruikt om een uitleg te geven hoe men een export vanuit het boekhoudpakket (dat dit formaat aanlevert) van de saldibalans maakt.


Basisinstellingen
Zie het betreffende tabblad: de basisinstellingen hangen af van het gekozen formaat. In de tabel hieronder wordt uitgelegd wat er ingevuld kan worden bij elk gekozen formaat:

Veld

XML

Tekst

Fixed Length

Excel

Grootboekrekening is het grootboek-rekeningnr. dat in het bestand staat

Tagnaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie
Een <f> toevoegen om aan te geven dat elke positie ingevuld moet zijn. Een <a>toevoegen om aan te geven dat ook alfanummerieke tekens gebruikt mogen worden

Kolomnummer. Niet de kolomletter zoals die in Excel zelf gebruikt wordt

Omschrijving
(is de omschrijving behorende bij het rekeningnummer)

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Debet

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Credit

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Negatief bedrag?

Aanvinken als het creditbedrasg met een “–“ teken gepresenteerd wordt

Decimaalteken

. of ,

. of ,

. of ,

. of ,

Regel met <…> overslaan

Zie de uitgebreide syntax uitleg onder de tabel *

Aantal kopregels

Aantal regels over te slaan voordat de XML verder geëvalueerd wordt

Aantal regels over te slaan voordat de werkelijke data begint

Aantal regels waarin kolomkoppen zijn opgenomen en die niet geïmporteerd hoeven te worden

Aantal rijen in excel dat over-geslagen moet worden voordat de gegevens in-gelezen kunnen worden

Veldscheidingsteken

n.v.t.

De kolommen worden geschei-den door dit teken. Er kunnen meerdere tekens als scheidingsteken aangemerkt worden

n.v.t.

n.v.t.

Aantal Excelbladen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

In sommige gevallen staan de winst- en verliesrekeningen in een ander sheet dan de balansrekeningen. Hier kan dat aangegeven worden

XML Global Tag

De TagNaam waarmee het gedeelte begint dat van belang is voor de import.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

XML Row Tag

De TagNaam waarmee iedere rij begint. Een rij bestaat dan uit de bovengenoemde elementen.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

* Syntax uitleg “regels met <…> overslaan”
Het is mogelijk om bepaalde regels/rijen uit het importbestand niet mee te nemen met de import. Klik met de rechtermuisknop in dit veld en er verschijnt een menu met mogelijke invoerwaarden. Kies een van die waarden en pas deze vervolgens naar wens aan. De mogelijkheden zijn:

GL<waarde>

Het grootboekrekeningnummer eindigt op <waarde>. Vul voor <waarde> de waarde in die gewenst is. Vaak worden totalen meegegeven in een saldibalans, die zijn echter helemaal niet nodig want BalanceBase berekent dat zelf. De totalen worden meestal met 99 aan het eind van het grootboekrekeningnummer in de saldibalans opgenomen door nu GL99 in dit veld te zetten worden die totalen niet geïmporteerd.

<veld>:<waarde>

Als het <veld> de waarde <waarde> heeft dan deze regel/rij niet importeren. Vul voor <veld> het nummer van het veld in.

<veld>!<waarde>

Als het <veld> de waarde <waarde> niet heeft dan deze regel/rij niet importeren. Vul voor <veld> het nummer van het veld in.

!<veld>

Als het <veld> geen waarde heeft dan deze regel/rij niet importeren. Vul voor <veld> het nummer van het veld in.

<veld>

Als het <veld> gevuld is dan deze regel/rij niet importeren. Vul voor <veld> het nummer van het veld in.

Noot: vooralsnog kan er maar één definitie meegeven worden.


Geavanceerde instellingen
Zie het betreffende tabblad. Geavanceerde instellingen hangen ook af van het gekozen formaat en volgen dezelfde regels voor het invullen als de basisinstellingen. De onderstaande velden worden geëxporteerd door BalanceBase, andere pakketten gebruiken ze hoogstwaarschijnlijk niet. In de tabel hieronder wordt uitgelegd wat er ingevuld kan worden bij welk gekozen formaat:

Veld

XML

Tekst

Fixed Length

Excel

Macro of Toepassing

De definitie valt niet onder te brengen in een FDF. Voer hier de programmanaam in dat uitgevoerd moet worden om de import te doen. NB het programma moet geschreven worden.

Jaar het jaarnummer waarover de import gaat

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Periode het periodenum-mer in de import gaat

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Werkelijk / Budget / Schatting

Gereserveerd voor toekomstige functionaliteiten

Volgorde journaalpost

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Opmerking journaalpost

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Opmerking journaalpost

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Herrubricering

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Regel afgehandeld

TagNaam

Kolomnummer

Startpositie:Eindpositie

Kolomnummer

Δ Top

Tabblad: Brugschema

 

In dit tabblad wordt de centrale lijst met brugcodes beheerd. Dit schema is leidend en komt exact overeen met het rekenschema in PM-Report. U kunt alleen tekstuele wijzigingen in het brugcodeschema doorvoeren. De tekstuele wijzigingen kunnen gemakkelijk zijn voor het koppelen van het rekenschema van uw klant met het rekenschema van Pro Management Software. . Dubbelklik op een regel en het volgende popupvenstertje verschijnt:

Klik op ‘OK’ om op te slaan of op x om de wijziging ongedaan te maken.

Noot: indien u voor alle klanten een standaard grootboekomschrijving wenst te hanteren in de rapportage kunt u de gemaakte wijzigingen in het brugcodeschema ook importeren in PM-Report via het hoofdmenu, middels de knop ‘Importeer subcoderingomschrijvingen’ waarna u kiest voor optie ‘2’.

Δ Top

Tabblad: Diversen

In het tabblad ‘Diversen’ kunnen instellingen en standaardwaarden voor de werking van BalanceBase ingevoerd worden. De meeste velden spreken voor zich. De velden in het vak ‘XML’ zijn voor de raportagemodule: hierin staan de namen van de tags om een rapport te kunnen exporteren.

Aan de rechterkant ziet u een lijst met geblokkeerde tabellen (indien van toepassing). Als een gebruiker gegevens wijzigt wordt tijdelijk de tabel of een rij in de tabel geblokkeerd, zodat een andere gebruiker niet gelijktijdig hetzelfde gegeven kan veranderen (indien op dat moment bv. de stroom uitvalt zullen er - de volgende keer dat BalanceBase wordt opgestart - één of meerdere tabellen geblokkeerd zijn). Via deze lijst kan men zien welke tabellen dit zijn en men kan ze hier ook weer vrijgeven.

Δ Top

Tabblad: Leadsheets

In dit tabblad worden de leadsheetcodes aan de subcodes uit de brugstaat gekoppeld.

Ging het koppelen voorheen op het niveau van het rekeningschema van de klant, tegenwoordig is dat verplaatst naar de subcodes. Hiermee wordt bereikt dat er maar één keer gekoppeld hoeft te worden (waar dat voorheen bij iedere klant moest!). Het koppelen doet men door eerst een rubriekenschema en een leadsheetcode te kiezen en vervolgens de gewenste subcodes naar rechts te slepen of via de rechtermuisknop te verplaatsen naar de geselecteerde kolom. Men kan hele groepen tegelijk verslepen/verplaatsen. In de rechterkolom staan de gekoppelde subcodes en in de linkerkolom de nog beschikbare subcodes voor deze leadsheetcode/rubriekenschema.

Noot:  rubriekenschema’s en leadsheetcodes kunnen onbeperkt en naar eigen wens worden geïmporteerd, beheerd en bewerkt onder ‘Beheer - Rubriekenbeheer en werkprogramma’s’ in de Flameversie van PM-Record!

Δ Top

Tabblad: Voortgang

Met de optie ‘Voortgang’ kunt u een overzicht genereren dat inzicht geeft bij welke klanten per periode/jaar cijfers geïmporteerd dan wel handmatig ingevuld zijn. Voor het geselecteerde jaar worden de gevraagde perioden getoond. Een rood blokje onder de periode geeft aan, dat deze nog niet is geïmporteerd. Een groen blokje betekent het tegenovergestelde.

Δ Top

Tabblad: Deblokkeer Perioden

In BalanceBase kan men bij een klant een bepalde periode blokkeren. Vanaf dat moment kan niemand meer een wijziging in die periode aanbrengen. Soms is een periode echter ten onrechte geblokkeerd en middels dit scherm kan die periode weer gedeblokkeerd worden. Zet een vink voor de naam van de klant op de betreffende perioderegel, selecteer alle gewenste regels en klik vervolgens op deblokkeren; alle in de lijst aangevinkte perioden worden zo weer vrijgegeven voor bewerking.

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small