Afdrukken

Werkprogramma's (gebruikersmodule)

hoofdscherm Opstarten
Menu
Verantwoordelijkheidsstatus vs. beheerderstatus
Het getoonde werkprogramma
Werkprogramma's uit andere jaren
Zoeken naar instructies
Tabblad: Commentaren
Meervoudig afronden
Tabblad: Aantekeningen
Werken met aantekeningen
Tabblad: Documentatie
Klantendossier tonen
Audit Plan en BalanceBase Leadsheets
Rapporten
Audit Plan en voortgangscontrole

Opstarten

De PMFlame module ‘Audit Plan’ wordt opgestart via een klantenkaart in PM-Record (het menu 'Audit Plan').

Bij het openen zal het venster de logon-eigenschappen vanuit PM-Record overnemen en op basis hiervan een eigen connectie met de database tot stand brengen. Dit betekent, dat u de module geheel onafhankelijk van PM-Record kunt gebruiken (zelfs als u PM-Record daarna afsluit).

Of u daadwerkelijk toegang heeft tot een werkprogramma hangt echter af van uw verantwoordelijkheidsstatus: alleen gebruikers met de status ‘UV’ (uitvoerders), ‘CT’ (controleurs), ‘AW’ of ‘MV’ (afwikkelaars), of ‘ACN’ (accountants) hebben het recht om werkprogramma’s te raadplegen en/of te bewerken. Deze rechten worden bepaald in de module ‘Klantenbeheer Audit Plan’.

Noot: wanneer u de module ‘Audit Plan’ opstart, wordt automatisch het jongste werkprogramma van de betreffende klant opgezocht waarin ú tenminste voor minimaal één instructie verantwoordelijkheid draagt. Indien een dergelijk werkprogramma in de laatste 5 jaar niet voorkomt, krijgt u een melding.

 

Δ Top

Menu

De menuoptie ‘Beheer’ is alleen aanroepbaar voor gebruikers met beheerderstatus en biedt toegang tot de vensters ‘Rubriekenbeheer’ en ‘Klantenbeheer Audit Plan’. Tevens vindt u de optie 'Audit Plan selectievenster'; hier kunt u op basis van allerlei criteria naar werkprogramma's zoeken. Zie de handleidingen aldaar; alle vensters hebben een eigen Help-functie.

 

Δ Top

Verantwoordelijkheidsstatus vs. beheerderstatus

Belangrijk: de beheerderstatus is een algemene kwalificatie binnen het PM-Record en PM-Flame systeem en verleent de betreffende gebruiker toestemming om niet alleen beheertaken uit te voeren, maar geeft ook toegang tot vrijwel alle informatie die door de diverse applicaties uit de database worden opgehaald. In de module ‘Audit Plan’ zijn de rechten van de beheerder bewust beperkt, omdat deze in conflict zouden kunnen komen met de verantwoordelijkheidsstatus die bepaald is in de module ‘Klantenbeheer Audit Plan’. Met andere woorden: in deze module ‘Audit Plan’ gaat de verantwoordelijkheidsstatus vóór de beheerderstatus!
In de praktijk heeft dit met name consequenties voor beheerders die in Audit Plan de verantwoordelijkheidsstatus ‘UV’ of ‘CT’ hebben gekregen: zij zullen, ook al zijn ze beheerder, geen toegang hebben tot bepaalde gegevens. Zij hebben echter wel toegang tot de module ‘Klantenbeheer Audit Plan’.

 

Δ Top

Het getoonde werkprogramma

In de lijst ziet u alle bij het werkprogramma én uw verantwoordelijkheidsstatus betrokken rubriekenschema’s, rubrieken, subrubrieken en instructies. Gebruik evt. de legenda boven de lijst voor een verklaring der symbolen.

Let op: zeker als afwikkelaar of accountant kunt u in het ‘Audit Plan selectievenster’ (zie ook de handleiding aldaar) hetzelfde werkprogramma middels verschillende verantwoordelijkheidsstatussen benaderen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een werkprogramma te openen vanuit de verantwoordelijkheid van een collega met uitvoerderstatus. In dat geval zal de applicatie aannemen, dat u die persoon bent en het werkprogramma tonen vanuit die specifieke verantwoordelijkheid! Met andere woorden: de getoonde lijst met instructies kan verschillen, afhankelijk van de verantwoordelijkheidsstatus die u hebt aangenomen bij het openen. Indien een bepaalde gebruiker slechts voor enkele instructies verantwoordelijkheid draagt (dus op instructie-niveau), dan worden ook enkel die instructies maar getoond. U ziet onderaan het venster vanuit welke persoon en verantwoordelijkheid u het werkprogramma hebt geopend.

Noot: indien u het werkprogramma hebt geopend via de klantenkaart of het relatiedossier, zal de applicatie automatisch uw (hoogste) verantwoordelijkheidsstatus ophalen (u kunt evt. meerdere verantwoordelijkheden hebben) en het werkprogramma met díe status openen.

In de lijst zelf ziet u bovenaan (in blauwe tekst) de uitvoerders, controleurs en afwikkelaars op werkprogramma-niveau. Onder een individuele instructie ziet u (ook in blauwe tekst) de eventueel aangewezen uitvoerders, controleurs of afwikkelaars voor die specifieke instructie.

Per instructie wordt de instructiecode vermeld, of deze uitgevoerd, gecontroleerd of afgewikkeld is (u ziet dan een vinkje) en de instructietekst.

Noot: standaard krijgt u alle aanwezige instructies in het werkprogramma voorgeschoteld, maar u kunt de lijst inkorten door te filteren op instructies met openstaande uitvoering, met openstaande controle, met openstaande afwikkeling of instructies die afgerond zijn (= de afwikkeling is afgerond).

 

Δ Top

Werkprogramma's uit andere jaren

Indien er van dezelfde klant meerdere werkprogramma’s (dus werkprogramma’s uit andere jaren) voorkomen, is het keuzelijstje ‘Ander jaar’ boven de lijst toegankelijk. Door een ander jaar te kiezen zal het overeenkomende werkprogramma meteen worden ingeladen.

Let op: de toegankelijkheid van werkprogramma’s uit andere jaren is afhankelijk van uw verantwoordelijkheidsstatus in die jaren. Indien u bijvoorbeeld geen status heeft in andere jaren (maar wel in het huidige jaar) zal het keuzelijstje niet toegankelijk zijn!

 

Δ Top

Zoeken naar instructies

In omvangrijke werkprogramma’s kan het soms lastig zijn om snel een bepaalde instructie te vinden, zeker als u niet precies weet waar deze voorkomt in de boomstructuur. Gebruik in dat geval de knop ‘Zoeken’ boven de lijst.

zoek-instructie

U kunt hier selecteren op een specifieke instructieID (het zoeklijstje is hierop gesorteerd), of u typt een willekeurige tekst in. In het tweede geval kunt u aan de ‘Vorige’ en ‘Volgende’ knoppen zien of er meer matches zijn gevonden (deze knoppen zijn dan toegankelijk).

 

Δ Top

Tabblad: Commentaren

Wanneer u een instructie uit de lijst selecteert (u klikt erop), wordt in het rechtergedeelte van het venster het tabblad ‘Commentaren’ gevuld. Echter, uitvoerders zien alleen de uitvoerderscommentaren, controleurs zien de uitvoerders- en controleurscommentaren, en afwikkelaars álle commentaren.

Het commentaarveld is in principe ‘vrij’ voor gebruik; dit betekent dat u naar eigen inzicht tekst mag toevoegen, maar ook wijzigen of verwijderen (dit in tegenstelling tot de aantekeningen, die geformaliseerd zijn). Controleurs en afwikkelaars mogen bovendien commentaartekst toevoegen aan die van uitvoerders, en afwikkelaars aan controleurs (andersom niet). Bepaalt u zelf voor uw kantoor wat de status is van de commentaarvelden; u kunt ze slechts gebruiken als kattebelletjes, of u kunt ze een meer formeel karakter verlenen.

Noot: de commentaren worden automatisch opgeslagen als u het betreffende veld verlaat.

Indien u de uitvoering, controle of afwikkeling van een instructie wilt afronden, vinkt u het betreffende vakje aan:

Hierbij worden automatisch de datum van vandaag en uw gebruikerslogon in de database vastgelegd (u kunt dus niet op naam van iemand anders afronden!). Afronding mag alleen plaatsvinden op uw eigen niveau of op een lager niveau (controleurs mogen dus ook een uitvoering afronden).

Noot: u mag een afronding ongedaan maken door het vinkje weer weg te halen, maar alleen als er op hoger niveau nog niet is afgerond!

 

Δ Top

Meervoudig afronden

U kunt ook, uiteraard afhankelijk van uw verantwoordelijkheidsstatus, álle instructies onder een bepaald niveau in één keer afronden qua uitvoering, controle of afwikkeling. Selecteer hiervoor een rubriekenschema, rubriek, subrubriek of instructie in de lijst en gebruik uw rechtermuisknop.

 

Δ Top

Tabblad: Aantekeningen

Wanneer u een instructie uit de lijst selecteert (u klikt erop), wordt in het rechtergedeelte van het venster het tabblad ‘Aantekeningen’ gevuld. Hier vindt u ofwel de aantekeningen van de geselecteerde instructie, ofwel álle aantekeningen van het openstaande werkprogramma. U bepaalt dit door de optie ‘Alle aantekeningen’ boven de aantekeningenlijst aan of uit te vinken.

Aantekeningen zijn voor elk verantwoordelijkheidsniveau zichtbaar, maar alleen voor de instructies waarvoor u ook daadwerkelijk verantwoordelijkheid draagt!

U kunt elke kolom op- of aflopend sorteren, verplaatsen, of verkleinen of vergroten. Bovendien kunt u alle teksten selecteren en kopiëren (Ctrl + C) naar uw klembord (voor evt. eigen gebruik). Zorg zeker bij het werken met aantekeningen voor een zo groot mogelijk werkblad; gebruik dus indien nodig de gridsplitter en maximaliseer uw venster.

 

Δ Top

Werken met aantekeningen

In tegenstelling tot de commentaarteksten zijn de aantekeningen binnen het werkprogramma geformaliseerd; u kunt wel tekst toevoegen, maar niet verwijderen of wijzigen. Houdt u er dus bij voorbaat al rekening mee, dat eenmaal opgeslagen tekst voor altijd zichtbaar is.

Voor het bewerken van aantekeningen gebruikt u het contextmenu in de aantekeningenlijst (selecteer de gewenste aantekening en klik met uw rechtermuisknop).

menu-aantekeningen

Let op: een aantekening die is afgerond is niet meer bewerkbaar!

Nieuwe aantekening genereren
Een nieuwe aantekening wordt altijd gekoppeld aan de geselecteerde instructie (dus ook als de aantekeningenlijst van het gehele werkprogramma wordt getoond). De aantekening komt op naam van degene die hem initieert en de initiatiedatum is vandaag.

Voeg aanvullingstekst toe aan deze aantekening
De oorspronkelijke tekst blijft behouden, de aanvullingstekst wordt toegevoegd met vermelding van de persoonsgegevens van de aanvuller en de datum van vandaag.

Voeg een reactietekst toe aan deze aantekening
De reactie komt op naam van degene die hem initieert en de initiatiedatum is vandaag.

Aantekening afronden
Voorbehouden aan afwikkelaars (codes ‘AW’ en ‘MV’) en accountants (‘ACN’). Een aantekening die is afgerond is niet meer bewerkbaar.

Aantekening verwijderen
Voorbehouden aan afwikkelaars (codes ‘AW’ en ‘MV’) en accountants (‘ACN’). Let op: u kunt deze actie niet meer ongedaan maken!

 

Δ Top

Tabblad: Documentatie

Wanneer u een subrubriek uit de lijst selecteert (u klikt erop), wordt in het rechtergedeelte van het venster het tabblad ‘Documentatie’ gevuld. Hier vindt u ofwel de documenten van de geselecteerde subrubriek, ofwel álle documenten van het openstaande werkprogramma. U bepaalt dit door de optie ‘Alle documentatie’ boven de documentenlijst aan of uit te vinken.

Belangrijk: in tegenstelling tot commenateren en aantekeningen zijn documentsregistraties gekoppeld aan de overkoepelende subrubriek! Dit heeft te maken met een eventueel gebruik van Balance Base (licentie vereist); de bestandregistraties aldaar zijn dezelfde als in de module Audit Plan en derhalve ook verbonden met dezelfde subrubriek (= leadsheet).

Gekoppelde documenten zijn voor elk verantwoordelijkheidsniveau zichtbaar, maar alleen voor de overkoepelende subrubriek van instructies waarvoor u ook daadwerkelijk verantwoordelijkheid draagt!

U kunt bestanden toevoegen, openen en verwijderen.

De lijst met bestanden toont 8 afzonderlijk sorteerbare kolommen. De laatste kolom (‘Periode’) heeft betrekking op een gegeven dat in BalanceBase relevant is. Heeft u geen BalanceBase-licentie, dan kunt u dit negeren (er wordt altijd een standaard waarde getoond).

Als u met uw rechtermuisknop in de lijst klikt verschijnt er een contextmenu:

menu-bestandsregistratie

Nieuwe bestandsregistratie toevoegen
Bij een nieuwe bestandsregistratie krijgt u een popupvenstertje te zien waarin u uw bestand selecteert van netwerk of lokale schijf, de opslaglocatie binnen het klantendossier bepaalt en de metagegevens invult. De applicatie controleert op de volledigheid van uw invoer; de knop ‘Bevestigen’ is pas dan toegankelijk.
Indien u zich bedenkt klikt u ergens naast het popupvenstertje en het zal vanzelf verdwijnen.

Let op: de bestandsregistratie in het werkprogramma wordt altijd gekoppeld aan de geselecteerde subrubriek!

Noot: op de achtergrond wordt het fysieke bestand altijd gekopieerd, dus niet verplaatst. Het origineel blijft op de oorspronkelijke locatie bewaard. U bepaalt zelf of u deze originele bestanden achteraf alsnog verwijdert, verplaatst of handhaaft.

Tip: het voorgaande impliceert, dat u hetzelfde bestand dat in een voorgaand werkprogramma is geregistreerd (en dus is opgeslagen in een andere jaarmap) opnieuw kunt registreren voor het huidige jaar.

Email toevoegen
In ontwikkeling; let u op een volgende versie van Audit Plan!

Bestand openen
Opent elk willekeurig bestandstype. U kunt een geselecteerd bestand tevens openen door te dubbelklikken in de lijst (dus zonder gebruik van het contextmenu).

Bestand verwijderen
Voorbehouden aan afwikkelaars (codes ‘AW’ en ‘MV’) en accountants (‘ACN’).

Middels een popup krijgt u de keuze om alleen de bestandsregistratie in Audit Plan teniet te doen (alle andere bestandsregistraties in PM-Record blijven dan gehandhaafd – denk aan evt. postregistraties), ofwel het bestand daadwerkelijk fysiek uit het dossier te verwijderen (inclusief álle bestandsregistraties in de database). Het eerste kunt u eventueel nog herstellen, het tweede is onherroepelijk.
Indien u zich bedenkt klikt u ergens naast het popupvenstertje en het zal vanzelf verdwijnen.

Metagegevens van dit bestand bewerken
U kunt de metagegevens ‘Onderwerp’, ‘Referentie’, ‘Trefwoorden’, ‘Opmerkingen’ en ‘Periode’ te allen tijde aanpassen en/of aanvullen. Met name bij bestanden die eerder als poststuk zijn ingevoerd is niet altijd een onderwerp ingevoerd. U kunt dit hier dus alsnog doen.

Tip: het veld ‘Opmerkingen’ kunt u ook zonder contextmenu bewerken! U ziet, dat in deze kolom een ‘potloodje’ wordt getoond; u klikt in het veld en typt uw tekst (u kunt aanvullen, tussenvoegen of verwijderen). Denk eraan om – als u klaar bent met typen – even ergens naast het tekstvakje in de regel of de lijst te klikken.

 

Δ Top

Klantendossier tonen

In het tabblad ‘Documentatie’ vindt u tevens de opties ‘Toon jaardossier’ en ‘Toon hele dossier’. Indien u een van deze opties aanvinkt zoekt het programma ofwel de jaarmap in het klantendossier die overeenkomt met het jaar van het geselecteerde werkprogramma, ofwel het gehele klantendossier. U kunt er zelf voor kiezen om bestanden strict per werkprogrammajaar op te slaan of hiervan af te wijken. Maak hier wel goede afspraken over met uw medewerkers.

Wanneer het gekozen dossier geladen is, zal de applicatie - indien mogelijk - de geselecteerde bestandsregistratie uit de documentenlijst voor u opzoeken in de dossierboom; zo heeft u meteen een visueel overzicht van de locatie van uw bestanden.

Noot: de applicatie is niet altijd in staat om het geselecteerde bestand uit de boomstructuur in het zichtbare gedeelte van het venster te plaatsen (dit heeft een technische achtergrond). Indien u het bestand niet ziet, gebruik dan even de schuifbalk om deze naar voren te halen.

Tip: gebruik de gridsplitters om ruimte te maken.
 
Indien u met uw rechtermuisknop op een bestand (niet op een map!) in het dossier klikt ziet u een contextmenu met 3 opties:

menu-bestandtoevoegen 
 
Dit bestand toevoegen aan werkprogramma
U kunt elk willekeurig bestand uit de geselecteerde jaarmap aan het werkprogramma toewijzen (dus ook als een bestand bijvoorbeeld eerder al is geregistreerd als ingekomen poststuk). U kunt dit echter niet twee keer doen; elke bestandsregistratie is uniek voor het betreffende werkprogramma voor dat jaar! U krijgt hiervan een melding.

Het kan ook zijn, dat het bestand weliswaar in de betreffende jaarmap is opgeslagen, maar nog helemaal niet is geregistreerd in PM-Record (een zogenaamd ‘achterdeurtje’). Het programma zal dit herkennen en in dat geval krijgt u een popup-venstertje voorgeschoteld, waarin u de metagegevens dient in te vullen.

Toon metagegevens van dit bestand
Open een hulpvenstertje waarin u de gevraagde gegevens ziet. U kunt dit ook gebruiken om te controleren of bepaalde bestanden überhaupt geregistreerd zijn, of het tevens poststukken zijn, etc.

metagegevens 

 

Δ Top

Audit Plan en BalanceBase Leadsheets

Gebruikers met een BalanceBase licentie kunnen een overzicht opvragen van de gekoppelde brugcodes en bijbehorende financiële gegevens van de betreffende subrubriek (= leadsheet). U klikt met uw rechtermuisknop op een subrubriek die als leadsheet is aangemerkt (herkenbaar aan het Balance Base symbool) en kiest vervolgens de optie ‘Toon BalanceBase Leadsheet’ in het contextmenu.

Indien er gegevens aanwezig zijn wordt BalanceBase opgestart en ziet u hetzelfde venster, dat u ook in PM-Record Classic al kon oproepen.

leadsheetOnderin het balanceBase-venster vindt u dezelfde instructies als in de Audit Plan module. Ook de gekoppelde documentatie komt overeen. Houdt u er rekening mee, dat beide vensters separate applicaties vertegenwoordigen die geen verbinding met elkaar hebben; de wijzigingen die u in het ene venster aanbrengt, zullen daarom niet automatisch verschijnen in het andere. Hiervoor dient u het venster eerst te verversen.

 

 

 

 

Δ Top

Rapporten

Met de knop ‘Rapporten’ kunt u dynamisch rapportages genereren van het geselecteerde werkprogramma. Kies uw criteria en het rapport wordt onmiddellijk gevuld. U kunt hierbij kiezen voor diverse rapporttypen. Elk rapport kunt u rechtstreeks naar printer, MS Excel, MS Word of PDF sturen.

 

Δ Top

Audit Plan en voortgangscontrole

Anders dan de module ‘Audit Plan’ te voorzien van een eigen deadline-model, is ervoor gekozen om u naar eigen inzicht gebruik te laten maken van de uitgebreide mogelijkheden van de bestaande module ‘Voortgangscontrole’. U bent hiertoe uiteraard niet verplicht. Niettemin kunt u met een slimme inrichting uw werkprogramma’s per klant en per jaar van deadlines voorzien.

Lees de speciale handleiding om zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van Audit Plan en voortgangscontrole.

 

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small