Afdrukken

Audit Plan en voortgangscontrole


Introductie
Beheerders: vastleggen van werkcodes t.b.v. 'Audit Plan'
Beheerders: vastleggen van periodes en deadlines
Beheerders: vastleggen van voortgangssjablonen t.b.v. 'Audit Plan'
Gebruikers: werken met Audit Plan én Voortgangscontrole

Introductie

Deze handleiding is een aanvulling op de handleidingen in de Flame modules ‘Beheer voortgang’, ‘Voortgangscontrole’, ‘Klantenbeheer Audit Plan’ en ‘Audit Plan’ en dient om u een aantal handvaten aan te reiken om Audit Plan en voortgangscontrole samen te laten werken. In onderstaande tekst wordt aangenomen, dat u grotendeels op de hoogte bent van de werking van zowel voortgangs- als audit plan-modules en in ieder geval de daarbij behorende handleidingen hebt gelezen.

Anders dan de module ‘Audit Plan’ te voorzien van een eigen deadline-model, is ervoor gekozen om u naar eigen inzicht gebruik te laten maken van de uitgebreide mogelijkheden van de bestaande module ‘Voortgangscontrole’. Beide modules blijven dus ‘los’ van elkaar staan en u bent ook helemaal niet verplicht om ze in combinatie te gebruiken. Niettemin kunt u met een slimme inrichting uw werkprogramma’s per klant en per jaar van deadlines voorzien.

Noot: juist omdat de combinatie Audit Plan/Voortgang u alle vrijheid biedt om uw werkzaamheden geheel naar eigen wens te organiseren, is het wellicht verstandig om u door PM te laten voorlichten over de beste manier om een en ander in te richten. Neem contact op met de consultancy-afdeling voor een afspraak.

Tip: bij het ontwikkelen van dit soort organisatiemodellen is het handig om gebruik te maken van een backup-versie van uw database. Indien u deze als testdatabase op uw server installeert kunt u volop experimenteren zonder dat uw ‘live’ gegevens worden beïnvloed! Indien u niet weet hoe dit moet, neem dan contact op met uw systeembeheerder of bel de PM-Helpdesk.

 

Δ Top

Beheerders: vastleggen van werkcodes t.b.v. 'Audit Plan'

Met ingang van versie 08.04 is in PM-Record een speciale categorie toegevoegd aan het beheervenster voor uw werkcodes (onder het menu ‘Beheer – Werkcodes’): Audit Plan.

werkcodes

Als beheerder kunt u onbeperkt nieuwe werkcodes aanmaken ten behoeve van deze categorie. Bepaalt u zelf welke werkcodes dat zouden moeten zijn (bijvoorbeeld: tussentijdse controle, afhandeling van aantekeningen, fases van verslaglegging, etc) en welke naam u ze geeft (laat uw code bijvoorbeeld voorafgaan door de letters ‘AP’, zodat u ze meteen zult herkennen als werkcodes voor Audit Plan).

Let op: indien u gebruik maakt van de factureringsmodule in PM-Record én u factureert op niveau 6, zorg dan dat de nieuwe categorie op de door u gewenste wijze gedefinieerd wordt in de werkcodegroepen! U doet dit in PM-Record, middels het menu ‘Beheer – werkcodegroepen’. De standaard factuurtekst voor de ‘Audit Plan groep’ is: balansanalyse.

Tip: bekijkt u vantevoren uw werkprogramma-sjablonen in rubriekenbeheer of in Audit Plan en bepaal aan de hand hiervan de aard van de werkzaamheden die uw verantwoordelijke medewerkers (de ‘uitvoerders’) in een jaar dienen uit te voeren. Zorg er ook voor, dat u al in grote lijnen in uw hoofd hebt hoeveel periodes en hoeveel deadlines er uiteindelijk aan zo’n werkzaamheid dienen te worden gekoppeld. Zo krijgt u een idee van de diversiteit van de verschillende werkzaamheden.

Tip: laat de PM Flame module ‘Rubriekenbeheer’ of ‘Klantenbeheer Audit Plan’ openstaan terwijl u aan het werk bent. Zo kunt u naar believen de gegevens aldaar raadplegen en zo ideeën opdoen.

Noot: een goede organisatie van uw werkcodes kan niet genoeg worden benadrukt; u bepaalt reeds hier in hoge mate de agenda van uw medewerkers en het is beter van tevoren goede keuzes te maken dan achteraf zaken te moeten herstellen.

Vervolgens gaat u naar de Flame module ‘Beheer Voortgang’ en u voegt de net aangemaakte werkcodes toe aan de voortgang.

beheer-voortgang

 

Δ Top

Beheerders: vastleggen van periodes en deadlines

Net als bij de ‘gewone’ werkzaamheden bepaalt u in het tabblad ‘Deadlines’ het aantal periodes (1 , 2 , 4 , 12  of 13 x per jaar) en het aantal deadlines (maximaal 4). Vergeet ook niet de omschrijvingstekst per deadline zorgvuldig te formuleren (wat wordt er van de uitvoerder verwacht?). Gebruik de kalender onderin het venster om de spreiding van de deadlines te controleren.

Let u op bij het vastleggen van monitoren: u kunt bij werkzaamheden in de categorie ‘Audit Plan’ alleen personeelsleden als monitor kiezen die zijn geregistreerd als ‘Controleurs’ (code: CT) in de verantwoordelijkentabel. Deze registratie geschiedt in de Flame module ‘Klantenbeheer Audit Plan’ of, in het ‘oude PM-Record’, onder het menu ‘Beheer – Verantwoordelijken’.

 

Δ Top

Beheerders: vastleggen van voortgangssjablonen t.b.v. 'Audit Plan'

U bent vrij om al dan niet gebruik te maken van voortgangssjablonen, maar zeker in combinatie met Audit Plan is het verstandig om duidelijk herkenbare clusters van werkzaamheden te creëren. Maak sjablonen die alleen werkzaamheden bevatten die tot de categorie ‘Audit Plan’ behoren. Aan de hand van werkprogramma-sjablonen (in Audit Plan) en voortgangs-sjablonen (in Voortgang) organiseert u zo eenvoudig toewijsbare en uniforme werkschema’s per klant.

Tip: creëer voortgangssjablonen met dezelfde naam als die van uw werkprogramma-sjablonen in Audit Plan!
Beheerders: samenstellen van een werkprogramma én voortgangscontrole per klant per jaar
De meest praktische werkwijze zal er als volgt uitzien:

  • U gaat naar het venster ‘Klantenbeheer Audit Plan’;

  • U voegt de betreffende klant toe aan Audit Plan en u kiest een jaar;

  • U voegt instructies toe aan het gekozen werkprogramma van de klant (bijvoorbeeld door te kiezen voor een sjabloon);

  • U wijst een verantwoordelijk uitvoerder, controleur en afwikkelaar aan;

  • U gaat naar het tabblad ‘Voortgangs-klanten’ in de module ‘Beheer voortgang’;

  • U voegt dezelfde klant toe aan de lijst met voortgangsklanten (voor hetzelfde jaar) en u kiest meteen het juiste sjabloon.

Noot: uiteraard kunt u deze handeling in één keer voor meerdere klanten uitvoeren. In opvolgende jaren hoeft u overigens in beide modules alleen nog maar te kopiëren naar een volgend jaar; alle eigenschappen worden dan automatisch overgenomen.

Belangrijk: indien een werkzaamheid in de categorie ‘Audit Plan’ valt kunt u op deze plek alléén gebruikers kiezen die de verantwoordelijkheidsstatus ‘Uitvoerder (UV)’ hebben.

 

Δ Top

Gebruikers: werken met Audit Plan én Voortgangscontrole

Er is eigenlijk geen enkel verschil met de normale werkwijze in de module ‘Mijn voortgang’ (zie de handleiding aldaar). In de weeklijst (eerste tabblad) is een extra filteroptie aangebracht, zodat men alleen de aflopende deadlines voor de categorie ‘Audit Plan’ te zien krijgt. In principe zou dit tabblad de leidraad moeten zijn voor het werken met Audit Plan: zorg dat beide modules geopend zijn, kies een aflopende deadline in de weeklijst en selecteer vervolgens in de module ‘Audit Plan’ het betreffende jaar en de betreffende klant. De deadline bepaalt welke werkzaamheden dienen te worden verricht. Afhankelijk van het resultaat daarvan maakt men een aantekening of geeft een reactie daarop, levert commentaar of vinkt men zowel de instructie in Audit Plan (uitgevoerd) als de deadline in de voortgangslijst af. Slimme gebruikers hebben daarnaast ook nog eens de module ‘Mijn dagregistratie’ geopend, zodat ze op basis van de geselecteerde werkzaamheid meteen hun uren kunnen registreren!

Tip: het mooiste is natuurlijk als u met dubbele beeldschermen kunt werken: plaats het venster van de voortgang in het ene scherm en dat van Audit Plan in het andere.

Met de overzichten, die u in beide modules kunt genereren, heeft u bovendien op elk moment de beschikking over een volledig verslag van wat er voor die klant in dat jaar is gepresteerd.

 

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small