Afdrukken

Klantenbeheer

hoofdscherm Opstarten
Menu
Klantenlijst
Klant aan Audit Plan toevoegen
Verwijderen van het jongste werkprogramma van een klant
Instructies per klant per jaar
Toevoegen van instructies uit een werkprogrammasjabloon
Wijzigen van instructies en instructiecodes op werkprogrammaniveau
Verwijderen van instructies op werkprogrammaniveau
Toewijzen van een verantwoordelijkheidsstatus
Aanwijzen van verantwoordelijken
Kopiëren van een individueel werkprogramma
Kopiëren van alle laatst geregistreerde werkprogramma’s
Audit Plan en voortgangscontrole

Opstarten

Het venster ‘Klantenbeheer Audit Plan’ wordt opgestart via het menu in de PM Flame module ‘Audit Plan’. Het venster is alleen toegankelijk voor de Admin-logon, gebruikers met beheerderstatus of gebruikers met de verantwoordelijkheidsstatus ‘ACN’ (accountant).

 

Δ Top

Menu

De optie ‘Menu’ vindt u altijd terug in de werkbalk bovenin het venster. Het menu in versie 08.04 bevat 1 item:

menu

Zie voor uitleg de paragraaf: ‘Toewijzen van een verantwoordelijkheidsstatus’.

 

Δ Top

Klantenlijst

Wanneer u in dit venster gaat werken heeft u uw voorwerk gedaan: u heeft rubriekenschema’s en checklisten vastgelegd en aangepast en de daaraan gekoppelde werkprogramma-sjablonen samengesteld. In dit venster gaat u daadwerkelijk jaarlijkse werkprogramma’s toewijzen aan uw individuele klanten.

De linkerlijst toont u alle klanten, die in de afgelopen jaren (huidig jaar min 3 tot huidig jaar plus 1) in Audit Plan zijn opgenomen. U heeft zo meteen een handig historisch overzicht.

Indien u een klant selecteert, vindt u in de lijst rechts de instructies, die per jaar aan het werkprogramma zijn toegewezen. Standaard wordt het jongste (of laatste) jaar uit de lijst links getoond, maar met het keuzelijstje rechtsboven kunt u zelf een van de andere jaren kiezen en bekijken.

 

Δ Top

Klant aan Audit Plan toevoegen

Indien u een klant aan Audit Plan wilt toevoegen, klikt u met uw rechtermuisknop op de klantenlijst en u kiest de eerste optie (‘Nieuwe klant bij Audit Plan betrekken’).

klant-toevoegen

Er verschijnt een popup-venstertje waarin u uw keuzes kunt maken:

klan-toevoegen-popup

In het keuzevakje achter ‘Kies een klant’ vindt u alle klanten die nog niet in de lijst voorkomen (d.w.z.: voor deze klanten is geen jaarlijks werkprogramma vastgelegd vanaf huidig jaar min 3). Kies de gewenste klant en vervolgens het gewenste jaar. U slaat uw selectie op met de knop ‘Keuze bevestigen’.

Noot: indien u zich bedenkt klikt u gewoon ergens naast het popup-venstertje; dit sluit zich dan zonder iets op te slaan.

Na opslag wordt de nieuwe klant aan de lijst toegevoegd en automatisch geselecteerd; u ziet rechts een nog lege lijst met instructies.

Om instructies toe te voegen klikt u met uw rechtermuisknop in de nog lege instructielijst van de net toegevoegde klant. Ook hier ziet u weer een contextmenu. Kies voor de optie ‘Toevoegen: instructie(s) uit sjabloon’.

instructie-toevoegen

Indien u uw sjablonen zorgvuldig hebt samengesteld bespaart u uzelf veel werk; in het contextmenu van de werkprogramma-sjablonen (zie onder) kunt u zonder meer met 1 druk op de knop het gehele sjabloon aan de klant toewijzen.

sjabloon-toewijzen

Verderop in deze handleiding wordt meer uitleg gegeven over het toewijzen van instructies aan individuele klanten (zie de paragraaf: ‘Instructies per jaar’).

 

Δ Top

Verwijderen van het jongste werkprogramma van een klant

U kunt er voor kiezen om het jongste (of laatste) werkprogramma van een bepaalde klant te verwijderen. Deze optie kan met name handig zijn als u de optie ‘Kopieer het laatst geregistreerde werkprogramma van alle klanten…’ (zie verder) hebt gebruikt en u besluit achteraf, dat een bepaalde klant hier toch niet bij betrokken zou moeten zijn. Houdt u er rekening mee, dat – indien het jongste werkprogramma tevens het énige werkprogramma in de lijst is – de klant zelf ook uit de lijst wordt verwijderd. Ook hier krijgt u eerst een waarschuwing.

Noot: uiteraard dient u erg voorzichtig te zijn met het verwijderen van een werkprogramma: u verwijdert daarmee meteen en onherroepelijk alle afrondingshandelingen, commentaren, aantekeningen, etc, die ten behoeve van dat programma zijn uitgevoerd!

 

Δ Top

Instructies per klant per jaar

U mag voor elke klant voor elk jaar de instructies binnen een bestaand werkprogramma aanvullen, wijzigen of verwijderen. Houdt u er rekening mee, dat een aan een werkprogramma toegewezen instructie ‘op zichzelf staat’, met andere woorden: na toewijzing verliest de instructie de koppeling met het achterliggende sjabloon of rubriekenschema en kan dus onafhankelijk aangepast worden. Andersom geldt hetzelfde: het aanpassen van rubriekenschema’s of werkprogramma-sjablonen heeft géén invloed op reeds toegewezen instructies!

 

Δ Top

Toevoegen van instructies uit een werkprogrammasjabloon

Indien u aan een bestaand werkprogramma instructies uit een werkprogramma-sjabloon wilt toevoegen klikt u met uw rechtermuisknop op de betreffende instructielijst (controleer wel eerst of u het goede jaar hebt gekozen) en kiest de optie ‘Toevoegen: instructie(s) uit sjabloon’.

In het scherm opent zich een popupvenster waarin u alle door u samengestelde werkprogramma-sjablonen kunt selecteren. Ook de sjablonen worden getoond in een boomstructuur, zodat u snel de aard en onderlinge samenhang kunt controleren.

U kunt ervoor kiezen om het gehele sjabloon toe te wijzen, een niveau binnen het sjabloon (= u wijst dan alle onderliggende instructies toe die onder het geselecteerde niveau vallen), of een individuele instructie.

Indien u instructies toevoegt zal het programma zelf controleren of deze niet reeds eerder zijn toegewezen; u kunt dus nooit ‘dubbele toewijzingen’ doen. U krijgt hier een melding van.

melding-dubbele-toewijzing

 

Δ Top

Wijzigen van instructies en instructiecodes op werkprogrammaniveau

U kunt voor elke klant en voor elk jaar zelf de instructiecode én de tekstuele inhoud van de instructies aanpassen. Echter, indien de bovenliggende subrubriek is aangewezen als Balance Base leadsheet (zie ook de uitleg in de module ‘Rubriekenbeheer’), mag u alleen de instructietekst aanpassen (en dus niet de instructiecode zelf)!

Hier moet u uiteraard geen gewoonte van maken; het structureel aanpassen van instructies op klanten- en jaarniveau is veel te veel werk. In principe dienen uw instructies kant en klaar te zijn na bewerking in de module ‘Rubriekenbeheer’. Wees ook voorzichtig met het aanpassen van instructies in werkprogramma’s waar al werk voor is verricht: dit zou een vertekend beeld kunnen oproepen met het oog op opgeslagen aantekeningen en commentaren. Daarentegen is het heel plausibel, dat u bijvoorbeeld eens een jaartal of een grammaticale fout in de tekst wilt corrigeren.

Voor het aanpassen van een instructie klikt u met rechts op de betreffende instructiecode (niet op de instructietekst!) en kiest voor de optie ‘Bewerk de instructietekst’. Vergeet u niet daarna op te slaan.

Het wijzigen van rubrieken en/of leadsheetcodes op dit niveau is niet toegestaan!

 

Δ Top

Verwijderen van instructies op werkprogrammaniveau

Let u op: het verwijderen van instructies op dit niveau is zo mogelijk nog riskanter dan het wijzigen van instructiecodes! U kunt dit eigenlijk alleen maar met goed fatsoen doen indien u net een instructie uit een sjabloon of rubriekenschema hebt toegevoegd en er vrijwel direct daarna achterkomt, dat u de verkeerde hebt gekozen. Of indien u zeker weet, dat er nog niets met de instructie is gebeurd. Maar betreft het een instructie waarvoor reeds werkzaamheden zijn verricht of waarvan de bovenliggende subrubriek gekoppeld is aan de gegevens in BalanceBase, dan kunt u onherstelbare schade aanrichten.

Houdt u er bovendien rekening mee, dat – indien een instructie de enige is onder een bepaald niveau (leadsheetcode, rubriek) – ook het niveau daarboven wordt verwijderd! Dat kan dus betekenen, dat u een leadsheetcode, gekoppeld aan BalanceBase, per ongeluk verwijdert.

Met andere woorden: verwijder een instructie alleen als u heel zeker van uw zaak bent en als het echt niet anders kan!

 Δ Top

Toewijzen van een verantwoordelijkheidsstatus

De functionaliteiten in de module ‘Audit Plan’ zijn geheel of gedeeltelijk toegankelijk voor gebruikers met een bepaalde, vooraf vastgelegde verantwoordelijkheidsstatus. Zonder verantwoordelijkheidsstatus is het zelfs niet mogelijk (behalve voor een beheerder of de Admin-logon) om audit plan-gegevens in te zien. U bepaalt – als beheerder óf als gebruiker met de status accountant (code ACN) – wie welke verantwoordelijkheidsstatus krijgt.

Om dit te doen gaat u naar het menu en klikt op de optie ‘Beheer verantwoordelijken Audit Plan’; er opent zich een popup-venster.

beheer-verantwoordelijkheden

Lees de Help-informatie aldaar.

 

Δ Top

Aanwijzen van verantwoordelijken

In tegenstelling tot het audit plan in PM-Record Classic kunnen de hoofdverantwoordelijke uitvoerders, controleurs en afwikkelaars in deze Flame module zowel op werkprogramma- als instructieniveau aangewezen worden. Vanaf versie 08.07 is de scheiding der verantwoordelijkheden zeer strict toegepast: gebruikers zonder autorisatie kunnen geen werkprogramma’s inzien! Voor uitvoerders geldt bovendien, dat alleen zij – indien ook de voortgangscontrole bij het Audit Plan wordt betrokken (zie de laatste paragraaf in deze handleiding) – kunnen worden geregistreerd als uitvoerder van gekoppelde voortgangswerkzaamheden.

Indien u uitvoerders, controleurs of afwikkelaars op werkprogramma-niveau toewijst zullen deze gebruikers álle instructies uit het betreffende werkprogramma kunnen inzien en afhandelen. Indien u deze taken slechts toewijst op instructie-niveau, kunnen zij alleen deze separate instructies inzien en afhandelen.

Bovenstaande impliceert, dat u – als beheerder of accountant – weldoordacht uw verantwoordelijken dient toe te wijzen. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om dezelfde persoon zowel op werkprogramma- als instructie-niveau aan te wijzen (dat is ‘dubbelop’). Tevens dient u voorzichtig te zijn om een en dezelfde persoon zowel de uitvoerders- als controleurs- of afwikkelaarsverantwoordelijkheid te verlenen. U maakt uw organisatie zo onnodig verwarrend, tenzij u de zaken heel strict organiseert en vastlegt.

Voor het toewijzen van verantwoordelijken op werkprogramma-niveau gebruikt u de lijst onderin het venster:

toewijzen-verantwoordelijkheden

Voor het toewijzen van verantwoordelijken op instructie-niveau zoekt u de betreffende instructie in het werkprogramma op; aldaar gebruikt u het contextmenu.

toewijzen-instructieverantw

 Δ Top

Kopiëren van een individueel werkprogramma

Heeft u eenmaal voor een bepaald jaar een werkprogramma vastgelegd voor een klant, dan is het eenvoudig om dit naar een ander jaar te kopiëren. U heeft de vrijheid om zowel voor- als achteruit te kopiëren (tot maximaal 3 jaar terug en 1 jaar vooruit). Uiteraard kunt u niet kopiëren naar een jaar, waarvoor reeds een werkprogramma is vastgelegd. Bij het kopiëren worden tevens geregistreerde verantwoordelijken meegenomen. U kunt echter achteraf zelf nog naar eigen inzicht wijzigingen aanbrengen.

 

Δ Top

Kopiëren van alle laatst geregistreerde werkprogramma’s

Met deze optie kopieert u in één keer àlle laatst geregistreerde werkprogramma’s voor àlle klanten uit de lijst naar het door u gekozen jaar, mits de betreffende klant niet is gedeactiveerd! Dit kan echter alleen naar het huidige of het volgende jaar. Indien er voor een klant uit de lijst reeds een werkprogramma is toegewezen aan het gekozen jaar wordt deze overgeslagen (er wordt dus niets overschreven).

Noot: indien u van deze optie gebruik maakt, kan het zijn dat er nieuwe werkprogramma’s worden toegekend aan klanten waarvoor u dat eigenlijk toch niet wilt. Verwijder dan daarna de nieuwe werkprogramma’s via de optie ‘Verwijder het jongste werkprogramma van de geselecteerde klant’ (zie boven).

 

Δ Top

Audit Plan en voortgangscontrole

Anders dan de module ‘Audit Plan’ te voorzien van een eigen deadline-model, is ervoor gekozen om u naar eigen inzicht gebruik te laten maken van de uitgebreide mogelijkheden van de bestaande module ‘Voortgangscontrole’. U bent hiertoe uiteraard niet verplicht. Niettemin kunt u met een slimme inrichting uw werkprogramma per klant en per jaar van deadlines voorzien.

Lees de speciale handleiding om zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van Audit Plan en voortgangscontrole.

 

Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small