Afdrukken

Beheer rubrieken, checklisten en werkprogrammasjablonen

hoofdscherm Opstarten
Menu
Algemeen: rubrieken en checklisten
Rubrieken: PM Flame vs. PM-Record Classic
Tabblad: Rubriekenschema's
Instructies zoeken
Rubriekenschema of checklist aanpassen
Overwegingen bij het aanpassen van rubriekenschema’s en checklisten
Subrubrieken aanwijzen als BalanceBase leadsheetcodes
Rubriekenschema of checklist exporteren
Tabblad: Schema importeren
Nieuwe rubriekenschema's genereren
Sjablonen voor werkprogramma's
Werkprogrammasjablonen samenstellen: wees slim!
Onderhoud en gegevensintegriteit

Opstarten

Het PMFlame venster ‘Rubriekenbeheer Audit Plan’ wordt opgestart via het menu in de PM Flame module ‘Audit Plan’.

Δ Top

Menu

De optie ‘Menu’ vindt u altijd terug in de werkbalk bovenin het venster. Het menu bevat 1 item: ‘Onderhoudswerkzaamheden database’: deze optie kunt u zo af en toe gebruiken om de gegevens in de database te optimaliseren. Voor meer uitleg: zie de laatste paragraaf in deze handleiding.

Δ Top

Algemeen: rubrieken en checklisten

De module ‘Audit Plan’ beperkt zich niet alleen tot rubrieken, maar biedt gelijktijdig de mogelijkheid om checklisten (bijv. opdrachtaanvaarding, onderzoek vaktechniek, loonheffing en sociale wetten, etc.) op te nemen in de werkprogramma’s per klant en per jaar. Door slim gebruik te maken van werkprogramma’s kunt u zo (ook weer per klant en per jaar) een volledig dossier opbouwen, waarvan u op elk willekeurig moment schriftelijk verslag kunt uitbrengen. Zowel rubrieken als checklisten zijn gratis online beschikbaar.

Noot: wanneer in deze instructie derhalve gesproken wordt over rubriekenschema’s worden daarmee tevens de beschikbare checklisten verstaan. U bepaalt zelf hoe u een en ander combineert cq. integreert in werkprogramma’s of – uiteindelijk – in het werkprogramma per klant en per jaar.

 

Δ Top

Rubrieken: PM Flame vs. PM-Record Classic

Een punt van overweging is de comptabiliteit tussen rubriekenbeheer in de Classic-versie van PM-Record en die in de Flame-versie. De laatste is aanzienlijk uitgebreid en – hoewel beide versies gebruik maken van dezelfde databasebron – zult u de extra mogelijkheden in Flame niet terugvinden in Classic (de Flame-versie baseert zich op extra velden in de database).

Alle niveau’s binnen uw rubrieken of checklisten worden getoond in een uitklapbare boomstructuur, zodat u altijd zicht houdt op de onderlinge samenhang c.q. de hiërarchie van de diverse subrubrieken en instructies. U bent bovendien niet gebonden aan een enkel schema, maar kunt onbeperkt gebruik maken van schema’s die ofwel online worden aangeboden, ofwel door vakgenoten of beroepsorganisaties worden uitgewisseld.

Noot: in de Classic-versie van PM-Record werd niet streng toegezien op een volledige invulling van RubriekID’s, SubrubriekID’s (leadsheetcodes) en SubSubRubriekID’s (instructiecodes). In de Flame-versie is dit anders, omdat het programma op basis van deze gegevens de boomstructuren moet kunnen genereren. Het is daarom noodzakelijk dat alle velden binnen elk ‘instructie-record’ gevuld zijn. Tijdens het opstarten van de module of het importeren van externe schema’s wordt dit gecontroleerd; mocht het programma lege velden tegenkomen, dan worden deze gevuld met de volgende standaardwaarden:

  • Een lege waarde in het veld RubriekID wordt vervangen door de tekst ‘Algemeen’;
  • Een lege waarde in het veld SubRubriekID (leadsheetcode) wordt vervangen door de tekst ‘Algemeen’;
  • Een lege waarde in het veld SubSubRubriekID (instructiecode) wordt vervangen door een unieke waarde, bestaande uit de tekst ‘Alg.0’ met daarachter een volgnummer.

De standaard toegewezen waarden kunt u later naar eigen goeddunken aanpassen.

 Δ Top

Tabblad: Rubriekenschema's

In het tabblad ‘Rubriekenschema’s vindt u alle schema’s en/of checklisten die in uw database zijn opgeslagen.

rubriekenschema

Het is belangrijk, dat u begrijpt hoe de boomstructuur wordt opgebouwd: de groepering van niveau’s vindt plaats op basis van ID (RubriekID, SubRubriekID) én de bijbehorende omschrijving! In bovenstaand voorbeeld ziet u daarom, dat dezelfde subrubriek weliswaar diverse malen voorkomt, maar zich steeds onderscheidt door een andere omschrijving.

U kunt elk niveau open- en dichtklappen. Het laagste niveau is de instructie, die u kunt herkennen aan het documenticoontje. Onder de instructieID vindt u de instructietekst. Uw lijst is waarschijnlijk niet altijd breed genoeg om de gehele tekst te tonen; plaats in dat geval even uw muiscursor boven de tekst; deze toont zich dan in een leesbaarder vorm in een zwevend infovakje.

Verklaring van symbolen:

icoon-gekoppeld-rubriekenschema  = gekoppeld rubriekenschema

icoon-rubriek  = rubriek

icoon-subrubriek = subrubriek

icoon-leadsheetcode = subrubriek, aangemerkt als leadsheetcode (Balance Base)

icoon-instructie = instructie


schemalijst 

Tip: gebruik de gridsplitter rechts naast het tabblad om uw schemalijst te verbreden of te versmallen.

Noot: bij de eerste uitlevering van PM-Record wordt één schema bijgevoegd onder de naam ‘Standaard PM Rubriekenschema’. Indien u al langer gebruik maakt van PM-Record beschikt u over een schema dat niet is bijgewerkt volgens de Flame-kwalificaties. Online vindt u een geactualiseerd schema; u kunt dit downloaden en zo het oude schema vervangen. Zie de paragraaf: ‘Schema importeren’.

Δ Top

Instructies zoeken

Indien u bepaalde instructies binnen uw rubriekenschema(‘s) wilt raadplegen, maar u weet niet in welk niveau ze voorkomen, gebruik dan de knop ‘Zoeken’.

In het popupvenster kunt u zoektermen invoeren en aangeven. De resultaten van de zoekactie worden in een lijst geplaatst; wanneer u op een resultaatregel dubbelklikt wordt de betreffende instructie in het hoofdvenster geselecteerd en uitgeklapt.

Noot: de applicatie is niet altijd in staat om een geselecteerde instructieregel uit de boomstructuur in het zichtbare gedeelte van het venster te plaatsen (dit heeft een technische achtergrond). Indien u de geselecteerde instructie niet ziet, gebruik dan even de schuifbalk om deze naar voren te halen.

Δ Top

Rubriekenschema of checklist aanpassen

U kunt elk opgeslagen rubriekenschema of checklist naar eigen wens aanpassen. U selecteert een niveau of een instructie in de lijst en gebruikt uw rechtermuisknop; dit opent een contextmenu.

menu-aanpassenrubriek

Sub-item toevoegen:
Afhankelijk van het niveau in de boomstructuur voegt u een extra niveau ónder het geselecteerde item toe, of, indien u een subrubriek selecteert, u voegt een nieuwe instructie toe. In alle gevallen ziet u een popupvenstertje verschijnen waarin u een ID en een omschrijving kunt invoeren. U bevestigt met de knop ‘Wijziging opslaan’.

popup-subitem

Niveau of item wijzigen
Verander de ID of de omschrijving van een rubriek, een subrubriek of een instructie. Ook hier krijgt u een popupvenstertje voorgeschoteld. Houdt u er rekening mee, dat, indien de betreffende instructie is opgenomen in een werkprogramma-sjabloon, uw wijziging ook daar wordt meegenomen.

Noot: probeer altijd ‘dubbele’ benamingen van ID’s (zeker van subrubrieken) te voorkomen! Gebruik evt. de zoekfunctie om dit te controleren.

Niveau of item verwijderen
Verwijder een niveau of een individuele instructie. Denk eraan, dat u bij het verwijderen van een niveau tevens alle onderliggende niveau’s en instructies definitief uit de database verwijdert! Bovendien worden koppelingen met eventuele werkprogramma-sjablonen tenietgedaan. U kunt deze handeling later niet meer ongedaan maken.

Instructie, niveau of schema toevoegen aan werkprogramma-sjabloon
Zorg ervoor, dat u rechts in het venster het juiste werkprogramma-sjabloon hebt geselecteerd. Indien u een niveau toevoegt, worden álle onderliggende instructies aan het sjabloon toegevoegd. Het programma controleert overigens zelf of de betreffende instructies reeds in het sjabloon voorkomen; u kunt niet per ongeluk ‘dubbele’ toevoegingen doen.

Δ Top

Overwegingen bij het aanpassen van rubriekenschema’s en checklisten

In deze module is veel zorg besteed aan de presentatie van uw schema’s, sjablonen en individuele werkprogramma’s per klant; de instructies worden altijd getoond in overzichtelijke en uitklapbare boomstructuren.

Bij het aanpassen van de schema’s dient u er echter rekening mee te houden, dat de presentatie zoals u die in uw venster ziet dynamisch wordt geproduceerd en gebaseerd is op een alfanumerieke sortering. Alfanumeriek betekent, dat er géén rekening wordt gehouden met numerieke waarden! Met andere woorden: de ‘1’ komt altijd voor de ‘2’, ook al is de ‘1’ onderdeel van bijvoorbeeld het cijfer ‘17’ (17 komt dus vóór 2). Indien u belang hecht aan een juiste volgorde, zorg er dan voor, dat u de ‘2’ bijvoorbeeld wijzigt in ‘02’ (0 komt vóór 1). Speciale tekens (spaties, streepjes, e.d.) gaan ook vóór karaktertekens. Ga bovendien altijd uit van de hoogst mogelijke waarde in uw reeksen.

Tip: indien u hier geen ervaring mee heeft, oefen dan bijvoorbeeld eens in MS Word met de sortering van alfanumerieke gegevens.

Tip: gebruik de knop ‘Lijst verversen’ om het gehersorteerde resultaat te zien van uw wijzigingen.

Δ Top

Subrubrieken aanwijzen als BalanceBase leadsheetcodes

Indien u over een BalanceBase licentie beschikt kunt u naar eigen keuze subrubrieken aanwijzen als leadsheetcodes. Deze kunt u dan vervolgens in de module ‘BalanceBase Beheer’ aan de subcodes uit de brugstaat koppelen. Als u op de knop ‘BalanceBase Leadsheets’ klikt opent zich een separaat venstertje, waarin u een overzicht krijgt van álle subrubrieken uit álle rubriekenschema’s.

leadsheetcodes

Door het plaatsen van een vinkje bepaalt u welke daarvan als leadsheetcode dienen te worden aangemerkt. Let u wel op: de leadsheetcode dient uniek te zijn, ongeacht het gekoppelde rubriekenschema! De applicatie zal hierop controleren.

Noot: u kunt te allen tijde wijzigingen in deze lijst aanbrengen; dit heeft geen invloed op reeds gebruikte leadsheets in BalanceBase.

Δ Top

Rubriekenschema of checklist exporteren

U kunt elk opgenomen rubriekenschema en/of checklist exporteren, zowel naar MS Excel als naar XML. U kunt zo uw eigen, aangepaste schema’s ter beschikking stellen aan anderen. De export zorgt ervoor, dat een schema automatisch voldoet aan een aantal technische voorwaarden; een geëxporteerd schema kunt u zo weer (laten) importeren. U kunt overigens beter naar XML wegschrijven dan naar Excel; dit is sneller en minder gevoelig voor vervuiling. Een schema in Excel is eigenlijk meer bedoeld voor gebruik buiten PM-Record om. Specifieke rubriekenschema’s in XML kunt u bovendien aanbieden aan PM om online beschikbaar te stellen (PM accepteert géén schema’s of checklisten in Excel!).

 

Δ Top

Tabblad: Schema importeren

U mag onbeperkt schema’s importeren, hetzij via een locaal XML- of MS Excel-bestand (dat bijvoorbeeld door een collega-kantoor is geëxporteerd), hetzij online middels ‘PM Webservices’. In de loop der tijd zullen steeds meer schema’s en checklisten online beschikbaar worden gesteld. Bepaalde checklisten zullen ook worden geactualiseerd. U kunt dit ook zelf doen; heeft u een schema dat u met anderen wilt delen, dan kunt u dit naar XML exporteren en vervolgens aan PM aanbieden.

online-schema

Wanneer u een schema ophaalt wordt dit eerst als preview in de lijst getoond; het schema is nog niet daadwerkelijk in uw database opgeslagen. U kunt het bekijken (maar nog niet bewerken!) en pas als u tevreden bent gebruikt u de knop ‘Importschema opslaan’. Na opslag vindt u het nieuwe schema terug in het tabblad ‘Rubriekenschema’s en aldaar kunt het vervolgens nog weer aanpassen aan uw eigen voorkeuren.

Δ Top

Nieuwe rubriekenschema's genereren

Indien u wilt kunt u ook zelf compleet eigen rubriekenschema’s samenstellen. U kunt dit het beste doen door eerst een bestaand schema (dat bijvoorbeeld al voor een groot deel voldoet aan uw wensen) uit uw lijst naar XML te exporteren en vervolgens meteen weer onder een andere naam te importeren. Na de import past u het schema geheel naar eigen wens aan. U kunt ook een schema importeren via de webservice. Of misschien kunt u het schema van een collega-kantoor gebruiken.

Noot: sommige kantoren vinden het handiger om hun schema’s aan te passen in MS Excel (dat typt gemakkelijker). Houdt u er dan wel rekening mee, dat u de structuur van het tabellenschema (kolomkoppen, aantal kolommen, benaming van de eerste sheet) intact laat! Wanneer u het aangepaste schema vervolgens importeert, kan het zijn, dat niet alle teksten volledig worden meegenomen. Dit ligt niet aan de applicatie, maar aan een instelling binnen Windows! Standaard worden namelijk alle velden met teksten van meer dan 255 tekens afgebroken. Mocht u dit probleem tegenkomen, dan kan de volgende ‘truc’ u mogelijk behulpzaam zijn:

Maak een eerste rij aan in uw Excelblad (let op: ónder de kolomkoppen!), waarin u in een van de omschrijvingsvelden een tekst plaatst die meer dan 255 karakters bevat (zorg wel dat u de overige velden op een juiste wijze invult). Bij de import zal Windows dit herkennen en vervolgens toestaan, dat veldwaarden van meer dan 255 tekens worden geïmporteerd. Na de import kunt u de betreffende instructie weer aanpassen of verwijderen in het tabblad Rubriekenschema’s.

Wat technischer, maar wel definitief, is de oplossing om een registry-waarde in uw systeem te wijzigen. Neemt u hiervoor contact op met de PM-Helpdesk.

Δ Top

Sjablonen voor werkprogramma's

Aan de rechterzijde van uw venster vindt u de opgeslagen werkprogramma-sjablonen. Een sjabloon is niets anders dan een combinatie van instructies, bijvoorbeeld samengesteld ten behoeve van een bepaald type klant. Het sjabloon vergemakkelijkt het toewijzen van instructies en subrubrieken aan de werkprogramma’s van individuele klanten. Het maakt niet uit of u instructies kiest uit rubriekenschema’s of uit checklisten, of een combinatie ervan. U bepaalt zelf de samenstelling van uw sjablonen en u kunt er zoveel aanmaken als u wilt. Voeg instructies toe door het gewenste sjabloon te selecteren en vervolgens in het tabblad ‘Rubriekenschema’s’ een heel schema, een niveau of een individuele instructie te selecteren met uw rechtermuisknop (zie de paragraaf ‘Rubriekenschema aanpassen’ hierboven).

Noot: een werkprogramma-sjabloon zou u eigenlijk ook gewoon een ‘audit plan-sjabloon’ kunnen noemen.

De aan het werkprogramma-sjabloon toegevoegde instructies vindt u terug in de rechterlijst. U kunt de instructies op twee manieren bekijken:

  1. Lijst met alleen instructies. Deze view toont zowel de instructiecode als de omschrijving (wanneer u de instructie openklapt). Selecteer een instructie en deze wordt vervolgens links (in het tabblad ‘Rubriekenschema’s’)  in de boomstructuur getoond; zo kunt u altijd de oorsprong terugvinden van elke individuele instructie.

  2. Boomstructuur. Hierin ziet u de instructies als onderdeel van de verschillende lagen uit de boomstructuur.

Noot: de applicatie is niet altijd in staat om een geselecteerde instructieregel uit de boomstructuur in het zichtbare gedeelte van het venster te plaatsen (dit heeft een technische achtergrond). Indien u de geselecteerde instructie niet ziet, gebruik dan even de schuifbalk om deze naar voren te halen.

Andersom werkt het ook: indien u links in de lijst ‘Rubriekenschema’s’ een instructie aanklikt en deze komt voor in het getoonde sjabloon, dan zal deze automatisch worden geselecteerd.

Δ Top

Werkprogrammasjablonen samenstellen: wees slim!

Als beheerder heeft u de verantwoordelijkheid om de organisatie van werkprogramma’s per klant en per jaar zo eenvoudig mogelijk te maken voor uw medewerkers. Het zou erg veel tijd kosten om ieder jaar aan elke klant individuele instructies toe te wijzen uit de grote voorraad rubrieken en checklisten die u ter beschikking (kunnen) staan.

Een werkprogramma-sjabloon biedt u de mogelijkheid om vantevoren een combinatie van instructies samen te stellen en deze vervolgens in één keer aan een klant toe te wijzen. Zorgt u daarom voor een logische en duidelijke naamgeving van zowel uw sjablonen (bijv. ‘EersteJaarBV’, ‘VervolgJaarBV’, etc.) als de door u aangepaste of toevoegde rubrieken, subrubrieken en instructies. Gebruik de omschrijvingstekst van uw sjabloon om extra informatie te verschaffen.

Tip: gebruik prefixes bij de naamgeving van sjablonen om aan te geven of deze zijn samengesteld uit enkel rubrieksinstructies (bijv. ‘apEersteJaarBV’), uit enkel checklist-instructies (bijv. ‘chkEersteJaarBV’) of een combinatie van die twee (bijv. ‘ap_chkEersteJaarBV’).

Door een slimme organisatie vooraf bespaart u zich later veel tijd en maakt u optimaal gebruik van de automatiseringsmogelijkheden van het programma. Juist omdat de combinatie van rubriekenschema’s en checklisten u alle vrijheid biedt, is het bij twijfel wellicht verstandig om u door PM te laten voorlichten over de beste manier om een en ander in te richten. Neem gerust contact op met de consultancy-afdeling voor een afspraak.

Δ Top

Onderhoud en gegevensintegriteit

In tegenstelling tot de meeste andere applicaties maken de Audit Plan-modules veelvuldig actief gebruik van tekstuele waarden in de datatabase; op basis hiervan worden de boomstructuren in de diverse vensters samengesteld. Dit maakt de processen niet alleen relatief zwaar (in vergelijking bijvoorbeeld met numerieke zoekwaarden), maar het kan ook leiden tot query-fouten: het gebruik van bepaalde ASCII-tekens bijvoorbeeld kan de groepeer- en verzamelopdrachten naar de database beschadigen. Vandaar, dat op de achtergrond al uw invoer steeds wordt geanalyseerd en – indien nodig – aangepast. Sommige klantenkantoren, die in het verleden reeds met de ‘oude’ PMRecord-versie van Audit Plan werkten, hebben echter nog een grote hoeveelheid gegevens, die bij de conversie naar de nieuwe modules niet of niet geheel voldeden aan de nieuwe normering voor met name de tekstuele integriteit. Bij die conversie kunnen soms foutjes zijn ingeslopen. Ook in het dagelijks gebruik kan wel eens iets misgaan. Het is vrijwel ondoenlijk om al uw instructies zelf te gaan controleren (sommige kantoren hebben meer dan 100.000 instructieregels!). Om de integriteit van uw gegevens nog eens extra te waarborgen kunt u zo af en toe gebruik maken van de menu-optie ‘Onderhoudswerkzaamheden database’: deze procedure loopt alle relevante tabellen nog eens langs en herstelt zonodig foute tekstwaarden en verbindingen. Tevens worden automatisch een aantal veel voorkomende taalfouten gecorrigeerd (bijv.: ‘kopien’ wordt ‘kopieën’). Zorg er wel voor, dat u het onderhoud in de ‘rustige’ uurtjes uitvoert; het programma kan bij uitgebreide audit plan-registraties soms flink tijd nodig hebben.

 Δ Top

Pro Management Software | Lijstersingel 15 | 2902 JD | Capelle aan den IJssel | T: 010 - 4517676 | Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inloggen | Powered by transparant-small